Como prever divergências entre ECD e ECF e corrigir os erros?

Quem já emitiu declaração no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) sabe que qualquer deslize que ocorra na Escrituração Contábil Digital (ECD) afeta a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Mas é possível prever essas divergências por meio de um teste, verificando os erros e corrigindo-os com antecedência para evitar problemas com o Fisco.

Essa análise é feita dentro do próprio Sped, mas tem de ser realizada antes da transmissão oficial da ECD. Descubra agora como fazer e adote essa tática com clientes do seu escritório contábil.

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O que são ECD e ECF?

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma forma de envio dos balancetes, do Livro Diário, à Receita Federal de modo eletrônico. Já na Escrituração Contábil Fiscal (ECF) constam todas as operações que influenciam a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). A ECF também apura a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A ECD faz parte do Sped Contábil e a ECF do Sped Fiscal. Todas as pessoas jurídicas que tributam pelo lucro real e lucro presumido devem declarar a ECD e a ECF. Esses documentos devem reunir tudo o que ocorreu ao longo do ano-calendário anterior. 

Tradicionalmente, a ECD é declarada em maio e a ECF em julho, até o último dia útil dos respectivos meses. Porém, neste ano a entrega da ECD foi prorrogada pela Receita Federal e deve ser enviada até 30 de julho, mesma data em que deve ser entregue a ECF. 

A Receita Federal disponibiliza o Programa Validador e Assinador (PVA) para a entrega dessas obrigações. O órgão está se aperfeiçoando em detectar falhas já na ECD para que elas não criem bloqueios futuros na ECF. 

Antes, na transmissão da ECD, o sistema apresentava algumas advertências quando o preenchimento não estava certo. Agora, ele vai produzir um erro que impede o término da validação e conclusão da escrituração.

Vale alertar que a retificação da ECD só ocorre em casos bem específicos. Por isso, preencha com atenção. E, para realizar a entrega da ECF da melhor forma, é importante conhecer os erros mais comuns cometidos na Escrituração Contábil Digital. Veja abaixo:

As principais falhas cometidas na ECD

Existem alguns pontos de atenção que podemos eleger como as principais falhas cometidas na Escrituração Contábil Digital (ECD). São eles: 

• Classificação da natureza da conta;
• Mudança no plano de contas;
• Geração de duas ECDs quando o cliente troca de contador.

Natureza da conta

A natureza da conta é fundamental para identificarmos a movimentação do saldo, se é de débito ou crédito. E, por vezes, são feitas confusões na classificação dos dados financeiros. Vamos supor que, durante o preenchimento, você entendeu que uma conta do patrimônio líquido fazia parte do passivo. Na hora de preencher, colocou a conta de capital social como de natureza 02 (passivo). Para efeito da ECD e ECF, o patrimônio líquido tem natureza própria, natureza 03 (patrimônio líquido).

Quando esse erro de preenchimento chega na ECF, o sistema vai confrontar a conta referencial do capital social. A ECF não permite que você tenha uma natureza diferente daquela que veio da sua ECD. Logo, neste caso, a plataforma vai produzir uma advertência, mas não vai permitir que você reedite dentro da ECF o erro vindo da ECD.

Há dois blocos dentro da ECF que são muito importantes e demandam atenção redobrada: o bloco C (que conta com informações recuperadas da ECD) e o bloco J (que faz o mapeamento do plano de contas contábil para o plano de contas referen­cial). Esses dois blocos têm de estar com informações idênticas. A natureza originalmente inserida na ECD (no bloco C) vai ser confrontada com a natureza do bloco J.

Plano de contas

Os contadores também devem ficar atentos quando realizarem mudanças no plano de contas. Há casos em que eles se esquecem de preencher o registro “I157 – Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior” na ECD, e isso gera erro na ECF. Ou, na hora de fazer os cadastros no I157, nem todas as contas batem. 

O I157 é obrigatório quando se tem alteração no plano de contas sem lançamentos de transferência dos saldos. Se você começou a atender o cliente recentemente, o recomendado é buscar conciliar as informações. Habilite o I157 e amarre os dados relacionados ao antigo contador, ou do sistema antigo que era usado, com o novo plano de contas.

Geração dupla de ECD

Nos casos em que foram geradas duas ECDs, correspondentes ao mesmo ano-calendário, é preciso recuperar os arquivos para declarar. São situações comuns de ocorrer quando o cliente muda de contador. Podem acontecer também quando o tamanho do arquivo ultrapassa o limite de um gigabyte.

Logo, na troca de profissional contábil, cada contabilista deve assinar a ECD pelo período em que era responsável técnico da empresa. Já em relação ao tamanho do arquivo, verifique se o período da escrituração se refere a apenas um mês. Do contrário, o Sped Contábil gera um erro.

Então, reforçamos o recado: revise os saldos das contas que necessitem de conciliações. Observe também o histórico do lançamento contábil e tenha atenção ao leiaute.

Faça um teste de validação da sua ECD e ECF

No próprio Sped é possível realizar um teste para verificar se há divergências entre a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Essa análise tem de ser feita antes da entrega da ECD que, neste ano, será até 30 de julho.

O primeiro passo é acessar o Sped Contábil, depois clicar na ECD e assinar o livro. Você pode usar alguma empresa que seja cliente para essa conferência, mas cuidado para não transmitir essa ECD teste. O próximo passo é acessar o Sped Fiscal e criar uma nova ECF. Insira o CNPJ da empresa na qual foi criada a ECD teste, o campo “Nome Empresarial”, “Data Inicial” e “Data Final”. Também preencha as abas “Regime de Tributação” e “Período de apuração do IRPJ e CSLL”. 

Os demais campos, o questionário e a ficha de apuração podem ficar sem preenchimento para esta simulação. Logo, basta clicar em “Criar Escrituração”. Em seguida, importe a ECD teste criada e clique em “Validar ECF”. Agora, basta que os profissionais contábeis verifiquem todos os erros e inconsistências registrados para então resolvê-los.

Foque a atenção nos blocos J e K. Além do bloco J, que é referente ao plano de contas e mapeamento, o bloco K também vai te auxiliar. O bloco K apresenta os saldos das contas contábeis patrimoniais e de resultado por período de apuração e o seu mapeamento para as contas referenciais.

Então, feito esse passo a passo, é possível entender quais pontos ajustar na ECD. Não esqueça de excluir essa ECD teste da sua ECF para, depois, fazer uma ECD completa e transmitir as escriturações com segurança para a Receita Federal.

O que acontece se não apresentar a Escrituração Contábil Fiscal?

A pessoa jurídica pode ser penalizada caso não apresente a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Ao deixar de entregar a escrituração no prazo, ou se o documento estiver com erros ou omissões de dados, também está sujeita a punições. Elas são aplicadas conforme o regime tributário disposto no artigo 6° da Instrução Normativa da Receita Federal 1.422/2013.

Uma das multas aplicadas para pessoas jurídicas que apuram o IRPJ pelo lucro real é de 0,25%, por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, no período a que se refere a apuração, limitada a 10% relativamente às pessoas jurídicas que deixarem de apresentar ou apresentarem em atraso o livro.

As demais pessoas jurídicas que não atenderem aos requisitos para apresentação dos registros e respectivos arquivos, por exemplo, recebem multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração. 

E quais são as tendências para empresários e profissionais contábeis?

A tendência é que a Receita Federal amplie seu cruzamento de dados e suas atividades com o uso de documentos digitais. Portanto, não só o empresariado, como também profissionais contábeis, estão aportando tecnologia. Os investimentos são para ganhar agilidade, evitar os erros consequentes de trabalhos manuais e ter mais precisão nas informações.

Um comportamento crescente é de contadores que usam sistemas de gestão financeira para que os clientes lidem melhor com seus números. Os empresários melhoram sua performance dentro de seus negócios, criam mais intimidade com as entradas e saídas do caixa e o compromisso na emissão de notas fiscais.  

É uma forma, também, de os contadores agilizarem importações de dados dos clientes tanto para o setor financeiro quanto contábil. Essas informações chegam de maneira mais segura e mais fácil de classificar, favorecendo o trabalho no escritório de contabilidade. 

Muitas empresas de softwares estão trazendo mais soluções para que as empresas contábeis aumentem a qualidade de seus serviços e sua carteira de clientes. Um exemplo disso é o QuickBooks, que prepara o time do escritório contábil para uma entrega personalizada ao cliente com o programa ContadorPro by ProAdvisor. 

A plataforma disponibiliza um teste gratuito e vai além de agilizar as rotinas contábeis. Ela dá acesso a treinamentos exclusivos com tendências de mercado. E os clientes do escritório contam com um sistema didático para lançar suas operações financeiras.