Vos employés figurent parmi les atouts les plus précieux de votre entreprise : ils jouent un rôle crucial en assurant la fluidité de l’exécution de vos opérations quotidiennes et constituent souvent l’épine dorsale de votre entreprise.
Cependant, les employés constituent l’une des dépenses les plus courantes pour les petites entreprises. Il s’agit des charges salariales (également appelées coûts salariaux).
Le suivi des dépenses représente l’un des piliers des activités d’une entreprise. Après tout, les dépenses peuvent influer sur votre résultat net tout comme les profits, et les charges salariales ne font pas exception à cette réalité. Il est essentiel d’avoir une connaissance approfondie de vos charges salariales pour pouvoir calculer avec exactitude les décaissements de votre entreprise et vous assurer que votre liste de vérification de fin d’année donne des résultats concordants.
Charges salariales : définition
En termes simples, les charges salariales au Canada comprennent la rémunération totale versée à un employé, y compris les montants retenus sur son salaire aux fins de paiement des impôts et des avantages sociaux. Ces retenues transforment un revenu brut (rémunération avant les retenues) en revenu net (salaire après les retenues).
En tant que chef d’entreprise, vous êtes tenu d’effectuer ces retenues, qu’il s’agisse des cotisations au régime d’assurance maladie ou des versements à l’ARC. Plus loin, nous examinerons ces retenues et nous verrons comment vous pouvez les calculer.
Les différents coûts salariaux pour l’employeur
Penchons-nous sur la question des charges salariales.
Nous savons que les coûts salariaux d’un employeur représentent le montant d’argent total qu’il paie à ses employés pour rémunérer leur travail. Reste à savoir ce qui entre dans le calcul de ces coûts salariaux. Parmi les coûts salariaux figurent les avantages sociaux des employés, les retenues d’impôt, les cotisations du Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec et les cotisations d’assurance-emploi. Certaines de ces charges sont obligatoires, d’autres volontaires. Par conséquent, comme propriétaire d’entreprise, vous pouvez décider quels sont les coûts volontaires à prendre en charge.
Avantages sociaux des employés
De nos jours, les propriétaires d’entreprises canadiennes paient souvent une partie des avantages sociaux offerts aux employés. Cette contribution peut prendre la forme du versement par l’employeur de cotisations à un REER ou à un CELI, qui s’ajoutent à celles versées par l’employé. Ces cotisations patronales sont habituellement libres d’impôt et entrent dans la catégorie des charges volontaires. Parmi les autres avantages sociaux des employés auxquels contribuent volontairement les employeurs figurent les actions de la société que les employés peuvent acheter à un prix subventionné.
Retenues d’impôt
Si l’impôt fédéral est le même partout au Canada, l’impôt provincial varie selon la province ou le territoire. Par ailleurs, un employé habitant en Saskatchewan qui travaille pour vous, qui êtes établi en Ontario, sera assujetti aux règles fiscales ontariennes. Si cela vous intéresse, vous pouvez consulter les retenues d’impôt qui s’appliquent dans des régions comme le Yukon et la Saskatchewan. Il importe de noter que l’impôt du Québec diffère de celui du reste du pays.
Cotisations au RPC
Tous les Canadiens qui ont entre 18 ans et 70 ans doivent verser des cotisations au Régime de pensions du Canada, avantage imposable qui remplace une partie de votre revenu après la retraite. L’employé verse la moitié des cotisations et l’employeur paie l’autre moitié. Le Québec dispose d’un régime entièrement différent, appelé Régime de rentes du Québec ou RRQ.
Cotisations à l’assurance-emploi
L’assurance-emploi est un programme permettant aux Canadiens de toucher temporairement un revenu en cas de perte d’emploi, ce qui les aide à se concentrer sur la recherche d’un nouvel emploi au lieu de se préoccuper de leurs finances.
Cotisations salariales et patronales
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous vous êtes peut-être interrogé au sujet du fonctionnement des cotisations patronales et de la réglementation les encadrant. Le Régime de pensions du Canada (RPC) et le programme d’assurance-emploi ont leurs propres taux de cotisation pour les employeurs. Pour simplifier les choses, nous allons analyser plus en détail la réglementation pour chaque programme.
Pour les cotisations à l’assurance-emploi, un employeur doit payer l’équivalent de 1,4 fois le montant retenu sur la paie de l’employé. Par exemple, si ce montant s’élève à 16,30 $, l’employeur doit verser une cotisation de 22,82 $. Le montant d’argent retenu sur la paie d’un employé est de 1,63 $ par tranche de 100 $ gagnée jusqu’à hauteur du maximum de la rémunération assurable, établi à 61 500 $ en 2023. L’employeur et l’employé doivent cotiser seulement jusqu’à concurrence de ce maximum pour l’année.
Tous les travailleurs canadiens qui ont entre18 et 70 ans doivent verser des cotisations au RPC. Les employeurs et les employés cotisent le même montant au RPC, qui correspond à 5,59 % du salaire d’un employé en 2023. D’autre part, tout comme pour l’assurance-emploi, un revenu maximal est établi pour le RPC – lequel s’élève à 66 000 $ en 2023.
Comment calculer les charges salariales
Tout cela est intéressant, mais comment calculer les charges salariales relatives à vos employés? Les calculs à effectuer peuvent représenter un défi au début, étant donné les multiples étapes à suivre et toutes les données à recueillir. Voici un processus étape par étape indiquant tout ce dont vous avez besoin pour assurer l’exactitude des calculs:
Obtenez l’information sur le formulaire TD1
Vous pouvez, à cette fin, demander aux employés de remplir le formulaire TD1 en fournissant également leurs renseignements personnels et leur numéro d’assurance sociale. Il s’agit de la première étape de leur inscription pour le traitement de leur paie.
Utilisez le cycle de paie pour déterminer la paie brute
Calculez la rémunération annuelle de vos employés avant les retenues.
Calculez les versements pour déterminer la paie nette
Calculez les retenues obligatoires pour chaque employé (impôts et cotisations aux programmes d’avantages imposables) et soustrayez-les de leur paie brute pour obtenir le revenu net. Vous pouvez utiliser ce calculateur de paie pour accélérer les choses.
Versez les retenues à la source
Ensuite, vous devez verser les retenues à la source à l’ARC par voie électronique ou par chèque. Assurez-vous que l’ARC les reçoive au plus tard le 15 du mois après avoir fait les retenues.
Remplissez les formulaires de cotisations sociales
Finalement, vous devez remplir un feuillet T4 annuellement pour chaque employé. Vous devez produire une déclaration de renseignements T4 et envoyer les feuillets à votre équipe. Vous pouvez faire cela par voie électronique si vous préférez.
Qu’arrive-t-il si vous n’effectuez pas de retenues à la source?
L’erreur est humaine et le paiement des retenues à la source ne fait pas exception. Alors que les employeurs tentent continuellement de rester maîtres de la situation afin de s’assurer que leur entreprise fonctionne comme elle le devrait, il n’est pas rare qu’une erreur survienne dans leurs nombreux processus. En ce qui a trait aux retenues à la source, si un employeur n’effectue pas les versements nécessaires à l’ARC, il est passible d’une pénalité équivalant à 10 % du montant exigible. Une telle omission à plus d’une reprise au cours d’une même année civile alourdit la pénalité, qui passe à 20 % si l’omission résulte de la négligence ou est volontaire.
Dans le pire des cas, malheureusement, le gouvernement peut utiliser une approche plus active, laquelle pourrait consister à exiger une partie du revenu de l’employeur ou à réclamer ses biens. Il peut aussi intenter les actions en justice nécessaires, s’il le faut.
Comment pouvez-vous gérer la paie?
Le cerveau humain est une véritable merveille qui peut accomplir des choses extraordinaires, mais il n’en reste pas moins humain. En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez éviter les erreurs manuelles en configurant des outils de paie qui automatisent la plupart des calculs, ce qui réduira l’énergie gaspillée à accomplir des tâches embarrassantes et vous fera gagner beaucoup de temps. Cela dit, vous pourriez vous demander si l’utilisation d’un processus manuel ne reste pas le meilleur moyen de traiter la paie.
Pendant que vous gérez votre entreprise, nous nous chargerons de faire les calculs, de remplir les formulaires, de calculer les taux d’imposition et même de vous aider à établir de multiples calendriers de paie. Oui, même pour les jours fériés et les congés de maladie. Apprenez-en davantage au sujet de QuickBooks Paie.
FAQ sur les charges salariales
Quelle est la différence entre une charge salariale et une obligation salariale?
Les charges salariales sont des coûts occasionnés au propriétaire d’une entreprise dans le cadre de l’exploitation de l’entreprise. Les obligations salariales correspondent aux coûts pris en charge par un employeur pour embaucher des travailleurs.
Que sont les coûts salariaux?
Les paiements que vous versez à un employé pour les services qu’il rend à votre entreprise, déduction faite des impôts et des cotisations pour les avantages sociaux.
Que comprennent, entre autres, les coûts salariaux?
Le paiement des jours fériés, des repas, des uniformes, de l’hébergement, etc. peut être considéré comme faisant partie de coûts salariaux possibles.
À quelle catégorie de dépense appartient la paie?
Cette dépense, qui est parmi les plus courantes, appartient à la catégorie des traitements et des salaires. Celle-ci inclut les heures supplémentaires, les primes et les commissions.
