Big Data na contabilidade: entenda como pode ser utilizado

Se você é um contador atento às recentes transformações vivenciadas pela área contábil, já sabe que a adoção de sistemas contábeis completos é a chave para se destacar no mercado. De fato, ter uma infraestrutura informatizada ao dispor do seu negócio é fundamental para alcançar os resultados almejados. Mais do que isso, ela é primordial para dar vida ao uso do Big Data na contabilidade.

Muitos contadores ainda têm dúvidas sobre o assunto, sobretudo a respeito de como o Big Data pode, na prática, potencializar os resultados do seu escritório contábil. Por ora, já adiantamos que aqueles que decidem explorar o conceito a fundo e estudam sua aplicação adquirem uma considerável vantagem competitiva, pois começam a praticar a chamada contabilidade estratégica.

Ao longo deste artigo, você perceberá que aprender a gerir e a interpretar o volume de dados (registros) que sua empresa recebe constantemente é fundamental para agregar valor aos serviços oferecidos, entre outras vantagens.

Pronto para descobrir o quanto seu negócio tem a ganhar com o Big Data na contabilidade? Continue conosco na sequência!

O que é Big Data?

Para conseguir utilizar o Big Data na contabilidade de maneira satisfatória, é essencial que você saiba do que se trata essa expressão. De forma simplificada e em uma tradução direta para o português, podemos defini-la como um “enorme volume de dados”.

Indo um pouco além, o Big Data também recebe o nome de “megadados”, que dá uma dimensão mais aproximada ao conceito. Afinal, o termo abrange conjuntos de dados múltiplos, diversificados e extensos. Tudo isso ao ponto de inviabilizar o gerenciamento efetuado de modo manual. Por esse motivo, corresponde às metodologias empregadas pela área de Tecnologia da Informação (TI) com o intuito de aprimorar a coleta, a catalogação, o tratamento e o cruzamento dos dados em questão.

Quais são os fundamentos do Big Data?

Após uma definição prévia, você também precisa saber que o Big Data na contabilidade e em qualquer área está embasado em alguns pilares. Até o momento, existem autores que trabalham com cerca de 10 princípios, conhecidos como “Vs”.

Aqui, nós selecionamos os 5 “Vs” mais relevantes para nos aprofundarmos minimamente no assunto, mas sem perder o foco da proposta deste conteúdo. Os pontos abordados logo abaixo dão uma noção da origem do Big Data e contribuem para as próximas projeções relacionadas a esse fenômeno.

Volume

O volume está longe de ser a única característica do Big Data. De qualquer modo, ele é um de seus elementos centrais. Basta entender que quanto maior a dimensão do conjunto de dados a ser trabalhado, mais sofisticadas devem ser as ferramentas desenvolvidas para gerir as informações.

O volume também aparece em primeiro lugar devido à sua, podemos dizer, onipresença avassaladora no mundo digital. Cada vez melhores, os dispositivos móveis (notadamente os smartphones) são os grandes responsáveis por conectar milhões de pessoas ao redor do mundo.

Dada a mobilidade, os usuários enviam e recebem dados de redes sociais, além de acessarem sites, blogs e aplicativos o tempo todo e de qualquer lugar. Sim, para que tudo isso aconteça é necessário um requisito básico, como comentaremos no tópico a seguir.

Especialistas em Big Data de diferentes organizações estimam que, até 2025, se tudo der certo, o total de dados produzidos será em torno de 175 zetabytes. É o que diz o relatório Data Age 2025 da IDC Global DataSphere. Mais do que nunca precisaremos de soluções pautadas em IA (Tecnologia Artificial), especificamente em machine learning.

Velocidade

A intensificação do volume é proporcional à rapidez de conexão oferecida aos usuários espalhados ao redor do mundo. À medida que a qualidade e a velocidade das conexões móvel e de banda larga aumentam, o fluxo de dados segue o mesmo ritmo.

Do ponto de vista da análise, de uns anos para cá a computação em nuvem ganhou maior relevância para os processos de análises de grandes volumes de informações. Visto que os sistemas usados são executados na “nuvem”, isso abre espaço para a provável ampliação da demanda sem impactar o poder da rotina operacional de análise.

Variedade

Nem só de smartphones e laptops é feita a informática. Na verdade, as projeções relativas ao Big Data também consideram a variedade das fontes geradoras de novas informações. Repare que tal diversificação não se limita à origem, mas igualmente à distinção de suas características. Isso nos leva à subdivisão entre dois modelos de dados.

Dados estruturados

De modo resumido, esse tipo é caracterizado por conjuntos de informações que exibem um padrão próprio. Assim, fica mais fácil classificá-las e atualizá-las de maneira ordenada. Tome como exemplo um banco de dados com nomes próprios, faixas etárias, nomes de cidades, datas etc.

Dados não estruturados

Aqui, existe uma ausência de padronização (estrutura) do grupo de dados. Trata-se, por exemplo, dos comentários deixados em uma rede social ou blog. O mesmo se aplica a mensagens presentes em programas de apresentação de slides ou de edição de texto.

O aspecto que deve ser observado é a quantidade de “ruídos” (detalhes desnecessários para a posterior análise) contidos nesses tipos de elementos. Tal peculiaridade exige um procedimento de filtragem, o que no fim das contas dificulta todo o processo de tratamento dos dados.

Lembre-se de que existe uma finalidade para autilização do Big Data, conforme explicaremos mais abaixo. Fato é que, no caso dos dados não estruturados, são requeridas ferramentas com maior grau de exatidão.

Veracidade

Independentemente das nuances do conjunto de dados sob pesquisa, é imprescindível que as informações sejam confiáveis. Caso contrário, a empresa perde um tempo relevante em vez de extrair algum conteúdo precioso do objeto de estudo. Como mencionamos acima, os não estruturados são constituídos de “ruídos”, os quais exigem uma boa dose de abstração por parte das soluções que serão utilizadas para filtrá-los.

Desse modo, preocupar-se com a veracidade é importante para diminuir ao máximo a quantidade de traços que possam acarretar conclusões equivocadas. Quanto maior a concentração de inconsistência ou distorções, menos confiáveis os dados são.

Cabe também um adendo mais do que oportuno atrelado à veracidade dos dados pessoais: a proteção fornecida pela empresa encarregada de retê-los sob seus cuidados. Qualquer dúvida sobre o tema deve ser retirada mediante conhecimento da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Ao tomar todas as medidas previstas pela referida legislação, você não só evita o uso indevido ou vazamento de informações pessoais dos clientes, mas também assegura a integridade deles. Em outras palavras, é possível garantir uma barreira contra eventuais tentativas de adulteração. Logo, isso permite a qualidade esperada para os resultados decorrentes de eventuais utilizações dos mesmos dados.

Valor

Entre todas as outras, a maior consequência ocasionada pelo uso de dados ruins se reflete na inevitável perda de valor. Sempre vale ressaltar que uma empresa só consegue tirar proveito do Big Data quando ela passa a converter os registros em informações valiosas.

Para que esse final seja feliz, é necessário ter bons dados e soluções tecnológicas à disposição, mas só isso não basta. Por fim, falta ainda ter analistas capazes de extrair valor dos registros, com o propósito de atender às necessidades e expectativas do negócio.

Por que o uso de dados se tornou uma necessidade?

A partir do princípio de que dados são fontes de ótimas informações privilegiadas para o gestor de uma empresa, fica fácil chegar a algumas conclusões que merecem um tempo para reflexão.

Pense em qualquer grande deliberação que precise tomar em relação a determinado assunto, como a possibilidade de investir na expansão do negócio. Quanto mais detalhes relevantes vinculados à transação você tiver em mãos, maiores serão as chances de tomar a decisão mais acertada para a sua organização.

O raciocínio vale para qualquer cenário e independe da quantidade de informações. Com a ampliação desmedida de dados gerados dia após dia, percebeu-se que, se eles fossem bem garimpados, poderiam conceder pistas preponderantes sobre o que fazer em cada situação.

Tome como exemplo os períodos desafiadores da economia. Tenha a certeza de que atravessá-los seria bem mais simples se você pudesse pautar o caminho do negócio em análises acuradas, derivadas de diferentes conjuntos de dados. Em suma, o próprio planejamento estratégico da empresa ficaria próximo de ser impecável ano após ano.

Considere também um gestor que gerencie inúmeros processos em simultâneo. Como efetuar um mapeamento de cada um deles com máxima precisão? Por meio da coleta de dados específicos e posterior interpretação das informações reveladas.

Conheça os seus principais benefícios

Existem, é claro, diversos outros benefícios que ajudam a explicar por que a coleta e o tratamento adequado dos dados passaram a ser indispensáveis em uma gestão profissional, moderna e atualizada. Entre outras vantagens, o Big Data na contabilidade:

• Resume a atuação da concorrência de maneira objetiva;
• Diminui a probabilidade do risco natural e inerente à implantação de novos projetos;
• Fornece referências de valor para elaboração de estratégias mais efetivas de marketing digital para contabilidade;
• Favorece a segmentação dos clientes, algo fundamental para direcionar campanhas específicas;
• Indica alternativas claras que possam melhorar o nível de relacionamento com os clientes;
• Contribui para o aprimoramento dos próprios mecanismos de cibersegurança.

Como funciona o Big Data na contabilidade?

As empresas que atuam na área contábil lidam diariamente com um vasto volume de dados. Pense, por um instante, na imensa quantidade de registros que seu escritório recebe. Agora, considere os conjuntos associados a cada um dos seus clientes.

Sem uma avaliação precisa, esse mar de informação fica relegado ao esquecimento. Com o Big Data, você tem a oportunidade de agregar valor aos dados e se integrar de vez à contabilidade 4.0.

Acesso às informações em tempo real

Um dos grandes problemas que devem ser resolvidos pelo contador moderno é a necessidade de finalizar suas tarefas em tempo hábil reduzido. Quanto maior a quantidade de clientes e serviços executados, mais complicado se torna a missão de garantir o cumprimento dos prazos acordados.

Nesse sentido, a insistência no uso de métodos convencionais compromete a velocidade para finalização dos procedimentos. Afinal, o registro dos dados necessários costuma ser lento.

Em uma época cada vez mais guiada pela agilidade, sem qualquer perda da qualidade final dos serviços, é preciso dar um passo adiante. Ao adotar sistemas preparados para buscar os dados em tempo real, você adere à contabilidade digital e otimiza toda a rotina contábil. Isso não só evita riscos de atrasos na hora de seguir o calendário de obrigações, como também impacta a experiência do cliente.

Aprimoramento das análises

Em relação às análises do seu escritório contábil, o Big Data na contabilidade também faz toda a diferença por exibir projeções de receitas e despesas de modo minucioso. Soma-se a isso a contribuição referente à automatização das atividades vinculadas às finanças.

A respeito das etapas comuns das tarefas ligadas aos dados fiscais, o método de gestão de dados auxilia na redução do risco de fraude. Isso porque ele aumenta o grau de eficácia da avaliação dos códigos tributários.

Além disso, é graças ao Big Data que a elaboração do orçamento e o controle dos gastos se tornam mais precisos. Ainda vale a pena mencionar a colaboração associada à geração de relatórios de finanças aprimorados, o que facilita a concepção de modelos analíticos, com adição de um número maior de detalhes relevantes.

Auxílio no processo de tomada de decisão

Essenciais para aperfeiçoar as resoluções da empresa, os relatórios gerenciais também adquirem nova roupagem a partir do Big Data na contabilidade. Afinal, você passa a ter uma visão panorâmica e em diferentes aspectos da verdadeira situação do seu escritório.

Os dados coletados são capazes de, por exemplo, revelar qual é a saúde financeira do negócio. A partir daí, você reúne todos os elementos necessários para gerir o caixa da empresa no período vigente da melhor forma possível.

Basta a interpretação adequada para, inclusive, antecipar-se a problemas. Dessa forma, você ganha tempo para conceber soluções alternativas que realmente surtam o efeito desejado, caso sejam colocadas em prática. Assim, os obstáculos são contornados sem que o operacional da empresa seja comprometido.

Além disso, também é via Big Data na contabilidade que se obtém dicas sobre mudanças comportamentais dos clientes em curso. Isso permite que você possa reavaliar a eficiência dos métodos de fidelização atuais e considerar, a partir de características específicas, maneiras de customizar os serviços entregues às pessoas do seu público-alvo.

Quais tecnologias e ferramentas utilizar para adotar o Big Data na contabilidade?

Sim, a conquista dos benefícios que apresentamos há pouco depende da adoção de ferramentas apropriadas, ou seja, pensadas para o próprio Big Data na contabilidade. De modo geral, você pode buscar mecanismos prontos para:

• Automatizar pesquisas;
• Cruzar dados e gerar relatórios;
• Promover integração entre dados de diferentes setores;
• Estabelecer comparativos estatísticos.

Como o sistema financeiro QuickBooks pode ajudar nesse aspecto?

Ainda mais especificamente com relação ao uso de tecnologia na contabilidade, é preciso ter à mão um algo a mais: o sistema de gestão financeira QuickBooks . Com essa plataforma, o acesso aos documentos dos clientes é feito com tudo em um só lugar. Além disso, você pode analisar o fluxo de caixa e ajudar no controle de lucros. Sem falar da facilidade na hora de emitir relatórios financeiros, vitais para o direcionamento estratégico do negócio.

Por fim, o QuickBooks também amplia a chance de aumentar o ticket médio do seu escritório. Afinal, o sistema viabiliza a gestão financeira completa dos clientes, que começam a utilizar seu tempo para atividades mais voltadas ao core business, ou seja, às tarefas rentáveis de seus respectivos negócios. Com um sistema integrado, contadores, clientes e equipes também podem trabalhar juntos nos arquivos.

O setor contábil não para de evoluir. Por isso, cabe a você acompanhar o ritmo dos processos de variação em andamento para se antecipar a quaisquer novidades da tecnologia aplicada na contabilidade. Conte com a ajuda do QuickBooks para impulsionar e conferir maior fluidez ao Big Data na contabilidade do seu escritório.

Faça um teste gratuito do sistema de gestão financeira para contadores do QuickBook agora mesmo e se surpreenda com a melhoria da gestão do seu escritório contábil!