En quoi consistent les comptes clients?

En tant que propriétaire de petite entreprise ou entrepreneur indépendant, vous savez qu’il y a toujours beaucoup de choses à apprendre. Du marketing au service à la clientèle en passant par la comptabilité, vous devez porter plusieurs chapeaux. De plus, vous entendez souvent de nouveaux termes, comme « comptes clients ».

Les comptes clients représentent l’argent que vos clients vous doivent pour des produits ou des services qu’ils ont achetés à crédit.

Cet article explique le fonctionnement des comptes clients et les mesures que vous pouvez prendre pour mettre en place ou améliorer votre processus de comptes clients.

En quoi consistent les comptes clients?

Vous pouvez considérer les comptes clients comme une liste indiquant combien d’argent chacun de vos clients vous doit pour des produits ou des services. Une facture est considérée comme un compte client jusqu’à ce qu’elle soit payée. La gestion de vos comptes clients vous aide à savoir combien d’argent vous pouvez vous attendre à recevoir au cours d’une période donnée et vous permet de faire le suivi des paiements.

Bon nombre de grandes entreprises disposent d’un service complet de comptes clients responsable de la facturation. Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous pouvez le faire vous-même à l’aide d’une feuille de calcul ou d’un logiciel comptable.

Les comptes clients sont-ils considérés comme des actifs?

Les comptes clients sont répertoriés comme un actif sur votre bilan, car ce sont des fonds que votre entreprise recevra dans l’avenir. Une fois la facture payée, elle n’est plus considérée comme un actif. Si une facture n’est jamais payée, vous pouvez la déclarer comme déduction à titre de créance irrécouvrable.

Qu’est-ce qu’une créance irrécouvrable?

Une créance irrécouvrable est une dette qui vous est due, mais qui n’est pas payée, malgré les efforts déployés pour la recouvrer. Selon l’Agence du revenu du Canada, vous pouvez généralement déduire une créance irrécouvrable de votre revenu déclaré si vous respectez les conditions suivantes :

• Vous déterminez qu’un compte client est une créance irrécouvrable au cours de l’année.
• Vous avez déjà inclus le compte client dans vos revenus.

Quelle est l’incidence des comptes clients sur votre entreprise?

Votre entreprise a besoin d’argent pour fonctionner et croître. Sans rentrée d’argent, il serait difficile de payer vos factures et vos employés. Voilà pourquoi il est si important d’avoir un processus bien établi pour les comptes clients afin de rester au courant de ce que vos clients vous doivent.

Comment créer des modalités de paiement pour les comptes clients?

Pour vous aider à gérer vos comptes clients et à éviter une accumulation de factures impayées, il est utile de créer des modalités de paiement claires concernant les dates limites et les pénalités applicables aux factures en souffrance. Lorsque vous créez des modalités de paiement, tenez compte des questions suivantes :

• Quand voulez-vous recevoir vos paiements? Fixez une date limite pour recevoir un paiement. La modalité de paiement la plus courante est « Net dans 30 jours », ce qui signifie que votre client doit vous payer la totalité de la facture dans les 30 jours suivant sa réception. Les grandes entreprises ont souvent des échéances de paiement « Net dans 60 jours » ou « Net dans 90 jours », mais vous devez tenir compte de la rapidité à laquelle votre entreprise a besoin de flux de trésorerie.
• Voulez-vous offrir des rabais pour paiements rapides? Pour améliorer les flux de trésorerie de votre entreprise, vous pouvez encourager vos clients à payer leurs factures à l’avance en leur offrant un rabais pour paiement rapide. Par exemple, vous pouvez offrir un rabais de 5 % aux clients s’ils paient dans les 15 jours.
• Quelles sont les pénalités pour paiements tardifs? Déterminez si vous voulez inclure des frais de retard de paiement raisonnables pour les factures en souffrance. L’objectif est d’encourager les clients à payer à temps pour éviter les frais de retard. Pour maintenir une bonne relation avec vos clients, vous pouvez communiquer avec eux et leur envoyer un rappel avant d’exiger des frais de retard.

Conseils pour améliorer votre processus de comptes clients

• Envoyez vos factures en temps opportun.
• Passez régulièrement en revue vos comptes clients.
• Faites le suivi des factures impayées.
• Envisagez d’offrir des rabais pour les paiements anticipés.
• Utilisez un programme de comptabilité et de facturation pour envoyer les factures, en faire le suivi et accepter les paiements en ligne.

Exemple de compte client

La tenue des livres de votre entreprise peut nécessiter la comptabilisation de dizaines d’opérations liées aux comptes clients chaque semaine. Vous devez suivre un processus clairement défini afin d’assurer l’exactitude de vos données comptables.

Voici un exemple de compte client : Vous gérez une entreprise de services d’entretien d’arbres et vous facturez à votre client, Étienne Beaulieu, 500 $ pour l’abattage d’un arbre le 25 mars. Le client ne paie pas immédiatement. Voici l’écriture de journal pour enregistrer la vente dans le grand livre général :

(Pour enregistrer les revenus de l’abattage de l’arbre et augmenter les comptes clients)

Les comptes clients et les revenus augmentent.

Étienne Beaulieu paie la facture le 6 avril, et votre entreprise de services d’entretien d’arbres inscrit cette écriture de journal :

(Pour soustraire le solde des comptes clients et enregistrer le paiement.)

Vous recevez l’argent en avril, mais le revenu a été correctement comptabilisé en mars. L’utilisation des comptes clients permet de comptabiliser les revenus au cours du mois où vous les avez gagnés, et de faire la tenue de vos documents comptables conformément à la méthode de comptabilité d’exercice.

La liquidité désigne la capacité à générer des actifs à court terme suffisants pour payer les passifs à court terme, comme les comptes fournisseurs et les salaires. Si vous ne pouvez pas générer suffisamment d’actifs à court terme, il vous faudra peut-être emprunter de l’argent pour financer les activités de votre entreprise.