Suivi du kilométrage – Registre du kilométrage de l’ARC simplifié

Découvrez pourquoi il est important d’utiliser une application de suivi du kilométrage pour tous vos déplacements professionnels. Utilisez le suivi du kilométrage de QuickBooks pour faciliter la consignation de vos kilomètres auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Si vous utilisez votre véhicule pour gagner un revenu, l’Agence du revenu du Canada (ARC) vous permet de demander une déduction fiscale d’entreprise en fonction de votre kilométrage. Pour vous assurer de demander le bon montant, vous devez faire le suivi du nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles et professionnelles. Idéalement, vous devriez utiliser un journal de bord ou une application de suivi du kilométrage comme QuickBooks Self-Employed.

Téléchargez l’appli mobile afin de pouvoir suivre votre kilométrage pendant vos déplacements. UtilisantQuickBooks en lignesur votre téléphone vous permettra de faire automatiquement le suivi de vos kilomètres lorsque vous conduisez.

Qu’est-ce qu’un registre de kilométrage?

Aussi appelé journal de bord, le registre du kilométrage consigne tous vos déplacements professionnels. Chaque entrée doit détailler la date, le but du déplacement, la destination et la distance couverte. Vous devriez également noter la lecture de votre odomètre au début et à la fin de l’année.

Une fois que vous avez votre kilométrage total pour l’année et un journal de bord détaillant vos déplacements professionnels, vous pouvez facilement calculer le pourcentage d’utilisation de votre véhicule à des fins professionnelles.

Par exemple, disons que la lecture de l’odomètre était de 10 000 kilomètres au début de l’année et de 30 000 kilomètres à la fin de l’année. Vous avez parcouru 20 000 kilomètres au total. En additionnant tous les kilomètres parcourus dans votre journal de bord, vous découvrez que vous avez parcouru 8 000 kilomètres pour votre entreprise. Pour déterminer le pourcentage de temps pendant lequel vous avez utilisé votre véhicule aux fins de l’entreprise, divisez le kilométrage parcouru dans le cadre de l’entreprise par le kilométrage total. Dans cette situation, soit 8 000 divisé par 20 000, vous avez donc utilisé votre véhicule 40 % du temps pour vos affaires.

Vous pouvez ainsi déduire 40 % des dépenses liées au véhicule admissibles comme dépenses d’entreprise. Cela comprend les frais de permis et d’immatriculation, le carburant, l’assurance et les réparations. Si vous louez le véhicule, vous pouvez radier la totalité du coût de la location et, si vous avez un prêt sur le véhicule, vous pouvez radier les intérêts du prêt. Vous ne pouvez pas déduire vos paiements de capital, mais vous pouvez demander une déduction pour amortissement. Pour mieux comprendre le fonctionnement de ces déductions, disons que vous dépensez 1 000 $ pour de nouveaux pneus. Étant donné que vous utilisez votre voiture 40 % du temps pour vos activités professionnelles, vous pouvez demander une déduction pour frais d’entreprise de 400 $, soit 40 % du coût des pneus.

Conseil de pro : Automatisez la consignation de votre kilométrage à l’aide d’un logiciel de suivi du kilométrage automatique comme QuickBooks en ligne.

Qui doit utiliser un logiciel de suivi du kilométrage?

Toute personne qui utilise son véhicule à des fins professionnelles doit tenir un registre du kilométrage. Sans un registre du kilométrage, vous ne pouvez pas demander cette déduction. Bien que l’ARC compte le trajet de votre domicile au travail comme un voyage à des fins personnelles, vous pouvez déduire le kilométrage pour vous rendre à un congrès, aller à la rencontre de clients ou à tout autre déplacement pour vos affaires.

Vous pouvez demander la déduction pour le kilométrage si vous êtes travailleur autonome, ce qui signifie que cette déduction est offerte aux pigistes, aux entrepreneurs indépendants et aux propriétaires d’entreprises non constituées en société. Vous pouvez également la demander si vous êtes un associé d’une société de personnes. Dans ce cas, vous devez déclarer ces dépenses à la ligne 9943 (Autres montants déductibles de votre part du revenu net de la société de personnes) à la partie 6 du formulaire T2125 (État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale).

Toute personne qui dirige sa propre petite entreprise ou certains employés peuvent également demander la déduction du kilométrage et, par extension, doivent également tenir un journal de bord. Pour déduire le kilométrage en tant qu’employé, vous devez régulièrement travailler à l’extérieur du lieu d’affaires principal de votre employeur. Par exemple, si vous êtes un vendeur itinérant ou un journaliste, vous pourriez être en mesure de déduire des frais de kilométrage. De plus, pour être admissible à cette déduction, votre employeur doit vous demander de couvrir vos frais d’automobile.

Pour confirmer ceci, votre employeur doit remplir et signer le formulaire T2200 (Déclaration des conditions de travail). Si votre patron vous rembourse les frais d’automobile, vous ne pouvez pas déduire le kilométrage.

Qu’est-ce qui est considéré comme un kilométrage déductible au Canada?

Lorsqu’il s’agit de faire le suivi du kilométrage pour les entreprises, l’ARC vous permet de déduire le kilométrage comme faisant partie de vos dépenses d’entreprise. Comme nous l’avons mentionné plus tôt, il y a quelques règles à suivre pour déterminer ce qui est déductible. Voici quelques exemples de ce que l’ARC considère comme déductible :

• Déplacements entre les bureaux
• Visites et repas avec des clients
• Frais de représentation professionnels
• Déplacements pour voyages d’affaires
• Faire des commissions pour votre entreprise
• Se rendre en ville pour acheter des fournitures de bureau

Comment tenir un registre du kilométrage

Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise ou travailleur autonome, vous pouvez tenir un journal de bord en notant tous les renseignements pertinents dans un carnet de notes ou en les enregistrant dans un fichier de traitement de texte, mais il est plus facile d’utiliser une application de suivi du kilométrage pour simplifier processus de tenue de livres.

N’oubliez pas que l’ARC exige que vous conserviez tous les documents commerciaux pendant au moins six ans, et que cette règle s’applique également aux journaux de bord ou aux données des applications de suivi du kilométrage. Si vous faites l’objet d’un audit, ces détails peuvent être essentiels.

La documentation nécessaire pour faire le suivi du kilométrage comprend :

• Votre kilométrage d’affaires, de transport quotidien et personnel
• Le motif commercial lié à la déduction
• Le kilométrage (le nombre de kilomètres) pour chaque déplacement déductible
• Les dates de vos déplacements déductibles, le lieu de départ et la destination

Afin de faciliter le suivi du kilométrage pour les propriétaires de petites entreprises, l’ARC offre également un système simplifié. Avec ce système, vous devez faire le suivi de chaque kilomètre parcouru pour le travail durant la première année où vous utilisez le véhicule à des fins professionnelles. C’est votre année de base. Vous devez également être en mesure de montrer le pourcentage d’utilisation du véhicule à des fins commerciales au cours de chaque trimestre de l’année.

Pour la deuxième année, vous devez faire le suivi de votre kilométrage sur une période type de trois mois. Pour simplifier le processus, pensez à le faire au cours des trois premiers mois de l’année d’imposition. Au cours de cette période, faites le suivi de votre kilométrage total ainsi que du kilométrage que vous faites pour votre entreprise. Ensuite, calculez le pourcentage d’utilisation de votre véhicule pour le travail, et comparez ce chiffre au pourcentage d’utilisation du véhicule pour le travail durant l’année de base.

Par exemple, disons que vous avez utilisé le véhicule pour le travail 40 % du temps au cours de l’année de base. Durant chaque trimestre, votre utilisation commerciale était comme suit : 33 %, 45 %, 47 % et 35 %. Durant les trois premiers mois de la deuxième année, vous avez parcouru 8 000 kilomètres au total et 4 000 à des fins commerciales. Cela signifie que vous utilisez votre véhicule 50 % du temps à des fins professionnelles. À ce point, vous devez intégrer ces nombres dans l’équation suivante :

• (Pourcentage de la période de l’année d’exemple/Pourcentage de la période de l’année de base) x Pourcentage annuel de l’année de base = Calculer l’utilisation annuelle aux fins de l’entreprise

Comme vous avez utilisé le premier trimestre de l’année comme période d’année d’exemple, vous devez aussi utiliser le premier trimestre de l’année précédente comme période d’année de base. En conséquence, l’équation devient (50 %/33 %) x 40 % = 61 %.

Une fois que vous avez obtenu ce nombre, comparez-le au pourcentage de votre année de base. Si le nombre est à moins de 10 points, vous pouvez utiliser ce chiffre comme pourcentage annuel. Dans cette situation, vous avez utilisé le véhicule 40 % du temps pour vos activités professionnelles pendant l’année de base et vous avez calculé 61 % comme pourcentage d’utilisation annuelle potentielle.

Comme ce nombre est à plus de 10 points de votre pourcentage pour l’année de base, vous ne pouvez pas utiliser le système simplifié. Vous devez faire le suivi manuellement des chiffres pour le reste de l’année. Mais il y a une bonne nouvelle : vous pouvez utiliser votre deuxième année comme année de base et essayer de passer au système simplifié au cours de votre troisième année d’entreprise.

En revanche, si vous avez effectué tous les calculs ci-dessus et que votre nombre est compris entre 30 % et 50 %, ou 10 points de moins et 10 points de plus que le pourcentage que vous avez utilisé dans votre année de base, vous pouvez utiliser le système simplifié.

Si vous êtes admissible à utiliser le système simplifié, vous n’avez qu’à tenir un journal de bord détaillé pour le trimestre type, comme expliqué ci-dessus. Ensuite, vous n’avez qu’à multiplier vos frais de véhicule admissibles par le pourcentage simplifié. Par exemple, si vous utilisez 45 % comme pourcentage simplifié, vous multipliez vos dépenses par 45 %.

Apprenez à documenter vos dépenses avec exactitude en lisant notre guide des dépenses,

Il y a une application de suivi du kilométrage!

Avec l’application QuickBooks, vous pouvez facilement faire le suivi du kilométrage et vous débarrasser de vos gros livres de comptes et être prêt pour la période des impôts. Suivez automatiquement le kilométrage à l’aide du système GPS de votre téléphone, et catégorisez vos déplacements facilement. L’application de suivi du kilométrage pour travailleur autonome vous aidera également à faire le suivi des dépenses supplémentaires liées au transport, comme les déplacements avec Uber et Lyft ou les billets d’avion.

Les avantages d’utiliser une application de suivi du kilométrage

• Le suivi automatique par GPS permet d’économiser la batterie
• Organiser les dépenses
• Gain de temps
• Précision
• Possibilité d’ajouter des déplacements manuels
• Stockage sécuritaire des données dans le « nuage »

L’enregistrement du kilométrage de votre véhicule vous aide à demander des déductions fiscales et à séparer vos déplacements professionnels de vos déplacements personnels. Cela est utile lors d’une vérification et vous aide à déterminer combien d’argent vous avez dépensé en frais de déplacement professionnels. Téléchargez l’application QuickBooks dès maintenant pour automatiser le suivi de votre kilométrage tout en économisant du temps et en améliorant la précision.

Êtes-vous propriétaire d’une petite entreprise qui cherche des moyens d’automatiser vos processus, tels que la facturation et la gestion des factures? 5,6 millions de clients utilisent QuickBooks. Commencez à suivre votre kilométrage dès aujourd’hui!