Regime de tributação: confira o guia completo sobre sua alteração

O regime de tributação é uma definição que pode ser vital para um negócio. Por meio dele, são atribuídas as bases de cálculo e alíquota dos tributos que a empresa deve pagar ao longo do ano. Acredite: é possível que um empresário acabe pagando mais impostos do que deveria por conta de erros nessa escolha.

Sendo assim, é algo que precisa ser feito com muito cuidado. Até porque alterar o regime de tributação não é tão simples. Pensando na importância desse assunto e no impacto que escolhas equivocadas causam na empresa, resolvemos escrever este conteúdo.

A seguir, mostraremos tudo sobre os regimes de tributação, como funciona a alteração e outros aspectos importantes sobre o assunto. Acompanhe!

O que é regime de tributação?

Regime de tributação, modalidade de tributação ou tipo tributário são sinônimos para o conceito que determina como acontecerá a cobrança de impostos e contribuições fiscais de uma empresa ao longo de um período anual.

Essa escolha é determinante para saber o montante de tributos que um negócio deve contribuir. Ele utiliza uma série de característica do negócio para estabelecer a carga tributária que incidirá sobre o empreendimento.

A legislação tributária dá liberdade ao empresário para selecionar o regime de tributação mais adequado para o seu empreendimento. No entanto, ela também estabelece alguns limites para essa escolha, definindo as atividades que podem se enquadrar em determinados tipos tributários e o faturamento que pode ser gerado em um período.

Quais são os principais regimes de tributação?

Agora que você entendeu o que é um regime de tributação, vamos mostrar quais são os tipos existentes na legislação fiscal brasileira. Continue lendo!

Lucro Real

A princípio, temos o Lucro Real. Toda empresa que é aberta no Brasil já está automaticamente enquadrada nesse regime. Ele também é conhecido como ordinário ou padrão. Desse modo, se o empresário não fizer a opção por outra modalidade, a Receita Federal e os demais órgãos de fiscalização entendem que ele optou pelo Lucro Real.

Para que você entenda a diferença dessa modalidade para as demais é importante entender a diferença principal entre elas. Os impostos mais afetados, nesse caso, são os que incidem sobre o lucro da empresa, como:

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

No Lucro Real, esses tributos têm as suas alíquotas — que são 15% e 9%, respectivamente — aplicadas sobre uma base de cálculo que é apurada da seguinte forma: faturamento – gastos (despesas e receitas).

Desse modo, os percentuais desses tributos são aplicados sobre o lucro bruto da empresa. Inclusive, daí vem a referência da sua nomenclatura: ele recebe esse nome porque os dois tributos incidentes sobre a renda recaem no “lucro real” da empresa.

Além desses, existem outros elementos que compõem a carga tributária de um empreendimento que optou por esse regime. São eles:

• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
• Imposto Sobre Serviços (ISS);
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) para as empresas que comercializam produtos ou trabalham com industrialização.

Nesse regime, PIS e COFINS têm alíquotas um pouco maiores que em outras modalidades, sendo 3% e 7,6%, respectivamente. Ele também é conhecido por ter o maior número de obrigações acessórias de todos os regimes tributários. Portanto, as empresas que se enquadram nele devem enviar mais informações aos órgãos de fiscalização.

Diante disso, você deve se perguntar: “se ele é tão complexo e tem alíquotas maiores de alguns tributos, por que algum empresário optaria por esse regime?”. A resposta está na margem de lucro. Empresas que têm uma lucratividade muito pequena podem se beneficiar muito dessa modalidade.

Logo, essa definição deve ser feita com muita cautela e com a presença indispensável de um bom e experiente contador. Além disso, o empresário que opta por esse regime precisa ficar de olho na retenção de impostos na nota fiscal e nos créditos tributários, pois eles podem impactar positivamente a apuração dos seus tributos.

Lucro Presumido

No caso do Lucro Presumido, temos duas diferenças pontuais que distinguem este regime em relação ao anterior. Nele, não é necessário apurar o lucro para extrair a base de cálculo que servirá para apurar o IRPJ e a CSLL. Ela é determinada pela própria Receita Federal, de acordo com a sua atividade.

Dessa forma, a legislação presume — daí entendemos o porquê do nome Lucro Presumido — que a sua lucratividade é de X% do valor do seu faturamento. Nesse caso, pouco importa para a Receita Federal se esse lucro é maior ou menor.

Por exemplo, para as prestadoras de serviços em geral, o chamado percentual de presunção é de 32%. Se a sua empresa faturar R$ 100 mil em um mês, a base de cálculo para o IRPJ e a CSLL será de R$ 32 mil (ou seja, 100.000,00 x 32%). Esse regime é interessante para as empresas que têm um lucro mais elevado, com baixo volume de despesas e custos.

A segunda diferença mais marcante é que nesse regime os percentuais de PIS e COFINS são menores, sendo de 0,65% e 3% respectivamente. Quanto às obrigações acessórias, não muda muita coisa: ambos têm quase o mesmo número de declarações a serem enviadas. Contudo, o Lucro Presumido tem alguns elementos pontuais que não precisam ser informados aos órgãos de tributação.

Simples Nacional

Finalmente, chegamos ao regime de tributação mais conhecido pela maioria dos empresários brasileiros: o Simples Nacional. O seu sucesso não é nenhum segredo, pois essa modalidade é bem simplificada e tem a carga tributária mais branda.

As empresas devem atender a alguns requisitos básicos para se enquadrarem nesse regime. Os principais são: ter um faturamento não superior a R$ 4,8 milhões em 12 meses e não ter em seu ato constitutivo alguma das atividades impeditivas para a inclusão nesse regime. Ele tem muita diferença se compararmos com os regimes que mencionamos nos tópicos anteriores. A primeira está na forma em que os tributos são pagos: não é preciso grandes trabalhos de apuração e guias separadas para cada um dos impostos ou das contribuições.

Todos eles são unificados em somente uma guia, chamada de Documento de Arrecadação do Simples, e o vencimento acontece sempre no mesmo dia. Nessa guia já se encontram todos os tributos devidos pela empresa. Além disso, as alíquotas tendem a ser menores que nos demais regimes e não existe um percentual fixo de tributação, visto que esse valor varia de acordo com o volume de faturamento que a sua empresa gerou nos últimos 12 meses. A Receita Federal, portanto, estabelece uma tabela para cada faixa de valores.

O empresário que pode e deseja optar pelo Simples Nacional também deve saber o que é regime de competência, sendo que essa é uma definição feita no início do ano e que tem impacto direto na forma como suas transações financeiras são registradas. Quanto às obrigações acessórias, elas também são muito reduzidas. Deve ser enviada a apuração mensal no próprio sistema do Simples Nacional, além de outro demonstrativo chamado de DEFIS, enviado anualmente.

Apesar da facilidade no cumprimento de obrigações, apuração e pagamento de tributos, todo esse trabalho deve ser feito pelo contador, afinal, por mais que seja um regime de tributação simples, ele demanda alguns cuidados. Por isso, o profissional de contabilidade precisa participar ativamente de todos os processos.

Microempreendedor Individual (MEI)

Antes de finalizar o tópico sobre o Simples Nacional, é importante dar uma breve atenção ao MEI, pois esse não é necessariamente um regime de tributação. Trata-se, então, de um tipo de empresa que tem ainda mais benefícios tributários, porém, conta com algumas limitações importantes.

Tecnicamente, o MEI está em uma modalidade ainda mais simplificada que o Simples Nacional. Inclusive, esse tipo tributário serve como base para a apuração e o envio de obrigações acessórias do Microempreendedor Individual.

Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP)

Outro detalhe que você deve atentar é não confundir os conceitos de regime de tributação com ME e EPP. Afinal, são elementos distintos e que comumente são confundidos pelos empresários. Essas duas siglas estão relacionadas ao porte de uma empresa. Logo, é possível ter um negócio do Lucro Presumido sendo enquadrado como EPP.

Existem empresários que fazem certa confusão, afirmando que: “minha empresa deixou de ser Simples Nacional ou MEI para se tornar ME ou EPP”. Essa afirmação está equivocada. Toda empresa, tanto as do Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido, podem se enquadrar como Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte. Essa definição está relacionada com o porte de um negócio — e não diretamente com o seu regime de tributação. Portanto, é importante não fazer essa confusão conceitual.

O que significa alterar o regime?

Pense na seguinte situação: você fez a seleção do regime tributário em conjunto ao seu contador. Em determinado momento, percebe que a sua empresa está pagamento um volume muito grande de impostos. Assim, você aciona o profissional de contabilidade e ele detecta que o tipo tributário selecionado está fazendo sua empresa pagar mais tributos que o devido. O que fazer nesse caso? É possível mudar essa definição?

A resposta para a pergunta é: sim. O regime tributário não é uma marca eterna cravada em sua empresa. Ele pode ser alterado assim que o contador e o empresário detectarem eventuais mudanças na estrutura financeira do negócio que estejam impactando o pagamento de impostos e contribuições.

Alterar o regime de tributação não significa apenas que aconteceu um erro na definição. Isso pode ocorrer por vários motivos. Por exemplo, sua empresa pode estar no Simples Nacional e ter ultrapassado o limite de R$ 4,8 milhões em 12 meses. Além disso, pode ocorrer um aumento repentino na lucratividade, deixando o Lucro Real inviável e fazendo a empresa optar pelo Lucro Presumido. Enfim, são vários os motivos que podem trazer a necessidade de mudança do regime de tributação.

Quando essa alteração é indicada?

A alteração de regime de tributação é bem-vinda sempre que ele for responsável pelo aumento na carga tributária da empresa. Não é raro encontrar empresas que sofrem com o alto pagamento de impostos ou contribuições — essa é uma realidade de muitos empresários.

O grande problema é que nem sempre eles conseguem perceber isso. A razão para que isso aconteça é a falta de conhecimento, ou seja, na maioria dos casos, o regime de tributação está inadequado e os gestores não conseguem perceber. Alguns podem se perguntar: “o contador não seria o responsável para verificar esse ponto?”.

Sim, porém, um escritório de contabilidade não consegue ficar atento a todos os pontos da tributação de uma empresa o tempo inteiro. Por isso, essa solicitação deve partir do empresário, ou seja, ele precisa entender bem o seu regime de tributação e solicitar ao seu contador uma revisão dessa definição. Assim, em conjunto, é possível simular cenários diferentes nos outros regimes e verificar em quais situações pode ser interessante fazer a mudança.

Por que pode ser necessário alterar o regime?

A alteração de regime de tributação pode ser necessária para abranger a possibilidade de lucratividade de um negócio. Os impostos, as taxas e as contribuições fiscais impactam severamente o lucro da empresa. Logo, o empresário deve buscar meios de obter uma carga tributária mais adequada ao seu empreendimento.

Esse trabalho faz parte do planejamento tributário. Ele também pode ser entendido como a elisão fiscal, que significa encontrar meios legais para, de certa forma, reduzir ou, pelo menos, adequar a carga tributária de uma empresa à sua realidade atual.

Quando é obrigatório fazer essa alteração?

Apesar de existir a possibilidade de alterar um regime de tributação para melhorar a lucratividade do negócio, existem casos em que essa mudança se torna obrigatória. Ela pode ocorrer por diversos motivos, como:

• Aumento no faturamento, fazendo com que a empresa ultrapasse os limites estabelecidos por alguns regimes;
• Inclusão de alguma atividade impeditiva no ato constitutivo da empresa;
• Não cumprimento de obrigações acessórias ou falta de recolhimento tributário para as empresas optantes pelo Simples Nacional.

Quando ocorre alguma dessas situações, a empresa pode ser obrigada a mudar o seu regime no próximo ano-calendário. Explicaremos melhor como isso funciona nos próximos tópicos.

Como funciona essa mudança?

A opção por um regime de tributação tem seus efeitos para todo o ano. Logo, existem duas situações nas quais a escolha pode ser feita. A primeira é no mês em que a empresa é constituída. Por exemplo, imagine que um negócio foi aberto no mês de maio de 2021.

Nesse mesmo período, ela deve optar pelo regime de tributação mais adequado. Essa opção terá validade até o mês de dezembro de 2021. No entanto, nos demais casos, a opção deve ocorrer sempre dentro do primeiro mês do ano, portanto, janeiro.

Como fazer a alteração de regime de tributação?

Vamos entender como essa alteração funciona iniciando pelo Simples Nacional. No dia 1 de janeiro, você já pode entrar no site da Receita Federal e fazer a opção. O sistema faz uma breve busca para verificar se existe algum fator impeditivo. Em alguns segundos a resposta é gerada pelo sistema. Se for aprovado, a empresa estará dentro do Simples Nacional. No ano seguinte, não é necessário refazer o procedimento. Para as empresas de outros regimes de tributação, a opção é feita quando o pagamento do primeiro DARF de tributos federais é efetuado.

Nesse documento consta o código de receita do regime de tributação escolhido. Com isso, a Receita Federal entende que o empresário deseja estar naquela modalidade durante o ano. No caso de mudança obrigatória dessa definição, tudo ocorre da mesma forma. Geralmente, mesmo que a empresa perca o direito de estar em um determinado regime de tributação dentro do ano, os efeitos se iniciam apenas no ano-calendário seguinte, respeitando as regras desse processo.

Existe prazo para a alteração de regime de tributação?

Sim! No caso do Simples Nacional, as empresas têm até o dia 31 de janeiro para manifestar a opção. Nos outros regimes, o prazo é a data de vencimento do tributo. Mesmo que ela ocorra apenas no mês de fevereiro, é importante saber que a apuração foi referente ao tributo do mês de janeiro.

Você precisa ter em mente que no decorrer do ano não será mais possível alterar o regime de tributação. Portanto, uma vez selecionado, ele só pode ser modificado em janeiro do ano seguinte. Por isso, é muito importante ter atenção na hora de fazer essa definição.

Como acertar na escolha do regime tributário ideal?

Para finalizar este conteúdo, mostraremos algumas dicas simples para acertar na definição do seu regime de tributação. Se você seguir esses passos, não haverá erros e sua empresa será colocada na modalidade mais adequada para a realidade atual. Confira!

Faça o controle das receitas, das despesas e dos custos

É essencial conhecer todos os seus custos e as suas despesas para definir o regime de tributação da empresa. Em alguns casos, será preciso apurar o lucro do negócio.

Você só conseguirá fazer isso se existir a informação sobre os seus gastos, que podem ser relacionados à administração do negócio ou aos custos existentes na prestação de serviços. Portanto, tudo deve ser devidamente registrado e contabilizado.

Além disso, é importante conhecer bem as suas receitas e fazer provisões acertadas para o futuro. Todos esses dados são essenciais para que o seu contador possa simular cenários com os regimes de tributação, visando encontrar o mais adequado.

Conte com o auxílio de um contador

Por falar no contador, não há como imaginar realizar esse processo sem a ajuda dele. Por mais que você conheça os regimes de tributação, saiba os principais detalhes e entenda como fazer a alteração, ainda existem muitos outros detalhes que podem passar despercebidos.

A contabilidade é uma ciência. Os contadores estão diariamente lidando com uma grandiosa diversidade de situações no dia a dia das empresas. Logo, eles conhecem bem as particularidades de cada regime de tributação e podem salvar sua empresa do prejuízo causado por uma escolha equivocada.

O principal papel da contabilidade é fornecer informações. Portanto, o seu contador reunirá todos os dados que você precisa saber sobre os regimes de tributação e o orientará sobre como tomar a decisão mais acertada para a realidade atual do seu negócio.

Utilize um bom software de gestão

A primeira dica que nós oferecemos para acertar em cheio na hora de selecionar o regime de tributação foi controlar receitas, despesas e custos. No entanto, algumas pessoas podem se perguntar como fazer isso. A resposta está na tecnologia.

Atualmente, existem sistemas capazes de realizar todo esse controle de forma simples, rápida e intuitiva. Assim, você pode cadastrar todas as entradas e saídas de recursos em seu sistema, emitir relatórios, fazer simulações e outras funções que auxiliarão — e muito — na definição do seu regime de tributação.

Existem dezenas de opções diferentes no mercado, entretanto, você precisa escolher aquela que oferece o maior número de funções dentro da mesma plataforma. Isso é essencial para que tenha o máximo de controle do seu negócio em um mesmo lugar.

Um exemplo é o QuickBooks, um sistema de gestão financeira completo feito para a sua empresa. Nele, você será capaz de emitir boletos para acompanhar suas notas fiscais de serviços, controlar estoque, receitas e despesas entre outras atividades.

Além disso, poderá emitir relatórios financeiros e de movimentação do fluxo de caixa. Esses documentos são essenciais para fornecerem informações sobre a lucratividade do negócio e outros dados que o seu contador precisará para entender as necessidades da sua empresa e orientá-lo quanto ao melhor regime de tributação a ser selecionado. Um bom sistema de gestão facilita o dia a dia da empresa como um todo. Ele é um grande aliado da gestão do negócio e da contabilidade, portanto, é imprescindível para a definição do regime de tributação.

Como você pôde perceber, acertar no regime de tributação é um processo que envolve diversos elementos. Por isso, é importante começar desde já a estudar sobre o assunto e, principalmente, acionar seu contador para verificar se o tipo tributário que vocês selecionaram está de acordo com a realidade do seu negócio.

Além disso, é imprescindível contar com o auxílio de um bom sistema de gestão para fazer esse processo. Portanto, entre em contato conosco e veja como podemos ajudar você nesse quesito!