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Saiba como fazer o balanço patrimonial para os seus clientes

18 min de leitura

Tem uma empresa e quer manter o controle financeiro de forma apropriada? Para realizar essa tarefa com excelência, é necessário dominar a elaboração do balanço patrimonial. Trata-se de uma das formas de demonstração de realidade financeira mais importantes para um gestor.

Neste artigo, você aprenderá a fazer esse balanço, entendendo o que ele é, qual sua importância, para o que ele serve, como deve ser analisado, como tomar decisões de acordo com seus dados e vários outros conhecimentos relevantes. Confira!

O que é balanço patrimonial?

O balanço patrimonial — também conhecido como balanço contábil — é o retrato mais preciso possível da realidade financeira de uma empresa. Nele, o profissional de contabilidade ou gestor consegue demonstrar todos os ativos e passivos de uma atividade empresarial, assim auferindo sua situação contábil e econômica.

Como o balanço é uma das demonstrações mais importantes no que diz respeito à parte financeira de uma empresa, se você quiser prestar um bom serviço de contabilidade, você precisa saber projetar um bom balanço contábil.

Se você tiver interesse de ter contato com uma definição mais legalista, a Lei nº6.404 de 1976, que trata das sociedades anônimas, tem uma seção destinada para tratar exclusivamente sobre o balanço patrimonial, que se inicia no seu artigo 178.

Nessa seção, há a menção expressa aos termos “patrimônio”, “ativo” e “passivo”, de modo que se mostra importante que você tenha familiaridade com essas palavras e compreenda bem os seus significados.

Antes de tudo, vamos relembrar a definição técnica de “patrimônio”, que se refere ao conjunto de bens, direitos e obrigações de uma empresa.

Com relação aos conceitos de “ativo” e “passivo”, se trata, de forma simplificada, do que precisa ser pago pelo empresário e do patrimônio da companhia.

Qual é a sua importância?

O balanço patrimonial é relevante para ter uma visão ampla e estratégica das finanças de um negócio, analisar a destinação dos recursos da empresa, tomada de decisões estratégicas — como planejamento tributário e decisões de investimentos — e apresentar resultados para eventuais investidores, entre outros.

Basicamente, trata-se de um raio-X das finanças de uma atividade empresarial, abarcando tudo que a empresa tem, tem perspectiva de ter e vai deixar de ter. Considerando que uma atividade dessa natureza só existe para auferir lucro, fica óbvio que essa análise de finanças é algo importante.

Vale ressaltar que o balanço também é importante para empresas que visam participar de licitações, por se tratar de um dos requisitos mais corriqueiros para quem ingressa nesse tipo de procedimento.

Ele integra o conjunto das “demonstrações contábeis”, que contemplam todas as questões relacionadas ao patrimônio de uma empresa, documentos relevantes para o desempenho da atividade empresarial.

Por fim, a importância desse documento reside no fato de que é um demonstrativo contábil obrigatório para as empresas não optantes do Simples Nacional, ou seja, trata-se de algo que já faz parte do dia-a-dia para muitos empresários.

Qual é a diferença entre balancete e balanço patrimonial?

O balancete de verificação — popularmente conhecido apenas como balancete — é o demonstrativo contábil que reúne todas as contas em movimento da atividade empresarial com seus saldos.

Lendo essa primeira definição, a diferença pode não parecer tão clara, mas é só ter em mente que o balancete está relacionado com a parte operacional do negócio, enquanto o balanço patrimonial está relacionado à parte patrimonial

O balancete é necessário para poder elaborar o balanço patrimonial, inclusive, posto que com as informações que nele constam o contador preencherá dados no balanço patrimonial.

Destaca-se que como o balancete é uma ferramenta operacional, seus valores são modificados de acordo com a movimentação de valores das contas bancárias da atividade empresária, situação corriqueira no dia a dia de um gestor.

Por outro lado, o balanço patrimonial não pode ser alterado e é um retrato final dos aspectos patrimoniais que estão sendo registrados em um determinado espaço de tempo, como você verá em outro momento deste texto.

Ou seja, o balancete é a forma mais prática de ver a movimentação bancária de todas as contas da empresa, enquanto o balanço patrimonial é a fotografia de um ano completo de movimentações econômicas da organização, abarcando débitos e créditos.

Como preencher o balanço patrimonial?

Uma boa forma de visualizar o balanço patrimonial está no seu próprio nome: “balanço”. O balanço não deixa de ser um tipo de balança que discrimina, em um “prato”, os bens e direitos da empresa, e no outro “prato”, suas obrigações.

O total dos ativos sempre deverá ser igual ao total dos passivos. Se houver uma divergência nessa informação, significa que o balanço está com erros. Contudo, preste atenção, pois isso não significa que toda atividade empresarial sai no zero a zero.

Definir o período para registro

O primeiro passo é determinar qual o período que o balanço patrimonial registrará. Como você viu anteriormente, o balanço é uma fotografia muito detalhada da situação patrimonial da empresa.

Esse documento, normalmente, é feito com base no período de um ano. Não há marcos obrigatórios de quando o balanço deve se iniciar e se encerrar, de modo que há certa discricionariedade nesse ponto.

O balanço é uma fotografia detalhada de um momento da realidade patrimonial da atividade empresarial, mas como toda fotografia, ele é estático. Isto significa que ele só demonstra a situação dentro do período.

Uma ideia para simplificar as coisas seria a de utilizar o ano fiscal como referência para fazer isso, ou seja, de 1 de janeiro a 31 de dezembro.

Curioso mencionar que o ano fiscal não é obrigatório nesse período em todos os países. Talvez isso possa ser relevante para a contabilidade de uma empresa que tem muitos contratos com outra organização no Canadá, por exemplo, que tem o ano fiscal entre 1 de Abril a 31 de Março.

Não só o período abarcado pelo balanço patrimonial é importante para delimitar o escopo do registro contábil como para ter uma visão realista de qual foi o desempenho da empresa em um lapso temporal considerável.

Na hora de estruturar o balanço, sempre coloque o período na parte superior de seu registro, deixando-o bem visível e óbvio.

Identificar os ativos

Após esse momento inicial, é hora de levantar os ativos. Mais à frente detalharemos mais cada modalidade de ativo, mas para detalhar um pouco, saiba que entre os ativos é possível falar de duas subdivisões.

São elas os ativos circulantes, definidos pelas contas a receber de clientes, impostos que podem ser restituídos, o estoque e as demais despesas do exercício seguinte. Já os ativos não circulantes são a soma dos créditos junto a sócios, os valores de investimentos permanentes e patrimônios físicos.

A divisão é feita em ativos circulantes e ativos não circulantes. Sendo que esse último grupo é dividido em:

  • realizáveis a longo prazo;
  • investimentos;
  • móveis;
  • imóveis;
  • intangíveis.

Outra forma de visualizar os ativos é a divisão deles em: bens e direitos.

Nessa divisão, os bens são os ativos que podem ser convertidos em dinheiro, mas são utilizados na operação do negócio, como pátio fabril e imóveis, e os direitos abarcam valores que podem ser mensurados, mas não representam um bem, como créditos a receber.

Tenha em mente que há uma divisão nos ativos. Isto é importante na hora de organizar o balanço patrimonial. Os ativos circulantes, como o próprio nome indica, são valores que não estão estáticos nas contas da empresa. Abarcam contas a receber, impostos que podem ser recuperados, estoques de mercadorias etc.

Por outro lado, os ativos não circulantes não são auferíveis com liquidez imediata. Essa categoria se divide em realizáveis a longo prazo, investimentos, móveis, imóveis e intangíveis.

Os realizáveis a longo prazo abarcam, por exemplo, créditos junto a sócios e valores a receber em um universo de tempo mais distante. Os investimentos, por sua vez, incluem a participação em sociedades empresárias, investimentos permanentes e outros tipos de alocação de capital com intuito de recebimento de dividendos ou rentabilidade por meio de juros.

Os ativos móveis são bens que podem ser facilmente deslocados, como caminhões e carros, por exemplo, enquanto os ativos imóveis são terrenos e imóveis. Por fim, os ativos intangíveis são coisas que não podem ser tocadas, mas existem, como marcas, patentes, know how e pesquisas empresariais.

É importante saber isso tudo, pois os ativos são organizados em sua coluna por ordem de liquidez. Lembrando que a liquidez é a facilidade de um ativo ser transformado em dinheiro sem perdas significativas de valor.

Essa forma de organização é eficiente porque facilita para aferir a liquidez do negócio. Se a maior parte dos ativos são de alta liquidez, as chances de prejuízos são mitigadas, pois caso tenha alguma emergência, é possível vender ativos para pagar obrigações.

Identificar os passivos

Após o levantamento do ativo, é necessário realizar o levantamento do passivo, que são as obrigações da empresa.

Em outras palavras, são as dívidas. Representam tudo que a empresa precisará tirar dinheiro do bolso para pagar. Isto abarca folha de pagamentos de funcionários, empréstimos bancários, obrigações tributárias etc.

Os passivos também têm subdivisão em outras duas partes. Podemos falar dos passivos circulantes que são caracterizados, em geral, pelas contas a pagar imediatamente, como os fornecedores, as obrigações trabalhistas e obrigações tributárias.

Além desses, há também os valores de um possível empréstimo ou financiamento e as dívidas em geral da empresa. Já os passivos não circulantes se resumem na computação das dívidas de longo prazo que estão diluídas no decorrer dos próximos anos.

Resumidamente, o passivo se divide em:

  • circulantes;
  • não circulantes.

Os passivos circulantes são aquelas obrigações que devem ser pagas no período de um ano, como matérias-primas, contas de pagamento imediato, empréstimos com vencimento em menos de 360 dias e impostos de recolhimento anual.

Ao organizar o balanço patrimonial, os passivos circulantes devem ser elencados no topo, para indicar que serão liquidados rapidamente.

Já os passivos não circulantes são aqueles que não serão pagos imediatamente. Ainda são obrigações da empresa e não podem sair do radar dos gestores, mas por serem exigíveis em um futuro mais distante, podem ser elencados na parte inferior dos passivos da empresa.

Apurando o patrimônio da empresa e suas dívidas, o empresário consegue ter o começo da visão completa da realidade financeira de sua atividade. O próximo passo é apurar seu patrimônio líquido, que indica o valor contábil da empresa.

Apurar o patrimônio líquido

O patrimônio líquido é a diferença entre o ativo e o passivo da empresa. Se ela tem mais dívidas que bens para pagá-los, trata-se de uma empresa com o patrimônio líquido ruim. A lógica é a mesma da economia doméstica. Se você gasta mais do que recebe, seu patrimônio líquido ficará negativo.

Em outras palavras, é o resultado da diferença entre os valores ativos e passivos de uma entidade. Sendo assim, esse é um dos valores mais importantes da empresa, porque representa a riqueza real do negócio.

O patrimônio líquido contempla todos os valores que serão repartidos entre os sócios e acionistas. Observe que na tabela acima, o patrimônio líquido está do mesmo lado que o passivo. Ou seja, na elaboração do balanço patrimonial:

ATIVOS – PASSIVOS – PATRIMÔNIO LÍQUIDO = 0

Desse modo, tenha em mente que o patrimônio líquido se divide em:

  • capital social;
  • reservas de capital;
  • ajustes de avaliação patrimonial;
  • reservas de Lucros;
  • ações em tesouraria;
  • lucros ou prejuízos acumulados.

Ele faz parte da divisão de passivos do balanço patrimonial e representa o resultado dos ativos menos as obrigações contábeis da empresa, que abarcam o pagamento de funcionários, fornecedores, governo e outras empresas.

Para saber o real valor do patrimônio líquido é necessário conhecer quais são os ativos e quais são os passivos da companhia, como você viu anteriormente.

Calcular o resultado

De posse de todos os elementos do balanço patrimonial, resta apenas a necessidade de somar tudo e chegar em um valor final que indicará a realidade financeira da atividade empresária, o que é fundamental para que os gestores possam definir estratégias e tomar decisões importantes.

Realizada a distinção de quais são os ativos e passivos, assim como suas respectivas categorias, o que resta é fazer a subtração deles. Se ela apresentar um valor negativo é necessário prestar muita atenção às finanças, porque é um indicador importante de algo pode não estar saudável na companhia.

Inclusive, esse cálculo deve ser feito ao menos mensalmente para verificar a saúde da empresa, para observar se algo é apenas um momento ruim ou se de fato a saúde da companhia se encontra debilitada e vivendo prejuízos recorrentes.

Todas as informações que constam do balanço patrimonial são valiosas e merecem ser analisadas com atenção. Lembre-se que é importante analisar os dados do balanço patrimonial ao final de todos os anos contábeis.

Uma gestão competente precisa estar a par desses números e observar qual caminho eles mostram para o futuro, usando-os para traçar o futuro financeiro da empresa.

O que diz a lei sobre o balanço patrimonial?

É importante saber que não somente fazer o balanço patrimonial, mas fazê-lo de forma a estar a par com a legislação. Como você viu no começo do texto, a Lei das Sociedades Anônimas faz menção expressa ao balanço contábil e ao que ele deve conter. Olha só o teor do artigo 178 da Lei nº 6.404/76:

Art. 178. No balanço, as contas serão classificadas segundo os elementos do patrimônio que registrem, e agrupadas de modo a facilitar o conhecimento e a análise da situação financeira da companhia.

§ 1º No ativo, as contas serão dispostas em ordem decrescente de grau de liquidez dos elementos nelas registrados, nos seguintes grupos:

I – ativo circulante;

II – ativo não circulante, composto por ativo realizável a longo prazo, investimentos, imobilizado e intangível. 

§ 2º No passivo, as contas serão classificadas nos seguintes grupos:

I – passivo circulante;

II – passivo não circulante;

III – patrimônio líquido, dividido em capital social, reservas de capital, ajustes de avaliação patrimonial, reservas de lucros, ações em tesouraria e prejuízos acumulados.

§ 3º Os saldos devedores e credores que a companhia não tiver direito de compensar serão classificados separadamente.

Falar de legislação pode até assustar em um primeiro momento, mas quando a lei traz definições simples e específicas, como no caso do artigo supracitado, a vida do empresário fica bem mais fácil.

Como você deve ter visto, o balanço patrimonial é obrigatório. A única exceção dessa regra é para os optantes pelo Simples Nacional.

Além de obrigatório e importante para qualquer empresa, o balanço contábil também é utilizado especificamente para que a empresa possa participar de licitações. A Lei 8.666/93, que trata sobre licitações e contratos administrativos, menciona expressamente em seu art. 31, inciso I que:

I – Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrados a mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta;

Sendo assim, quando a empresa tentar contratar com o poder público, ela precisa ter confiança que seus balanços contábeis vão cumprir seu dever.

O papel do balanço patrimonial é apresentar um quadro verídico de forma padronizada e organizada a respeito da situação financeira e econômica da empresa. Isso é tanto para os próprios donos conhecerem bem a saúde de seu negócio quanto para a companhia demonstrar sua licitude em casos de necessidade com o governo, por exemplo.

Exemplos dessa situação são as já mencionadas licitações, onde a empresa pode concorrer com outras para a venda de um produto ou serviço a uma entidade pública, ou mesmo em caso de falência conseguir de forma íntegra realizar o objeto dos contratos.

A lei exige que o balanço seja feito a cada fim de cada exercício financeiro, geralmente tal data também coincide com o fim do ano, 31 de dezembro. Porém, ele pode também ser feito mais de uma vez ao ano, conforme consta em seu Estatuto Social, que é a forma jurídica das Sociedades Anônimas (S/A). Porém, isso ocorre com menor frequência.

Para que o balanço patrimonial seja feito sem sustos, é importante que o empresário ou seu contador tenha acesso à documentação completa da atividade empresarial.

Uma última informação relevante no que toca à parte legal do balanço patrimonial é a de que a data limite de apresentação do balanço patrimonial do Exercício Financeiro do ano anterior é 30 de abril do ano subsequente, a partir do qual se perde a validade.

Então, o balanço patrimonial não só é obrigatório como tem um prazo para entrega. É importante ficar atento.

Como o QuickBooks pode ajudar?

As necessidades das empresas são cada vez mais complexas e demandam muita agilidade e eficiência. Os tempos em que papel, caneta e máquina de escrever eram suficientes para manter o controle contábil de uma empresa se foram.

Nesse contexto atual da transformação digital da área financeira e da contabilidade tem surgido ferramentas para facilitar a vida dos empresários, contadores e BPOs financeiros, proprocionando uma facilidade maior no armazenamento de dados, permitindo uma colaboração entre clientes e contadores no envio de documentos, importação de transações bancárias e permitindo assim a elaboração de relatórios financeiros e contábeis com maior praticidade.

O Quickbooks é um gerenciador financeiro pensado especialmente nas pequenas e médias empresas, profissionais autônomos, freelancers e também nos escritórios de contabilidade. Nele, é possível unificar informações de transações bancárias por meio da importação de planilhas ou dados do internet banking, gerenciar contas a pagar e receber, entendendo fornecedores que precisam ser pagos no prazo para evitar multas e clientes que precisam ser faturados e cobrados. Além disso, com QuickBooks também é possível fazer a gestão de documentos da empresa guardando recibos e comprovantes, em um ambiente seguro e colaborativo entre clientes e escritórios de contabilidade.

Uma outra vantagem do Quickbooks é a facilidade para a elaboração de relatórios financeiros e contábeis, como o próprio balanço patrimonial, e também fluxo de caixa, DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) e vários outros.

O balanço patrimonial é um dos relatórios automáticos do QuickBooks gerados a partir das informações financeiras que são importadas ou adicionadas manualmente. É possível personalizar cada relatório filtrando diferentes períodos de datas e também salvá-los para uso posterior, exportando-os em PDF ou Excel, ou então enviando-os por e-mail para outros colaboradores e parceiros da sua empresa.

Vale ressaltar que o uso de um sistema de gestão financeira, como QuickBooks, também contribui para melhorar o relacionamento entre contadores e empresários, visto que a tecnologia ajuda a aprimorar a colaboração e também a redução de erros por meio de entradas manuais (digitação), promovendo assim mais agilidade nas rotinas financeiras.

Agora que você sabe para que serve esse importante demonstrativo contábil e como ela funciona, utilizar uma ferramenta de gestão financeira pode simplificar e impulsionar muito seus negócios, permitindo que você enxergue oportunidades e avalie riscos de forma consistente ao longo do tempo e mais confiável, do que por exemplo, anotações em papel.

Ficou interessado e quer saber mais? Então, veja como o QuickBooks funciona para empresas e escritórios de contabilidade e como ela pode te ajudar a otimizar o seu dia a dia!

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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