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Comment personnaliser vos factures, devis et reçus de vente ?

Cet article explique comment modifier l'apparence de certains de vos documents commerciaux (factures, devis et reçus de vente) et y ajouter les infos essentielles à votre entreprise.

QuickBooks vous offre les outils nécessaires pour faire bonne impression : Les documents commerciaux personnalisés sont un moyen simple mais efficace d'améliorer l'image de marque de votre entreprise. Vous n'avez pas besoin d'être graphiste pour concevoir des mises en page attrayantes. Et vous décidez quelles infos vos clients voient.

Vous pouvez personnaliser l'apparence et la mise en page de vos documents commerciaux. vous pourrez dès lors le réutiliser comme modèle.

Utilisateurs de QuickBooks Essentials et QuickBooks Plus

Chaque type de document proposé (facture, devis ou reçu de vente) est déclinable en plusieurs modèles.

Étape 1 : Créer un modèle

  1. Aller à Paramètres ⚙ puis sélectionnez Styles de document personnalisés.
  2. Cliquez sur Nouveau modèle.
  3. Sélectionnez le type de document que vous voulez créer.

Étape 2 : Concevoir votre modèle

Vos modifications s'affichent en temps réel dans la partie droite de l'écran. Lorsque le résultat vous satisfait, cliquez sur Terminer au bas de l'écran.
Pour peaufiner l'apparence générale et la mise en page de votre modèle :

  1. Cliquez sur l'onglet Conception.
  2. Donnez un nom à votre modèle.
  3. Cliquez sur Modifiez le modèle pour sélectionner l'une des mises en page proposées. Nous vous recommandons le modèle aéré. Si vous voulez ajouter des références, vous devez utiliser Airy new.
  4. Pour ajouter un nouveau logo, cliquez sur Modifiez le logo.
  5. Sélectionner Ajoutez de la couleur pour choisir un jeu de couleurs. Vous pouvez également entrer un code hexadécimal pour utiliser une couleur personnalisée.
  6. Pour modifier la police et la taille des caractères, cliquez sur Trouvez la police qui vous convient.
  7. Sélectionner En cas de doute, imprimez-le. pour ajuster les marges. Cette option est pratique si vous envoyez des documents imprimés à vos clients.

Le logo que vous utilisez pour votre entreprise QuickBooks apparaît automatiquement sur vos documents. QuickBooks permet d'enregistrer plusieurs logos, mais vous ne pouvez en utiliser qu'un seul à la fois. En savoir plus sur l'ajout et la personnalisation de logos.

Étape 3 : Personnaliser le contenu

Cliquez sur l'onglet Contenu pour commencer à entrer dans les détails. Vos documents sont divisés en trois sections : l'en-tête, le tableau et le pied de page.
Les sections sont indépendantes les unes des autres : cliquez sur l'une d'entre elles pour en modifier les champs. Vous pouvez ajouter des champs, en supprimer, ou encore les modifier. Les possibilités ne manquent pas. Nous ne pouvons d'ailleurs pas toutes les détailler, mais voici les grandes lignes :

  1. Sélectionnez la section du tableau et sélectionnez Modifier les libellés et les largeurs d’abord. Vous pouvez ensuite modifier les différents champs.
  2. Sélectionnez un champ.
  3. Entrez un nouveau libellé. 

Les infos sur votre entreprise s'affichent automatiquement dans l'en-tête. Masquez certains champs ou modifiez-en le contenu si vous ne voulez pas que vos clients accèdent à toutes les infos.

  1. Cliquez sur la section En-tête.
  2. Modifiez les champs qu'elle contient.
  3. Décochez la case en regard d'un champ pour masquer ce dernier.
  1. Cliquez sur une section.
  2. Cochez ou décochez les cases pour afficher ou masquer les champs correspondants.
  1. Cliquez sur la section En-tête.
  2. Cliquez sur + Champ personnalisé.
  3. Entrez le libellé de votre champ personnalisé.

Vous pouvez ajouter jusqu'à trois champs.

  1. Cliquez sur la section En-tête.
  2. Cochez la case Numéros de document.
    1. Cliquez sur la section Tableau.
      1. Si vous voulez ajouter la description dans une seule colonne, sélectionnez le Produit / service case à cocher, puis cochez la case Inclure une description ici case à cocher.
      2. Si vous voulez ajouter la description dans une colonne séparée, sélectionnez le Description case à cocher.
      3. Cochez et décochez la case pour supprimer la description.
  1. Cliquez sur la section Tableau.
  2. Sélectionnez Modifier les libellés et les largeurs.
  3. Utilisez les curseurs pour ajuster la largeur.

Pour masquer une colonne tout entière, décochez la case correspondant au libellé de cette colonne.

  1. Cliquez sur la section Tableau.
  2. Sélectionnez Modifier les libellés et les largeurs.
  3. Faites glisser l'icône en forme de petit carré à l'emplacement désiré dans la liste.

Étape 4 : Personnaliser votre message électronique

Vous pouvez personnaliser le message que vos clients voient lorsqu'ils reçoivent leur facture, devis ou reçu de vente. Si le message par défaut vous convient, vous pouvez ignorer cette étape.
Dans l'écran de personnalisation des documents, cliquez sur l'onglet E-mails. Vous pouvez modifier l'objet, la formule de salutation et le corps de l'e-mail. Même les relances peuvent être personnalisées.

Étape 6 : Étape 5 : Appliquer un modèle à une facture, un reçu de vente ou un devis

QuickBooks utilise votre modèle par défaut chaque fois que vous créez une facture, un reçu de vente ou un devis. Vous pouvez également sélectionner un autre modèle à partir de la page d'une opération :

  1. Créez ou ouvrez une facture, un reçu de vente ou un devis.
  2. Cliquez sur Personnaliser au bas de l'écran.
  3. Choisissez l'un des modèles de la liste.

Étape 6 : Modifier vos modèles personnalisés

Pour gérer vos modèles personnalisés, sélectionnez Paramètres ⚙ puis Styles de document personnalisés.
Votre premier modèle personnalisé devient le modèle par défaut de l'ensemble de vos documents. Pour changer de modèle par défaut :

  1. Recherchez votre modèle.
  2. Cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Action.
  3. Choisissez l'option Sélectionner par défaut.

Pour modifier un modèle personnalisé :

  1. Recherchez le modèle à modifier.
  2. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action.

Si vous utilisez QuickBooks Simple Start

Tous les outils de personnalisation se trouvent sur la page de l'opération. Mais attention : vous ne pouvez créer qu'un seul modèle, et seules les factures sont concernées.

  1. Créez ou ouvrez une facture.
  2. Cliquez sur Modifier l'entreprise, puis sélectionnez les infos que vous voulez afficher sur votre document.
  3. Cliquez sur Enregistrer quand vous avez fini.
  4. Cliquez sur Ajouter un logo pour importer votre logo.
  5. Cliquez sur Paramètres pour personnaliser la mise en page et l'apparence.

Personnaliser vos factures

Vous pouvez ajouter des champs et changer les couleurs sur le formulaire de facture. Voici quelques exemples de personnalisations possibles :

  • Cliquez sur la section Infos sur la facture.
  • Cochez ou décochez la case en regard des champs Conditions, Adresse de livraison, Numéros de document et Échéance pour les afficher ou les masquer.
  • Cliquez sur la section Infos sur la facture.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter un champ pour créer un champ personnalisé. Donnez-lui un nom au choix.
    • Cliquez sur la section Aspect visuel pour modifier les couleurs, la police et le logo. Conseil : Vous pouvez entrer un code hexadécimal dans le champ Couleur pour utiliser une couleur personnalisée.
    • Cliquez sur la section E-mail. Personnalisez le message que vos clients reçoivent avec leur facture.

    Lorsque vous avez fini, cliquez sur Masquer ou Paramètres pour fermer la fenêtre de personnalisation. Finalisez ensuite votre facture.

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