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Quelle est la différence entre les factures, les chèques et les dépenses?

  • Pour les factures à payer plus tard, utilisez les fonctions Facture à payer et Payer les factures.
  • Pour les dépenses à payer immédiatement ou qui ont déjà été payées, utilisez Chèque ou Dépense selon la façon dont vous avez effectué le paiement.

Quand faut-il utiliser les factures?

  • Saisissez des factures à payer aux fournisseurs pour faire des rapports exacts de vos comptes fournisseurs, surtout si vous exécutez vos rapports en utilisant la comptabilité d’exercice.
  • Si vous faites le suivi des soldes des fournisseurs, il est essentiel d’entrer ces factures pour savoir combien vous devez à vos fournisseurs.
  • Enregistrez une facture pour tout service ou article reçu que vous paierez plus tard, que vous ayez réellement reçu ou non une facture du fournisseur.

Par exemple, lorsque vous recevez votre facture d’électricité, qui n’est pas exigible avant la fin du mois, utilisez la fonction Facture à payer pour faire le suivi de ce que vous devez. Utilisez ensuite la fonction Payer les factures pour régler la facture et générer le chèque.

Apprenez comment entrer des factures pour faire le suivi de vos payables.

Quand faut-il entrer des paiements de factures?

  • Si vous avez au départ enregistré une facture à payer dans Quickbooks, utilisez la fonction Payer les factures pour la régler. Vous pouvez imprimer un chèque de paiement de facture ou payer par carte de crédit.
  • En payant une facture à l’aide de la fonction Payer les factures, vous garantissez que le solde du fournisseur est réduit en conséquence.
  • Si vous utilisez la fonction Chèque ou Dépense, la facture pourrait apparaître tout de même comme impayée dans vos rapports.
  • Si vous avez payé une facture par voie électronique, saisissez TEF dans le champ du numéro de chèque.

Apprenez comment enregistrer un chèque de paiement de facture ou payer une facture en utilisant une carte de crédit ou de débit.

Quand faut-il enregistrer des chèques ou des dépenses?

  • Les fonctions Chèque et Dépense déclarent toutes deux une opération simultanément comme une dépense et un paiement.
  • Alors que les Factures à payer concernent les payables (services ou articles reçus qui seront payés plus tard), les fonctions Chèque et Dépense sont pour les services ou éléments payés immédiatement.
  • Si vous avez besoin d’imprimer un chèque, enregistrez la dépense comme chèque plutôt que comme dépense.
  • Si vous avez payé quelque chose avec une carte de crédit, utilisez Dépense.
  • Si vous avez payé quelque chose par TEF, vous devez quand même utiliser les fonctions Chèque ou Dépense. Vous pouvez saisir TEF dans le champ du numéro de chèque.

Par exemple, si vous avez acheté des fournitures à Bureau en Gros et payé immédiatement, enregistrez l’opération à l’aide de la fonction Chèque ou Dépense. Vous pouvez sauter les étapes d’enregistrement et de paiement d’une facture, puisqu’aucune somme n’est due à Bureau en Gros.

Obtenez de l’aide pour entrer un chèque ou une dépense.

Note : Si votre mode de livraison préféré pour un client est « Imprimer plus tard », la dépense sera enregistrée en tant que chèque.

Pour vérifier ce paramètre, rendez-vous sur le profil du client et cliquez sur Modifier. Allez à l’onglet Paiement et facturation, puis vérifiez que le mode de livraison préféré n’est pas réglé à Imprimer plus tard.

Vous savez maintenant comment traiter les factures à payer plus tard et celles à payer immédiatement.

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