Comment importer vos factures, reçus de vente et avoirs dans QuickBooks ?

Isa FR StartUp · ‎avril 21, 2020

Isa FR StartUp · ‎avril 21, 2020

QuickBooks offre la possibilité d'importer vos factures, reçus de vente et avoirs, sous format CSV avec codage UTF-8.

Pour accéder à la fonctionnalité d'import, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée, puis sur QuickBooks Labs. Activez la fonctionnalité d'import.

Ensuite, retournez sur l'icône en forme de roue dentée et sélectionnez Importer des données.

Que puis-je importer dans QuickBooks ?

Vous pouvez importer les différentes lignes d'une facture, d'un reçu de vente ou d'un avoir ou uniquement son montant total.
La fonctionnalité multi-devise n'est pas prise en charge.
Les taux de TVA sont mappés avec ceux de QuickBooks. Il n'est donc pas nécessaire de les modifier avant de procéder à l'importation.
Nous recommandons de ne pas importer plus de 100 factures, reçus de vente ou avoir à la fois.

Télécharger votre fichier CSV

Avant d'importer votre fichier CSV avec encodage UTF-8, consultez ce qu’il doit contenir. Un fichier de données type est également disponible.
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier CSV encodé UTF-8.
NOTE : Si votre fichier ne contient aucune ligne, QuickBooks remplit ce champ avec le terme générique « Ventes ».
Vous avez également la possibilité de créer automatiquement les clients ou services qui ne figurent pas dans QuickBooks. Pour créer automatiquement des clients et/ou services, cochez les cases en regard des options souhaitées et cliquez sur Suivant.

Mapper les en-têtes de colonnes

Notez que les champs obligatoires sont marqués par un astérisque (*). Pour les champs non repris, l'option Non applicable doit être sélectionnée.
Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé, p. ex. JJ/MM/AAAA
Sélectionnez l'option de TVA (HT ou TTC), le cas échéant. Cette option n'est pas disponible si la TVA n'est pas activée dans QuickBooks.
Sur l'avant dernière page de l'étape de mappage, mappez vos taux de TVA avec ceux de QuickBooks, puis sélectionnez Suivant.
Sur la dernière page de l'étape de mappage, choisissez les catégories de vos produits et services, puis sélectionnez Suivant.
À ce stade, tous les problèmes de mappage sont mis en évidence. Vous pouvez donc revenir en arrière et les résoudre.

Importer des factures, reçus de vente ou avoirs

Une fois le mappage terminé, un récapitulatif d'importation s'affiche (voir ci-dessous). Cliquez sur Lancer l'importation.
Une fois le processus terminé, un récapitulatif d'importation s'affiche. Si l'importation d'une facture échoue, prenez note de l'erreur, puis sélectionnez Terminé. Lorsque le récapitulatif final s'affiche, cliquez sur OK pour terminer l'importation.

Notes importantes :

À ce jour, QuickBooks ne prend pas en compte les fichiers ayant des accents. Nous vous conseillons donc de les enlever ou bien de passer par un fichier CSV avec encodage UTF-8.
Privilégiez l'import de données au préalable dans QuickBooks si vous avez un grand nombre de nouveaux clients ou produits/services à importer.
Les remises, les avoirs et les montants négatifs en général ne sont pas pris en charge.
Si le document comporte plusieurs lignes, veillez à ce que le numéro du document, le client, la date du document, entre autres, soient spécifiés sur chacune d'elles, comme dans le fichier CSV type.
Important : La TVA doit être activée dans QuickBooks pour pouvoir importer des opérations comportant des montants de TVA.
Si la TVA n'est pas applicable/activée dans QuickBooks, les taux et montants de TVA ne sont pas nécessaires. Votre fichier type ne contient d'ailleurs pas de colonnes TVA.
Si la TVA est applicable/activée dans QuickBooks, les taux de TVA sont nécessaires. Votre fichier type contient d'ailleurs des colonnes TVA.
QuickBooks calcule la TVA en fonction du taux de TVA si aucun montant de TVA n'est précisé.
Si un montant de TVA est précisé, celui-ci remplace le montant calculé par QuickBooks. Des différences d'arrondi peuvent dès lors apparaître entre QuickBooks et les applications tierces.

Voir le post d'origine

Florent F · ‎septembre 26, 2022

Bonjour @guitard-anne et bon retour sur la Communauté, 🌍

Je vous remercie pour le partage de votre expérience concernant l'import des Avoirs Clients dans QuickBooks. 🙏

Si j'ai bien compris votre demande, vous souhaiteriez savoir comment importer des Avoirs Clients dans QuickBooks.

Voici comment procéder pour importer des Avoirs Clients dans QuickBooks : 👨‍🏫

Cliquez sur la Roue dentée ⚙️ et sur QuickBooks Labs dans la colonne Votre Entreprise.
Assurez-vous que le choix Importer vos liste de facture soit bien sur "ON". Si ce n'est pas le cas, cliquez dessus pour l'activer et sur "Done" pour finaliser.
Ensuite cliquez sur la Roue dentée ⚙️ et sur Importer des données dans la colonne Outils.
Cliquez sur Avoirs dans la liste des choix proposés.
Sur cette nouvelle page, vous allez pouvoir importer votre fichier au format CSV et/ou télécharger un exemple de fichier type.

Et voilà, à présent vous pouvez importer vos Avoirs Clients. ✔️

J'espère que ces informations vous seront utiles.

N'hésitez pas à revenir sur la Communauté pour tout éclaircissement que vous estimeriez nécessaire ou pour toute autre question.

Je vous souhaite une belle journée et je vous remercie d’avoir contacté la Communauté. ☀️

QuickBooksement vôtre
Florent
Modérateur QuickBooks

N’hésitez pas à cliquer sur « 👍 Bravo » si cette réponse vous a apporté de l’aide.

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Isa FR StartUp · ‎avril 21, 2020

QuickBooks offre la possibilité d'importer vos factures, reçus de vente et avoirs, sous format CSV avec codage UTF-8.

Pour accéder à la fonctionnalité d'import, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée, puis sur QuickBooks Labs. Activez la fonctionnalité d'import.

Ensuite, retournez sur l'icône en forme de roue dentée et sélectionnez Importer des données.

Que puis-je importer dans QuickBooks ?

Vous pouvez importer les différentes lignes d'une facture, d'un reçu de vente ou d'un avoir ou uniquement son montant total.
La fonctionnalité multi-devise n'est pas prise en charge.
Les taux de TVA sont mappés avec ceux de QuickBooks. Il n'est donc pas nécessaire de les modifier avant de procéder à l'importation.
Nous recommandons de ne pas importer plus de 100 factures, reçus de vente ou avoir à la fois.

Télécharger votre fichier CSV

Avant d'importer votre fichier CSV avec encodage UTF-8, consultez ce qu’il doit contenir. Un fichier de données type est également disponible.
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier CSV encodé UTF-8.
NOTE : Si votre fichier ne contient aucune ligne, QuickBooks remplit ce champ avec le terme générique « Ventes ».
Vous avez également la possibilité de créer automatiquement les clients ou services qui ne figurent pas dans QuickBooks. Pour créer automatiquement des clients et/ou services, cochez les cases en regard des options souhaitées et cliquez sur Suivant.

Mapper les en-têtes de colonnes

Notez que les champs obligatoires sont marqués par un astérisque (*). Pour les champs non repris, l'option Non applicable doit être sélectionnée.
Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé, p. ex. JJ/MM/AAAA
Sélectionnez l'option de TVA (HT ou TTC), le cas échéant. Cette option n'est pas disponible si la TVA n'est pas activée dans QuickBooks.
Sur l'avant dernière page de l'étape de mappage, mappez vos taux de TVA avec ceux de QuickBooks, puis sélectionnez Suivant.
Sur la dernière page de l'étape de mappage, choisissez les catégories de vos produits et services, puis sélectionnez Suivant.
À ce stade, tous les problèmes de mappage sont mis en évidence. Vous pouvez donc revenir en arrière et les résoudre.

Importer des factures, reçus de vente ou avoirs

Une fois le mappage terminé, un récapitulatif d'importation s'affiche (voir ci-dessous). Cliquez sur Lancer l'importation.
Une fois le processus terminé, un récapitulatif d'importation s'affiche. Si l'importation d'une facture échoue, prenez note de l'erreur, puis sélectionnez Terminé. Lorsque le récapitulatif final s'affiche, cliquez sur OK pour terminer l'importation.

Notes importantes :

À ce jour, QuickBooks ne prend pas en compte les fichiers ayant des accents. Nous vous conseillons donc de les enlever ou bien de passer par un fichier CSV avec encodage UTF-8.
Privilégiez l'import de données au préalable dans QuickBooks si vous avez un grand nombre de nouveaux clients ou produits/services à importer.
Les remises, les avoirs et les montants négatifs en général ne sont pas pris en charge.
Si le document comporte plusieurs lignes, veillez à ce que le numéro du document, le client, la date du document, entre autres, soient spécifiés sur chacune d'elles, comme dans le fichier CSV type.
Important : La TVA doit être activée dans QuickBooks pour pouvoir importer des opérations comportant des montants de TVA.
Si la TVA n'est pas applicable/activée dans QuickBooks, les taux et montants de TVA ne sont pas nécessaires. Votre fichier type ne contient d'ailleurs pas de colonnes TVA.
Si la TVA est applicable/activée dans QuickBooks, les taux de TVA sont nécessaires. Votre fichier type contient d'ailleurs des colonnes TVA.
QuickBooks calcule la TVA en fonction du taux de TVA si aucun montant de TVA n'est précisé.
Si un montant de TVA est précisé, celui-ci remplace le montant calculé par QuickBooks. Des différences d'arrondi peuvent dès lors apparaître entre QuickBooks et les applications tierces.

usernicky · ‎juin 22, 2021

Could I see the guide in English please?

tanuki · ‎juin 22, 2021

Hello @usernicky,

Thank you for contacting Intuit QuickBooks Online France.

We don't have the texts in English, however, you can use an online translator to be able to understand the articles in the French community.

Here is one, for example :

DeepL Translator

I hope to have helped you.

Do not hesitate to return to the community if you have other questions about QuickBooks.

Thank you. I wish you a great day !

Best regards,

Tânia

Moderator of the Community QuickBooks France

Fiat Lux - ASIA · ‎juin 23, 2021

@usernicky

Utilize Google Translate as we always do to response here.

Anyway, you may need an importer tool for some transaction types.

https://transactionpro.grsm.io/qbo

Vera Sallez · ‎août 01, 2021

- don't understand why QB doesn't recognize my Service name (copied FROM quick books into excel)

- don't understand why even when I let QB create new service (which is stupid because it's already there, i copied the name from an existing and active service...)

- don't understand why my CSV produces "0 factures importées sur 29" and "unknown error"

honestly... useless waste of time

Samira · ‎août 02, 2021

Hello @Vera Sallez,

Welcome back to the French community and thank you for your question!

I understand you are having issues with importing invoices with the import data tool.

When QuickBooks doesn't recognise an existing service in your account, you can check that there are no spaces in the products/ services field in your CSV file. The service must be present in in your import file exactly as it is in QuickBooks.
Have you tried importing one line to ensure that the import would go smoothly?
Are you able to share a screen shot of the lines on your CSV file so in order to see if we can spot something we can correct in the file?

Thank you !

Samira

Moderator in the French QuickBooks Community

Maxime Gaye · ‎février 28, 2022

Comment importer du contenu de champs personnalisés dans Quickbooks : un numéro de commande par facture par exemple, ou autre information récurrente (numéro fournisseur etc...) ? Il ne semble possible d'importer que les champs obligatoires et rien de plus.

Merci,

Mickaël L · ‎février 28, 2022

Bonjour @Maxime Gaye, bienvenue sur la Communauté ! 🌍

Merci de partager votre expérience, je vais vous accompagner sur ce qu'il est possible d'importer comme information sur une facture.

👀 Voici, en image, les informations qui peuvent être importées : 📸

En effet, le contenu des champs personnalisés doit sont à saisir manuellement et ne peut pas être importé.

Vous pouvez interroger directement notre équipe de développement produit pour le déploiement cette fonctionnalité : 🚀

Rendez-vous sur QuickBooks.
Cliquez sur la Roue dentée en haut à droite.
Sélectionnez Commentaires.

Détaillez votre demande afin de permettre à notre équipe d'assimiler votre requête. Vous serez recontacté par e-mail pour vous informer de l'évolution de votre demande. 📧

J'espère que ces informations vous seront utiles, n'hésitez pas à revenir sur la Communauté pour toute autre question.

Je vous souhaite une belle journée. 🌞

QuickBooksement vôtre

Mickaël

Modérateur QuickBooks

guitard-anne · ‎septembre 25, 2022

Comment se fait il que nous ne puissions pas importer les avoirs ??

J'ai le cas et cela m'inquiète pour d'autres de mes clients.

Florent F · ‎septembre 26, 2022