Que sont les frais divers?

Les frais divers sont un terme utilisé pour définir et couvrir les coûts qui ne font généralement pas partie des catégories fiscales ou des grands livres comptables. Les dépenses régulières, importantes ou récurrentes, par exemple la paie, les frais de location d’un bureau et le coût des stocks de fournitures, sont chacune prises en charge par un compte qui permet d’en faire le suivi et de les enregistrer chaque mois.

D’autre part, les frais divers sont des coûts pour votre entreprise qui n’entrent pas dans une catégorie spécifique. Cela dit, que signifient ces frais pour votre petite entreprise, et comment sont-ils pris en charge Les dépenses fonctionnent-elles en comptabilité?

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Définition des frais divers en comptabilité

Les frais divers sont un ensemble de petites opérations qui ne correspondent pas aux comptes spécifiés des grands livres. Ils doivent être inscrits dans le compte du grand livre général de votre entreprise. Si certains de ces frais deviennent plus importants, que ce soit en valeur ou en récurrence, alors La dépense doit avoir son propre compte.

Les entreprises utilisent différents types de journaux et de grands livres pour la comptabilité et la tenue à jour de l’information financière. Certains types de revenus et de dépenses doivent être consignés dans de grands livres définis, par exemple un grand livre destiné aux ventes ou un grand livre destiné aux services publics pour le suivi des montants entrants et sortants.

La catégorie des frais divers offre un moyen simple et concis d’enregistrer les petites dépenses qui sont trop insignifiantes pour justifier leur propre compte, le tout regroupé dans un compte général. Cette catégorie est associée à sa propre ligne agrégée dans l’état des résultats d’un compte pour que la production des déclarations de revenus soit effectuée de manière claire et concise. Il est possible de demander la déduction de frais divers qui ont été engagés pour l’exploitation d’une entreprise.

Exemples de frais divers qui peuvent être déduits

Les frais divers déductibles comprennent de petits frais, par exemple :

• Coûts de vêtements ou d’uniformes de travail
• Publicité
• Frais de services d’abonnement liés au travail
• Frais juridiques et comptables
• Intérêts et frais bancaires
• Coûts des outils et des fournitures
• Coûts liés au recrutement
• Coûts liés aux fournitures de bureau

Coûts de vêtements ou d’uniformes de travail

Les petites dépenses périodiques ou ponctuelles liées aux vêtements nécessaires à votre travail, comme un uniforme ou des vêtements de protection, pourraient être admissibles à des déductions. Une telle déduction doit toutefois répondre aux conditions définies par l’Agence du revenu du Canada (ARC). Une déduction fiscale peut être demandée pour des vêtements de travail nécessaires à des fins de sécurité, par exemple un équipement de protection individuel. Il n’est pas possible de demander une déduction pour refaire sa garde-robe pour un travail de bureau.

Publicité

Les entreprises qui ont un petit budget publicitaire peuvent catégoriser les coûts associés à ce service comme frais divers et en demander la déduction.

Les frais déductibles doivent toutefois être associés au marché canadien. Si vous engagez une agence étrangère, vous ne pourrez pas déduire vos frais de publicité.

Frais de services d’abonnement liés au travail

Il est possible de demander une déduction fiscale pour les frais liés au travail. Le coût de publications périodiques et de services d’abonnement, comme des publications ou des cours liés à un secteur d’activité, est compris dans les frais divers.

Coûts des outils et des fournitures

Les articles nécessaires à l’exploitation de vos services, comme les dépenses liées aux petits outils, peuvent être catégorisés comme des frais divers. En général, les outils dont la durée de vie est d’un an ou qui valent moins de 200 $ entrent dans cette catégorie.

Les outils nécessaires qui valent plus que quelques centaines de dollars et dont la durée de vie dépasse un an appartiennent généralement plutôt à la catégorie des dépenses en capital et devraient faire l’objet d’une dépréciation.

Coûts liés au recrutement

Vous ne serez peut-être pas en mesure de compenser le temps passé à rechercher la perle rare, mais les coûts liés à la recherche et à l’embauche d’un nouvel employé peuvent être consignés dans les frais divers et faire l’objet de déductions.

Coûts liés aux fournitures de bureau

Les pigistes et, dans certaines circonstances, les employés peuvent demander la déduction de coûts liés aux fournitures de bureau dans leur déclaration de revenus. En raison de la pandémie de COVID-19, les directives relatives à la demande de déduction de frais de bureau à domicile ont changé, puisque de plus en plus de personnes passent au travail à domicile.

Frais juridiques et comptables

Consignez les frais engagés pour obtenir des conseils professionnels et des services de professionnels externes sur des questions d’affaires, puisque ces frais divers sont déductibles.

• Vos déductions comprennent la comptabilité, les frais juridiques et les frais de préparation de déclarations de revenus, comme les coûts de préparation et de production de vos déclarations de TPS/TVH et (le cas échéant) de TVQ et de vos déclarations de revenus.
• Si vous payez des frais juridiques ou comptables à des professionnels pour préparer une objection ou un appel relatif à une cotisation d’impôt sur le revenu, à des cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ) ou au Régime de pensions du Canada (RPC), ou à des cotisations d’assurance-emploi, vous pouvez les inclure dans vos frais divers d’entreprise.
• Avant de demander une déduction, veillez à déduire tout remboursement reçu à cet effet du montant total de ces frais.

Vous ne pouvez pas déduire les frais juridiques et autres frais liés à l’achat d’une immobilisation, mais vous pouvez ajouter ces frais au coût du bien.

Intérêts et frais bancaires

Avez-vous à rembourser un prêt nécessaire pour développer votre petite entreprise? Si c’est le cas, sachez que la plupart de vos frais d’intérêts, y compris les frais engagés par votre entreprise pour l’achat d’un bien, sont déductibles à titre de frais divers d’entreprise. Vous pouvez demander la déduction des frais et pénalités payés en lien avec un prêt, en plus des intérêts payés sur la plupart des prêts conformément aux polices d’assurance.

Renseignez-vous quant à vos options relatives au traitement fiscal des paiements de frais d’intérêt et pensez à en demander l’amortissement sur cinq ans. Dans certains cas, vous pourrez ajouter les paiements de vos frais d’intérêt au coût du bien en question, plutôt que de les traiter comme des frais divers.

Gardez en tête que, en tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez respecter certaines restrictions, comme celles relatives au montant déductible des frais d’intérêt dans le cas de l’achat d’un véhicule ou d’un terrain vacant. Si vous avez un bureau à domicile, demandez la déduction de vos frais hypothécaires à titre de dépense liée à l’utilisation de votre domicile aux fins de l’entreprise.

Demandez la déduction de tous les frais de gestion et d’administration engagés pour l’exploitation de votre petite entreprise, y compris les frais bancaires. Si votre entreprise accepte les paiements par carte de crédit et doit payer des frais de traitement, faites-en le suivi à l’aide de QuickBooks pour simplifier leur inclusion lors de la production de vos déclarations de revenus.

Frais divers déductibles

Il est possible de déduire les frais divers, comme toute autre dépense d’exploitation d’une entreprise. Lors de la période des impôts, demandez la déduction de frais divers de la même manière que les autres frais d’exploitation de votre entreprise dans votre déclaration de revenus.

Supposons que votre entreprise est exploitée comme une entreprise individuelle ou une société de personnes. Dans ce cas, vous pouvez déduire une partie de vos frais divers d’entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle. Pour ce faire, utilisez le formulaire T2125, État des résultats des activités d’une entreprise ou d’une profession libérale.

Vous pouvez consulter la liste des dépenses d’entreprise déductibles à la page 3, partie 4 de ce formulaire. Inscrivez « Frais divers » à côté de « Autres dépenses » à la ligne 9270, qui se trouve au bas de cette liste, puis indiquez le montant total de vos frais divers à droite. Additionnez ce montant aux autres dépenses d’entreprise que vous avez inscrites dans le formulaire, puis calculez le total aux fins de la déduction. Joignez ce formulaire à votre déclaration de revenus.

Si votre entreprise est exploitée au Québec, en plus de demander des déductions fédérales à l’ARC, vous pouvez demander vos déductions du Québec en soumettant le formulaire TP-80, Revenus et dépenses d’entreprise ou de profession à Revenu Québec avec votre déclaration de revenus.

Suivi des dépenses dans QuickBooks

Pour vous assurer que vous avez fait le suivi de toutes vos dépenses et de vos coûts d’entreprise tout au long de l’année d’imposition, envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité doté de fonctions de suivi des dépenses. En utilisant QuickBooks en ligne, vous pouvez automatiquement consigner et catégoriser vos dépenses en plus de personnaliser les catégories (comme les frais divers) pour vous assurer que vos documents financiers sont à la fois exacts et organisés. Vous pouvez même demander des déductions sur les frais engagés pour la préparation d’impôt et les logiciels comme QuickBooks au moment de faire vos impôts.

Le moment venu, vous pourrez plus facilement demander des déductions et produire votre déclaration de revenus grâce aux fonctions de suivi des dépenses et de catégorisation automatique de QuickBooks, qui font le travail pour vous. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui!

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