Bug: les références d'un facture enregistrée en brouillon sont modifiées sans avertissement par le service Quickbook

Bonjour @factures-arlian- !

Merci d'avoir contacté la Communauté QuickBooks Online France. 

Pour pouvoir mieux vous aider, j'aurai quelques questions à vous poser : 

1. Que voulez-vous dire par référence d'une facture brouillon ?
2. Où exactement ce trouve la référence ?
3. Pourquoi est-ce que cette référence a été modifié ?
4. Qu'est-ce que le journal d'audit vous dit par rapport à cette modification ? Pour retrouver le journal d'audit, veuillez aller sur la roue dentée puis Journal d'audit. 

Cordialement

Soraia, 

Modératrice de la Communauté QuickBooks Online France

Bonjour,

Voici comment reproduire ce bug:

1. Dans vente->client, sélectionner le client "toto"

2. Pour ce client, créer une  facture, dans le champ N° de la facture: inscrire 202012-toto-01.

3. Enregistré la facture en brouillon

4. De nouveau dans vente->client, sélectionner le client "tata"

5. Pour ce client, créer une  facture, dans le champ N° de la facture: inscrire 202012-tata-01 et l'enregistrer en brouillon

6. Retourner dans le client Toto et dans le brouillon de la facture, le N° de la facture a été changé sans demander votre avis et s'appelle maintenant 202012-tata-02

C'est TRES dangereux, je viens d'envoyer des factures à un client au nom de son concurrent.

Si j'enregistre un numéro de facture dans mon brouillon, ce n'est pas pour que le logiciel le remplace à son gré sans me demander mon avis ni même m'alerter.

Cdt.

Rebonjour @factures-arlian- !

Merci pour toutes ces informations. 

Je peux vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un dysfonctionnement dans QuickBooks. 

La numérotation dans QuickBooks est séquentielle et continue c.a.d. qu'il n'est pas possible d'avoir une séquence de numérotation pour le client "toto" et une séquence de numérotation pour le client "tata". 

QuickBooks est programmé de façon à reprendre la numérotation là où il s'est arrêté.

Prenons votre exemple : La dernier numéro utilisé (même que cela a été en brouillon) était le nº 202012-tata-01 pour le client "tata".

Bien que la facture ne soit pas encore crée et enregistré dans QuickBooks, QuickBooks va tout de même assumer ce dernier numéro comme le dernier numéro utilisé. 

Vu que la prochaine facture que vous avez validé était celle du client "toto", QuickBooks a repris la numérotation là où vous vous êtes arrêté, donc au nº 202012-tata-01.

Cordialement

Soraia, 

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

Merci pour votre retour mais il faut alors faire un choix dans votre implémentation :

- soit vous considérez que c'est Quickbook qui gère par lui même une séquence de numération et dans ce cas il n'est pas proposé à l'utilisateur d'enregistrer manuellement sa numérotation dans un brouillon puisque ce dernier sera écrasé par l'outil

- soit vous proposez ce champs comme modifiable à l'utilisateur et Quickbook n'a pas a l'écraser, surtout sans aucune alerte/notification/demande de confirmation.

Votre réponse explique que c'est la première option qui a été choisie.

Votre implémentation des brouillons des factures est donc à corriger pour ne pas proposer à vos utilisateurs d'enregistrer un numéro de facture puis que vous décrivez que c'est l'outil qui le gère écrasera toutes valeurs rentrées manuellement.

Merci

Bonjour @factures-arlian !
 

Merci pour votre retour !

Je vous invite à aller sur une facture ou facture brouillon et de cliquer sur Personnaliser. 

Ensuite, vous pourrez indiquer votre adresse e-mail pour que l'équipe de produit puisse vous appeler et en discuter sur des propositions pour la personnalisation de la numérotation. 

Cordialement

Soraia

J'ai déjà actionné ce levier mais en l'occurrence le dysfonctionnement que je vous remonte ne touche pas la manière dont l'outil défini les numéros de facture, c'est le fait que l'outil écrase les numéros rentrés par l'utilisateur sans même l'en informer

Maintenant si pour vous c'est le comportement voulu... c'est aberrant de proposer à l'utilisateur d'entrer des données qui sont ensuite systématiquement effacées par l'outil mais tant pis.

Je sais à présent qu'il ne faut rien mettre dans ce champs dans votre outil, même s'il est éditable

enlever brouillon avant la finalisation de la facture

Bonjour @la cave des delices

Bienvenue sur la Communauté QuickBooks, j’espère que vous allez bien ! 🛸

💬Voici une petite précision, une facture brouillon n’a aucune valeur juridique, et est normalement destinée à devenir une facture finalisée, et c’est à ce moment-là que le numéro est important et doit reprendre l’incrémentation numérologique.

Petit exemple :

1. Facture N°1 et finalisée faite le 01/01/2021
2. Facture brouillon faite le 02/01/2021 (le numéro N°2 est indiqué qu’à titre provisoire)
3. Si vous créez une nouvelle facture, le numéro de la facture reprendra l’incrémentation à partir de la dernière facture finalisée, dans ce cas présent le numéro sera N°2
4. Si vous ouvrez la facture brouillon, celle-ci reprendra l’incrémentation à partir de la dernière facture finalisée, dans ce cas présent le numéro sera N°3, mais ne sera que provisoire jusqu’au moment où elle sera finalisée.

J’espère avoir apporté des éclaircissements à ce point nébuleux 💡.

Je reste disponible pour tout éclaircissement que vous estimeriez nécessaire et vous souhaite en attendant une agréable journée, et n’hésitez pas à revenir sur la Communauté QuickBooks. 🌞

À bientôt, QuickBooksement vôtre.

Bernard,

Modérateur de la Communauté QuickBooks France

Bonjour,

Je suis justement d'accord avec vous sur le numéro de facture qui devient légale à validation uniquement.

D'un point de vu UX, il reste mal avisé de proposer d'enregistrer une valeur qui est ensuite silencieusement écrasée par l'application.

Surtout lorsqu'il s'agit d'un élément juridique/fiscal préparer l'utilisateur à dessin d'être conservé et appliqué lors de la validation.

A minima une warning informant que la référence de facture va être écrasée me semble un minimum.

Mais n'ayant que peu d'écho je comprends que ce n'est pas un usage posant largement problème et qu'il restera ainsi.

Bien à vous.

Bonjour @factures-arlian-, 

Ravi de vous revoir sur la Communauté et merci pour votre retour. 🤗

Comme @Bernard 49 l'a indiqué sur le post précédent, QuickBooks reprend l'incrémentation à partir de la dernière facture finalisée. 

Lorsque vous allez sur une facture Brouillon, il apparaît tout en haut le numéro de la facture Brouillon mais le numéro définitif de la facture est indiqué dans N° de la facture. 

🚨 Il faut être vigilant si vous personnalisé votre numéro de facture avec le nom de votre client car la prochaine facture prendra la suite numérique de la dernière finalisée et donc pourra reprendre le nom du client mis précédemment. 

J'espère avoir répondu à votre demande et n'hésitez pas à revenir sur la Communauté pour toute autre question. 🌍

Je vous souhaite une bonne journée et à bientôt. 🌞

Sonia 

Modératrice QuickBooks 

PS : Si la réponse vous convient, n'hésitez pas à mettre un 👍 BRAVO sur le post