Lorsque vous expédiez des marchandises au-delà des frontières internationales, vous devez produire une facture commerciale. Cette dernière sert de document de douane et contient plus de renseignements qu’une simple facture. Votre facture commerciale devra contenir des renseignements spécifiques qui varient selon le pays de destination de vos marchandises. Voici les renseignements essentiels que vous devez connaître.
Qu’est-ce qu’une facture commerciale?
La facture commerciale est une facture que vous ajoutez aux colis que vous expédiez vers d’autres pays.
Dans la plupart des cas, les entreprises utilisent la Facture des douanes canadiennes (FDC), une facture conçue par le gouvernement pour les expéditions internationales. La Facture des douanes canadiennes est utilisée par le vendeur pour facturer des marchandises et par l’acheteur pour payer ces marchandises. Bien que la Facture des douanes canadiennes diffère des factures commerciales, vous pouvez la remplacer par une facture commerciale personnalisée en ajoutant les renseignements appropriés.
Factures commerciales et autres types de factures
Toutes les factures constituent des documents comptables faisant état d’une transaction commerciale. Elles indiquent aux acheteurs la somme à payer et les options de paiement, ce qui permet au vendeur de se faire payer. Les factures commerciales jouent un rôle encore plus important. La douane du pays de destination consulte généralement la facture commerciale d’une marchandise avant de permettre au colis d’entrer au pays. De plus, la facture peut être une pièce justificative essentielle pour les demandes d’indemnité si le colis est perdu ou endommagé en transit. Il arrive parfois qu’un acheteur dépose la somme due au fournisseur dans un compte de garantie bloqué en attendant de recevoir un colis. Une fois le colis reçu, il présente la facture commerciale à son institution financière pour que celle-ci libère les fonds.
Pour mieux comprendre les caractéristiques particulières d’une facture commerciale, comparons-la aux autres types de factures populaires :
Facture standard : facture de base comprenant un numéro de facture et des renseignements essentiels à propos du vendeur et de l’acheteur. Elle inclut également une description détaillée des produits ou services, les prix, les modalités de paiement et les dates d’échéance.
Facture proportionnelle : facture souvent utilisée dans l’industrie de la construction qui indique la progression d’un projet à long terme ainsi que le solde à payer par le client.
Feuille de temps : facture utilisée par des entrepreneurs indépendants, comme les experts-conseils, les avocats et les tuteurs dont les honoraires sont payés à l’heure. Comme son nom l’indique, cette facture fait le suivi du temps passé sur un projet à des fins de facturation.
Facture de services publics : facture utilisée par les sociétés de services publics, notamment les fournisseurs de services d’électricité, d’eau et d’égout, de téléphonie et d’accès Internet. Cette facture indique la période de facturation, les paiements précédents et les soldes échus.
Facture récurrente : la facture récurrente est utilisée pour générer une facture identique chaque mois pour un client. Ces factures sont le plus souvent utilisées pour la location de matériel à des clients ou pour des services que vous fournissez de manière continue.
Facture pro forma : facture semblable à un devis indiquant à l’acheteur un prix estimé pour les produits ou les services qu’il souhaite obtenir. En règle générale, il ne faut pas enregistrer ces factures dans les comptes clients, car elles servent habituellement aux devis, et les sommes qui y sont indiquées ne sont pas officielles.
Bon de commande : document comprenant des renseignements similaires à ceux indiqués sur une facture. Il est émis par l’acheteur afin de faire une offre au vendeur.
Il existe d’autres types de factures, notamment les notes de débit et de crédit, les factures pour marchandises mixtes et les factures de retenue d’impôt. Chacune de ces factures répond à un besoin précis de votre petite entreprise.
Pour consulter un exemple de facture et obtenir des détails à propos de l’exportation de marchandises, consultez les guides et les FAQ du site de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Si vous avez d’autres questions à propos des exigences, utilisez le service téléphonique automatisé du Service d’information sur la frontière.
Quels renseignements doivent figurer dans une facture commerciale?
Si vous souhaitez que vos factures commerciales remplacent la Facture des douanes canadiennes, elles doivent contenir les renseignements suivants :
- votre nom au complet, votre adresse et votre pays
- le nom au complet, l’adresse et le pays de votre client
- les détails sur les marchandises expédiées
- le poids net, soit le poids de la marchandise sans son emballage
- le poids brut, soit le poids de la marchandise dans son emballage
- le prix unitaire dans la devise du paiement (aussi appelé « prix de règlement »)
- les modalités de livraison et de paiement
- la date de transit des marchandises
- le numéro du bon de commande et d’autres numéros de référence
- les renseignements liés au permis de l’importateur, le cas échéant
- les frais de transport
- les détails concernant l’assurance pour la livraison
Vous pouvez également ajouter à votre facture un numéro de facture, la date de création de votre document, les quantités, le prix total et les rabais offerts. Des renseignements supplémentaires sur l’expédition comme le point d’entrée, la date d’expédition et le mode de transport (voie terrestre, ferroviaire, maritime, aérienne, etc.) sont également utiles.
Comment créer une facture commerciale?
Pour créer votre propre facture commerciale, procédez comme suit :
- Énumérez les articles que vous souhaitez inclure dans votre facture commerciale.
- Assurez-vous que votre Facture des douanes canadiennes contient tous les renseignements requis.
- Demandez à votre client s’il veut que vous ajoutiez des renseignements supplémentaires et passez en revue les modalités que vous avez établies ensemble. Cela vous permet de vous assurer que votre facture est complète.
- Vérifiez si le pays de destination a des exigences spéciales.
- Remplissez un modèle de facture et ajoutez les renseignements nécessaires pour le transformer en facture commerciale.
- Au besoin, faites traduire la facture dans la langue officielle du pays de destination, mais n’oubliez pas d’ajouter une copie de la facture commerciale dans votre propre langue.
- Comparez les détails de votre facture commerciale aux renseignements indiqués sur d’autres documents, notamment les lettres de crédit et les formulaires de douane, et assurez-vous que tous les renseignements sont identiques.
- Comparez les détails de la facture à ce qui se trouve dans le colis que vous expédiez et corrigez les erreurs, le cas échéant.
- Imprimez deux copies de la facture commerciale et mettez-en une dans le colis à expédier. Insérez l’autre copie dans une pochette transparente ou une enveloppe apposée sur le colis.
- Expédiez votre colis.
Modèles de factures commerciales
Si vous exportez souvent des marchandises, créer un modèle de facture commerciale vous permettrait de gagner du temps, car vous pourriez ajouter rapidement et facilement les détails de chaque expédition. Vous trouverez des modèles gratuits en ligne sur le site de l’Agence des services frontaliers du Canada, notamment une version téléchargeable gratuite de la Facture des douanes canadiennes qui peut vous servir de facture commerciale. Téléchargez le document PDF, saisissez les renseignements requis, puis imprimez la facture lorsque vous aurez terminé. Sinon, imprimez des copies vierges et remplissez-les à la main. Vous pouvez également ajouter les renseignements requis indiqués sur le site Web de l’Agence des services frontaliers du Canada à votre modèle de facture préféré afin de créer une facture commerciale unique à votre entreprise.
Microsoft Excel propose également des modèles qui permettent d’ajouter votre logo ou d’autres images à votre facture ainsi que des formules qui calculent le prix total en fonction des prix unitaires et du nombre d’unités. Vous devez toutefois effectuer toutes les manipulations vous-même dans Excel, alors que QuickBooks le fait automatiquement pour vous.
Pour simplifier la création de factures commerciales, optez pour QuickBooks en ligne. QuickBooks vous permet d’accomplir les mêmes tâches qu’Excel, mais vous offre également la possibilité d’envoyer électroniquement une copie de vos factures à vos clients. Vous n’avez qu’à les imprimer et à les ajouter à vos colis à expédier. Lorsque vous créez une facture, vos documents comptables sont mis à jour. Vous pouvez même configurer des rappels et des alertes pour être avisé lorsqu’un client effectue un paiement ou dépasse une date d’échéance. QuickBooks vous aide à vous faire payer grâce à ses modèles de factures personnalisés et à ses services de paiement automatique.
