Que devriez-vous inclure sur votre facture de pigiste?
Que vous créiez votre facture de travail à la pige au format Word, Excel ou PDF, certains éléments doivent figurer sur chaque facture que vous envoyez. Les détails exacts varient selon le type de travail à la pige que vous faites, mais chaque pigiste devrait facturer les éléments de base suivants : la consultation, les dépenses et le projet en soi.
Utilisez des outils de facturation pour créer plus facilement des factures et les personnaliser selon le client. Puisque vous êtes pigiste, il vous incombe de créer une facture de travailleur autonome qui contient tous les renseignements nécessaires, notamment le nom de votre entreprise, vos coordonnées, les renseignements sur le client, un numéro de facture unique, la date d’échéance et les modalités de paiement. Voici quelques détails concernant les éléments de base qui doivent toujours figurer sur vos factures de pigiste.
Consultation
Si un client fait appel à vos services pour obtenir des conseils ou des instructions sur la façon de mener à bien un projet, il s’agit d’un travail de consultation. Par exemple, si vous êtes concepteur-rédacteur pigiste, vous pourriez effectuer une vérification de site Web pour un client afin de lui fournir des conseils détaillés sur le type de modifications qu’il devrait apporter à son site Web.
Ce type de travail est généralement facturé à un taux horaire. Ainsi, lorsque vous facturez des services de consultation, créez un en-tête professionnel indiquant de quel service il s’agit et écrivez dans la ligne d’objet de la facture une description détaillée des services de consultation rendus, le taux horaire et le coût total. Gardez cette première facture à portée de main et faites un suivi auprès du client pour voir s’il aimerait faire à nouveau appel à vos services pour le travail proposé lors de la consultation.
Dépenses liées au projet
Selon le type de travail à la pige que vous faites, vous pourriez avoir des dépenses liées à vos projets. Les coûts des matériaux, des logiciels et des outils nécessaires à la réalisation d’un projet sont tous considérés comme des dépenses qui sont généralement facturées au client. Vous pouvez donc créer une section propre aux matériaux ou aux fournitures dans vos factures professionnelles pour rendre compte en détail de ce qui a été utilisé pendant le projet.
Par exemple, si vous êtes un photographe pigiste, et qu’un client réserve vos services pour prendre des photos de son mariage et créer un album, les coûts d’impression des images, du papier photo et de l’album sont des dépenses liées au projet que vous pouvez facturer à votre client.
Comme les clients aiment généralement savoir exactement ce pour quoi ils paient, il est important de créer une liste détaillée de tous les matériaux utilisés. Vous devez entrer chaque dépense dans une ligne distincte sur votre facture de pigiste et inclure tous les détails sur les articles, notamment une description et le prix unitaire.
Projet
Les pigistes facturent souvent un tarif fixe par projet à leurs clients. Lorsque vous facturez un projet à un client, vous devez lui envoyer une facture pour le coût total du projet. Dans certains cas, il peut être pertinent de créer des postes distincts pour différentes parties du projet afin que le client puisse voir le détail des coûts. Il est donc recommandé d’ajouter tous les services rendus et le coût total de ces services dans la facture.
Imaginez que vous êtes un concepteur Web pigiste et que vous facturez 2 000 $ à un client, ce qui inclut la conception du logo, la configuration du site Web et la conception de la page d’accueil. Vous devriez alors indiquer chacun de ces éléments dans un poste distinct, et le coût total des postes doit s’élever à 2 000 $.
Modalités de paiement des factures
Le fait d’utiliser les bons mots peut vous éviter beaucoup de maux de tête. Lorsque vous créez vos modèles de facture pour le travail à la pige, vous devez absolument y inclure certaines conditions de paiement pour établir des règles claires quant au mode et au moment du paiement. Assurez-vous d’utiliser la terminologie appropriée pour protéger financièrement votre entreprise et veiller à ce que les deux parties comprennent les attentes, y compris les pénalités et les frais de retard pour les paiements manqués ou tardifs.
Toute facture professionnelle doit inclure ces modalités, qui couvrent le nécessaire concernant le processus de paiement, notamment le montant total payé par le client, la date d’échéance, les options de paiement et le mode de paiement que votre entreprise préfère. Si vous énoncez clairement ces conditions et indiquez que les paiements tardifs entraîneront des frais de retard, vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir un paiement rapidement et régler les factures impayées des clients.
