Traitement des paiements simplifiés pour petites entreprises

En offrant des options de paiement flexibles, comme le virement électronique ou le paiement par carte de crédit, vous donnez à vos clients la liberté de payer selon leurs préférences. Comme il existe de nombreux modes de paiement, vous devriez prendre le temps d’explorer les options les plus utilisées et leurs avantages avant de commencer à glisser des cartes dans un lecteur ou à changer vos systèmes. Découvrez les tendances, les types de paiements et les systèmes de traitement de votre secteur pour démêler les processus de paiement de votre petite entreprise.

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Définitions relatives au traitement des paiements

Le traitement des paiements est un processus plutôt simple, mais il se peut que vous tombiez sur des termes avec lesquels vous êtes moins familier pendant que vous explorez les options qui s’offrent à vous. La compréhension de ces termes vous permettra de prendre des décisions éclairées qui vous permettront d’économiser de l’argent et de simplifier votre processus de traitement des paiements.

Par exemple, le « taux de commission du commerçant » désigne les frais facturés par les institutions financières et les fournisseurs de cartes de crédit pour traiter les paiements par carte. Ce taux correspond habituellement à un pourcentage du montant total de la vente. Le taux de commission du commerçant s’ajoute aux coûts nécessaires pour accepter les paiements par carte. Il est donc important que vous compreniez son fonctionnement.

Vous pourriez aussi tomber sur l’acronyme « EMV », pour Europay, Mastercard et Visa. Ces trois entreprises sont les acteurs principaux du développement d’une technologie de carte à puce utilisée par de nombreux consommateurs. Les cartes EMV font appel à des clés de chiffrement et à des données dynamiques pour offrir une protection améliorée contre la fraude par carte.

Les « transferts électroniques de fonds » (TEF) peuvent vous permettre de recevoir de l’argent rapidement. Ces transferts effectués quasi instantanément par voie électronique fonctionnent à la fois pour les paiements uniques et les paiements récurrents. Le TEF est un moyen efficace et sécuritaire de payer vos employés par dépôt direct. Tout comme pour les TEF, l’envoi d’argent par Virement Interac nécessite seulement l’adresse courriel du destinataire et permet de transférer de l’argent du compte bancaire d’une personne à celui d’une autre.

Si vous vendez des produits en ligne, vous pourriez lire le terme « redirection d’URL ». Lorsqu’un client fait des achats en ligne et paie par l’intermédiaire d’une entreprise de traitement des paiements tierce, la redirection d’URL le renvoie sur votre site Web une fois le paiement confirmé. Le client reçoit ensuite une confirmation de la commande et peut même continuer à parcourir votre site.

Modes de paiement : paiements au point de vente et facturation

En fonction de vos activités commerciales, vous pourriez avoir à gérer des paiements au point de vente (PDV) et des factures pour lesquelles le paiement est effectué plus tard. Les paiements au PDV sont effectués au moment de l’achat, par exemple lorsqu’une vente est réglée à la caisse dans une boutique de vente au détail. Ce mode de paiement vous évite d’avoir à faire un suivi auprès de vos clients ou d’avoir à gérer les paiements tardifs. Les paiements au PDV peuvent être effectués en espèces, par chèque, par carte de débit ou de crédit ou par paiement mobile, selon les types de paiements que vous acceptez.

Les clients pour lesquels vous produisez des factures effectuent un paiement pour vos biens ou vos services plus tard. Veillez à énoncer clairement vos conditions de paiement afin de recevoir votre argent rapidement.  Créez des factures à l’image de vos attentes. Indiquez à vos clients à quel moment vous vous attendez à recevoir un paiement et les modes de paiement que vous acceptez. Le fait d’offrir plusieurs options de paiement facilite la tâche à vos clients. La gestion des paiements tardifs sera plus facile si vous configurez des rappels automatiques. Si un rappel amical envoyé par courriel ne suffit pas, vous pourriez envisager de rajouter des frais de retard pour motiver vos clients à s’acquitter de leurs dettes. Vous pouvez aussi adopter une stratégie proactive pour éviter les paiements tardifs, par exemple en offrant un petit rabais lorsqu’un client paie rapidement.

Types de paiements

En offrant différentes options de paiement, vous encouragez vos clients à dépenser davantage ou à payer leurs factures rapidement. Vous devriez par contre prendre aussi en considération les coûts associés aux différents modes de paiement afin de protéger vos profits.

Espèces et chèques

Les options de paiement en espèces ou par chèque semblent être les types de paiements les plus économiques. Ces options ne nécessitent aucun équipement spécial et ne demandent pas de payer des frais, contrairement aux paiements par carte de crédit. Toutefois, les paiements en espèces vous demandent de compter de l’argent, de le conserver à un endroit sécuritaire et de vous déplacer pour le déposer à la banque, ce qui demande du temps. De plus, le fait d’accepter seulement les paiements en espèces peut réduire le montant dépensé par vos clients, puisqu’ils sont limités au contenu de leur portefeuille.

En acceptant les paiements par chèque, vous courez le risque de perdre de l’argent si un chèque s’avère sans provision. Les chèques sans provision viennent aussi, en général, avec des frais supplémentaires à payer à la banque, plus d’autres coûts si vous voulez récupérer l’argent que vous doit le client.

Comme certains clients privilégient le paiement en espèces ou par chèque, vous devriez envisager d’accepter ces modes de paiement, tout en offrant d’autres options qui peuvent compenser certaines de leurs limites.

Cartes de crédit

En acceptant les paiements par carte de crédit dans votre petite entreprise, vous pourriez encourager vos clients à dépenser un peu plus que ce qui se trouve dans leur portefeuille. Aujourd’hui, il est possible de trouver plusieurs options abordables pour traiter les paiements par carte de crédit. Bon nombre d’artisans et de marchands utilisent le lecteur Square pour le traitement des paiements par carte de crédit, et cette option peut aussi fonctionner pour d’autres types de petites entreprises. Le lecteur se branche à votre appareil mobile et fait appel à une application pour traiter les paiements par carte.

Même les organismes sans but lucratif peuvent profiter de ce mode de paiement pour augmenter leurs dons. Si vous organisez une collecte de fonds, vous pouvez recevoir des dons par carte de crédit grâce à des dispositifs mobiles par glissement de carte, à des applications de paiement et à d’autres technologies.

Cela dit, la gestion des paiements par carte de crédit comporte son lot d’inconvénients potentiels, notamment en cas de rétrofacturation, qui se produit lorsqu’un client demande un remboursement par l’intermédiaire de sa banque. Vous devriez aussi prendre le temps de comparer les différentes options relatives aux frais et à l’équipement avant d’arrêter votre choix sur une entreprise de traitement des paiements par carte de crédit. Si vous décidez de changer d’entreprise de traitement des paiements, vérifiez si vous pouvez éviter d’avoir à payer des frais d’annulation.

Accepter les paiements en ligne et mobiles

Les applications de paiement en ligne permettent aux clients de payer pour des biens et des services de manière sécuritaire sans avoir à sortir leur carte de crédit. Il existe de nombreux avantages aux paiements mobiles. Par exemple, les applications compatibles avec QuickBooks peuvent facilement synchroniser leurs données pour assurer l’exactitude de vos dossiers. En acceptant les paiements mobiles dans votre boutique physique, vous pourriez accélérer le processus de paiement et encourager vos clients à acheter davantage. Les applications mobiles de paiement et de facturation simplifient l’envoi et la gestion de factures, tout en vous permettant de recevoir vos paiements rapidement.

Les options qui s’offrent à vous pour le paiement en ligne dépendent de votre canal de vente. Par exemple, les options de paiement d’Etsy vous permettent d’accepter rapidement des paiements pour la vente de vos produits d’artisanat sur le site Web d’Etsy.

Cryptomonnaie

Les avancées technologiques nous amènent de nouveaux modes de paiement, comme les Bitcoins et autres cryptomonnaies. Si vous avez un système de point de vente en place, vous pouvez probablement le mettre à niveau pour pouvoir accepter la cryptomonnaie et ainsi offrir une option de paiement supplémentaire à vos clients.

Logiciels et systèmes

Plusieurs logiciels et systèmes de paiement simplifient le traitement des paiements. En veillant à utiliser un système de point de vente robuste, vous pourrez traiter et consigner les transactions de vos clients facilement, peu importe le mode de paiement choisi. Vous pouvez aussi accepter des paiements à l’aide de QuickBooks pour effectuer le traitement avec rapidité et simplicité. Le traitement des paiements en nuage simplifie le processus de calcul de la taxe de vente en fonction de l’emplacement de votre client.

Si vous exploitez une boutique de commerce électronique, vous pouvez utiliser l’intégration Shopify-QuickBooks pour traiter les paiements avec confiance et importer automatiquement les renseignements relatifs à la transaction dans vos documents comptables.

En explorant les différentes options de traitement de paiements et les différents types de paiements possibles, vous pourrez trouver le bon équilibre entre les préférences de vos clients et vos profits. Grâce aux options de paiement en nuage et en ligne, vous pouvez économiser du temps et de l’argent lors de chaque transaction.

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