Comment créer un modèle de facture dans Excel

Les factures sont un moyen pour votre petite ou moyenne entreprise de percevoir de l’argent auprès de vos clients après avoir fourni un produit ou un service. Deux des principaux logiciels de création de factures sont Excel, et les logiciels de comptabilité spécialisés, comme QuickBooks en ligne, qui comprend toutes les fonctions d’un logiciel de facturation.

Chaque facture doit comprendre certains renseignements de base : le nom de votre entreprise, le nom du client, tous les services fournis, le montant que le client doit, les taxes de vente canadiennes et la date limite de paiement. Une fois que vous avez recueilli tous ces renseignements, le reste est simple.

Comment personnaliser le modèle de facture de base dans Excel

Microsoft Office propose un modèle de facture Excel de base que vous pouvez télécharger à partir du site Web d’Office.. La conception de ce modèle de facture gratuit est simple, et vous pouvez modifier divers éléments comme bon vous semble en les mettant en gras, en changeant les couleurs pour correspondre au schéma de conception de votre entreprise ou en modifiant la taille de la police pour attirer l’attention sur les éléments que vous voulez mettre en évidence. 

Vous pouvez également supprimer les éléments dont vous n’avez pas besoin. Par exemple, si vous n’utilisez pas la section « Expédier à » du modèle, vous pouvez laisser plus d’espace au logo de votre entreprise ou à une autre image qui représente votre entreprise. Si votre logo est trop grand ou trop petit, vous devrez peut-être le redimensionner manuellement, sinon il pourrait finir par avoir une apparence déformée ou étrange. 

Vous pouvez également modifier les formules dans les cellules pour les adapter à chaque situation. Par exemple, vous pouvez définir des coûts horaires pour la main-d’œuvre avec une formule de multiplication, puis ajouter des cellules du côté droit pour calculer un total partiel. N’oubliez pas d’ajouter une formule pour la taxe de vente du Canada sur certains articles pour les factures de plus de 30 $. Une fois que vous avez créé votre modèle de facture, enregistrez le format de base pour une utilisation future.

Malheureusement, Excel peut être un peu déroutant, en particulier lorsque vous utilisez des formules. Si le taux de la TPS/TVH ou de la TVQ change, par exemple, Excel ne le met pas à jour automatiquement. De plus, si vous devez ajouter plusieurs lignes de texte, vous devrez peut-être copier les cellules à plusieurs reprises jusqu’à ce que vous trouviez la bonne quantité.

Comment créer un modèle de facture dans Excel

Lorsqu’il s’agit de créer des modèles Excel pour petites entreprises pour la facturation, voici les étapes à suivre :

1. Appelez Microsoft Excel sur votre bureau et cliquez sur Classeur vierge dans la barre de menu pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul sur votre bureau. Il est maintenant temps de commencer à personnaliser cette nouvelle facture. 
2. Créez un en-tête de facture dans le haut de la feuille de calcul, ainsi que des cellules pour indiquer le nom de votre entreprise, le type de facture, la date de la facture et un numéro de facture unique. Par exemple, « Facture de vente de briques Acme, 9 septembre 2010, No 1000981. »
3. Sous votre en-tête, saisissez les adresses de l’expéditeur et du destinataire. Les coordonnées de votre entreprise incluent le nom de l’entreprise, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse courriel. Les coordonnées du client comprennent toutes les mêmes informations, à l’exception du nom de la personne qui paie la facture. Par exemple, « Jean Leduc, Comptes clients » serait placé sous le nom de l’entreprise dans la section du destinataire.
4. Ensuite, saisissez les colonnes et les lignes qui identifient le produit ou le service, la quantité et le prix ou le prix unitaire de chaque ligne, et les heures travaillées, qu’il s’agisse d’un taux horaire ou d’un taux fixe. Dans la colonne à l’extrême droite, créez un total partiel pour ces services. Lors de la création de cette liste détaillée, vous pouvez épargner temps et effort en utilisant la formule suivante pour ces cellules. Comme exemple, vous avez une rangée intitulée « Main-d’œuvre » et ensuite le nombre 3 pour les heures à 50 $ de l’heure. En multipliant le nombre 3 par le taux horaire de la main-d’œuvre, on obtient un total partiel de 150 $.
5. Au bas de la feuille de calcul de la facture se trouve le montant total dû par le client. Utilisez la fonction SOMME d’Excel pour additionner tous les totaux partiels dans les colonnes de droite, puis ajoutez toute taxe de vente pour obtenir le total général. 
6. Inclure les modalités de paiement des factures par le total, comme « Échéance dans 30 jours » ou « Échéance le 9 octobre 2019 ». Assurez-vous d’inclure aussi l’information sur la facturation pour votre entreprise, et les modes de paiement acceptables que les clients peuvent utiliser pour régler leur facture. Assurez-vous d’enregistrer vos modalités de paiement au fur et à mesure, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer tout au long du processus de création.

Avec une facture remplie en main, vous pouvez maintenant envoyer ces relevés de facturation aux clients. Excel vous permet de joindre un fichier à votre système de messagerie électronique. Vous pouvez envoyer une facture personnalisée comme fichier Excel si le client à qui vous l’envoyez utilise Microsoft Office, ou vous pouvez la convertir en un fichier PDF. Excel se synchronise également avec QuickBooks pour fournir un moyen facile de mettre à jour vos contacts.

Est-ce qu’Excel répond à vos besoins?

Excel est très bien, mais ce n’est peut-être pas la meilleure option pour vous. Bien que la puissance de calcul soit exceptionnelle, des programmes comme QuickBooks peuvent créer et envoyer des factures plus rapidement avec de meilleures fonctions.

Voici les trois points faibles d’Excel sur le plan pratique :

1. Clics supplémentaires – Vous devez suivre plusieurs étapes supplémentaires pour créer et envoyer des factures personnalisées. Lorsque vous ajoutez un bien ou un service différent, vous devez mettre à jour chaque modèle individuellement. Quelques clics sont également nécessaires pour envoyer une facture par courriel. Ces clics s’accumulent au fil du temps et entraînent une baisse de productivité et de profits. 
2. Données perdues – Vous devrez peut-être effectuer une recherche approfondie pour trouver le bon client dans Excel afin de déterminer qui devrait recevoir la facture. Si quelqu’un supprime accidentellement la feuille de calcul ou que votre ordinateur tombe en panne, vous risquez de perdre le fichier pour de bon. 
3. Manque de mobilité – Lorsque vous créez un modèle pour une facture, vous voulez y accéder en tout temps et en tout lieu. Cela fonctionne particulièrement bien si vous êtes sur le terrain et travaillez sur place. Les modèles de Microsoft Excel n’ont pas automatiquement la capacité de s’intégrer à votre appareil mobile. Un manque de mobilité se traduit par encore plus de temps perdu. 

Heureusement, il existe un programme informatique qui résout tous les problèmes liés au modèle Excel.

Modèles de facture gratuits pour Microsoft Excel

N’importe qui peut utiliser ce modèle Excel pour la facturation des petites entreprises afin de les aider à facturer les clients et à faire le suivi des comptes de revenus. Vous cherchez d’autres modèles Excel pour petite entreprise? Quel que soit le secteur d’activité dans lequel œuvre votre petite entreprise, accédez à de nombreux documents de facturation liés à votre secteur d’activité grâce à notre Centre des modèles de facture.

Avoir à portée de main des modèles de facture Excel facilitera la tâche de votre entreprise pour la facturation et le processus de facturation pour les clients. Plus vite vous pouvez adapter chaque document au compte et envoyer la facture aux clients, plus vite vous pouvez être payé! 

Cela dit, pour gagner encore plus de temps et d’efforts, envisagez d’utiliser d’autres logiciels pour créer des factures et ajouter automatiquement les détails des factures en un seul clic.

Comment créer un modèle de facture avec QuickBooks

QuickBooks en ligne offre ungénérateur de modèles de factureen lignegratuitc’est simple et rapide à utiliser. Vous pouvez choisir entre quatre styles modernes de factures et modifier les couleurs de ces styles. Tout dans QuickBooks est intuitif à utiliser, et vous pouvez enregistrer le modèle sur votre ordinateur pour une utilisation ultérieure.

Commencez avec les coordonnées de votre entreprise. Lorsque vous téléversez votre logo, le programme le dimensionne automatiquement pour vous, et chaque point de donnée apparaît à la droite sous forme d’aperçu avant l’enregistrement. Ensuite, saisissez les coordonnées du client dans un espace vide, ajoutez des renseignements sur les biens et les services rendus et indiquez les taxes correspondantes. Plutôt que de modifier les cellules avec différentes formules pour s’assurer qu’elles sont correctes comme vous le feriez pour une facture sous forme de feuille de calcul, il vous suffit de saisir l’information et le tour est joué.

La personnalisation se fait en trois étapes faciles. Il n’est pas nécessaire de redimensionner, de modifier les polices ou de faire en sorte que les cellules soient formatées correctement. Vous pouvez également synchroniser votre facture QuickBooks avec vos feuilles de calcul Excel au besoin.

QuickBooks en ligne facilite encore plus la facturation

Non seulement il est plus facile de créer un modèle de facture professionnelle avec QuickBooks, mais vous pouvez également utiliser cette fonction sur la route. Il suffit de synchroniser votre appareil mobile avec le programme infonuagique pour vous permettre, ainsi qu’à votre personnel, de créer et d’envoyer des factures lorsque vous n’êtes pas au siège social. 

Si vous recevez un appel de client lorsque vous êtes en pause le midi, vous pouvez ouvrir votre fichier client moyennant quelques manipulations sur votre téléphone et envoyer une facture en quelques instants.

Après avoir égayé votre facture QuickBooks avec un logo attrayant, ajoutez une option de paiement en ligne qui achemine votre argent vers votre plus rapidement et en toute sécurité. Cela signifie que vous n’avez plus besoin d’attendre que les chèques soient envoyés par la poste, car QuickBooks offre la fonction de cartes de crédit ou de débit sans nécessiter de logiciel supplémentaire. 

QuickBooks vous donne le choix de facturer vos clients à partir d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable ou de votre appareil mobile pour être payé plus rapidement. Découvrez toutes les fonctions offertes par QuickBooks pour simplifier la facturation.