2021-07-08 09:00:04 Finanças e Contabilidade English Com o aumento do trabalho integrado e o surgimento de novas tecnologias, o sistema ERP passou a ser ainda mais utilizado. https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/07/sistema-erp.jpeg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/contabilidade/sistema-erp/ A importância do sistema ERP para a contabilidade %%sep%% %%sitename%%

Qual a importância de um sistema ERP para o escritório de contabilidade?

11 min de leitura

A utilização do sistema ERP já era algo muito comum no ambiente empresarial. Mas, com o aumento do trabalho integrado e com o surgimento de novas tecnologias, esse tipo de software passou a ser ainda mais usado pelas empresas. E os escritórios de contabilidade, nesse cenário, não poderiam ficar de fora. Afinal, empresas desse segmento também têm suas responsabilidades financeiras, tributárias, trabalhistas e até mesmo contábeis. Logo, precisam igualmente desse tipo de tecnologia. Pensando nisso, escrevemos tudo o que você precisa saber sobre um sistema ERP. Acompanhe!

Como funciona um sistema ERP para o escritório de contabilidade?

Os sistemas contábeis são comuns no ambiente empresarial contábil. Isso porque eles utilizam esse tipo de tecnologia há muito tempo. A maior parte dos processos de escrituração que existem atualmente, por exemplo, dependem de softwares. Além disso, eles são essenciais para o cumprimento de obrigações acessórias. Fazer um SPED ECD em uma empresa que tem uma boa movimentação sem um sistema contábil é praticamente impossível. Afinal de contas, o Programa Validador (PVA) não é feito para receber os dados de forma manual.

Em resumo, sem um software o contador não consegue desenvolver suas atribuições. O que muitos empresários se esquecem é do sistema para gerenciar o seu próprio negócio. E não podemos desconsiderar que o escritório de contabilidade tem as mesmas obrigações de outras empresas.

Nesse contexto, o contador também precisa gerenciar as suas finanças. E, geralmente, esse trabalho é completamente esquecido pelos profissionais da área. Nesse ponto, surge a grande importância de um sistema ERP direcionado para a área contábil. Mas é importante ter atenção a um detalhe!

Não estamos tratando do software contábil utilizado para fazer os lançamentos contábeis, emitir balancetes, demonstrativos, notas fiscais e outros processos realizados no seu negócio. O ERP, aqui, é um tipo de sistema que auxilia na gestão interna do seu escritório de contabilidade como um todo.

Quais são os módulos e funcionalidades necessários?

Depois de entender como funciona o ERP para escritórios de contabilidade, você confere as principais funcionalidades que ele precisa ter para atender a sua empresa de forma integral. Veja quais são!

Controle de entradas e saídas

Uma das funcionalidades necessárias do ERP para o escritório contábil é o módulo para controle de entradas e saídas. Os documentos que comprovam esses elementos, normalmente, são notas fiscais de compra ou de prestação de serviços.

Quem não utiliza um bom sistema ERP se coloca na condição de digitar todos esses documentos manualmente. Isso porque eles são indispensáveis para comprovar as receitas e os gastos. Por outro lado, o ERP que dispõe dessa funcionalidade já carrega todas as informações automaticamente. Assim, basta apenas uma conferência rápida para verificar se todos os documentos fiscais foram importados de um jeito correto e, em seguida, realizar os procedimentos de controle.

Controle do fluxo de caixa

Com os dados de entradas e saídas em mãos é possível elaborar um bom controle de fluxo de caixa. Essa é outra funcionalidade indispensável no sistema ERP de gestão financeira. Por meio dele é possível prever a necessidade de recursos do seu escritório contábil, além de possibilitar a análise para fazer novos investimentos.

O fluxo de caixa já é uma ferramenta muito difundida no meio empresarial de forma geral. Apesar dos escritórios de contabilidade terem um volume menor de entradas e saídas como ocorre no comércio, por exemplo, eles também precisam dessa função. O ideal é que o módulo utilize informações inseridas no controle de entradas e saídas para executar esse processo. Sempre levando em consideração a redução de digitações e retrabalhos, que só atrasam o dia a dia dos escritórios contábeis.

Conciliação bancária

Por fim, é importante que o sistema ERP também tenha um módulo ou função para a conciliação bancária. E essa já é uma tarefa muito comum nos escritórios de contabilidade. Porém, é executada para os seus próprios clientes. Sim, é muito comum encontrar empresas do setor que negligenciam totalmente essa função.

O grande aspecto responsável pela negligência com esse processo é a falta de um sistema capaz de facilitar o processo. Nesse ponto, mais uma vez surge a importância de utilizar um bom ERP. É muito importante que ele tenha esse tipo de função ocorrendo de forma integrada e automatizada.

Por que é importante contar com esse sistema?

A automação de alguns processos dentro da empresa contábil é fundamental, pois ela proporciona mais agilidade em determinados fluxos de trabalho. Assim, o setor de contabilidade em si terá mais tempo para se dedicar a outras tarefas relacionadas à gestão ou prestação de serviços contábeis.

Nesse sentido, a integração é a palavra-chave quando se fala em fluxos de trabalho automatizados. O sistema ERP tem um papel fundamental nesse processo, porque ele é capaz de se integrar com diversos outros sistemas, fazendo com que conversem entre si. Observe quais são os principais benefícios desse processo!

Aumento da produtividade

Um dos benefícios do sistema ERP, e que tem total relação com a automação e integração, é o ganho de produtividade. Serviços como registro de receitas e despesas, cálculo de indicadores, emissão de documentos fiscais e outras tarefas podem demorar alguns minutos ou horas para serem finalizados.

Por outro lado, a automação e a integração facilitam esse processo, realizando todas essas atividades de forma automática. Assim, o contador tem mais tempo para se dedicar ao negócio em si. Mesmo assim, terá a tranquilidade de saber que a gestão financeira, fiscal e contábil do seu empreendimento está funcionando perfeitamente.

Perceba que você terá mais tempo para estudar sobre a ciência contábil, por exemplo, e ficar atento às novas tecnologias que surgem e que podem melhorar o seu trabalho no setor. E não é raro encontrar profissionais que não conseguem se dedicar a consumir conteúdos — como este que você está lendo —, cursos, palestras e eventos relacionados à sua área.

Isso ocorre pelo fato de não existir tempo suficiente para investir nessas tarefas. Ao aumentar a sua produtividade com o uso de um ERP esse problema é solucionado. Assim, não haverá mais desculpas para não se dedicar ainda mais à sua profissão.

Diminuição de erros

A utilização do sistema ERP não proporciona apenas o melhor aproveitamento do tempo dentro do seu escritório. Ele também é capaz de reduzir erros, principalmente os de digitação, que são simples detalhes capazes de gerar estragos enormes. Mas, como isso acontece?

Muito simples! A integração de informações importadas de outro sistema evita que elas sejam digitadas e, consequentemente, que estejam sujeitas a erros. Por mais que você e seus colaboradores tenham o máximo de cuidado durante esses trabalhos é inevitável que um simples e sutil dado seja cadastrado de um modo equivocado.

O grande problema é que esses deslizes podem gerar informações incorretas que serão utilizadas para a tomada de decisões. Consegue imaginar o tamanho do prejuízo? Isso significa que você vai decidir com base em dados incorretos. Logo, o resultado não pode ser outro que, simplesmente, contar com a sorte — o que é muito arriscado. O fato de utilizar um sistema ERP e reduzir a digitação de dados no seu escritório não garante total eliminação de erros. A grande diferença é que, utilizando essa ferramenta, é possível detectar esses problemas antes que eles gerem qualquer tipo de contratempo.

Segurança de dados

O setor contábil lida com documentos importantíssimos que precisam ser mantidos por anos. Assim como na gestão dos seus clientes, alguns papéis são guardados em arquivos físicos ou digitais, utilizando a tecnologia de armazenamento na nuvem. Muitos ERPs já contam com integração de sistemas de armazenagem de documentos. Além disso, eles facilitam em muito o acesso a algumas dessas informações guardadas.

Redução de custos

O sistema ERP proporciona o aumento da produtividade e a redução de fluxos de trabalho manuais. Com isso, também é possível considerar que existe a diminuição de custos no escritório contábil. Afinal, com a integração gerada por esses sistemas dá para enxugar um pouco a equipe.

Esse é um processo que tem se tornado uma realidade no meio empresarial — equipes relativamente pequenas realizando o mínimo possível de trabalhos manuais. O resultado disso é mais eficiência e, principalmente, menos custos para o seu escritório. Assim, esse processo também contribuirá com o aumento do lucro do seu negócio contábil.

Como escolher o melhor sistema?

Quando se fala em sistema ERP, surge a grande dúvida sobre como escolher o melhor. Isso porque, para aproveitar todos os benefícios que ele tem a proporcionar é preciso ter a ferramenta correta. A partir do ponto em que você for capaz de incorporar a integração de dados e a contabilidade gerencial em seu próprio escritório, é preciso investir em um software que faça esse trabalho de forma satisfatória. E erros nessa escolha podem colocar todo o processo em risco.

O principal ponto que você deve observar é a capacidade de convergência entre o software contábil e o sistema ERP. Esse é o fator primordial que fará toda a diferença no processo. Tal característica vai garantir que os dados gerados em outros softwares possam ser transmitidos para o sistema, sem o retrabalho de digitações ou conferências.

Alguns exemplos da facilidade de integração podem ser notados em sistemas contábeis como o da Alterdata e Contimac. O QuickBooks para contadores, por exemplo, é capaz de interagir perfeitamente com essas soluções consagradas do mercado contábil. Assim, você é capaz de aliar todas as funcionalidades comuns desses recursos com as presentes no ERP.

Além disso, é importante que o sistema ERP seja simples, intuitivo e com um layout agradável. Essa característica facilitará o manuseio e a sua utilização massiva, aproveitando todas as funções disponibilizadas.

Quais são as consequências de não adotar essa solução?

Você já parou para se perguntar o que pode acontecer se não adotar esse tipo de solução? Nos dias atuais, não há como imaginar um negócio de sucesso que dispense a utilização de um sistema ERP. Ele vem se tornando uma obrigação para diversos setores — e com a contabilidade não poderia ser diferente.

Um dos problemas que o seu escritório pode enfrentar é a demora na execução de alguns processos. Ao não utilizar um sistema ERP, você não terá todos os benefícios da integração, inserindo trabalhos manuais que estão sujeitos a erros e demora na execução. Outro ponto importante é a possibilidade de aumento nos custos. Quando os dados são inseridos no seu sistema contábil de forma manual as chances de existirem erros são maiores. Logo, sua empresa fica exposta a cometer falhas que geram multas e sanções.

Por fim, o seu negócio também ficará por fora das novidades tecnológicas que vão surgindo ao longo o tempo. É muito mais complicado, por exemplo, implementar um novo sistema em um escritório contábil que não está acostumado com tecnologias mais recentes e avançadas.

Por outro lado, uma empresa que já tem o hábito de utilizar novidades tecnológicas tem mais facilidade para se adequar às novas exigências que usam a tecnologia. Além disso, muitas das obrigações que o seu escritório de contabilidade deve cumprir necessitam desse tipo de ferramenta para serem executadas.

Por que integrar com o QuickBooks?

O QuickBooks não é um sistema contábil tradicional. Ou seja, nele, você não será capaz de fazer lançamentos contábeis, emitir obrigações acessórias etc. Na verdade, trata-se de um sistema de gestão financeira, uma ferramenta que pode ser integrada ao seu software contábil.

Nesse sentido, você terá acesso a uma solução completa. Um sistema para realizar todas as obrigações contábeis que precisam ser cumpridas e outro que trabalha de forma totalmente integrada — servindo para facilitar a sua rotina contábil e os serviços dos seus clientes. Com essas soluções, você deixará de ser um simples emissor de obrigações para se tornar um contador consultivo e estratégico. Assim, essa tecnologia também pode ser um grande diferencial competitivo a ser agregado no negócio.

Concluímos que utilizar um sistema ERP na empresa de contabilidade contribuirá diretamente com o seu crescimento. Ao utilizar esse tipo de tecnologia, o contador terá mais tempo para se dedicar ao atendimento de seus clientes e na oferta de diferenciais competitivos para eles.

Se quiser saber mais sobre esse tipo de sistema ERP, entre em contato conosco. Um de nossos especialistas vai mostrar a você nossas maiores funcionalidades e diferenciais!

 

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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