Comment automatiser l’importation et le suivi des dépenses pour maximiser votre productivité

La saisie manuelle des dépenses d’entreprise et d’autres données dans votre logiciel comptable peut être extrêmement chronophage et entraîne toujours un risque de saisir le mauvais nombre, d’oublier une virgule ou d’insérer d’autres petites erreurs.

Heureusement, vous pouvez gagner beaucoup de temps et éliminer ces risques en automatisant l’importation des dépenses et d’autres données de votre entreprise directement dans QuickBooks en ligne. Le processus varie légèrement en fonction des données que vous voulez importer dans votre logiciel comptable.

Historique de vos relevés de compte bancaire ou de carte de crédit

Il se peut que vous deviez téléverser de vieilles opérations de carte de crédit ou de votre compte bancaire dans QuickBooks. Par exemple, si vous commencez à utiliser QuickBooks au milieu d’une période comptable, vous devez téléverser vos vieilles dépenses dans le logiciel. Dans le même ordre d’idées, si vous commencez à utiliser QuickBooks et que vous voulez téléverser les dépenses d’entreprise en démarrage que vous avez engagées au début de l’exploitation de votre entreprise, vous aurez aussi à téléverser vos vieux relevés.

Il se peut aussi que vous vouliez téléverser vos anciens relevés de compte bancaire ou de carte de crédit des années d’imposition précédentes pour pouvoir générer des rapports de comparaison des dépenses ou des profits d’une année à l’autre.

Peu importe la raison qui vous pousse à vouloir importer des dépenses de vos comptes, sachez qu’il est possible de connecter QuickBooks à votre compte bancaire ou de carte de crédit pour télécharger automatiquement les opérations des 90 derniers jours. Toutefois, si vous voulez importer des opérations ou des détails d’une autre période, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Inscrivez-vous pour avoir accès en ligne à votre compte bancaire ou de carte de crédit.
2. Ouvrez une session dans votre compte en ligne.
3. Demandez à télécharger l’historique de vos opérations dans un fichier au format CSV (valeurs séparées par des virgules).
4. Définissez la période visée.
5. Personnalisez le rapport. Chez certains fournisseurs de carte de crédit, certains champs configurés par défaut ne peuvent pas être modifiés, mais il est possible d’ajouter des champs supplémentaires.
6. Enregistrez le fichier CSV sur votre ordinateur.
7. Ouvrez QuickBooks.
8. Allez à Opérations, puis sélectionnez Banque.
9. Sélectionnez Téléverser des opérations. 
10. Naviguez jusqu’au fichier CSV que vous venez d’enregistrer à partir de votre compte bancaire ou de carte de crédit.
11. Glissez-déplacez le fichier ou sélectionnez-le pour téléverser manuellement vos opérations, puis sélectionnez Continuer.
12. Si vous avez déjà configuré ce compte bancaire ou ce compte de carte de crédit dans QuickBooks, sélectionnez-le dans le menu déroulant, puis sélectionnez Continuer.
13. Si vous n’avez pas encore configuré le compte, sélectionnez plutôt Ajouter, puis ajoutez votre compte.
14. Veillez à ce que les colonnes du fichier CSV que vous importez correspondent aux champs configurés dans QuickBooks.
15. Sélectionnez Continuer lorsque vous avez terminé.
16. Examinez les opérations importées et décidez si vous voulez les accepter.
17. Sélectionnez Continuer une fois que vous avez sélectionné les opérations que vous voulez importer.
18. Répétez les étapes précédentes si vous devez téléverser d’autres fichiers.

QuickBooks prend en charge les fichiers d’une taille maximale de 350 ko. Si le fichier que vous obtenez de votre fournisseur de carte de crédit est trop volumineux, essayez de réduire la période couverte par le relevé, puis téléversez plusieurs fichiers plutôt qu’un seul. Gardez aussi en tête que, si l’opération la plus ancienne de votre fichier a été effectuée à une date antérieure à celle de votre solde d’ouverture dans l’historique de votre compte QuickBooks, le logiciel modifiera automatiquement la date et le solde d’ouverture dans QuickBooks.

Pour continuer à téléverser des opérations dans votre logiciel comptable infonuagique, assurez-vous que votre compte bancaire ou de carte de crédit est connecté à QuickBooks. Ainsi, vos opérations seront synchronisées automatiquement par la suite.

Reçus de dépenses en déplacement

Les personnes qui exploitent une entreprise engagent souvent bon nombre de petites dépenses pendant leurs déplacements. Cela peut être pour acheter des fournitures de bureau de manière spontanée, pour inviter un client à prendre un café, ou pour toutes sortes d’autres dépenses petites et grandes. Si vous payez avec de l’argent comptant ou que vous utilisez un compte qui n’est pas connecté à votre logiciel QuickBooks, vous avez besoin d’outils pour consigner vos dépenses en déplacement.

Des applications comme IQBoxy et Nexiona Expenses peuvent vous aider à le faire. Vous ou l’un de vos employés autorisés n’avez qu’à photographier un reçu pour que ces applications téléversent les renseignements dans votre logiciel comptable QuickBooks. Vous pouvez aussi photographier vos reçus et les téléverser automatiquement à l’aide de l’application QuickBooks.

Même si une dépense est petite, vous devez en faire le suivi. Au fil du temps, les dépenses s’accumulent et, si vous n’en faites pas le suivi, vous courrez le risque de manquer des déductions importantes. Vous compromettez aussi l’exactitude de vos documents comptables. Si vous générez des états des résultats ou des états des flux de trésorerie, par exemple, vos livres de comptes n’auront pas les détails ni l’exactitude nécessaires.

Bien sûr, vous pouvez toujours conserver vos reçus pour les téléverser plus tard, mais cette stratégie vous prendra beaucoup plus de temps. Si vous téléversez les reçus instantanément, vous n’aurez pas à y penser plus tard. Une fois que vous aurez pris l’habitude de photographier vos reçus, vous pourrez avoir l’esprit tranquille et n’oublier aucune dépense.

Dépenses en espèces

Lorsqu’on a affaire à des renseignements numériques, la synchronisation des données est un processus relativement simple, mais qu’en est-il des dépenses en espèces? Si vous payez en espèces et que vous obtenez un reçu, vous pourrez facilement consigner l’opération à l’aide de l’une des applications mentionnées ci-dessus. Dans d’autres situations, vous pouvez consigner l’opération manuellement en procédant comme suit :

1. Touchez le signe plus dans le haut de l’écran.
2. Repérez la section Fournisseurs.
3. Sélectionnez Dépense.
4. Choisissez un bénéficiaire dans la liste déroulante.
5. Choisissez le Compte de caisse ou une autre catégorie de dépenses dans la liste déroulante.
6. Saisissez la date d’achat.
7. Indiquez que le mode de paiement est Espèces.
8. Saisissez une description et le montant de l’achat.
9. Précisez toute taxe de vente payée.
10. Enregistrez, puis recommencez ces étapes pour vos autres opérations.

Rappelez-vous qu’en cas de vérification, l’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec peuvent demander à voir les pièces justificatives à l’appui de vos dépenses en espèces. Si vous avez des reçus, des factures ou tout autre document manuscrit, vous devriez les conserver, en plus de vos documents comptables numériques. L’ARC et Revenu Québec demandent aux petites entreprises de conserver leurs documents durant au moins six ans.

Noms des clients et des fournisseurs

Votre logiciel comptable vous aide à faire le suivi des nombres, mais, dans plusieurs cas, vous devez associer ces nombres à d’autres détails liés à vos clients ou à vos fournisseurs. Par exemple, vous pourriez utiliser les détails sur les fournisseurs pour indiquer les entreprises auxquelles vous versez des paiements.

De la même manière, si vous envoyez une facture à un client ou que vous produisez un reçu pour un client, vous voudrez probablement inscrire des détails à son sujet. Heureusement, QuickBooks vous permet d’importer automatiquement les renseignements afin que vous n’ayez pas à passer des heures à saisir le nom de clients et de fournisseurs.

Vous pouvez importer ces détails directement à partir d’une feuille de calcul Excel. Vous pouvez aussi enregistrer une liste de contacts à partir de programmes de messagerie électronique comme Outlook ou Gmail sur votre ordinateur, puis convertir ces renseignements en un fichier Excel pour les importer dans QuickBooks.

Pour importer une liste de clients, de fournisseurs ou même d’employés à partir d’Outlook, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Sélectionnez Fichier.
2. Choisissez Ouvrir et exporter.
3. Sélectionnez Importer/Exporter pour ouvrir l’assistant Importation et exportation.
4. Sélectionnez Exporter des données vers un fichier.
5. Choisissez « CSV » comme format de fichier.
6. Repérez le dossier où se trouvent les informations sur votre client, votre fournisseur ou votre employé.
7. Gardez en tête que vous devez importer chacune de ces catégories séparément.
8. Suivez les instructions à l’écran pour enregistrer le fichier.
9. Enregistrez le fichier sur votre bureau de manière à le trouver facilement. Autrement, veillez à vous rappeler de l’emplacement où vous enregistrez le fichier sur votre ordinateur.

Si vous voulez exporter des contacts à partir de Gmail, le processus est similaire. D’abord, vous devez naviguer jusqu’à vos contacts. Dans la version traditionnelle de Gmail, cliquez sur Gmail dans la partie supérieure gauche de la page. Choisissez ensuite Contacts parmi les options du petit menu déroulant qui s’affiche.

Vous pouvez trouver l’option Contacts en touchant l’icône d’applications dans la partie supérieure gauche de la page. L’icône des applications est composée de neuf petits carrés et se trouve à côté de l’icône de petite cloche qui vous permet de recevoir des alertes. Lorsque vous avez sélectionné vos contacts, suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur Plus.
2. Sélectionnez Exporter.
3. Choisissez Outlook CSV, puis cliquez sur Exporter.
4. Veillez à enregistrer le fichier à un emplacement où vous pourrez le retrouver facilement sur votre ordinateur.

Vous pouvez ouvrir le fichier CSV de vos contacts ainsi enregistré à l’aide d’Excel. Vérifiez que les fichiers que vous avez téléchargés contiennent les champs suivants dans la première ligne de chacune des colonnes suivantes :

• A : Nom complet
• B : Entreprise
• C : Courriel
• D : Téléphone
• E : Numéro de cellulaire
• F : Télécopieur
• G : Site Web
• H : Rue
• I : Ville
• J : État
• K : Code postal
• L : Pays
• M : Solde d’ouverture
• N : Date du solde d’ouverture
• O : Numéro d’entreprise

Il se peut que vous deviez supprimer, ajouter ou déplacer des colonnes de votre fichier CSV pour obtenir ce résultat. S’il vous manque certains de ces renseignements, vous n’avez qu’à laisser la colonne en question vide. Par exemple, même si un client n’a pas de numéro de télécopieur, votre colonne F doit s’appeler « Télécopieur » dans la première ligne de votre feuille de calcul, mais vous pouvez laisser ce champ libre vis-à-vis ce contact. Les champs Solde d’ouverture et Date du solde d’ouverture sont aussi facultatifs, mais veillez à conserver ces en-têtes de colonnes au sommet de votre feuille de calcul pour que l’importation soit réussie.

QuickBooks n’importe pas les champs, mais l’application les utilise à des fins de mappage. Cela signifie que ces champs indiquent à QuickBooks où vont les données qu’ils contiennent. Une fois la feuille bien configurée, enregistrez-la au format .xls ou .xlsx.

Vous pouvez finalement commencer à importer ces détails dans QuickBooks. Pour ce faire, touchez l’icône de roue dentée dans votre tableau de bord QuickBooks. Sélectionnez ensuite Importer des données, puis choisissez Clients ou Fournisseurs. Sélectionnez Parcourir puis, lorsque la liste de fichiers s’affiche, choisissez le fichier Excel que vous venez d’enregistrer. Sélectionnez Ouvrir, touchez Suivant, rajustez les données au besoin, puis touchez Importer.

Si toutes vos données ne sont pas transférées sans accrocs, retournez à votre fichier Excel. Revérifiez que les renseignements se trouvent dans le bon ordre. Supprimez toute espace ajoutée par erreur. Si possible, réduisez le nombre de caractères. Certains champs ont des restrictions quant au nombre de caractères accepté, mais la limite est généralement plutôt généreuse afin que vous n’ayez pas trop à vous en préoccuper.

Par exemple, les champs de la colonne Ville ont une limite de 255 caractères, mais la plupart des noms de villes la respectent facilement.

Vérifiez aussi le formatage du fichier. En règle générale, les noms ne peuvent pas contenir de point d’interrogation ni de deux-points. Les adresses courriel doivent contenir le symbole « @ » et un point, mais elles ne peuvent contenir aucune espace. Les sites Web doivent contenir une URL valide, ce qui signifie qu’ils doivent commencer par « http://www » ou un équivalent comme « https:// ». En général, ces exigences de formatage sont les seules que vous devez connaître.

Vous pouvez aussi importer des dossiers de clients directement de Gmail à QuickBooks sans avoir à faire de manipulation dans Excel. Toutefois, cela ne fonctionne qu’avec les dossiers de clients. Vous ne pouvez pas procéder ainsi pour importer des fournisseurs ou des dossiers de fournisseurs. Sachez aussi que cette technique ne permet pas d’ajouter les dossiers de manière permanente. Elle vous permet plutôt d’ajouter des détails à une facture.

Dans QuickBooks, créez une nouvelle facture. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez ajouter, puis choisissez Connecter votre compte Gmail. Sélectionnez Autoriser, puis terminez la facture comme d’habitude.

Stocks

Vous pouvez importer des comptes de stocks dans QuickBooks. Vous pourriez avoir à le faire si vous avez une liste de stocks comprenant de nouveaux produits de votre fournisseur, si vous utilisez QuickBooks pour la première fois ou si vous faites le suivi des stocks séparément et que vous voulez tout synchroniser avec QuickBooks.

Pour importer des comptes de stocks, commencez par les configurer au format de feuille de calcul Excel. Suivez ensuite les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur la roue dentée dans le coin supérieur droit du tableau de bord.
2. Sélectionnez Importer des données.
3. Choisissez Produits et services.
4. Sélectionnez Parcourir.
5. Choisissez le fichier Excel qui contient la liste de stocks.
6. Dans la fenêtre de mappage qui s’affiche, faites en sorte que les champs de QuickBooks en ligne correspondent à ceux de votre fichier. Par exemple, alignez le champ « UGS » avec le champ « UGS ».
7. Si des éléments ne correspondent pas, modifiez la catégorie à l’aide du menu déroulant.
8. Touchez Suivant.
9. QuickBooks affiche un aperçu de vos entrées. Assurez-vous que les cases Vendre, Acheter et Faire le suivi sont cochées.
10. Si vous mettez à jour des renseignements existants, cochez la case « Écraser toutes les valeurs pour chaque produit ou service de même nom ».
11. Si vous importez des données sur vos stocks pour la première fois, ne cochez pas cette case.
12. Corrigez toute erreur remarquée dans l’aperçu.
13. Cliquez sur Importer.

Pour revérifier que l’importation a bien été effectuée, sélectionnez l’icône de roue dentée dans le haut de la page, puis sélectionnez Produits ou Services. Repérez ensuite les renseignements que vous avez importés. Si vous touchez Modifier, une autre page contenant les renseignements importés s’affiche. Vous pouvez utiliser cette section pour modifier les détails affichés au besoin.

Pour que les renseignements sur les stocks soient bien importés, votre feuille de calcul doit les présenter dans l’ordre suivant : nom du produit/service, description de la vente, UGS, type, prix/taux, taxable, compte de revenus, description de l’achat, coût d’achat, compte de dépenses, quantité en stock, seuil de renouvellement, compte de stock et quantité en date du.

Ces étiquettes doivent se trouver à la première ligne de votre feuille de calcul. Vous pouvez ensuite saisir les détails pour chacun des articles en stock dans les colonnes correspondantes.

Gardez en tête que le coût d’achat doit être pour chaque article individuel. Le logiciel multiplie automatiquement le coût d’achat par votre quantité en stock pour calculer la valeur totale de l’ensemble des articles en stock. Le champ « Quantité en date du » sert à inscrire la date à laquelle vous avez consigné les stocks en question.

Si vous ne souhaitez pas saisir de quantités alors le champ Quantité en date du devient inutile. Si votre quantité est de zéro, vous devriez inscrire la date du premier jour de l’année d’imposition dans le champ Quantité en date du.

Catégorisation des opérations et des dépenses

Lorsque vous saisissez une opération, vous pouvez facilement la catégoriser. Vous n’avez qu’à saisir l’information normalement, puis à sélectionner une catégorie dans la liste déroulante. Les catégories potentielles comprennent le coût des produits vendus (CPV), la main-d’œuvre du sous-traitant, la vente de produits et des dizaines d’autres. Pour rendre vos renseignements encore plus exacts, vous pouvez aussi utiliser plusieurs comptes rattachés. Par exemple, si vous saisissez une facture de service public, vous pouvez utiliser la sous-catégorie Électricité ou Téléphone.

Si vous tentez plutôt de catégoriser des opérations bancaires importées, suivez les étapes ci-dessous :

1. Choisissez Banque dans le menu de gauche.
2. Sélectionnez la ligne de l’opération que vous souhaitez catégoriser.
3. Ajoutez des détails supplémentaires au besoin. Par exemple, si vous souhaitez ajouter un bénéficiaire à l’une de vos dépenses, vous pouvez cliquer sur +Ajouter, puis choisir un bénéficiaire à partir de votre liste de fournisseurs.
4. Jetez un œil aux catégories suggérées dans le menu déroulant Catégorie.
5. Si la catégorie est Revenu non catégorisé ou Dépense non catégorisée, choisissez une catégorie plus précise dans la liste.
6. Si vous avez configuré des classes ou des lieux dans les paramètres de l’entreprise, vous pouvez aussi sélectionner une classe ou un lieu.
7. Une fois que tous les renseignements sont exacts, touchez Ajouter.
8. À ce point, l’opération devrait passer de l’onglet Nouvelles opérations à l’onglet de QuickBooks.
9. Enregistrez, puis recommencez les étapes précédentes au besoin.

Dans certains cas, vous pourriez répartir une dépense dans plusieurs catégories. Pour ce faire, commencez encore par sélectionner Banque, puis choisissez la ligne correspondant à l’opération en question. Sélectionnez ensuite Répartir, qui se trouve du côté droit de la page. 

Cette option répartit l’opération sur deux lignes. Choisissez une catégorie dans la liste de comptes pour la première ligne, puis saisissez le montant que vous voulez attribuer à ce compte. Répétez le processus à la deuxième ligne pour attribuer le reste de la dépense à une autre catégorie de compte.

Si vous devez diviser une opération pour la répartir sur plus de deux comptes, sélectionnez Ajouter des lignes. Répétez ensuite le processus susmentionné pour toutes les lignes ajoutées. Si vous faites une erreur, vous pouvez supprimer des lignes en touchant l’icône de corbeille ou recommencer en sélectionnant Restaurer. Finalement, révisez vos entrées, puis sélectionnez Enregistrer et ajouter.

Il peut arriver que QuickBooks importe des opérations de vos relevés bancaires et les catégorise comme des Virements. Si vous ne pouvez pas attribuer de catégorie de compte à une opération, jetez un œil au bouton radio. S’il indique Virement, modifiez-le pour Ajouter ou Trouver une correspondance. Vous devriez ensuite être en mesure de suivre les étapes ci-dessus pour catégoriser l’opération.

Si vous souhaitez catégoriser plusieurs opérations à la fois, vous devez charger vos listes d’opérations de dépense. Au besoin, vous pouvez filtrer les opérations à l’aide du menu déroulant Filtre. Sélectionnez ensuite les opérations que vous voulez catégoriser en cochant les cases sur le côté gauche des lignes d’opérations. Dans le menu déroulant Actions groupées qui se trouve près du haut de la page, sélectionnez Catégoriser.

Choisissez la catégorie souhaitée dans le menu déroulant qui s’affiche dans la fenêtre contextuelle. Encore une fois, vous pouvez choisir parmi tout un éventail de comptes de dépenses, d’actifs, de CPV ou d’autres comptes. Une fois que vous avez fait un choix, touchez Appliquer pour enregistrer vos modifications.

Lorsque vous catégorisez bien vos opérations, vous pouvez créer encore plus de rapports. Par exemple, vous pouvez afficher vos profits simplement en faisant le suivi de vos revenus et de vos dépenses globales, mais, si vous voulez calculer votre marge de profit brute, alors vos CPV doivent se trouver dans une catégorie distincte.

Vous pouvez aussi vérifier combien vous dépensez en services publics d’un mois à l’autre afin de cerner des occasions d’économiser. Lorsque les dépenses ne sont pas catégorisées, vous n’avez pas accès aux détails qui vous permettent de produire des rapports pertinents ou des évaluations détaillés de vos dépenses.

Si vous souhaitez passer de la comptabilité dans Excel à un logiciel plus convivial qui offre davantage de fonctions, pensez à essayer QuickBooks. QuickBooks vous permet d’importer facilement vos opérations bancaires dans QuickBooks en ligne à partir d’Excel. Le logiciel vous permet aussi d’importer des détails sur vos stocks, vos clients, vos fournisseurs et plus encore. QuickBooks en ligne vous permet d’organiser les finances de votre entreprise et de vous préparer pour la période des impôts.