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Comment importer plusieurs factures à la fois ?

Cet article explique comment importer plusieurs factures à la fois dans QuickBooks.

Infos utiles sur l'importation

  • QuickBooks ne prend pas en charge les montants négatifs (remises ou acomptes, par exemple).
  • Vous pouvez importer jusqu'à 100 factures à la fois, dans une limite de 1 000 lignes.
  • Vous pouvez importer des factures incluant plusieurs produits ou services.
  • Vous pouvez importer des factures dont les clients ou les produits/services n'existent pas encore dans QuickBooks, et les enregistrer automatiquement.
  • Vous ne pouvez pas importer de factures en devises étrangères.

Étape 1 : Préparer votre fichier

Avant de commencer l'importation de vos factures, assurez-vous que votre fichier est fin prêt.

  1. Voici les colonnes obligatoires :
    • Numéro de facture
    • Client
    • Date de facturation
    • Échéance
    • Montant du produit/service
    • Taux de TVA du produit/service (si TVA configurée)

    Note : Si vos factures incluent plusieurs lignes, veillez à ce que chaque ligne comporte le numéro de facture, le client, la date de facturation, etc. (voir fichier type).

Note : Cliquez ici pour voir les champs obligatoires en contexte. En outre, nous vous proposons en téléchargement ce fichier type (avec colonnes TVA).

Étape 2 : Activer la numérotation personnalisée

Si vous numérotez vos factures, activez la numérotation personnalisée. Sinon, vos factures se verront attribuer un numéro par défaut.

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez l'onglet Ventes, puis cliquez sur le crayon✎  dans la section Contenu du document commercial.
  3. Activez la numérotation personnalisée.
  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.

Étape 3 : Commencer l'importation

Allez chercher votre fichier sur votre ordinateur, tablette, etc.

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Importer des données.
  2. Cliquez sur Factures.
  3. Si votre fichier comprend des clients ou produits/services qui ne sont pas dans QuickBooks, cochez les cases en bas de l'encadré pour les ajouter automatiquement.
  4. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier.
  5. Cliquez sur Suivant.

Étape 4 : Mapper les champs à importer

Assurez-vous que les en-têtes de colonnes de votre fichier correspondent aux champs QuickBooks.

  1. Mappez les en-têtes de colonnes avec les champs QuickBooks. Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.
  2. Sélectionnez Ne s'applique pas si le champ QuickBooks n'a pas d'en-tête correspondant dans votre fichier.
    Note : Si votre fichier ne contient pas de colonne consacrée aux produits et services, vos factures seront importées dans QuickBooks avec la mention générique « Ventes » en lieu et place du nom du produit ou service. Si votre fichier contient une telle colonne, il en ira de même pour toute facture aux produits ou services non renseignés.
  3. Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé.
  4. Sélectionnez HT ou TTC (si TVA configurée).
  5. Cliquez sur Suivant.

Sous-étape : Mapper les taux de TVA

  1. Faites correspondre vos taux de TVA avec ceux configurés dans QuickBooks.
  2. Cliquez sur Suivant.

Sous-étape : Distinguer les produits des services

Si les factures importées contiennent de nouveaux produits ou services, vous devez maintenant mapper chacun d'entre eux à leur nature respective.

  1. Procédez au mappage.
  2. Cliquez sur Suivant.

Étape 5 : Finaliser l'importation

Consultez le récapitulatif pré-importation. Si tout semble correct, cliquez sur Lancer l'importation.

Vous arrivez maintenant à la dernière fenêtre :

  • Si toutes vos factures ont été importées, cliquez sur OK.
  • Dans le cas contraire, notez-en la raison, puis cliquez sur Terminer.

À propos de la TVA :

  • Si vous souhaitez importer des factures avec TVA, cette dernière doit être configurée.
  • Si la TVA n'a pas été configurée, QuickBooks ne proposera pas le champ correspondant. De même, le fichier type proposé en téléchargement ne comportera pas de colonnes TVA.
  • Si vous ne précisez pas les montants de TVA, QuickBooks les calculera pour vous.
  • Si vous précisez les montants de TVA, QuickBooks les importera tels quels.

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