Comprendre la paie au Canada : un guide étape par étape pour les petites entreprises

L’exploitation de votre propre entreprise est un défi, même dans les meilleurs jours, et ce défi ne fait que croître une fois que vous avez embauché votre premier employé. Dès qu’ils sont embauchés, vous devez comprendre la paie : le processus qui permet à une entreprise de payer ses employés selon un calendrier régulier. Bien que les grandes entreprises aient des services de comptabilité ou de ressources humaines pour gérer la paie, la plupart des propriétaires de petites entreprises gèrent la paie eux-mêmes.

Ce guide complet contient tout ce dont vous avez besoin pour maîtriser la gestion de la paie.

Concepts clés

• La paie est l’argent qu’une entreprise verse à ses employés pour une période déterminée.
• La paie fonctionne en calculant la paie d’un employé; déduire de l’argent pour les impôts, les programmes gouvernementaux et les assurances; et verser la différence à l’employé.
• L’argent mis de côté devrait être payé régulièrement au gouvernement ou à d’autres parties.
• Les entreprises peuvent faire appel à des experts professionnels de la paie, effectuer les calculs manuellement ou utiliser un service en ligne comme QuickBooks Paie.

Choses à faire et à ne pas faire pour la paie

Il existe des pratiques exemplaires claires pour la paie. Par exemple, vos employés sont-ils classés correctement? Avez-vous une fréquence de paie fixe et un plan de communication, et utilisez-vous des bulletins de paie électroniques? Tout cela peut sembler intimidant, mais ce n’est pas nécessaire. Jetez un coup d’œil aux choses à faire et à ne pas faire pour la paie :

Paie :

• Classer les employés correctement :La personne que vous envisagez de payer est-elle un employé ou un entrepreneur indépendant? Vous pouvez utiliser leLe test de quatre points de l’ARC(contrôle, propriété de l’outil, possibilité de profit ou de perte et intégration) pour déterminer la différence entre les deux.
• Choisissez votre fréquence de paie :À quelle fréquence paierez-vous vos employés? Les fréquences courantes sont hebdomadaire, à la quinzaine ou mensuelle.

Paie à ne pas faire :

• Évitez de communiquer :Il est important de communiquer les renseignements sur la paie aux nouveaux employés et aux employés actuels en personne et par écrit. Remettez à chaque employé un manuel qui décrit comment fonctionne votre paie, comment vous classez les employés (par opposition aux entrepreneurs indépendants), leurs droits et responsabilités, et comment vous traiterez les erreurs qui pourraient survenir au cours de la gestion de la paie.
• Ignorer les fiches de paie :Vous êtes tenu par la loi de remettre à vos employés un relevé de leur salaire. Envisagez d’utiliser des bulletins de paie électroniques ou électroniques pour réduire les coûts d’impression. La méthode la plus sûre et la plus simple consiste à envoyer leurs relevés de compte électroniques à vos employés.

Configurer l’info sur la paie de l’employé

Si vous êtes un nouvel utilisateur du traitement de la paie, vous devez d’abord recueillir les renseignements sur la paie de votre employé. Assurez-vous de les classer correctement en répondant à cette question : Sont-ils desemployé ou un entrepreneur? La paie est calculée différemment selon la classification. En général, si vous contrôlez leurs heures de travail, vous fournissez les outils qu’ils utilisent pour faire leur travail. Ils ne sont pas susceptibles de profiter de l’entente, à part vos paiements, et ils sont intégrés à l’entreprise, ils sont des employés.

Une fois que vous avez déterminé que la personne que vous payez est un employé, vous devez recueillir ses renseignements, notamment :

• Numéro d’assurance sociale (NAS)
• Province d’emploi : il s’agit généralement de la province dans laquelle votre employé se rapporte à votre lieu d’affaires ou, s’il travaille à domicile, il s’agit de la province à partir de laquelle son salaire est payé.
• Formulaire TD1rempliet, pour les employés rémunérés à la commission, formulaire TD1-X (si les employés au Québec doivent utiliser le formulaireTP-1015.3, Déclaration pour la retenue d’impôt ).

Selon la situation, votre employé peut vous demander d’augmenter ou de diminuer les déductions fiscales que vous prélevez sur sa paie. Pour augmenter les retenues, votre employé doit l’indiquer sur son formulaire TD1. Si les employés au Québec doivent utiliser le TP-1015.3-V, Déclaration pour la retenue d’impôt formulaire. Les employeurs des autres provinces doivent utiliser le formulaire TD1, appelé Déclaration de crédits d’impôt personnels. Pour réduire les déductions, l’employé doit demander une lettre d’autorisation de l’ARC. Vous devez conserver la lettre d’autorisation dans votre dossier et réduire l’impôt sur le revenu déduit du montant indiqué dans la lettre.

Calculer les retenues sur la paie et les versements

Après avoir recueilli tous les renseignements nécessaires, vous devrez calculer vos retenues sur la paie et vos versements. Les retenues sur la paiesont le montant précis prélevé sur la paie brute de votre employé pourl’impôt., d’assurance et d’autres programmes gouvernementaux, comme le Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) et l’assurance-emploi (AE). Ce qui reste est l’impôt de votre employépaie nette, que vous lui paierez ensuite directement.

Il existe plusieurs façons decalculer la paie. Vous pouvez le calculer manuellement à l’aide d’une feuille de calcul ou d’un calculatrice de paie gratuite. Le calcul manuel est l’option la moins coûteuse, mais c’est aussi celle qui prend le plus de temps, et vous risquez donc de faire une erreur.

Autrement, vous pourriez payer un comptable ou un spécialiste de la paie pour calculer votre paie. Vous pouvez trouver un expert de la paie par l’intermédiaire duInstitut national de la paie(NPI), un groupe professionnel voué à aider les entreprises avec leur paie. Le NPI offre des possibilités d’adhésion et de formation continue sur les procédures comptables et la législation qui affectent les services de paie.

Finalement, vous pouvez utiliser un logiciel de paie ou une solution en ligne comme QuickBooks Paie. Ce service vous permet d’exécuter la paie en moins de cinq minutes ou même automatiquement, ce qui vous donne plus de temps pour vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

Gestion de la paie

Une fois que vous décidez comment calculer la paie, vous devez configurer des systèmes pour gérer votre paie efficacement. Après tout, selon la fréquence de vos paiements, vous effectuerez des paiements hebdomadaires, toutes les deux semaines ou tous les mois, il est donc important de faire en sorte que le processus soit fluide et rapide.

Pour chaque intervalle de paiement, il y aura des déductions. Par exemple, si vous payez vos employés chaque semaine, vous calculerez et retiendrez les retenues sur le salaire total de l’employé pour cette semaine. Assurez-vous d’ajouteravantages imposablesau revenu total de votre employé avant d’appliquer des déductions, sinon vous n’obtiendrez pas les bons chiffres finaux.

Si vous embauchez un expert par l’intermédiaire de NPI, il s’occupera de votre paie et traitera les paiements en fonction de la fréquence que vous avez établie. Certains logiciels de paie en ligne, comme QuickBooks Paie, peuvent gérer votre paie automatiquement. Il sera mêmedéposez directementla paie de vos employés et fournissez-leur un portail pour ouvrir une session et consulter leurs renseignements de paiement.

Versement des retenues sur la paie et cotisations

La paie ne consiste pas seulement à s’assurer que vos employés sont payés rapidement et sans problème pour leurs services. Vous devez également percevoirretenuessur leurs chèques de paie et les verser à l’ARC à des intervalles précis.

Pour faire ces versements, vous aurez besoin d’un compte auprès de l’ARC. Si vous n’avez pas de compte, vous devez demander un numéro d’entreprise, ce que vous pouvez faireen ligne, par téléphone (1 800 959-5525), partélécopieur, par la poste ou en personne.

Si vous avez déjà un numéro d’entreprise, vous pouvez vous inscrire à un compte de retenues sur la paie. Une fois que vous avez retenu les retenues appropriées sur le traitement de votre employé, vous devez faire le suivi de chaque montant de chaque employé. Le logiciel de comptabilité QuickBooksest un excellent moyen de gérer ces renseignements.

Vous serez également responsable de verser ces montants au gouvernement régulièrement. À l’approche de votre date de versement, remplissez votre formulaire de versement pour les totaux de chaque type de revenu retenu. Ensuite, versez ces montants et votre formulaire de versement à l’ARC selon le calendrier que vous avez établi avec elle.

Comment savoir quelle est la date de votre versement? Tous les nouveaux auteurs de versements doivent soumettre leurs paiements avant le 15 du mois suivant celui au cours duquel la retenue a eu lieu. Par exemple, vos déductions du mois d’avril doivent être versées à l’ARC avant le 15 mai.

Vos versements doivent être effectués à temps et vos calculs doivent être exacts. Si vous n’êtes pas certain du montant exact à retenir, utilisez cette pratiquecalculatrice de paiepour vous assurer que vos chiffres sont exacts du premier coup. Si vous ne faites pas vos versements à temps, des frais de retard de 5 % (du montant à payer) sont facturés, et des frais de 1 % pour chaque mois de retard de paiement.

Feuillets et sommaires de paie

En plus des paiements réguliers à vos employés et des versements mensuels, vous devez également produire des formulaires fiscaux annuels et soumettre des déclarations de renseignements une fois par année.

Vous devez remettre à vos employés les formulaires fiscaux (généralementles feuillets T4 et T4a ou les relevés 1 si vous êtes au Québec).) au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année civile suivante. Par exemple, vos feuillets T4 et relevés 1 de 2022 (au Québec) doivent être mis à la disposition de vos employés au plus tard le 28 février 2023.

Vous pouvez envoyer ces formulaires par courriel ou par la poste, ou par l’intermédiaire d’un portail électronique sécurisé comme celui offert par QuickBooks Paie.

Des erreurs se produisent parfois. Vous avez peut-être trop déduit l’impôt sur le revenu, le RPC/RRQ ou l’AE. Si c’est le cas, consultez leSite Web de l’ARCpour connaître les étapes exactes à suivre. Les bonnes actions peuvent varier selon les détails du trop-perçu ou du moins-perçu.

Vérifications de l’ARC

Enfin, de temps à autre, l’ARC peut effectuer une vérification des documents comptables de votre entreprise. Si votre entreprise est nouvelle, vous pourriez être plus susceptible de faire l’objet d’une vérification, notamment en raison d’erreurs comptables potentielles ou d’une indication antérieure de non-conformité aux obligations fiscales. Vous pouvez détecter les problèmes potentiels en demandant à un organisme externe indépendant d’effectuer des vérifications annuelles ou semestrielles.

Au cours de la vérification, tous vos renseignements personnels, notamment ceux qui pourraient être liés à votre entreprise, feront l’objet d’une enquête.

Cela comprend vos documents comptables, les renseignements sur votre compte et tout renseignement personnel concernant toute autre personne qui peut ou non travailler pour vous, mais qui a une relation avec vous ou votre entreprise.

La vérification aura l’un des trois résultats suivants :

1. Aucun rajustement :Si tout va bien, aucune autre mesure n’est requise et la vérification est terminée.
2. Rajustement en faveur de l’ARC :Si votre comptabilité était erronée et que vous n’avez pas versé assez d’impôt, vous devez un solde.
3. Rajustement en votre faveur :Si votre comptabilité est en panne et que vous avez payé des impôts en trop, vous pourriez avoir droit à un remboursement.

• Si vous n’êtes pas d’accord avec le résultat de votre vérification, vous pouvezsoumettre un appel.

L’embauche de votre premier employé est une étape importante dans la carrière de tout propriétaire d’entreprise, mais payer les employés ne se limite pas à la signaturedes chèques de paie.. Bien que la gestion de la paie de votre entreprise puisse sembler compliquée au début, une fois que vous maîtriserez les notions de base et que vous aurez configuré les systèmes et les procédures, elle ne deviendra qu’un élément de la gestion de votre entreprise.

AvecQuickBooks Paie, vous n’avez pas à insister sur le processus. Il vous suffit d’exécuter votre paie en aussi peu que cinq minutes et de déposer directement la paie de vos employés dans leur compte bancaire pour avoir plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte le plus. Apprenez-en plus et commencez à payer vos employés avec QuickBooks dès aujourd’hui.

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