Vous n’utilisez toujours pas le dépôt direct de la paie?

L’utilisation du dépôt direct de la paie pour payer les salaires de vos employés peut profiter à votre petite entreprise de plusieurs façons. Un système de dépôt direct transfère le revenu des employés dans leurs comptes bancaires par voie électronique à partir des fonds de la paie de l’employeur, ce qui leur laisse du temps pour se concentrer sur les problèmes les plus importants auxquels leur entreprise est confrontée.

Cet article explique comment configurer un dépôt direct de la paie pour votre petite entreprise. Mais avant de commencer, il est important de savoir de quoi il s’agit. 

Qu’est-ce que le dépôt direct de la paie?

Le dépôt direct de la paie est un type spécifique de dépôt direct dans lequel les paiements sont transférés par voie électronique du compte bancaire de l’employeur directement dans le compte bancaire de l’employé.

Configurer la paie de votre petite entreprise

La gestion efficace de la paie peut être complexe et chronophage pour les propriétaires de petites entreprises. Avant d’envisager de passer au paiement par dépôt direct, assurez-vous d’avoir les éléments de base en place. Tout sera beaucoup plus facile si vous utilisez un progiciel de haute qualité pour prendre en charge les complexités de la gestion de la paie.

De plus, toutes vos opérations liées à la paie devraient déjà être effectuées en ligne. Vous devriez avoir inclus tous vos employés et avoir un compte bancaire servant uniquement à financer la paie de l’entreprise. Un tel compte facilite le suivi des fonds et vous permet de savoir si vous avez ce qu’il faut pour payer votre personnel chaque mois.

Il peut être tentant de payer vos employés et les entrepreneurs avec lesquels vous faites affaire en espèces, surtout au début. Mais ce n’est pas une bonne pratique commerciale pour plusieurs raisons. Les paiements en espèces peuvent avoir l’air suspect et donner l’impression que vous essayez d’éviter de payer les impôts comme il se doit. L’Agence du revenu du Canada (ARC) tient à éradiquer ce qu’elle appelle l’« économie clandestine » et encourage activement les citoyens à signaler les activités illégales.

Vous courez aussi le risque que, malgré tous vos efforts, vos employés et les entrepreneurs ne déclarent pas leurs revenus afin d’éviter de payer de l’impôt. De plus, si vous n’inscrivez pas vos employés sur votre liste de paie, vous pourriez les empêcher de bénéficier de protections et de recevoir des prestations, comme les prestations d’assurance-emploi (AE) et celles du Régime de pensions du Canada (RPC) ou du Régime de rentes du Québec (RRQ). Évitez les problèmes potentiels en ajoutant les nouveaux employés à votre liste de paie dès leur embauche.

L'ARC et Revenu Québec tiennent à aider les petites entreprises à comprendre leurs obligations juridiques, et les deux organismes offrent un outil de calcul de la paie pour vous aider à calculer les montants à retenir pour l'impôt sur le revenu, le RPC/RRQ et l'AE/RQAP. Les erreurs de paie peuvent être coûteuses, et le fait de ne pas respecter les dates limites de déclaration de l’ARC et de RQ peut entraîner des pénalités.

Si vous en avez les moyens, employez un comptable ou un aide-comptable dûment formé pour gérer la paie dans le cadre de ses fonctions. Sinon, évitez les amendes élevées et l’atteinte à votre réputation en utilisant un progiciel tel que QuickBooks en ligne. Ce logiciel permet de simplifier le processus de paiement de votre personnel en prélevant les retenues appropriées et en déclarant vos cotisations sociales avec précision.

De quels renseignements ai-je besoin pour configurer la paie?

Lorsque vous embauchez votre premier employé, vous devez obtenir son numéro d’assurance sociale et lui faire remplir une déclaration des crédits d’impôt personnels TD1. Les renseignements recueillis à l’aide de ce formulaire permettent de déterminer le montant d’impôt à retenir du revenu de l’employé. Conservez ce formulaire dans vos dossiers et utilisez la calculatrice en ligne de l’ARC pour déterminer le montant d’impôt à retenir sur chaque chèque de paie.

Vous devez également demander à vos employés de fournir les renseignements suivants :

• Leur nom complet tel qu’il s’affiche sur le compte dans lequel vous payez leur salaire
• Les détails de leur compte bancaire
• Leur adresse actuelle (car l’impôt des employés est basé sur leur adresse personnelle et non sur leur adresse professionnelle)
• Leur date de naissance
• Leur sexe

Parmi les autres renseignements à recueillir, mentionnons :

• La date d’embauche et le numéro d’employé
• Les noms et les codes des services internes
• Les salaires, les traitements et les primes
• Le statut d’emploi (temps plein ou partiel), le type de rémunération (salaire fixe ou à l’heure), le nombre d’heures de travail par période de paie (dans le cas de paiement à l’heure)
• Les retenues sur la paie, incluant celles liées aux organismes de bienfaisance et aux pensions
• La date d’admissibilité aux prestations, le cas échéant
• La langue préférée à des fins de communication
• Le numéro de téléphone personnel
• Les renseignements sur les congés annuels, y compris les banques de congés par période de paie, les dépassements autorisés ou les reports
• Les indemnités de disponibilité
• La réduction des retenues d’impôt à la source

Au Québec, les particuliers utilisent le formulaire Déclaration pour la retenue d’impôt (TP-1015.3) pour déclarer les retenues ainsi que les crédits d’impôt personnels auxquels ils ont droit.

Avantages du passage au dépôt direct de la paie

Bien que vous soyez habitué à utiliser des chèques papier dans votre système de paie, il y a de nombreux avantages à passer au dépôt direct. Entre autres :

La réduction des risques de fraude et de vol

Les chèques papier affichent les renseignements bancaires de votre entreprise, y compris votre numéro de compte, le nom de votre entreprise et votre adresse, et ces données pourraient être utilisées à des fins frauduleuses. Payer les employés par voie électronique assure la confidentialité de ces renseignements. 

Les chèques papier peuvent également être perdus, souillés ou même tomber entre de mauvaises mains, ce qui permet à des voleurs de prendre l’argent des employés. Le dépôt direct élimine ces risques en déposant les salaires des employés directement dans leurs comptes bancaires.

Éviter les erreurs

Le dépôt direct peut aider les employeurs à éviter les erreurs de paie courantes, en particulier lorsqu’il est associé à un outil de paie en ligne. Le dépôt direct peut automatiser vos paiements, ce qui signifie que les erreurs telles que les paiements manqués ou les échéances fiscales peuvent être facilement évitées. De plus, leurs renseignements confidentiels restent en sécurité puisque les salaires sont déposés directement dans les comptes bancaires de vos employés. 

Lorsqu’il est associé à un outil de paie en ligne, le dépôt direct réduit la probabilité que vos employés soient surpayés ou sous-payés, car il calcule automatiquement les salaires, y compris la rémunération des heures supplémentaires. Il peut également faire le suivi de tous les registres de paie, les stockant correctement et en toute sécurité, afin qu’ils soient disponibles en cas de besoin.

L’économie de temps, d’argent et d’efforts

L’ARC estime que le traitement d’un chèque peut coûter environ quatre fois plus cher que le traitement d’un dépôt direct. Une estimation concernant le coût relatif du dépôt direct a montré que le traitement des chèques papier coûte 40 $ par période de paie à la quinzaine pour une petite entreprise de 20 employés. En revanche, le traitement du salaire de ces mêmes 20 employés par dépôt direct coûte généralement environ 10 $ (ou il peut être totalement gratuit si vous utilisez QuickBooks).

De plus, avec le dépôt direct, vous pouvez voir les opérations en ligne et noter les erreurs immédiatement, ce qui n’est pas possible avec le paiement par chèque. Si un ancien employé réussit à insérer un chiffre supplémentaire dans son dernier chèque de paie, transformant ainsi ses 1 000 $ en 11 000 $, il peut s’écouler beaucoup de temps avant que vous ne le remarquiez.

Vous gagnez également du temps et de l’argent parce que vous n’avez plus à refaire les chèques perdus ou volés ni à enquêter pour découvrir ce qui est arrivé aux chèques manquants.

De plus, si vous employez un aide-comptable et utilisez le dépôt direct, sa charge de travail est réduite, car il n’a pas à attendre pour rapprocher les dossiers si un de vos employés tarde à encaisser un chèque. Comme toutes les transactions ont lieu immédiatement, votre aide-comptable peut générer des états financiers au moment du virement des fonds.

La satisfaction accrue des employés

Les dépôts directs peuvent être entièrement automatisés, ce qui peut vous aider à éviter les paiements en retard, ce qui signifie que vos employés ont accès à leur salaire le jour de la paie. 

Vos employés apprécieront probablement que leur paie soit déjà versée dans leur compte bancaire, afin qu’ils n’aient pas à perdre leur temps à se rendre à la banque pour déposer leurs chèques de paie. Certaines banques offrent même des incitatifs aux clients qui utilisent le dépôt direct afin que les employés puissent profiter de points de récompense ou de frais réduits, et elles vous en remercient. 

Aider l’environnement

Le dépôt direct est un processus électronique sans papier. La réduction de la consommation de papier et des déchets contribue à limiter l’impact de votre entreprise sur l’environnement et à réduire son empreinte carbone. Cela peut améliorer considérablement les références écologiques d’une petite entreprise.

Le gouvernement comme modèle

Les employés qui sont réticents à faire confiance au paiement électronique ne savent peut-être pas que le gouvernement canadien souhaite effectuer tous ses paiements par dépôt direct. En fait, le gouvernement prévoyait économiser environ 17,4 millions de dollars par année à compter de 2015 en éliminant progressivement les chèques papier du gouvernement fédéral.

Vos employés qui reçoivent des paiements de l’ARC, notamment des remboursements d’impôt sur le revenu, des allocations canadiennes pour enfants, un crédit pour la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée et des prestations fiscales pour le revenu de travail, sont invités às’inscrire au dépôt direct de l’ARC. Vous devriez aussi vous inscrire si votre entreprise reçoit ces paiements. Vous pouvez activer le dépôt direct de l’ARC en ligne, par l’intermédiaire de certaines institutions financières, par téléphone ou en remplissant un formulaire de dépôt direct et en l’envoyant par la poste.

Si vos employés sont au Québec et qu’ils reçoivent ou que votre entreprise reçoit des paiements de RQ, notamment des remboursements d’impôt sur le revenu, des allocations canadiennes pour enfants, un crédit pour la taxe sur les produits et services et la taxe de vente du Québec et des prestations fiscales pour le revenu du travail, consultez le site Web de Revenu Québec sur l’inscription au dépôt direct.

Comment passer au dépôt direct

Passer aux dépôts directs présente de nombreux avantages, et maintenant que vous en connaissez certains, vous vous demandez peut-être comment les configurer pour votre propre entreprise. Vous trouverez ci-dessous quelques étapes pour configurer un système de dépôt direct qui répond à tous les besoins de votre entreprise.

Pour configurer le dépôt direct, un employeur doit :

1. Choisissez un échéancier : 

Vous pouvez choisir un échéancier de paie à la quinzaine, hebdomadaire ou mensuelle. La plupart des entreprises au Canada choisissent un échéancier de paie à la quinzaine. 

2.  Choisissez un système :

 Vous pouvez choisir entre un système interne ou une externalisation de la paie. À moins que vous soyez un expert en comptabilité, vous aurez probablement besoin d’aide pour calculer la paie, et si vous décidez que l’interne est bon pour votre entreprise, l’automatisation d’un système de paie est probablement votre meilleure option. QuickBooks en ligne + Paie est une excellente solution pour effectuer votre paie avec exactitude et à temps. 

3. Créer un compte d’entreprise :

Lorsque vous configurez le dépôt direct, vous devez tenir compte de l’institution financière par l’intermédiaire de laquelle vous voulez traiter vos paiements. La banque que vous choisirez dépendra en grande partie des besoins de votre entreprise et de vos préférences personnelles. Ne manquez pas les frais de compte d’entreprise électroniques, les cartes récompenses et les frais de transaction.  

4.  Collecte et vérification des renseignements sur les employés : 

Pour configurer le dépôt direct, vous aurez besoin des renseignements bancaires de votre employé, comme le numéro de compte bancaire, le numéro d’acheminement, le nom et l’adresse de la banque et le nom du titulaire du compte. Vous trouverez cette information sur un chèque annulé ou un formulaire de dépôt direct auquel les employés peuvent accéder par le biais des services bancaires en ligne ou d’un guichet automatique. 

5. Inscrivez-vous auprès de l’ARC :

Après avoir ouvert un compte d’entreprise et configuré un dépôt direct, vous devez inscrire votre entreprise auprès de l’ARC pour obtenir un numéro d’entreprise. Lorsque les propriétaires d’entreprise s’inscrire pour obtenir un numéro d’entreprise, ils s’inscriront également aux comptes de programme dont ils ont besoin. Pour le dépôt direct, vous devez vous inscrire aux retenues sur la paie afin que vos employés reçoivent les retenues appropriées sur leurs chèques de paie. 

Pourquoi utiliser QuickBooks?

L’abonnement à QuickBooks Paie vous permet d’imprimer des chèques de paie, d’exécuter la paie, de produire des rapports, de calculer les impôts et de payer vos employés par dépôt direct sans frais supplémentaires. Il aide également à la production des déclarations et au paiement des impôts ainsi qu’à la préparation et à la transmission des formulaires de fin d’année et des RE. Son service de paie avancé, optimisé par Wagepoint, fournit tous les services ci-dessus. Il effectue également automatiquement les opérations suivantes :

• Déclare et paie vos impôts pour vous avant la date limite
• Paie et transmet les sommaires de fin d’année et les formulaires des employés comme les T4
• Prépare et transmet un RE lors du départ d’un employé
• Donne aux employés un accès en ligne à leurs dossiers
• Paie les entrepreneurs
• Calcule, suit et paie les indemnités des employés

Quelle que soit l’assistance que vous pourriez recevoir d’un tiers, il vous incombe de fournir des informations exactes et à jour à votre fournisseur de service de paie. Par exemple, si vous ne lui dites pas qu’un employé a quitté l’entreprise, le système continuera de payer son salaire jusqu’à ce que vous lui transmettiez cette information. De même, si vous n’ajoutez pas un nouvel employé à la paie, votre fournisseur de service de paie ne pourra pas le payer.

Est-il facile de configurer le dépôt direct de la paie avec QuickBooks?

Configurer le dépôt direct de la paie est facile. L’une de vos premières décisions consiste à déterminer la fréquence des paies : hebdomadaire, à la quinzaine, bimensuelle ou mensuelle. La plupart des propriétaires de petites entreprises font leur choix en fonction du cycle de leur flux de trésorerie.

Le traitement hebdomadaire est le plus courant dans les très petites entreprises qui comptent un certain nombre d’employés horaires à court terme. Le traitement à la quinzaine, qui est généralement plus facile à gérer, est le plus courant dans les entreprises axées sur le savoir qui emploient des professionnels. En raison de la complexité qui survient lorsque la durée du mois varie, il faut généralement éviter les traitements bimensuels, qui rémunèrent les employés le 15 et le dernier jour de chaque mois. Le traitement mensuel est le plus courant chez les vendeurs rémunérés à la commission dont les performances sont mesurées mensuellement.

Vous devez également décider de traiter la paie à l’interne ou de confier cette tâche à un tiers. Si vous décidez de la traiter à l’interne, assurez-vous qu’une personne bien formée en est responsable, comme votre directeur financier ou un comptable. Il est essentiel de tenir des registres précis et de traiter les paiements en temps opportun pour produire des documents fiscaux et des relevés d’emploi (RE) de fin d’année. Lorsque votre entreprise comptera plus d’employés et que vos activités deviendront plus complexes, vous pourrez choisir d’externaliser ces tâches.

Voici d’autres étapes de la mise en place du dépôt direct de la paie :

• Vous inscrire auprès de l’ARC ou de RQ et établir un numéro d’entreprise afin de pouvoir effectuer des retenues obligatoires sur la paie de vos employés, notamment celles pour l’impôt sur le revenu, l’AE, le RPC ou le RRQ
• Confirmer auprès de l’ARC ou de RQ que vous avez choisi le « compte de retenues sur la paie » comme l’un des services dont vous avez besoin, ou communiquer avec l’ARC ou RQ pour faire ajouter un compte de retenues sur la paie
• Décider de payer ses employés en arriérés ou non

Une fois que vous avez créé un compte bancaire de dépôt direct destiné à la paie, vous devez recueillir auprès de chacun de vos employés des renseignements sur le compte dans lequel ils veulent que vous payiez leur salaire. Téléversez facilement ces renseignements en ligne à l’aide d’un logiciel comptable.

Combien coûte le dépôt direct?

Vous pouvez vous attendre à payer des frais minimes lorsque vous configurez le dépôt direct auprès d’une banque pour la première fois. Il y a des frais de traitement de la paie pour chaque opération ou activité dans le compte, comme effectuer un dépôt ou transférer de l’argent. Ces frais varient selon la banque et peuvent dépendre de la relation que le propriétaire de petite entreprise établit avec le directeur de la banque.

La bonne nouvelle, c’est que les propriétaires de petites entreprises peuvent obtenir gratuitement le dépôt direct de la paie s’ils sont déjà abonnés à QuickBooks en ligne. QuickBooks offre aux petites entreprises le dépôt direct gratuit lorsqu’elles ajoutent un abonnement à la paie standard ou avancé à un compte existant.

Les dépôts directs de la paie sont-ils sûrs et sécurisés?

Contrairement aux chèques papier, qui peuvent être perdus ou volés, les paiements électroniques sont très rarement égarés. Si le compte est configuré avec des renseignements exacts provenant de l’employé et que vous avez suffisamment de fonds dans votre compte de paie, les paiements réguliers devraient tous être effectués. Tout accès au compte bancaire de l’employé est régi par la banque elle-même. Les employés peuvent demander à leur banque de les rassurer sur les mesures en place pour protéger la sécurité de leur argent et de leurs renseignements personnels.

Avec l’augmentation des cyberattaques dans le monde, cependant, vous devriez prendre toutes les précautions nécessaires pour sécuriser vos opérations bancaires. Voici quelques précautions de base à prendre :

• Choisir des mots de passe forts
• Ne pas donner votre nom d’utilisateur et numéro d’identification personnel à d’autres personnes qu’à votre agent financier de confiance
• Refuser que votre ordinateur ou votre appareil mobile mémorise votre mot de passe et d’autres informations bancaires confidentielles
• Installer la dernière version d’un logiciel antivirus réputé et le garder à jour
• Vérifier régulièrement vos relevés et signaler immédiatement à votre banque toute activité inhabituelle ou transaction non autorisée
• Fermer votre écran si vous devez quitter temporairement votre espace de travail pendant que vous consultez votre compte en ligne
• Ne pas utiliser de Wi-Fi public ni des ordinateurs publics pour accéder à votre compte bancaire

Payer vos employés régulièrement et à temps est un élément essentiel pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et maintenir le moral des employés, et passer au dépôt direct de la paie est un excellent moyen d’y arriver. Les paiements électroniques vous font gagner du temps et de l’énergie, que vous pouvez utiliser pour vous concentrer sur la planification stratégique. Vous voulez le dépôt direct de la paie gratuitement? Si vous êtes déjà abonné à QuickBooks en ligne, vous y avez droit.

FAQ sur le dépôt direct de la paie

Puis-je configurer un dépôt direct moi-même? 

Il existe trois façons de configurer le dépôt direct pour une entreprise. Il peut être configuré avec l’aide d’un représentant de la banque; un outil de paie en ligne, comme QuickBooks en ligne Paie; ou, selon l’institution financière, par l’intermédiaire d’un compte bancaire en ligne. Les deux dernières options vous permettent de configurer vous-même le dépôt direct (avec quelques conseils).

Combien de temps faut-il pour traiter le dépôt direct? 

En moyenne, le traitement d’un dépôt direct peut prendre de 1 à 3 jours ouvrables.

Le dépôt direct est-il versé directement dans les comptes bancaires des employés? 

Un dépôt direct est toujours transféré directement du compte bancaire de l’employeur au compte bancaire de l’employé, sauf si le compte est fermé pour une raison quelconque. Dans ce cas, l’argent sera retourné au compte de l’employeur.

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