Vous avez fait votre part : vous avez fourni le produit ou le service. Il est maintenant temps pour votre client de faire sa part : payer la facture.
Presque tous les propriétaires de petites entreprises connaissent la frustration causée par une facture en souffrance. Selon une étude réalisée par QuickBooks, en moyenne 23 % des paiements versés aux petites entreprises à travers le monde sont en retard, même si celles-ci affirment qu’elles s’efforcent de réduire les retards à l’aide de mesures incitatives telles que des rabais pour paiement anticipé et des pénalités de retard.
Ce guide vous aidera à faire le suivi des paiements en retard et comprend des modèles de lettres de rappel de paiement qui vous aideront à rédiger des rappels professionnels et amicaux.
Qu’est-ce qu’une facture en souffrance?
Une facture en souffrance est un paiement qu’un client n’a pas versé avant la date limite convenue dans les modalités de paiement de facture.
Les paiements tardifs représentent un risque pour votre entreprise, car vous ne pouvez pas payer vos factures si votre client ne paie pas les siennes. Lorsque vous êtes confronté à des paiements en retard, l’important est de ne pas paniquer et de rester positif, même si vous devez redoubler d’efforts pour vous faire payer.
Voici quelques mesures à prendre si votre client ne respecte pas la date limite de paiement d’une facture :
Comment assurer le suivi des paiements en retard
1. Convenir à l’avance d’un mode de paiement de facture préféré
Pour des paiements plus rapides, il est conseillé de discuter de la facturation dès le début, avant d’effectuer le travail. S’il est trop tard pour cela, ne vous en voulez pas. Il y aura toujours une prochaine fois.
Néanmoins, il peut être plus facile d’obtenir un paiement si vous avez répondu à ces deux questions concernant les attentes et les besoins de votre client en matière de facture :
- Qui doit recevoir la facture : Il peut s’agir du client lui-même, du service comptable, ou des deux. Assurez-vous de connaître la procédure à suivre pour obtenir le paiement plus rapidement.
- Le mode de paiement préféré : En offrant à vos clients davantage d’options de paiement, par exemple par carte de crédit ou par virement électronique, vous évitez tout retard dû à une raison facilement évitable.
Cette situation est extrêmement fréquente : un client prend l’habitude de payer presque tout de la même manière, et se trouve incommodé lorsque ce mode de paiement n’est pas disponible. Si la personne paie tout par carte de crédit et que vous lui demandez un chèque, elle risque de ne pas prendre le temps de trouver son carnet de chèques, de se procurer un timbre et de poster le chèque.
Si votre client ne vous a pas payé à temps, le fait de lui demander s’il préfèrerait payer d’une autre manière pourrait être la solution pour vous assurer d’être payé à temps à l’avenir.
2. Indiquer clairement sur la facture ce pour quoi le client paie
Les clients sont plus enclins à payer à temps lorsque la facture indique clairement ce pour quoi ils paient. Vous devez donc vous assurer que vous avez inclus tous les renseignements dont le client a besoin.
Cela peut inclure les éléments suivants :
- Temps de consultation
- Heures consacrées à des tâches particulières
- Temps de recherche
- Numéros de projet distincts pour des produits livrables
- Coût des matériaux
Si vous n’avez pas encore catalogué vos produits ou services, cela en vaut la peine afin de vous permettre d’être plus efficace à l’avenir, que ce soit pour le marketing de votre entreprise ou pour l’envoi de vos factures.
Vérifiez également que vos modalités de paiement et la date limite sont mises en évidence sur votre facture. Si les modalités de paiement ne sont pas claires, ce sera votre parole contre la sienne pour déterminer si une facture est effectivement « en retard ».
Vous pourriez être tenté d’indiquer « paiement immédiat », mais cela peut prêter à confusion pour certains clients. L’ajout d’une date leur permet de se fixer un objectif concret à atteindre. La modalité de paiement la plus courante est « 30 jours net », ce qui signifie que le destinataire doit payer sa facture dans un délai de 30 jours à compter de la date de facturation.
Soyez proactif et rappelez à vos clients les paiements dus. L’envoi d’un rappel indiquant que leur paiement est dû la semaine prochaine leur permet de se préparer et pourrait vous aider à obtenir plus rapidement l’argent qui vous est dû.
3. Établir une procédure de suivi pour les factures en souffrance
Le fait de devoir discuter des paiements tardifs est une source d’anxiété considérable, surtout lorsque le paiement de vos propres factures dépend du flux de trésorerie que représente cette facture en retard.
Cependant, comme pour tout ce que nous avons évoqué, avoir un système permettant de faire le suivi des paiements en retard peut vous aider à garder votre calme et à reprendre le travail.
Un logiciel de comptabilité facilite le suivi des paiements en retard, car, contrairement aux systèmes manuels tels que Word ou Excel, vous pouvez trier les factures par nom de client ou par date limite et configurer des rappels automatiques pour les paiements en retard.
Comment rédiger une lettre de rappel de paiement
Lors de la rédaction d’une lettre concernant une facture en souffrance, il est important d’inclure l’information suivante :
- Le numéro de facture
- La date à laquelle la facture a été émise
- La date limite de paiement
- Les modalités de paiement
- Le montant dû, y compris les éventuelles pénalités de retard
- Les directives pour effectuer le paiement
- Votre numéro de téléphone et vos coordonnées
Vous pouvez ainsi vous assurer que votre client dispose de toute l’information nécessaire pour payer la facture.
Pour faciliter l’envoi de ces rappels, QuickBooks permet de créer des messages automatisés que vous pouvez envoyer à vos clients. Si vous n’automatisez pas les rappels avec QuickBooks, un modèle de rappel de paiement peut vous aider à rédiger un courriel professionnel et amical.
Modèles de courriel pour les factures en souffrance
Jour 1 : Le jour de l’échéance du paiement
Si vous n’avez pas reçu le paiement à la date limite, vérifiez si la facture a été reçue. QuickBooks vous permet de voir si votre client a consulté la facture, ce qui peut vous indiquer qu’il n’a peut-être pas vu le courriel.
Dans tous les cas, envoyez un courriel de rappel poli mentionnant que la facture s’est peut-être égarée. Cela pourrait suffire à leur rappeler de l’envoyer. La personne pourrait aussi vous dire que le chèque a été envoyé par la poste, ce qui vous indique que le montant dû arrivera bientôt.
Pour vous faciliter la tâche, voici quelques modèles de courriels de rappel de facture que vous pouvez utiliser dans votre premier courriel à vos clients. Assurez-vous de les personnaliser pour votre entreprise et veillez à respecter le ton de la relation que vous entretenez avec eux. Ces modèles sont destinés à vous aider à commencer.
Modèle de courriel pour rappel de paiement
Ligne d’objet : [Nom de votre entreprise] : Suivi de la facture n° XXXXX pour [produit/pervice]
Corps :
Bonjour [nom du client],
Nous espérons que vous vous portez bien. Ce courriel est un rappel que votre paiement de la facture n° XXXXX, qui a été envoyée le [date d’envoi], est dû le [date d’échéance].
Nous voulions profiter du présent message pour vérifier si vous avez eu le temps de consulter la facture et de confirmer que tout est en ordre et que le paiement sera effectué d’ici le [date d’échéance]. Vous trouverez ci-joint la facture.
N’hésitez pas à me faire part de vos questions ou de vos préoccupations.
Cordialement,
[Votre nom]
[Nom de votre entreprise]
Modèle de courriel pour les factures en souffrance
Ligne d’objet : [Nom de votre entreprise] : La facture n° XXXXX pour [produit/service] doit être payée aujourd’hui
Corps :
Bonjour [nom du client],
J’espère que vous vous portez bien.
Ce courriel est un rappel que votre paiement de la facture n° XXXXX, qui a été envoyée le [date d’envoi], est dû aujourd’hui.
Nous n’avons pas encore reçu le paiement pour cette facture et nous vous demandons de bien vouloir nous confirmer une date de paiement. Si le paiement ne nous parvient pas avant le [date de la pénalité de retard], une pénalité de retard sera appliquée.
Dans l’espoir d’éviter des pénalités de retard, si vous avez des questions concernant cette facture, n’hésitez pas à nous en faire part et nous nous ferons un plaisir de vous répondre.
Cordialement,
[Votre nom]
[Nom de votre entreprise]
Jour 15 : Deux semaines de retard
Si le paiement est en retard de deux semaines, vous risquez de commencer à paniquer.
Si vous n’avez pas reçu le paiement après votre premier rappel, le moment est bien choisi pour passer un coup de fil poli afin de confirmer que le client a bien reçu la facture et de vérifier s’il a des questions. Il arrive que le client oublie de vous dire qu’il a besoin de certains renseignements pour leur propre système, comme un numéro de bon de commande. Il se peut aussi que votre facture ait été oubliée parce que l’un des employés de votre client est absent. Il existe presque toujours une bonne raison pour laquelle votre facture n’a pas été payée, alors n’hésitez pas à poser la question.
Voici un modèle de courriel pour les factures en souffrance que vous pouvez simplement copier, coller, modifier et envoyer à votre client :
Modèle de courriel pour les factures en souffrance
Ligne d’objet : [Nom de votre entreprise] : La facture n° XXXXX pour [produit/service] est en souffrance
Corps :
Bonjour [nom du client],
J’espère que tout va bien de votre côté depuis notre dernier échange.
Nos dossiers indiquent que nous n’avons pas encore reçu le paiement de la facture n° XXXXX d’un montant de [montant de la facture], qui était dû le [date d’échéance].
Le montant de la facture impayée s’élève à [montant de la facture plus les pénalités de retard, le cas échéant] et est en retard de [nombre de jours]. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture, au cas où l’original aurait été perdu. Pour votre commodité, vous pouvez effectuer un paiement ici : [lien vers le paiement en ligne ou d’autres modes de paiement].
Si votre paiement a déjà été envoyé, veuillez ne pas tenir compte de cet avis. Si vous avez des questions ou préoccupations, veuillez communiquer avec moi au [numéro de téléphone].
Cordialement,
[Votre nom]
[Nom de votre entreprise]
Jour 30 : Un mois de retard
Un paiement aussi tardif peut sembler grossier, mais cela ne veut pas dire que vous devez l’être. Gardez votre calme et restez professionnel dans votre suivi.
Si vous avez déjà discuté avec le client, renvoyez-lui la facture, en y indiquant les éventuels nouveaux frais, et évoquez la conversation que vous avez eue et les intentions concrètes qu’il a exprimées concernant l’envoi du paiement. En plus du courriel, vous pouvez l’envoyer par la poste, ce qui pourrait attirer leur attention.
Vous pouvez également commencer à ajouter des frais pour paiement tardif, mais seulement si vous avez préalablement informé vos nouveaux clients de ces frais.
Le fait d’imposer à un client des frais de retard inattendus peut provoquer plus d’animosité que nécessaire. Cependant, il est tout à fait acceptable de mentionner clairement vos modalités concernant les paiements tardifs, puis de les indiquer de manière détaillée sur la prochaine facture.
Vous pouvez maintenant faire preuve de plus de persévérance. Expliquez clairement que vous avez besoin d’être payé et assurez-vous que vous vous adressez à la bonne personne. Si vous avez affaire au service comptable, il est peut-être temps de relancer votre client, car il a tout intérêt à ce que vous soyez payé en temps voulu pour que le travail puisse se poursuivre.
La raison en est qu’il s’agit du moment idéal pour cesser le travail en cours et à venir. Informez poliment votre client par courriel que vous devrez cesser de travailler sur les projets en cours jusqu’à ce que les factures soient payées.
Voici un modèle de courriel pour les factures échues depuis 30 jours que vous pouvez simplement copier, coller, modifier et envoyer à votre client :
Modèle de courriel pour les factures échues depuis 30 jours
Ligne d’objet : [Nom de votre entreprise] : La facture n° XXXXX pour [produit/service] est en retard de 30 jours
Corps :
Bonjour [Nom du client],
Ce courriel a pour but de vous rappeler que votre facture est en retard de 30 jours et que cette situation nécessite une intervention immédiate de votre part.
Nos dossiers indiquent que nous n’avons pas encore reçu le paiement de la facture n° XXXXX d’un montant de [montant de la facture], qui était dû le [date d’échéance].
[Facultatif, le cas échéant] Votre facture étant impayée, une pénalité de retard de [montant] vous a été imposée.
Le montant de la facture impayée s’élève à [montant de la facture plus les pénalités de retard, le cas échéant] et est en retard de [nombre de jours]. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture. Vous pouvez effectuer un paiement ici : [lien vers le paiement en ligne ou d’autres modes de paiement].
Veuillez m’informer de l’état de votre paiement.
Si votre paiement a déjà été envoyé, veuillez ne pas tenir compte de cet avis. Si vous avez des questions ou des préoccupations, ou si vous souhaitez discuter des options de paiement, veuillez communiquer avec moi au [numéro de téléphone].
Je vous remercie de bien vouloir me répondre dans les plus brefs délais afin que nous puissions résoudre ce problème.
Cordialement,
[Votre nom]
[Nom de votre entreprise]
Jour 60 : Deux mois de retard
Si 60 jours est un délai nettement supérieur à vos modalités de facturation, vous pouvez envisager de recourir aux solutions suivantes :
- Faire appel à une agence d’affacturage
- Envoyer la facture à une agence de recouvrement
- Déclarer la facture comme une créance irrécouvrable et passer à autre chose
Voici un modèle de courriel pour les factures échues depuis 60 jours que vous pouvez simplement copier, coller, modifier et envoyer à votre client :
Modèle de courriel pour les factures échues depuis 60 jours
Ligne d’objet : [Nom de votre entreprise] : La facture n° XXXXX pour [produit/service] est en retard de 60 jours – veuillez envoyer le paiement aussi tôt que possible
Corps :
Bonjour [Nom du client],
Ce message important requiert votre attention immédiate. Je vous ai contacté à plusieurs reprises au sujet d’un paiement en retard de maintenant 60 jours.
Je n’ai pas encore reçu votre paiement pour la facture n° XXXXX ci-jointe d’un montant de [montant], qui était dû le [date d’échéance]. Veuillez noter que, comme indiqué dans mes modalités de paiement, des frais de retard ou intérêts supplémentaires de [frais de retard ou intérêts] peuvent vous être facturés pour les paiements reçus plus de [nombre de jours] après la date d’échéance.
Si nous n’avons pas reçu votre paiement au plus tard le [date finale], votre compte sera confié à une agence de recouvrement. Vous pouvez éviter cela en effectuant votre paiement le plus tôt possible.
Si vous avez des questions ou préoccupations au sujet de ce paiement, veuillez communiquer avec moi au [numéro de téléphone]. J’espère que nous pourrons régler ce problème le plus rapidement possible.
Cordialement,
[Votre nom]
[Nom de votre entreprise]
À retenir : Les rappels amicaux peuvent vous aider à recevoir votre paiement
Aucun propriétaire d’entreprise ne souhaite être confronté à des factures impayées, mais il est probable que la plupart d’entre eux auront à affronter des paiements tardifs à un moment ou à un autre. En mettant en place de manière proactive des systèmes et des processus qui assurent la clarté de vos comptes clients et vous protègent, vous pourrez vous concentrer davantage sur le travail et la croissance de votre entreprise, et moins sur le fardeau administratif que constituent les paiements en retard.
Évidemment, les exemples mentionnés dans ce guide représentent le pire des scénarios; dans la plupart des cas, il vous suffira d’envoyer un simple courriel de rappel, voire de proposer d’autres options de paiement, et votre paiement sera en route.
