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JeremyP1
Niveau 2

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonjour,

Comment faire pour enregistrer un acompte fournisseur pour ensuite le déduire sur les factures à venir ?

Pour décrire la situation :

Achat de Matériaux chez Leroy Merlin pour un montant conséquent. Ces matériaux ne sont pas retirées directement, Leroy Merlin édite donc un bon de commande avec le montant de l'acompte versé (dans notre cas l'acompte correspond à la totalité dû). Ensuite à chaque fois que des matériaux sont retirés (pas forcement tous en même temps), Leroy Merlin édite une facture avec le montant des matériaux récupérés et le montant de l'acompte utilisé. Je souhaiterais donc enregistrer les factures que Leroy Merlin me fournit en déduisant dessus l'acompte initial. Je ne peux pas créer une facture correspondant à l'acompte car cela ferait apparaitre la totalité de la TVA alors que celle-ci n'apparait pas sur l'acompte et que je ne peux la récupérer que lorsqu'elle apparait pas sur les factures correspond aux matériaux récupérés.

Merci de votre aide

9 RÉPONSES 9
Steve_68
Niveau 6

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonjour @JeremyP1 ,

pour les ventes des marchandises la TVA est exigible à la livraison. De ce fait les factures d'acomptes sont logiquement sans TVA. Je pense si tu regarde de près la facture du fournisseur le traitement de la TVA tient compte de la date de livraison et la somme payée en acompte est déduite "après TVA" non ?

J'imagine un exemple chiffré:

Achat marchandise   1 000

TVA 20 %                     200

TTC                           1 200

déduction de

l'acompte de 30 %     - 400

Reste à payer               800

Donc on peut saisir le justificatif pour sa totalité avec le code TVA de 20 % car l'acompte est déduit juste pour le paiement de la facture. Pour ma part j'utiliserais l'option chèque pour rapprocher la ligne en banque de l'acompte et du solde. Cela a l'avantage qu'on puisse les associer avec une seule facture à la fin de l'opération.

QB-Image chèque.png

Je ne l'ai pas encore testé dans ce sens. Initialement l'option "chèque" est conçu pour payer plusieurs factures avec un seul chèque.

A très bientôt

Steve_68

JeremyP1
Niveau 2

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonjour @Steve_68 ,

Merci beaucoup pour ton retour mais j'ai encore du mal à saisir ce que je dois faire. 

En exemple :

J'achète 1000 € de marchandise que je paie en acompte. J'ai donc uniquement un bon de commande comme justificatif sur lequel apparait un acompte de 1000 €.

J'ai donc une opération de 1000€ dans ma Banque.

Quelques jour plus tard je récupère une partie des marchandises et on m'édite une facture de 600€ de marchandises. Sur cette facture apparait donc les 600€ d'acompte utilisé pour le paiement et ici apparait le détail de la TVA sur ces 600€.

J'ai donc créé sur Quickbooks cette facture fournisseur.

Comment dois-je donc relier cette acompte qui est en Banque à cette facture que je viens de créer ? Sachant que je ne peux pas faire "trouver une correspondance" car je n'ai pas encore toutes les factures correspondant à cette acompte car toutes les marchandises n'ont pas encore été récupéré. Dois-je attendre d'avoir enregistrer toutes factures pour valider ma ligne en Banque ?

Ou est-ce que ce que tu me dis c'est de "créer une correspondance" à cette ligne en utilisant chèque comme opération et je pourrais ainsi plus tard y faire correspondre plusieurs factures ?

Encore merci,

Jérémy

tanuki
Modérateur

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonjour @JeremyP1 et @Steve_68,

 

Merci d’avoir contacté la Communauté Intuit QuickBooks Online France.

 

QuickBooks ne gère pas les factures d'acompte fournisseur, en revanche vous pouvez l'enregistrer étant une facture fournisseur normale en accédant à + Nouveau puis Facture fournisseur

 

Vous créez la facture fournisseur totale et ajoutez des paiements, en Marquer comme payé.

 

Lorsque votre fournisseur vous enverra la facture finale il faudra simplement vérifier que le montant facturé correspond au contrat initial déduction faite de votre acompte.

 

Sachez que, dans QuickBooks, vous pouvez toujours modifier vos documents de dépenses, donc, si vous voulez enregistrer les paiements avancés, c'est la façon la plus facile. 

 

À la facture finale, vous pouvez éditer avec les informations que vous avez sur la facture finale de Leroy Merlin.

 

J’espère que ma réponse vous soit utile.

 

N’hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d’autres questions à propos de QuickBooks. 

 

Je vous remercie et vous souhaite une bonne fin de journée !

 

Cordialement,

 

Tânia

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

 

 

Steve_68
Niveau 6

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonsoir @JeremyP1 ,

je me suis penché un peu plus sur ton problème et en fait on n’utilise pas la fonction "dépôt" car elle est pour les chèques des clients uniquement. J'ai alors cherché et il existe aussi une fonction "chèque" du côté fournisseurs.

Merci aussi pour tes précisions. En fin de compte tu verse un gros, gros acompte qui va couvrir plusieurs factures et le magasin déduit les marchandises au fur et à mesure n'est-ce pas ?

 

Voici ce que j'ai essayé de faire dans mon QuickBooks et cela se rapproche assez de ton besoin :

1) Tu trouves ton paiement de l'acompte en Banque

Il faut alors créer un "chèque"

QB-Sélectionner chèque.png

 

2) Ensuite on doit créer des factures fournisseurs (à chaque achat)

(J'en ai créé 3 factures d'un coup pour le test)

 

QB-Exemple factures frs + chèque.png

 

3) Quand la première facture est livrée on la marque "payé"

(Je l'ai fait aussi avec les 3 factures)

QB-La facture du 1er achat marquée - payé.png

 

4) et maintenant on peut rapprocher les factures payées avec le chèque

elles sont proposées sur le côté et il suffit de les "ajouter"

QB-Le chèque propositions de rapprochement.png

 

5) Il faut encore saisir le montant total payé

au bout des 3 factures ton acompte sera à zéro et l'opération est terminée.

QB-Le chèque 1er achat payé.png

 

Voilà ce que j'ai trouvé. La solution n'est pas idéale il y a un problème. Le chèque ne garde pas sa valeur "totale" mais si tu rapproches la première facture QuickBooks corrige le total du chèque et on perd alors de vue le total de l'acompte. Tu le retrouve seulement dans les factures associées.

 

J’espère cette solution puisse résoudre ton problème ?

A très bientôt

Steve_68

JeremyP1
Niveau 2

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonjour @tanuki,

Merci pour votre retour j'ai trouvé une solution,

Cordialement,

Jérémy 

JeremyP1
Niveau 2

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonjour @Steve_68,

"En fin de compte tu verse un gros, gros acompte qui va couvrir plusieurs factures et le magasin déduit les marchandises au fur et à mesure n'est-ce pas ?" C'est exactement ça. Merci beaucoup pour ta solution, j'ai testé et cela fonctionne très bien, c'est exactement ce que je souhaitais faire. J'ai juste une dernière interrogation concernant la catégorie à appliquer lors de la création du "chèque" (acompte). J'ai vu sur internet que les acompte devait être mis sur le comtpe 4091 "Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commande" mais lorsque je le rentre en catégorie avec à côté le fournisseur Leroy Merlin et que je souhaite créer l'opération, quickbooks bloque et me dit qu'il faut que je rentre un client si je choisie cette catégorie. J'ai vu sur ton screenshot que toi tu avais mis un compte 47 transitoire, c'est bien cela ? c'est celui qui te semble le plus judicieux ou tu as mis ça pour ton essai ? Là pour mon test j'ai mis un compte Fournisseur mais du coup je ne sais pas trop quoi mettre.

Encore merci d'avoir pris le temps de m'aider,

Jérémy 

tanuki
Modérateur

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonjour @JeremyP1,

 

Merci pour vos retours.

 

Pour en être sûre d'avoir les opérations sous les bons comptes du Plan comptable, je vous suggère de consulter votre expert-comptable, qui pourra vous aider avec le choix des catégories. 

 

J’espère que ma réponse vous a été utile. 

 

N’hésitez pas à revenir vers nous et à consulter nos articles d’aide disponibles sur la communauté QuickBooks. 

 

Cordialement,

 

Tânia

Modératrice de la Communauté QuickBooks France

Steve_68
Niveau 6

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonsoir @JeremyP1 ,

je vais d'abord donner une réponse surprenante et ensuite une proposition "comptable".

 

Il faut comprendre que QuickBooks est un logiciel pour bien gérer son activité et n'est pas une comptabilité "pure". Donc pour une raison qui m'échappe on doit partout et toujours renseigner ces champs (ex. catégorie, client, frs) même quand cela n'a pas d'impact derrière. Et je crois c'est le cas ici dans notre exemple. Le 471 est proposé par QB et je ne l'ai pas changé. Mais au fond, comme il s'agit d'un chèque, donc juste d'un objet informatique pour matérialiser un paiement (et qui n'a pas de traduction dans une écriture plus tard) je crois la catégorie est obligatoire mais ne vas pas apparaitre dans aucune écriture.

 

Oui 409 100 "acompte versé" est juste. L'argent est déjà chez fournisseur, mais s'il ne livre pas la marchandise il faut qu'il te rende ton acompte. Après, déjà le 471 000 "compte d'attente" est un bon compromis. On ne sais pas quoi faire, alors 471 pour "attendre". Alors en tant que comptable je propose aussi d'utiliser le 580 000 "virements internes" si QuickBooks le propose. Avec le 580 000 on est dans une logique d'encours d'encaissement - comme si ton chèque est juste en attente d'être déposé sur la banque. On vois ici que le plan comptable à réponse à quasi tout - 😉

 

A très bientôt

Steve_68

JeremyP1
Niveau 2

Comment créer un acompte fournisseur ?

Bonjour @Steve_68 ,

Merci pour toutes tes explications, j'ai grâce à toi pu tout enregistrer au bon endroit et comme il faut.

Encore merci pour ton aide,

Bonne journée,

Jérémy