Les bons de commande (BC) sont des documents commerciaux qui détaillent la demande de produits ou de services d’un acheteur auprès d’un fournisseur. Lorsqu’un acheteur envoie un bon de commande à un fournisseur, il lui demande de lui fournir un produit ou un service particulier, en précisant la quantité et le prix convenu, sans avoir à le payer au même moment.
En tant que propriétaire d’entreprise, vous devrez vous familiariser avec les bons de commande pour les envoyer aux fournisseurs de votre entreprise. Les bons de commande sont un excellent moyen de contrôler les dépenses tout en simplifiant le processus d’acquisition des marchandises.
Pour en savoir plus sur les bons de commande pour les petites entreprises et sur la manière d’en créer un, voir ci-dessous.
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Comment fonctionnent les bons de commande?
Les bons de commande sont des contrats juridiquement contraignants émis par votre entreprise à l’intention d’une autre entreprise ou d’un fournisseur pour l’achat et la vente de marchandises ou de services. Le document présente l’engagement pris par une partie envers l’autre d’acheter les produits mentionnés dans le BC à une date ultérieure.
Les bons de commande sont utilisés par les entreprises afin de passer une commande sans avoir à payer les produits au moment où le BC est émis. Le vendeur autorise l’acheteur à acheter à crédit, sans risquer de perdre de l’argent, car le document indique les modalités de paiement que l’acheteur est tenu de respecter.
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Bon de commande ou facture
Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture?
L’acheteur émet un bon de commande pour des produits qu’il souhaite acquérir auprès d’une autre partie, comme un fournisseur. En revanche, une facture est émise par l’entreprise ou le vendeur qui vend le produit à une autre partie, comme un client. Quand devriez-vous utiliser un bon de commande?
Les bons de commande sont le plus souvent utilisés par les entreprises lorsqu’elles doivent acheter des fournitures ou des stocks sur un compte pour répondre aux demandes de leurs clients. Ces documents sont un élément clé du processus d’achat.
Supposons que vous devez réapprovisionner vos stocks avec des produits particuliers que vous souhaitez vendre dans votre magasin. Vous devez émettre un bon de commande à l’intention du fournisseur qui vous vend ces articles à un prix fixé au préalable et selon une méthode de livraison convenue.
Une fois que le fournisseur vous a livré les articles et que le processus de commande a été exécuté, vous devez le payer pour ces marchandises. Le vendeur émettra une facture de vente, en utilisant le numéro du bon de commande correspondant dans un souci de clarté. À partir de cette facture, vous pouvez payer la commande et terminer l’opération.
Utilisation d’une commande permanente
Une commande permanente est un bon de commande qui couvre un contrat en cours entre l’acheteur et le vendeur. Cette entente permet d’effectuer des livraisons d’achats multiples pendant une certaine période. La commande permanente est exécutée tant que le vendeur accorde un crédit à l’acheteur.
Par conséquent, votre entreprise devrait envisager de recourir aux commandes permanentes lorsqu’il existe un besoin récurrent de biens ou de services que le vendeur concerné vous fournit.
Est-il possible d’annuler un bon de commande?
Un bon de commande peut être annulé tant que la commande n’a pas été expédiée et traitée. Si la commande a déjà été traitée, le BC ne peut pas être annulé. Il s’agit d’un contrat contraignant entre les deux parties qui doit être respecté, faute de quoi des poursuites judiciaires peuvent être engagées contre vous.
Contenu d’un bon de commande
Les bons de commande doivent contenir des renseignements clairs et concis; plus vous fournissez de détails au fournisseur, mieux c’est. Pour vous assurer que votre bon de commande comprend tout ce que vous souhaitez commander, assurez-vous d’inclure les éléments suivants :
- Numéro du bon de commande
- Produit ou service acheté
- Nom du fournisseur, coordonnées et adresse de facturation
- Nom de l’acheteur, coordonnées et adresse d’expédition
- Quantité de la commande, y compris l’unité de mesure
- Prix par unité
- Total de la ligne
- Taxes de vente
- Prix total
- Date de livraison
- Mode d’expédition
- Modalités d'expédition
- Modalités de paiement
Modèle et exemple de bon de commande
Voici un exemple de conditions juridiques d’un bon de commande pour une entreprise de construction. Ce document présente l’ensemble des modalités relatives aux achats et aux autres services. Un vrai bon de commande ressemblera à ce qui suit :
