Comment créer un modèle de facture dans Excel

Les factures sont un moyen pour votre petite ou moyenne entreprise de percevoir de l’argent auprès de ses clients après avoir fourni un produit ou un service. Deux des principaux programmes informatiques utilisés pour créer des factures sont Excel, et un logiciel de comptabilité spécialisé comme QuickBooks en ligne , qui comprend toutes les fonctions d’un logiciel de facturation.

Chaque facture doit comprendre certains renseignements de base : le nom de votre entreprise, le nom du client, tous les services offerts, le montant que le client doit payer, la taxe de vente canadienne et l’échéance du paiement. Une fois que vous avez rassemblé tous ces renseignements, le reste est simple.

Comment personnaliser le modèle de facture de base dans Excel

Microsoft Office dispose d’un modèle de facture Excel de base que vous pouvez télécharger à partir du site Web du bureau. , La conception de ce modèle de facture gratuite est simple, et vous pouvez modifier divers éléments comme bon vous semble en les mettant en gras, changer les couleurs pour correspondre au design de votre entreprise ou modifier la taille de police pour attirer l’attention sur les éléments que vous voulez mettre en évidence. 

Vous pouvez également supprimer des éléments dont vous n’avez pas besoin. Par exemple, si vous n’utilisez pas la section « Expédier à » du modèle, vous pouvez laisser plus d’espace au logo de votre entreprise ou à une autre image qui représente votre entreprise. Si votre logo est trop grand ou trop petit, vous devrez peut-être le redimensionner manuellement; il pourrait finir par avoir l’air dérisoire ou bizarre. 

Vous pouvez également modifier les formules dans les cellules pour les adapter à chaque situation. Par exemple, vous pouvez définir des coûts horaires pour la main-d’œuvre avec une formule de multiplication, puis ajouter des cellules du côté droit pour calculer un total partiel. N’oubliez pas d’ajouter une formule pour la taxe de vente canadienne sur certains articles pour les factures de plus de 30 $. Lorsque vous créez votre modèle de facture, enregistrez le format de base pour un usage ultérieur.

Malheureusement, Excel peut être un peu déroutant, surtout lorsqu’il utilise des formules. Si le taux de la TPS/TVH ou de la TVQ change, par exemple, Excel ne se met pas à jour automatiquement. De plus, si vous avez besoin d’ajouter plusieurs lignes de texte, vous devrez peut-être copier les cellules à plusieurs reprises jusqu’à ce que vous trouviez le bon montant.

How to Create an Invoice Template in Excel

Les étapes à suivre pour créer des modèles Excel de petites entreprises pour la facturation sont les suivantes :

1. Appelez Microsoft Excel sur votre bureau et cliquez sur Créer un classeur vierge dans la barre de menu pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul qui s’ouvrira sur votre bureau. Il est temps de commencer à personnaliser cette nouvelle facture. 
2. Créez un en-tête de facture sur la partie supérieure de la feuille de calcul, ainsi que des cellules telles que le nom de votre entreprise, le type de facture, la date de facturation et un numéro de facture unique. Par exemple, « Facture de vente Cabinet AAA, 9 septembre 2010, nº 1000981 ».
3. Sous l’en-tête, saisissez les adresses de l’expéditeur et du destinataire. Les coordonnées de votre entreprise incluent le nom de l’entreprise, l’adresse municipale, le numéro de téléphone et l’adresse courriel. Les coordonnées du client comprennent toutes les mêmes informations, à l’exception du nom de la personne qui a payé la facture. Par exemple, « Jean Leduc, Comptes clients » s’affichera sous le nom de l’entreprise dans la section du destinataire.
4. Ensuite, entrez les colonnes et les lignes qui identifient le produit ou service, la quantité, le prix ou le prix unitaire de chaque ligne, ainsi que les heures travaillées, qu’il s’agisse d’un taux horaire ou d’un taux horaire. Dans la colonne à l’extrême droite, créez un total partiel pour ces services. Lors de la création de cette liste détaillée, vous pouvez épargner temps et effort en utilisant la formule suivante pour ces cellules. Comme exemple, vous avez une rangée intitulée « Main-d’œuvre » et ensuite le nombre 3 pour les heures à 50 $ de l’heure. La multiplication du nombre 3 par le taux horaire de main-d’œuvre permet d’obtenir un total partiel de 150 $.
5. Au bas de la feuille de calcul de la facture, se trouve le montant total dû par le client. Utilisez la fonction SOMME d’Excel pour totaliser tous les sous-totaux dans les colonnes de droite, puis ajoutez les taxes applicables pour un total général. 
6. Inclure les modalités de paiement de facture par le total, comme « Dû dans 30 jours » ou « Date d’échéance le 9 octobre 2019 ». Assurez-vous d’inclure aussi l’information sur la facturation pour votre entreprise, et les modes de paiement acceptables que les clients peuvent utiliser pour régler leur facture. Assurez-vous d’enregistrer vos modalités de paiement au fur et à mesure, cliquez sur Fichier et ensuite sur Enregistrer tout au long du processus de création.

Une fois la facture terminée, vous pouvez envoyer ces relevés de facturation à vos clients. Excel vous permet de joindre un fichier à votre système de messagerie électronique. Vous pouvez envoyer une facture personnalisée comme fichier Excel si le client à qui vous l’envoyez utilise Microsoft Office, ou vous pouvez la convertir en un fichier PDF. Excel se synchronise également avec QuickBooks pour vous fournir un moyen facile de mettre à jour vos contacts.

Excel fait-il ce dont vous avez besoin?

Excel est très facile à utiliser, mais ce n’est peut-être pas la meilleure option pour vous. Tant que la puissance informatique est exceptionnelle, les logiciels comme QuickBooks peuvent créer et envoyez les factures plus vite avec une meilleure fonctionnalité.

Voici les trois points faibles d’Excel sur le plan pratique :

1. Clics supplémentaires – Vous devez suivre plusieurs étapes supplémentaires pour créer et envoyer des factures personnalisées. Lorsque vous ajoutez un bien ou un service différent, vous devez mettre à jour chaque modèle individuellement. Quelques clics sont également nécessaires pour envoyer une facture par courriel. Au fil du temps, ces clics s’accumulent et réduisent le profit. 
2. Données perdues – Vous devrez peut-être chercher activement la bonne entrée de client dans Excel pour savoir qui recevra la facture. Si quelqu’un supprime la feuille de calcul par erreur ou que votre ordinateur s’arrête, vous pouvez perdre le fichier définitivement. 
3. Manque de mobilité – Lorsque vous créez un modèle de facture, vous voulez y accéder en tout temps et en tout lieu. Cela fonctionne particulièrement bien si vous êtes sur le terrain et travaillez sur place. Les modèles de Microsoft Excel n’ont pas automatiquement la capacité de s’intégrer à votre appareil mobile. Un manque de mobilité se traduit encore plus par une perte de temps. 

Heureusement, il existe un programme informatique qui résout tous les problèmes liés au modèle Excel.

Modèles de factures gratuits de Microsoft Excel

Tout le monde peut utiliser ce modèle Excel pour la facturation des petites entreprises afin de les aider à facturer les clients et à faire le suivi des comptes de revenus. Vous cherchez d’autres modèles Excel pour petite entreprise? Peu importe le secteur d’activité de votre petite entreprise, accédez à de nombreux documents de facturation liés au secteur d’activité grâce à notre Centre de modèles de facture .

Les modèles de facture Excel faciliteront le processus de facturation et de facturation pour vos clients. Plus vous pouvez adapter chaque document au compte et envoyer la facture au client, plus vite vous pouvez être payé! 

Cela dit, pour gagner encore plus de temps et d’effort, envisagez d’utiliser un autre logiciel pour créer des factures et d’ajouter automatiquement les détails des factures en cliquant sur un bouton.

Comment créer un modèle de facture avec QuickBooks

QuickBooks en ligne vous offre un générateur de modèles de facture en ligne gratuit est rapide et simple à utiliser. Vous pouvez choisir entre quatre styles modernes de factures et modifier les couleurs de ces styles. Tout ce qui se trouve dans QuickBooks est intuitif. Vous pouvez enregistrer le modèle sur votre ordinateur pour le réutiliser sur votre ordinateur.

Commencez par les coordonnées de votre entreprise. Lorsque vous téléversez votre logo, le programme le dimensionne automatiquement pour vous, et chaque point de donnée apparaît à la droite sous forme d’aperçu avant l’enregistrement. Ensuite, saisissez les coordonnées du client dans un espace vide, ajoutez des renseignements sur les biens et les services rendus et indiquez les taxes correspondantes. Au lieu de modifier les cellules ayant des formules différentes pour vous assurer qu’elles sont exactes, comme vous le feriez pour une feuille de calcul, vous devez saisir l’information voulue.

Toute personnalisation se déroule en trois étapes faciles. Il n’est pas nécessaire de redimensionner, de modifier les polices ou de faire en sorte que les cellules soient formatées correctement. Vous pouvez également synchroniser votre facture QuickBooks avec vos feuilles de calcul Excel au besoin.

QuickBooks en ligne facilite encore plus la facturation

Non seulement vous pouvez faciliter la création d’un modèle de facture professionnelle avec QuickBooks, mais vous pouvez aussi utiliser ce modèle sur la route. Synchronisez simplement votre appareil mobile avec le programme infonuagique pour vous permettre, vous et votre personnel, de créer et d’envoyer des factures lorsque vous n’êtes pas au siège de l’entreprise. 

Si vous recevez un appel de client lorsque vous êtes en pause le midi, vous pouvez ouvrir votre fichier client moyennant quelques manipulations sur votre téléphone et envoyer une facture en quelques instants.

Après avoir optimisé votre facture QuickBooks avec un logo magnifique, ajoutez une option de paiement en ligne qui permet à votre argent d’être déposé plus rapidement et de manière plus sécuritaire. Cela signifie que vous n’avez plus à attendre vos chèques par la poste, car QuickBooks offre des fonctions de carte de crédit ou de débit sans utiliser de logiciel supplémentaire. 

QuickBooks vous donne le choix de facturer des clients à partir d’un ordinateur de bureau, d’un ordinateur portable ou de votre appareil mobile pour être payé plus rapidement. Découvrez toutes les fonctions de QuickBooks pour faciliter la facturation.