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Comment faire un rapprochement bancaire dans QuickBooks ?

Le principe est le même que lorsque vous équilibrez un livre de comptes : vous devez vérifier que vos comptes QuickBooks et vos relevés bancaires et de carte de paiement correspondent. C'est ce qui s'appelle le « rapprochement ».

Vous devez comparer chacune des opérations indiquées sur votre relevé bancaire avec celles enregistrées dans QuickBooks. Si tout correspond, le solde de vos comptes est exact.

Étape 1 : Vérifier votre solde d'ouverture

Lorsque vous connectez votre compte bancaire pour la première fois, QuickBooks importe automatiquement les opérations et affiche le solde d'ouverture pour vous. Dans ce cas, vous ne devez pas vous occuper du solde d'ouverture. Si votre compte bancaire n'est pas connecté, vous devez entrer le solde d'ouverture manuellement.

Pour vérifier le solde d'ouverture :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Rapprocher. Si c'est la première fois que vous effectuez un rapprochement, cliquez sur Démarrer.
  2. Dans le menu déroulant Compte, sélectionnez le compte à rapprocher.
  3. Assurez-vous que le solde d'ouverture correspond à votre solde bancaire à la date de début du relevé. S'il s'agit du premier rapprochement, le solde d'ouverture doit correspondre à votre solde bancaire à la date à laquelle vous avez commencé à suivre vos opérations dans QuickBooks.
  4. Si votre solde d'ouverture est nul, consultez cet article.

Étape 2 : Commencer votre rapprochement

Une fois que vous avez reçu votre relevé bancaire ou de carte de paiement mensuel, vous pouvez commencer votre rapprochement. Si vous effectuez un rapprochement pour plusieurs mois, procédez mois par mois en commençant par votre relevé le plus ancien :

  1. Si vos comptes sont connectés à QuickBooksrapprochez et catégorisez toutes vos opérations importées.
  2. Dans QuickBooks, cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sélectionnez Rapprocher. Si c'est la première fois que vous effectuez un rapprochement, cliquez sur Démarrer.
  3. Dans le menu déroulant Compte, sélectionnez le compte à rapprocher. Veillez à choisir le même compte que celui indiqué sur votre relevé.
    Note importante : Si vous voyez un message concernant un rapprochement précédent, cliquez sur Nous allons vous aider à résoudre le problème. Vous devez corriger les erreurs avant de commencer votre rapprochement.
  4. Vérifiez le solde d'ouverture après avoir suivi l'étape 1.
  5. Entrez le solde final et la date de fin. Le solde final correspond à celui de votre relevé bancaire, à la date de fin de ce dernier.
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Commencer le rapprochement.

Étape 3 : Comparer votre relevé avec QuickBooks

Il vous suffit à présent de comparer chacune des opérations figurant sur votre relevé avec celles enregistrées dans QuickBooks. Assurez-vous que les dates et opérations qui s'affichent dans QuickBooks sont correctes. Vous éviterez ainsi des erreurs de rapprochement.

Étant donné que toutes les infos sur vos opérations sont directement importées depuis votre banque, vous pouvez effectuer votre rapprochement très facilement. Dans certains cas, vos comptes sont déjà équilibrés.

  1. Commencez par la première opération indiquée sur votre relevé.
  2. Trouvez l'opération correspondante dans la fenêtre de rapprochement de QuickBooks.
  3. Comparez les deux opérations. Si elles correspondent, cochez la case située à côté du montant dans QuickBooks. L'opération est alors marquée comme rapprochée.
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  4. Si une opération n'est pas indiquée sur votre relevé, mais qu'elle s'affiche dans QuickBooks, ne cochez pas la case correspondante.
  5. Comparez chaque opération de votre relevé avec celles qui se trouvent dans QuickBooks.

Conseil : Si vous êtes absolument certain que vous avez trouvé une correspondance, mais qu'un détail n'est pas correct, par exemple le bénéficiaire, ne vous inquiétez pas. Cliquez sur l'opération dans QuickBooks pour développer l'affichage. Sélectionnez ensuite Modifier. Effectuez les ajustements nécessaires en vous basant sur votre relevé.

  1. Une fois que vous avez comparé toutes les opérations, la différence entre votre relevé et QuickBooks doit être nulle. Si tel est le cas, sélectionnez Terminer maintenant.

Si les soldes ne correspondent pas

Si la différence n'est pas égale à 0,00 € ou si vous ne trouvez pas une opération qui devrait figurer dans QuickBooks, ne vous inquiétez pas. Voici comment procéder à une vérification globale.

Étapes suivantes : Vérifier les rapprochements passés

Exécutez un rapport de rapprochement pour effectuer vos vérifications :

  1. Dans le menu Plan comptable, sélectionnez Rapprochement.
  2. Cliquez sur Historique par compte.
  3. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le compte et la période couverte. Vous pouvez également imprimer ou exporter vos rapports de rapprochement si vous devez les partager.

Modifier des rapprochements passés

Consultez cet article pour savoir comment modifier des rapprochements déjà effectués.

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