Como fazer uma boa gestão financeira de projetos? Veja aqui!

Em tempos de crises econômicas e alta competitividade do mercado, saber como gerenciar os recursos disponíveis e controlar adequadamente as finanças são ações imprescindíveis para a sobrevivência e o sucesso de qualquer negócio. Pensando nisso, preparamos este conteúdo mostrando como fazer uma boa gestão financeira de projetos.

Não é fácil fazer estimativas adequadas já no planejamento e cumpri-las, tanto por falta de organização quanto pelas mudanças que podem ocorrer durante o período de execução. Continue lendo o artigo e descubra como evitar que isso aconteça no seu empreendimento!

O que significa fazer gestão financeira de projetos?

Antes de mais nada, é preciso compreender o conceito de um projeto, que nada mais é do que o esforço temporário empreendido dentro de um negócio, por um ou mais colaboradores definidos, para que, por exemplo, se crie um produto, serviço ou missão específica. O resultado desejado, em geral, é a melhora do desempenho ou elevação da margem de lucro.

Enquanto as operações são contínuas e repetitivas, os projetos são temporários e exclusivos, com início e fim bem delimitados, além de escopos e recursos determinados em prol do objetivo estabelecido. Também têm como característica o fato de serem singulares e terem o intuito de gerar valor e respeitar o orçamento proposto.

Nesse contexto, a gestão financeira de projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e estratégias para o monitoramento e o controle dos custos envolvidos, com estimativas de investimentos, identificação de riscos e ações voltadas para que o trabalho entregue valor sem estourar as despesas ou comprometer a qualidade.

Qual a importância dessa tarefa?

A gestão financeira de projetos pode parecer uma tarefa puramente burocrática, mas o fato é que ela tende a fazer toda a diferença e se tornar extremamente relevante para uma empresa. A seguir, vamos mostrar alguns exemplos de como esse tipo de estratégia pode ajudar no seu negócio. Acompanhe!

Levantamento de custos

Um dos pontos que mostram a importância e relevância de fazer uma boa gestão financeira de projetos é que ela possibilita o levantamento de custos de cada projeto.

Afinal, apesar de ser algo crucial para a saúde financeira do empreendimento, especialmente em longo prazo, esse é um dos maiores desafios dos gestores, tendo em vista que envolve um elevado número de dados e requer uma análise minuciosa, com estimativas muito bem embasadas.

Esta é uma atividade que vai se aprimorando com o tempo e o maior conhecimento das variáveis envolvidas, reduzindo as chances de o gestor ser pego de surpresa com fatores que não havia considerado antes e ajudando-o a encontrar maneiras de minimizar riscos e não exceder o orçamento.

Previsibilidade de gastos

Da mesma forma que uma boa gestão financeira de projetos possibilita o levantamento de custos de cada projeto, ela também proporciona uma melhor previsibilidade de gastos. Isso é muito relevante nos dias de hoje, nos quais a economia oscila bastante e as coisas podem mudar de repente, sem muitos indícios.

A gestão financeira de projetos permite que as previsões realizadas sejam mais certeiras, pois tem como prioridade incluir todos os aspectos de cada projeto, como a mão de obra utilizada, a eventual demanda de contratação de terceiros, os equipamentos necessários, os recursos e investimentos antevistos e assim por diante.

Avaliação de viabilidade

Um ponto muito importante que a empresa pode experimentar ao fazer uma boa gestão financeira de projetos é que tal estratégia ajuda a compreender e avaliar a viabilidade econômica do que está sendo proposto. Afinal, pouco adianta tentar algo extraordinário sem ter o orçamento e o escopo necessários para isso.

Com esse cuidado, você terá a certeza de que o negócio e seus colaboradores têm condições de executar o proposto, além de saber se o investimento trará o retorno necessário para a empresa. Vale lembrar que, dependendo do caso, mesmo um projeto que não seja altamente lucrativo pode ser estratégico e, assim, valer a pena.

Realinhamento de estratégias

Não é novidade para ninguém que existem diversos fatores que podem interferir no andamento dos seus projetos, sobretudo os de longo prazo, como já falamos. Nesse contexto, a gestão financeira pode ser extremamente valiosa, ajudando a fazer com que o orçamento seja acompanhado e revisado periodicamente.

Com o gerenciamento adequado, será possível avaliar etapas e saber se os prazos estão sendo cumpridos em sintonia com os recursos alocados para eles. Isso diminui, por exemplo, os riscos de definir um valor e depois perceber que ele foi estourado. Assim, as despesas podem ser revistas e corrigidas com antecedência, sempre que necessário.

Quando realizar a gestão financeira de projetos?

A resposta para esta pergunta varia de acordo com o tipo de empresa, o segmento do mercado no qual você atua e, logicamente, o tipo de projeto que você está implementando. A periodicidade, portanto, depende de uma série de fatores, que precisam ser considerados e avaliados pelos gestores, em conjunto com sua equipe.

No entanto, a gestão financeira de projetos deve ser feita sempre que possível, de forma constante e integrada à cultura organizacional. Já se foi o tempo em que as tomadas de decisão, sobretudo aquelas que influenciam diretamente o seu fluxo de caixa, podiam ser tomadas com base apenas no feeling, com pouco embasamento em dados e sem o domínio de informações relevantes.

Por que essa tarefa pode se tornar estratégica?

A gestão financeira de projetos pode se tornar estratégica justamente por proporcionar que uma empresa controle melhor os seus recursos e tenha mais elementos que contribuam para o sucesso nos desafios do dia a dia. Como dissemos, práticas intuitivas e os famosos “achismos” não combinam com quem busca a excelência no mercado.

Com uma boa gestão financeira de projetos, as decisões passarão a ser tomadas com maior embasamento em dados, e os projetos só serão iniciados depois de comprovarem não apenas a sua importância e o seu valor, mas também sua viabilidade do ponto de vista econômico, trazendo resultados mensurados e dentro de um prazo estabelecido.

Como fazer a gestão financeira de projetos na prática?

Se você chegou até aqui, é bem provável que já esteja muito bem familiarizado com o conceito de gestão financeira de projetos e, consequentemente, esteja pensando em como implementá-lo e colher seus benefícios em seu próprio empreendimento. Continue lendo e descubra como fazer isso na prática.

Estude o fluxo dos processos

O primeiro passo para fazer uma boa gestão financeira de projetos na prática é estudar e entender o fluxo dos processos. Por mais óbvio que isso possa parecer, muitos gestores pecam nesse quesito e conhecem a operação da empresa e o trabalho de suas equipes sem dominar os pormenores.

Por isso, você deve parar um pouco e fazer um diagnóstico financeiro, avaliando as atividades executadas, verificando se demandam insumos, quais produtos geram e assim por diante. É relevante conhecer as etapas individualmente, os mecanismos utilizados no processamento e as ferramentas que podem facilitar o trabalho, como um software de gestão.

Mapeie as entradas e saídas

Uma das dicas mais importantes para fazer a gestão financeira de projetos é o mapeamento de entradas e saídas. Para isso, você precisa organizar, por exemplo, quais são as contas a receber, com as devidas datas de vencimento, responsáveis, formas de pagamento e quaisquer outras informações relevantes.

Além disso, deve administrar as despesas, programando taxas de energia, água, internet, aluguel, folhas de pagamento, boletos de fornecedores e assim por diante. Tudo isso é necessário para que você tenha uma projeção em médio e longo prazos, precavendo-se contra eventuais inadimplências e possibilitando a realização de investimentos.

Tenha uma previsão de gastos

Ter uma previsão específica dos gastos também é uma tarefa crucial para fazer a gestão financeira de projetos na prática. Como dissemos no tópico anterior, ela inclui a administração de despesas, que deve ser feita de forma bem minuciosa, para que você possa estipular metas para diferentes categorias de objetivos organizacionais.

Pense, por exemplo, que você tem determinado valor em caixa e começa a adquirir insumos e pagar contas conforme elas surjam, sem nenhum planejamento e controle financeiro.

Não é difícil compreender que é muito provável que você acabe comprando itens a mais, não enxergue oportunidades e perca dinheiro. Uma boa gestão ajuda a impedir gastos desnecessários, que extrapolariam suas possibilidades.

Analise o retorno sobre investimento

Você já deve estar familiarizado com a sigla ROI, que advém das iniciais em inglês para retorno sobre investimento. Trata-se de uma métrica muito importante no mercado, que ajuda na priorização dos projetos, averiguando sua eficiência a partir de dados concretos e confiáveis, a fim de ponderar sobre o seu impacto na organização.

Com isso, a gerência somente pode permitir que algo seja executado se agregar valor efetivo ao negócio. O ROI em projetos também não deixa de estar atrelado ao orçamento, tendo em vista que, por mais retornos que ofereçam, eles precisam estar em consonância com a realidade econômica do empreendimento, não é mesmo?

Estipule uma reserva de emergência

Um dos grandes benefícios da gestão financeira de projetos — e que pode fazer com que essa prática se torne realmente estratégica para a empresa — é que ela permite um controle econômico muito melhor, minimizando prejuízos e garantindo que os recursos sejam mais bem direcionados em prol do sucesso das operações e do negócio como um todo.

Uma das maneiras de garantir isso é por meio de uma reserva de emergência, cujo valor deve ir, quando possível, além do tradicional capital de giro. Afinal, se tudo der errado, de onde tirar dinheiro para manter o empreendimento em funcionamento? Uma boa reserva de emergência, portanto, é essencial para enfrentar períodos de crise e garantir a estabilidade necessária para assumir riscos com potencial de retorno interessante.

Quais dados podem ser extraídos?

São muitos os dados que podem ser extraídos de uma gestão financeira de projetos. Por meio desse tipo de estratégia, é possível medir a eficiência de uma ação, analisar informações que apresentem desperdícios, ter mais previsibilidade de resultados futuros e desenvolver procedimentos aperfeiçoados para eliminar ou reduzir falhas.

O gestor também será exposto às justificativas sobre se determinados investimentos compensam, bem como terá um monitoramento do progresso em relação ao planejamento inicial, recebendo o fechamento quando os objetivos forem ou não atingidos. Ou seja, é possível tornar a gestão orçamentária empresarial mais alinhada ao planejamento.

Outra informação importante é que a gestão financeira de projetos é uma estimativa dos seus custos, que contribuirão para orientar as resoluções em todo o encadeamento das atividades. Isso ajuda na reflexão e na análise, permitindo contar com mais parâmetros para tomar decisões efetivas e auxiliar no enfrentamento de imprevistos.

Quais ferramentas podem facilitar o processo?

Como você pôde ver, a gestão financeira de projetos envolve um número elevado de dados e informações, até para que ela possa oferecer todos os benefícios de que um empreendimento precisa para funcionar com o melhor grau de eficácia. Planilhas e arquivos eram a única opção há algum tempo, mas esse cenário não é mais o mesmo.

Nos dias de hoje, um bom sistema ou software de gestão financeira se tornou imprescindível para quem deseja ter sucesso em um mercado tão competitivo. Com diversas funcionalidades e facilidade na geração de relatórios, os gestores de qualquer negócio podem encontrar os elementos de que precisam para a tomada de decisões em tempo real e com poucos cliques.

Como o QuickBooks é utilizado nesse contexto?

O QuickBooks pode ser de grande valia para a gestão financeira de projetos de empresas, MEI, freelancers e profissionais autônomos. Trata-se de uma ferramenta que ajuda a centralizar todos os dados e informações relevantes, sem grandes complicações, pois sua interface é amigável e compreensível mesmo por quem não é um contador.

Além disso, oferecemos diversas opções de suporte, como tutoriais e artigos. Com nossa solução, você pode conectar a conta bancária institucional, importando transações e checando recebimentos e despesas realizadas. A ferramenta também ajuda na gestão de contas a receber, organiza gastos e emite relatórios financeiros, auxiliando no controle do fluxo de caixa.

Agora que você já sabe como fazer uma boa gestão financeira de projetos, quer aprender um pouco mais sobre o assunto? Então, confira nosso conteúdo sobre gestão financeira para pequenas empresas!