Les principaux avantages de la facturation électronique

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous avez beaucoup de tâches à accomplir. Du suivi des heures travaillées à la gestion de la paie, vous avez toujours du pain sur la planche. Optez pour la facturation électronique afin de simplifier vos tâches administratives : vous gagnerez du temps précieux en plus d’économiser.

La facturation électronique offre de nombreux avantages. Voici un guide sur les nouvelles tendances en matière de facturation électronique à surveiller. Le guide décrit également les avantages de la facturation électronique et la façon d’envoyer une facture par voie électronique.

1) L’infonuagique

Qu’arrive-t-il en cas de surtension du réseau électrique lorsque tout votre matériel informatique tombe en panne? Vous avez acheté des parasurtenseurs pour vous protéger? Excellent! Mais qu’en est-il des incendies ou des inondations? Il n’y a aucune protection contre ce type de situation, et si vous sauvegardez les données de votre entreprise uniquement sur un disque dur, ou pire encore, si vous utilisez un système papier, vous risquez de tout perdre!

Prenez la voie de l’avenir dès maintenant. L’infonuagique est bien implantée dans notre quotidien, et plus les activités comptables trouvent leur place dans le nuage, plus les données et les statistiques en temps réel deviennent accessibles.

Avec autant de systèmes déjà intégrés au nuage, la facturation suivra à coup sûr. Une grande partie des données avec lesquelles vous travaillez chaque jour est cruciale, y compris celles concernant votre flux de trésorerie.

Avec l’infonuagique, les données en temps réel sont accessibles instantanément, ce qui signifie que vous pouvez agir immédiatement au besoin. Lorsque vous êtes en mesure de régler les problèmes liés aux paiements de toute urgence, cela joue en votre faveur. Vous pouvez bâtir une solide réputation pour votre entreprise aux yeux de vos partenaires et de vos clients.

Des options de facturation à partir du nuage font même leur apparition sur nos appareils mobiles. Les applications de facturation mobiles facilitent encore plus l’envoi de factures à vos clients. Imaginons que vous ou votre représentant êtes chez un client et que vous vous préparez à conclure une vente. Saviez-vous que vous pouvez simplement utiliser une application de facturation sur votre téléphone intelligent?

Selon le StatCounter de GlobalStats, un compteur de statistiques en ligne, l’accès mobile à Internet a dépassé l’accès à partir d’un ordinateur de bureau pour la première fois en 2016. De nos jours, de nombreuses entreprises considèrent cette pratique comme étant assez courante. En fait, la proportion de travailleurs autonomes au Canada étant plus élevée que jamais, plusieurs de vos représentants travaillent peut-être déjà à distance. Bref, n’hésitez pas à tirer parti des avantages de la vente instantanée… vous ne serez pas déçu, et vos clients non plus.

2) Le passage à une économie en temps réel

Le passage à la facturation électronique présente de nombreux avantages, notamment les suivants :

• Vous pourriez recevoir vos paiements plus rapidement.
• Vous avez accès à des données sur votre flux de trésorerie.
• Vous gagnez du temps par rapport à la création manuelle de factures.

Lorsque vous envoyez des factures à vos clients, vous vous attendez à ce qu’ils paient avant une date donnée. Toutefois, quelles que soient vos modalités de paiement, vous espérez toujours que votre client paie immédiatement. Il vous arrive peut-être trop souvent à votre goût de recevoir des paiements tardifs pour des biens ou des services que vous avez fournis. En fait, même si vous inscrivez « Payable dès réception » sur votre facture, rien ne vous garantit que le paiement est réellement en chemin.

Prenons un exemple courant : vous venez d’exécuter un rapport de flux de trésorerie à l’aide de votre logiciel comptable de bureau et tout a fière allure. Toutefois, vous êtes loin de vous douter que quatre opérations viennent d’être effectuées au nom de votre entreprise et n’ont pas encore été saisies dans votre système. Le surplus d’environ 15 000 $ que vous voyez est en réalité en montant négatif d’environ 3 000 $. Si vous fondez vos décisions d’affaires sur le rapport que vous venez de produire, les choses pourraient vite mal tourner.

Votre flux de trésorerie fluctue, et une seule heure peut faire toute la différence. La facturation électronique peut vous aider à gérer cette fluctuation des fonds. De plus, le fait d’envoyer des factures électroniques à vos clients réduit votre dépendance aux documents papier, sans compter le temps gagné et la possibilité d’accéder aux factures, peu importe où vous êtes.

Vous pouvez ainsi traiter toutes les tâches liées à la facturation en quelques heures seulement, selon la taille et la production de votre entreprise. Passez à la facturation électronique, et profitez des avantages de l’interaction en temps réel avec les clients.

3) Les avantages de l’automatisation

Vous connaissez probablement déjà les avantages de l’automatisation dans vos activités quotidiennes. Dans le monde d’aujourd’hui, toutes les tâches liées à votre entreprise peuvent être automatisées, de la paie aux rappels de paiement des fournisseurs. Votre service des RH ou de la paie n’a plus besoin de passer au crible des feuilles de calcul surchargées pour analyser les chiffres ni d’émettre des chèques et des paiements manuellement.

Le logiciel comptable de votre petite entreprise leur permet de faire tout cela en quelques clics. Pour ce qui est des employés salariés, les montants des chèques ne changent jamais, ce qui signifie que leur paie est simplement envoyée à chaque période de paie, sans effort supplémentaire de votre part.

Automatisation et facturation

L’automatisation est l’un des principaux avantages de la facturation électronique. L’adoption de cette fonction incroyable est conseillée à toutes les petites entreprises et à tous les travailleurs autonomes, car elle élimine la nécessité d’effectuer un suivi constant des interactions et diminue la probabilité d’erreurs.

Par exemple, si l’un de vos clients n’a pas effectué son paiement à temps, un rappel lui est automatiquement envoyé. En plus de vous aider dans l’envoi de vos factures, votre application de facturation peut être configurée pour envoyer automatiquement des paiements à vos fournisseurs à des dates précises.

En intégrant l’automatisation aux activités de votre entreprise, vous permettez à votre équipe de se concentrer sur d’autres tâches qui sont réellement manuelles.

4) La technologie de la chaîne de blocs

De plus en plus d’entreprises adoptent la chaîne de blocs… ne restez pas en marge, sautez dans le train! La technologie de la chaîne de blocs vous permet de simplifier l’ensemble de votre processus de facturation. Toutes vos opérations sont enregistrées en temps réel et consignées dans des registres, ce qui élimine le besoin de ressources supplémentaires ou d’applications ou d’interactions tierces.

Avec la chaîne de blocs, vous pouvez envoyer et payer des factures en utilisant une devise approuvée, y compris des cryptomonnaies comme Ethereum, Ripple et Bitcoin. La chaîne de blocs vérifie les détails des factures entrantes et des dépenses, ce qui signifie que les risques associés à la fraude et à d’autres activités qui peuvent survenir dans une petite entreprise sont considérablement atténués. Au fil du temps, la chaîne de blocs deviendra plus facile à déployer à grande échelle, et pourrait éventuellement remplacer les méthodes de facturation traditionnelles.

5) L’acceptation mondiale de la facturation électronique

La plupart des entreprises connaissent au moins un peu le concept, mais bon nombre d’entre elles dépendent encore de certains aspects de la facturation standard. Partout dans le monde, des pays commencent à profiter des avantages évidents de la facturation électronique, mais le processus est lent. Même si les entreprises qui adoptent cette méthode économisent près de 90 % en frais de facturation, certaines habitudes sont profondément ancrées.

Les premières régions à avoir adopté la facturation électronique sont la Scandinavie, l’Amérique du Sud et le Mexique. La réglementation qui régit l’utilisation de la facturation électronique varie selon le pays.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) a établi un ensemble de règlements concernant l’utilisation de la facturation électronique par les entreprises canadiennes. Bien que certains pays, comme le Canada et les États-Unis, n’aient pas adopté la facturation électronique aussi rapidement, ils progressent maintenant à grands pas dans sa mise en œuvre. La Russie et les pays de l’Asie sont un peu plus loin derrière, mais se rattrapent alors que les gouvernements travaillent à déployer ce format à grande échelle.

Les petites entreprises comme les grandes sociétés commencent à utiliser le format de facture électronique de manière indépendante, mais cette méthode n’est pas utilisée de façon uniforme dans tous les secteurs d’activité. Il appartient maintenant aux gouvernements de travailler à l’établissement d’une norme de facturation électronique universelle.

Les avantages de la facturation électronique pour les entreprises

Passer à la facturation électronique est avantageux pour les entreprises de toutes tailles, ainsi que pour les travailleurs autonomes. Voici quelques avantages :

• Réduction des coûts dans tous les services – si vous envoyez des factures électroniques à vos clients, votre équipe de la facturation doit consacrer beaucoup moins de temps aux tâches entourant la facturation, car elles sont automatisées.
• Réduction considérable du temps passé à relancer les clients qui ont des paiements en retard – ici encore, vous permettez à votre équipe des comptes clients de libérer du temps normalement passé à téléphoner ou à envoyer des courriels aux clients au sujet des paiements tardifs. Le système de facturation électronique vous informe immédiatement, ainsi que votre client, des retards de paiement.
• Augmentation du flux de trésorerie – dans l’ensemble, les factures des clients sont payées beaucoup plus rapidement et, comme tout est automatisé, vous n’avez pas à interrompre une activité pour envoyer une facture ou un rappel.
• Amélioration de la sécurité et diminution de la fraude – l’intégrité de vos données sensibles et de celles de vos clients est protégée. Personne ne peut pirater votre système et modifier des données sensibles ou changer les montants dus sur les factures. Grâce à des technologies avancées, comme le protocole SSL et le chiffrement, il est impossible pour quiconque, autre que vous et votre client, de lire les données.
• Amélioration des relations avec les clients – les erreurs peuvent être décelées et corrigées beaucoup plus rapidement qu’avec la facturation traditionnelle. Vous pouvez également communiquer plus rapidement, ce qui est avantageux tant pour vous que pour vos clients. En règle générale, si vos clients sont satisfaits, ils vous seront fidèles, et vous recommanderont chaudement, ce qui contribuera à la croissance de votre petite entreprise.
• Avantage concurrentiel – en adoptant la facturation électronique dans votre petite entreprise, vous pouvez tirer parti de tous les avantages mentionnés ci-dessus, tout en conservant votre avantage concurrentiel par rapport aux autres entreprises de votre secteur d’activité. Ainsi, en plus d’améliorer les relations avec vos clients, vous augmentez la productivité de votre équipe. Fini le temps des tâches ennuyeuses et répétitives.

Votre entreprise devrait-elle facturer des frais de retard pour les factures en souffrance?

Il peut être tentant d’ajouter des frais de retard sur une facture impayée, mais la prudence est de mise. Vous pouvez uniquement facturer des frais de retard ou des intérêts si le contrat pour les produits ou les services le prévoyait. Lorsque vous rédigez votre contrat, assurez-vous de préciser les frais de retard qui peuvent être facturés (généralement un pourcentage du solde impayé, facturé mensuellement), ainsi que la période suivant laquelle les frais de retard seront appliqués.

Même si vous pouvez facturer des frais de retard, sachez que les mesures qui incitent les clients à payer (comme une réduction si le paiement est reçu rapidement) sont plus efficaces que les frais de retard.

La configuration d’une facture électronique

1. Configurez votre système de facturation électronique avant de commencer à envoyer des factures. Pour ce faire, vous devez saisir et enregistrer tous les renseignements qui se retrouveront éventuellement sur vos factures.
2. Saisissez les coordonnées de votre entreprise, notamment l’adresse municipale, le lien du site Web, les façons de vous joindre et les modes de paiement acceptés.
3. Ajoutez les coordonnées du client à partir de votre base de données clients, y compris le nom de la personne, son adresse de facturation, son numéro de téléphone et son adresse courriel.
4. Créez un menu des produits et services que vous fournissez, et assortissez chaque poste d’une description et d’un prix.
5. Sélectionnez les modes de paiement que vous acceptez, comme les cartes de crédit, les cartes de débit et les chèques électroniques.

Les paiements en ligne facilitent la réception de l’argent et peuvent inciter vos clients à payer plus rapidement. Il s’agit d’une option pratique qui évite la perte des chèques papier. Les paiements électroniques sont également plus sécuritaires.

Après avoir ajouté tous ces renseignements à une facture, cliquez simplement sur Envoyer pour que votre client la reçoive dans sa boîte de réception.

Pour trouver des modèles de factures par secteur d’activité, cliquez ici.

La personnalisation des factures électroniques en fonction des clients

Vous pouvez également créer des modèles de facture électronique personnalisés pour chaque client. La personnalisation peut inclure l’ajout de champs pour les numéros de bon de commande, les descriptions de produits personnalisées et les taux de taxe. N’oubliez pas d’ajouter des phrases comme « Merci de faire affaire avec nous » et « N’hésitez pas à nous appeler si vous avez des questions » sur les factures, ce qui permet à vos clients de savoir qu’ils peuvent vous appeler en cas de problème.

La facturation électronique a une incidence positive dans tous les volets des entreprises et dans tous les secteurs d’activité. QuickBooks en ligne peut vous aider à créer des factures, à choisir des modèles de facture à personnaliser, et à accepter des paiements en ligne! Commencez à accepter les paiements en ligne et adoptez la facturation électronique dès aujourd’hui avec QuickBooks.