Como fazer controle de estoque de maneira efetiva? Veja dicas

A administração de estoque é uma atividade fundamental para qualquer pequena ou média empresa (PME). Quando isso é feito com eficiência, torna-se possível entender melhor a relação entre custos e entradas, o que significa ter mais previsibilidade do lucro mensal. Ainda assim, é natural que surjam algumas dúvidas. Afinal, você sabe como fazer controle de estoque de maneira realmente efetiva?

Não se preocupe, explicamos em detalhes para você. Neste artigo especial sobre o tema, abordaremos os pontos mais importantes dessa prática para mostrar por que ela é tão importante e como você pode executá-la, explicando de que maneira a tecnologia desempenha um papel importante no processo. Além disso, apresentaremos um caso real para ilustrar como essa gestão pode ser feita. Vamos lá!

Como fazer controle de estoque?

Fazer o controle de estoque significa gerir os materiais que a empresa utiliza no dia a dia, além das próprias mercadorias, que podem ser vendidas diretamente aos clientes.

As características específicas variam de acordo com cada empresa, considerando principalmente o setor do mercado no qual atua e os itens que armazena. Ainda assim, boa parte do processo é bem similar em qualquer organização.

Um controle de estoque básico deve conter o registro de tudo que entra e sai. O objetivo é dar visibilidade a algumas informações estratégicas para a empresa, a começar pela quantidade de cada item, para saber o momento certo de solicitar uma nova compra. Outra possibilidade é avaliar o desempenho de vendas dos produtos, a fim de entender o que sai mais e o que pode não ser tão interessante de ofertar.

O exemplo que trazemos aqui é o da Increasing — Instituto de Cuidados, Reabilitação e Assistência em Neuropelveologia e Ginecologia. Segundo Bruna Portes, Gerente Financeira da empresa, é fundamental contar com uma plataforma digital eficiente para obter sucesso no controle de estoque.

Em tempos de transformação digital, não há motivo para insistir no uso de planilhas ou ferramentas já obsoletas para monitorar algo tão essencial para a empresa. No caso da Increasing, o QuickBooks se tornou um aliado poderoso nesse processo: é nele que Bruna centraliza não só o controle de estoque, mas toda a gestão financeira da empresa.

Antes de entrarmos nos detalhes sobre como isso ocorre, é interessante observarmos os benefícios que adotar essa solução traz.

Quais são as vantagens de fazer um controle de estoque eficiente?

Um primeiro ponto que destacamos é a possibilidade de monitorar todo o fluxo de materiais que entram e saem da empresa. O chamado catálogo de reserva, ou inventário de estoque, é uma ferramenta insubstituível para quem quer garantir que o trabalho continue sendo feito normalmente. Entretanto, as vantagens vão muito além.

Ao aprender como fazer controle de estoque, você reduz falhas que colocam em risco as finanças da empresa. No exemplo da Increasing, que atua no setor de saúde, a ausência de itens como luvas e aventais é simplesmente impensável, já que nem as consultas mais básicas podem ser oferecidas sem esses materiais.

Isso deve ser prioridade para quem está gerenciando reservas, assim como a prevenção de perdas de mercadorias. Seja por uso incorreto, seja por um extravio ou mesmo um furto — algo que costuma ser uma grande preocupação para quem atua com logística —, contar com um material e não encontrá-lo é extremamente prejudicial para a saúde financeira do negócio.

Vale destacar, também, que a eficácia do controle de estoque ajuda a otimizar processos. No caso de PMEs em que o gestor acumula diversas funções, automatizar o cuidado com a informação por meio de uma plataforma digital libera tempo para que ele possa focar em outras questões que exigem atenção no seu dia a dia.

Como você verá a seguir, para a Increasing, isso significa ainda ter uma visibilidade maior do desempenho financeiro da empresa.

Como o QuickBooks pode ajudar na gestão de estoque?

Atuando na Increasing desde os primeiros meses de atividade da clínica, Bruna conta que o QuickBooks foi adotado inicialmente para automatizar a contabilidade da empresa.

Assim, a assessoria contábil, que utilizava o mesmo sistema, passou a poder gerenciar os documentos da Increasing de forma totalmente digital, ganhando tempo e deixando de lado o uso de grandes volumes de papel impresso.

Posteriormente, Bruna encontrou no QuickBooks uma ferramenta valiosa também para a gestão financeira, o que inclui o controle de estoque. Um dos diferenciais da plataforma é que ela é totalmente online — basta ter uma conexão com a internet para acessá-la e usar suas funcionalidades a qualquer hora, em qualquer lugar. Isso inclui:

• Importação de transações bancárias;
• Organização de despesas por categorias;
• Controle de pagamentos a fornecedores;
• Controle de fluxo de caixa;
• Geração de relatórios financeiros;
• Emissão de notas fiscais;
• Emissão de boletos;
• Visão detalhada do balanço patrimonial.

Bruna conta como a plataforma online impactou positivamente a empresa: “É muito mais vantajosa para mim, que preciso de uma visão geral dos negócios, principalmente com foco nas finanças”. Segundo ela, o uso de relatórios e gráficos para visualizar o lucro da empresa é um dos pontos altos do QuickBooks.

Controle de estoque conectado às finanças

O QuickBooks permite usar o controle de estoque de forma estratégica ao conectá-lo à gestão financeira como um todo. Bruna explica que faz isso ao “linkar” o inventário às receitas geradas diariamente na clínica: “Isso me dá uma noção de custo do procedimento muito mais ajustada e, assim, me ajuda com a precificação do produto”.

Quando um funcionário da Increasing cria uma fatura para detalhar os serviços e produtos vendidos, por exemplo, ele pode adicionar diretamente alguns kits configurados pela própria gestora. Ao fazer isso, o QuickBooks relaciona cada material utilizado, aponta o custo envolvido e o valor do lucro, além de dar baixa no estoque automaticamente após o lançamento da fatura.

“Eu sei quanto estou agregando de custo e quanto vou ter de lucro com essa receita, porque sei quanto de material vou usar”, pontua Bruna. Ela afirma ainda que o trabalho para realizar novos pedidos de compra também se torna muito mais fácil, pois a plataforma mostra especificamente os itens que precisam de reposição.

“Tenho a opção de ver o que tenho em baixa no estoque. Assim, se eu sei que são 27 itens, não preciso ficar olhando item por item para saber qual é qual e já sei o que preciso comprar”, conclui. É interessante destacar que o QuickBooks registra todas as faturas geradas de maneira organizada, para facilitar a consulta.

Como você pôde ver, o inventário se torna parte integral da gestão financeira. Então, agora que você já sabe como fazer controle de estoque e os benefícios de ter uma tecnologia simples e eficaz à disposição, coloque o QuickBooks para trabalhar a seu favor. Os resultados, como você viu aqui, são extremamente positivos!

Se gostou do post e quer entender melhor como o QuickBooks pode ser usado no contexto específico da sua empresa, entre em contato com um representante e tire suas dúvidas!