Modèle de facture gratuit pour entrepreneur

Si vous êtes entrepreneur, quels renseignements votre facture doit-elle contenir?

Les modalités de votre accord avec votre client déterminent les renseignements qui doivent figurer sur votre facture d’entrepreneur. En général, le prix du contrat (le montant indiqué au contrat que votre client doit payer pour vos travaux), les coûts des matériaux, la taxe sur les produits et services (TPS), la taxe de vente harmonisée (TVH) et la taxe de vente du Québec (TVQ) doivent tous figurer séparément sur la facture. 

Prenons un exemple : vous êtes un entrepreneur en toiture, et vous venez de terminer l’installation d’un nouveau toit sur la maison de votre client. Votre contrat exige que le client paie 50 % du prix du contrat et des coûts des matériaux à l’avance, et le solde de 50 % plus les taxes lorsque vous terminez le projet et qu’il passe l’inspection.

Lorsque vient le temps de percevoir le solde final, votre facture devrait indiquer :

• le prix du contrat pour l’installation du toit (5 000 $);
• le coût des matériaux (2 000 $);
• une brève description de l’endroit où les travaux ont été effectués et de l’étendue des travaux;
• la date de début et la date de fin des travaux;
• le coût total (7 000 $);
• le montant du crédit pour le paiement de 50 % que vous avez déjà reçu (3 500 $), ainsi que la date à laquelle vous l’avez reçu;
• le montant de la TPS/TVH/TVQ;
• le solde dû (3 500 $ plus la TPS/TVH/TVQ) et la date d’échéance. 

Votre facture d’entrepreneur doit également indiquer à qui le paiement doit être effectué, les modes de paiement acceptés, et le nom, l’adresse et les coordonnées de l’expéditeur, ainsi que ceux du destinataire.

Facturation des matériaux sur votre facture d’entrepreneur

Selon le type de travaux que vous effectuez, il se peut que vous deviez acheter des fournitures ou des pièces pour vos clients. Ces coûts sont généralement transférés aux clients avec une majoration, qui est un pourcentage ajouté au prix des matériaux et qui fait partie de votre profit. 

Les pourcentages varient en fonction de vos sources d’approvisionnement en matériaux, et du marché où vos exercez vos activités. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur en toiture et que vous achetez votre bardeau auprès d’un grossiste, vous pouvez établir une majoration plus élevée que si vous l’achetiez auprès d’un détaillant. C’est donc à vous de déterminer votre structure de prix pour les matériaux, mais vous devez rester cohérent d’un projet à l’autre. 

Nous vous conseillons de créer une liste détaillée de tous les matériaux utilisés dans le cadre du projet et de consigner cette information dans la facture du contrat pour chaque projet. Ensuite, ajoutez les matériaux au poste concerné et incluez les détails pertinents (la description, la marque, le numéro de pièce ou de modèle et le prix unitaire). 

Quand devriez-vous envoyer vos factures d’entrepreneur?

Certains entrepreneurs envoient toutes leurs factures à leurs clients à la fin du mois, car cela réduit le temps consacré à la préparation de documents. Toutefois, les experts en petites entreprises recommandent d’envoyer chaque facture immédiatement après l’achèvement d’un projet. La facturation instantanée aide à assurer le flux de trésorerie et vous évite de porter la dette de votre client plus longtemps que nécessaire en vertu des modalités de votre contrat.

Cela étant dit, certains travaux de grande envergure s’échelonnent sur une longue période. Dans ce cas, la facturation proportionnelle est avantageuse, car elle vous permet de facturer le travail effectué au fur et à mesure que le projet avance.

Conseils pour la gestion de vos modèles de factures liées à des contrats

Avoir un modèle de facture d’entrepreneur autonome prêt à l’emploi vous aidera à simplifier le processus de facturation pour chaque client. Toutefois, il existe d’autres mesures que vous pouvez prendre pour faciliter la gestion de vos comptes. 

Envoyez des propositions détaillées au client avant le début du projet, et dressez la liste de tous les travaux qui doivent être effectués et des matériaux utilisés afin que le client sache exactement ce qui est requis pour le projet. Si vous vous assurez que le client comprend ces exigences, le processus de facturation sera beaucoup plus simple, car il n’y aura pas de surprises d’une part comme de l’autre. 

Énoncez de façon claire et concise vos modalités de paiement de facture directement sur le document afin que les clients sachent comment vous payer et dans quel délai. Dans le même ordre d’idées, acceptez tous les modes de paiement afin d’offrir aux clients une certaine flexibilité quant à la manière dont ils règlent leurs comptes. 

Enfin, songez à utiliser un logiciel de facturation électronique qui simplifiera la réception des paiements. Des logiciels comme QuickBooks en ligne peuvent automatiser vos processus de paiement tout en vous permettant de créer des factures professionnelles auxquelles vous pouvez intégrer le logo de votre entreprise. Ajoutez un bouton « Payer maintenant » directement sur la facture afin que le client puisse la payer dès qu’il la consulte. Pourquoi ne pas essayer QuickBooks gratuitement dès aujourd’hui?