Modèle de facture gratuit pour photographe

Devriez-vous facturer des frais de consultation initiale?

En tant que photographe professionnel, vous pouvez facturer vos consultations, vos séances de photographie et le produit de votre travail à vos clients. Vous pouvez décider d’offrir des consultations initiales gratuites aux consommateurs, même si vous facturez ces mêmes consultations initiales à vos clients commerciaux. Lorsque vous facturez des frais de consultation et que votre client potentiel vous choisit pour son projet, vous pouvez décider d’appliquer la totalité ou une partie des frais au prix du contrat. Alors, si vous vous demandez ce que vous pouvez ou non facturer, sachez que la réponse est celle qui convient le mieux à votre modèle d’entreprise, à votre stratégie de marketing et à vos objectifs de flux de trésorerie.

Éléments à inclure dans vos factures de photographe

Le contrat intervenu entre vous et votre client détermine ce que vous devez inclure dans votre facture de photographe. Toutefois, vous devrez toujours inscrire les éléments suivants de façon distincte : le prix du contrat (c’est-à-dire le montant que le client paie pour votre travail), la taxe sur les produits et services (TPS), la taxe de vente harmonisée (TVH) et la taxe de vente du Québec (TVQ) que vous devez percevoir.

Prenons un exemple : vous êtes photographe de mariage et vous avez un contrat avec un couple qui veut des portraits en studio la semaine précédant le mariage, ainsi que la couverture de la cérémonie et de la réception. Vous ne facturez pas de frais de consultation initiaux, mais conformément à votre contrat type, les clients paient la moitié du prix du contrat à l’avance. Lorsque vous terminez la dernière séance photo, vos clients paient le solde (l’autre moitié), en plus des taxes et des coûts additionnels. Le prix comprend deux grands portraits encadrés, deux photos au format 8 x 10, deux photos au format 5 x 7, huit photos au format portefeuille et un grand album de mariage avec 15 photos choisies par les clients. Les clients peuvent également acheter des forfaits de photos personnalisées supplémentaires ou des photos individuelles. 

Une fois que vos clients se sont dit « Oui, je le veux », il est temps de percevoir votre solde. Votre facture de photographe devrait indiquer :

• le prix du contrat pour la séance en studio, le mariage et la réception (5 000 $);
• une brève description des endroits où les séances ont eu lieu et de l’étendue de votre travail;
• la date de début et la date de fin de votre travail;
• le montant du paiement initial de 50 % que vous avez déjà reçu (2 500 $), ainsi que la date à laquelle vous l’avez reçu;
• le montant de TPS/TVH/TVQ que vous devez percevoir;
• le solde dû (2 500 $, plus la TPS/TVH/TVQ) et la date d’échéance. 

Votre facture de photographe doit également indiquer à qui le paiement doit être effectué, les modes de paiement acceptés et le nom, l’adresse et les coordonnées de l’expéditeur, ainsi que ceux du destinataire.

Les photographes font souvent appel à une autre personne pour obtenir de l’aide dans le cadre de leur travail. Dans ce cas, une facture d’aide-photographe sera également nécessaire. Cette dernière peut être structurée de la même manière que la facture du photographe principal, mais elle doit inclure les détails concernant les responsabilités précises de l’aide-photographe.

Modalités de paiement des factures de photographe

Lorsque vous envoyez des factures de photographie, n’oubliez pas d’inclure un numéro de facture unique pour faire la distinction entre vos clients et entre différents projets pour le même client. 

La date d’envoi de la facture ainsi que les dates d’échéance de paiement doivent également être clairement indiquées sur la facture. 

Si vous devez répartir les paiements pour vos services de photographie, vous devez ajouter le plus de précision possible afin que le client sache exactement ce pour quoi il paie. 

Les modalités de paiement des factures de photographie de mariage et d’événement peuvent notamment inclure les éléments suivants :

• Couverture toute la journée du mariage et de la réception, ainsi que séance de couple avant le mariage
• Photographes ambulants tout au long de l’événement
• Cabines photographiques
• Mur de graffiti
• Fond vert
• Aimants avec photos des invités
• Album de mariage (p. ex. 175 photos de l’événement)

Les modalités de paiement des factures de photographie culinaire peuvent notamment inclure les éléments suivants :

• Photographie de boissons
• Photographie d’emballages alimentaires
• Photographie de service traiteur
• Photographie de restaurant
• Photographie de menu
• Photographie de livres de recettes
• Photographie de présentation de produits alimentaires

Les modalités de paiement des autres types de factures de photographie peuvent inclure les éléments suivants :

• Portrait professionnel (modèles, acteurs, etc.)
• Photos de profil
• Photos de famille
• Portraits des Fêtes
• Portraits d’animaux domestiques
• Annonces d’étapes de vie importantes
• Portraits de dirigeant d’entreprise (pour un article de journal, un communiqué de presse ou un réseau professionnel)
• Photos de profil pour les réseaux sociaux

Tous les postes d’une facture doivent contenir les détails suivants :

• Quantité : le nombre d’articles ou de services que le client achète 
• Prix : le coût de chaque article ou service
• Total : le coût total de chaque article ou service et le total de l’ensemble du forfait 

Quand devriez-vous envoyer vos factures de photographie

Certains photographes envoient toutes leurs factures à leurs clients à la fin du mois, car cela réduit le temps consacré à la préparation de documents. Toutefois, les experts en petites entreprises recommandent d’envoyer chaque facture immédiatement après l’achèvement d’un projet. La facturation immédiate a un effet positif sur vos flux de trésorerie et vous évite de porter la dette de votre client plus longtemps que nécessaire en vertu des modalités de votre contrat. Il existe des logiciels infonuagiques et des applications mobiles qui peuvent vous aider à simplifier vos processus de facturation.

Si vous avez un projet de grande envergure qui nécessite plus de planification, vous pouvez choisir de configurer une facture de prépaiement pour recevoir de l’argent à l’avance avant le début du projet. 

Accélérez les paiements avec la facturation mobile

L’utilisation de la facturation mobile pour recevoir des paiements plus rapidement est une bonne option pour les photographes pigistes très occupés. Vous avez plusieurs choix, dont l’application QuickBooks en ligne et QuickBooks Self-Employed, qui simplifient la création et l’envoi de factures, ce qui vous permet de gagner du temps. Avec ces logiciels, vous recevez un message dès que votre client voit votre facture de photographie. De plus, vos clients peuvent vous payer directement dans l’application. Vous pouvez télécharger cette application pratique en toute simplicité et commencer à recevoir vos paiements directement dans votre compte bancaire. Ainsi, au lieu d’attendre pour déposer des chèques, vous pouvez vous concentrer sur la recherche de nouveaux clients.