Une facture pro forma est une facture provisoire qu’une entreprise remet à un client pour un produit ou un service avant qu’il n’ait été acheté et livré. Ce document préliminaire confirme l’achat de biens ou de services en précisant le prix, mais n’oblige pas le client à effectuer un paiement à la réception du document.
Comment les factures pro forma peuvent-elles être utiles à votre entreprise?
L’utilité d’une facture pro forma est de préciser le coût d’un produit ou d’un service qu’un client obtient d’une entreprise avant qu’il ne s’engage à l'acheter. Beaucoup de gens demandent aux entreprises d’établir une facture pro forma afin de présenter une ventilation des coûts d’un projet ou d’une expédition de produits.
Ce document lance le processus d’approbation menant à la vente, après quoi l’entreprise enverra un bon de commande avec les détails convenus, puis une facture pour finaliser l’opération.
La facture pro forma est un contrat de vente préliminaire; la facture est un contrat de vente réel. Une facture est la preuve d’un travail effectué ou d’un produit vendu et constitue un document juridique qui témoigne de cette opération. Les factures sont envoyées après une facture pro forma, lors de la confirmation d’une vente entre une entreprise et un client.
Les entreprises utilisent une facture pro forma pour établir une estimation d’un service ou d’un produit à l’intention d’un client intéressé. Elle est envoyée avant que la commande n’ait été produite ou livrée. En revanche, une facture commerciale représente le montant final qui sera payé pour le service ou le produit en question. Elle est envoyée une fois que la commande a été produite ou livrée.
Une facture commerciale est utilisée à des fins comptables et est juridiquement contraignante, alors qu’une facture pro forma ne l’est pas.
Les factures pro forma peuvent être utilisées lors de l’importation ou de l’exportation de marchandises aux passages transfrontaliers. Si des marchandises franchissent les frontières d’un pays, ce document peut servir de preuve de leur valeur pour le dédouanement et les droits de douane.
Si vous traitez avec des entreprises ou des clients en dehors de votre pays d’activité, vous devrez vous familiariser avec ce type de document. Pour plus d’information sur les formulaires douaniers canadiens, cliquez ici.
Une facture pro forma est un document commercial essentiel, mais elle n’est pas juridiquement contraignante. Ce type de facture illustre généralement une proposition de prix pour un produit ou un service d’une entreprise. Toutefois, il ne s’agit pas d’un document légal de vente et, en tant que tel, il ne peut être utilisé pour prouver qu’une opération a été effectuée.
Une facture pro forma doit toujours indiquer les renseignements suivants :
Les factures pro forma peuvent être envoyées de la même façon que tout autre document de facturation. En général, ces factures peuvent être envoyées par voie électronique envoyé par courriel ou imprimé et envoyé par la poste.
Comme une facture pro forma est une estimation de la vente, mais pas une opération réelle, vous ne pouvez pas effectuer de paiements sur ce document. Vous devez recevoir un bon de commande ou une facture de vente pour entamer le processus de paiement.
La facturation pro forma étant utilisée comme une proposition de prix pour une opération visant des biens ou des services, et non comme un contrat de vente, il n’est pas nécessaire d’annuler ce document. Tant que vous ne procédez pas à la vente et que vous ne recevez pas de bon de commande ou de facture de vente, vous n’avez pas à vous préoccuper de l’annulation de votre commande.
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