Comprendre la paie au Canada : un guide étape par étape pour les petites entreprises

L’exploitation d’une entreprise représente un défi, même dans les meilleurs jours, et ce défi s’intensifie une fois que vous avez embauché votre premier employé. Dès l’embauche, vous devez comprendre le processus de la paie : le processus qui permet à une entreprise de payer ses employés selon un échéancier constant. Bien que les grandes entreprises disposent d’un service de comptabilité ou de ressources humaines pour gérer la paie, la plupart des propriétaires de petites entreprises s’occupent eux-mêmes de la paie.

Ce guide complet vous aidera à naviguer avec succès dans le monde de la gestion de la paie.

Clé cconceptions

• La paie est l’argent qu’une entreprise verse à ses employés pour une période donnée.
• La paie fonctionne en calculant la paie d’un employé; déduire de l’argent pour les impôts, les programmes gouvernementaux et les assurances; et de payer la différence à l’employé.
• L’argent mis de côté doit être versé au gouvernement ou à d’autres parties régulièrement.
• Les entreprises peuvent faire appel à des experts professionnels de la paie, faire les calculs manuellement ou utiliser un service en ligne comme QuickBooks Paie.

Ce qu’il faut faire et ce qu’il faut éviter dans le domaine de la paie

En matière de paie, les pratiques exemplaires sont claires. Par exemple, vos employés sont-ils classés correctement? Vous avez établi une fréquence de paie et un plan de communication, et utilisez-vous des relevés de paie électroniques? Tout cela peut sembler accablant, mais ce n’est pas nécessaire. Découvrez ce qu’il faut faire et ce qu’il faut éviter dans le domaine de la paie :

À faire pour la paie :

• Classez les employés correctement : La personne que vous voulez payer est-elle un employé ou un entrepreneur indépendant? Vous pouvez utiliser le Test de quatre points de l’ARC (contrôle, propriété de l’outil, possibilité de profit ou de perte, et intégration) pour déterminer la différence entre les deux.
• Choisissez la fréquence de paie : À quelle fréquence paierez-vous vos employés? Les fréquences courantes sont les hebdomadaires, aux deux semaines ou mensuelles.

Ce que vous ne pouvez pas faire avec la paie :

• Évitez les communications : Il est important de communiquer les renseignements sur la paie aux nouveaux employés et aux employés actuels en personne et par écrit. Remettez à chaque employé un manuel qui décrit le fonctionnement de votre paie, la catégorie des employés (plutôt que les entrepreneurs indépendants), leurs droits et responsabilités, et la façon de régler les erreurs qui pourraient survenir au cours de la gestion de la paie.
• Sauter les fiches de paie : Vous êtes tenu par la loi de fournir à vos employés un relevé de leur salaire. Envisagez d’utiliser des relevés de paie électroniques ou électroniques pour minimiser les coûts d’impression. La méthode la plus simple et la plus sûre est d’envoyer un relevé électronique à vos employés par courriel.

Configurer l’information sur la paie des employés

Si vous êtes novice dans le domaine du traitement de la paie, vous devez d’abord recueillir les renseignements sur la paie de votre travailleur. Assurez-vous de les catégoriser correctement en répondant à la question :employé ou un entrepreneur? La paie est calculée différemment selon la classification des employés. En général, si vous contrôlez leurs heures de travail, vous fournissez les outils qu’ils utilisent pour faire leur travail, ils ne peuvent pas réaliser un profit ou subir une perte dans l’entente au-delà de vos paiements et ils sont intégrés à l’entreprise.

Une fois que vous avez déterminé que la personne que vous payez est un employé, vous devez rassembler ses détails, notamment :

• Numéro d’assurance sociale (NAS)
• Province d’emploi : il s’agit généralement de la province où l’employé travaille pour votre entreprise ou, s’il travaille à domicile, il s’agit de la province à partir de laquelle son salaire est versé.
• Terminer Formulaire TD1 et, pour les employés rémunérés à la commission, un formulaire TD1-X (Si les employés qui travaillent au Québec doivent utiliser le Formulaire TP-1015,3, Déclaration pour la retenue d’impôt du Québec formulaire.)

Selon la situation, votre employé pourrait vous demander d’augmenter ou de réduire les retenues d’impôt sur le revenu que vous prélevez de sa paie. Pour augmenter les retenues, votre employé doit l’indiquer sur son formulaire TD1. Si les employés qui travaillent au Québec doivent utiliser le Formulaire TP-1015,3, Déclaration pour la retenue d’impôt du Québec formulaire. Les employeurs des autres provinces utilisent plutôt le formulaire TD1, intitulé Déclaration des crédits d’impôt personnels. Pour réduire les retenues, l’employé doit demander une lettre d’autorisation de l’ARC. Vous devrez conserver la lettre d’autorisation et réduire l’impôt sur le revenu déduit par le montant indiqué dans la lettre.

Calcul des retenues sur la paie et des versements

Après avoir rassemblé tous les renseignements nécessaires, vous devrez calculer vos retenues sur la paie et vos versements.Retenues sur la paie sont le montant d’argent précis retenu de la paie brute de l’employé pour impôts Les régimes d’assurance et d’autres programmes gouvernementaux, tels que le Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime des rentes du Québec (RPC/RRQ) et l’assurance-emploi (AE). Ce qui reste est le montant de paie nette, que vous leur paierez directement.

Il y a plusieurs façons de calculer la paie, Vous pouvez le calculer manuellement à l’aide d’une feuille de calcul ou d’un calculateur de paie gratuit, Le calcul manuel est l’option la moins coûteuse, mais aussi avec le plus de temps et avec le risque de faire une erreur.

Vous pouvez aussi payer un comptable ou un spécialiste de la paie pour calculer votre paie. Vous pouvez trouver un expert de la paie dans le Institut national de la paie (NPI), un groupe professionnel qui aide les entreprises avec leur paie. Le NPI offre des possibilités d’adhésion et d’apprentissage continu sur les procédures et les lois comptables qui touchent les services de paie .

Enfin, vous pouvez utiliser un logiciel de paie ou une solution en ligne comme QuickBooks Paie. Ce service vous permet d’exécuter la paie en moins de cinq minutes ou même automatiquement, ce qui vous donne plus de temps pour vous concentrer sur la gestion de votre entreprise .

Gestion de la paie

Une fois que vous décidez de calculer la paie, vous devez mettre en place des systèmes pour gérer efficacement votre paie. Après tout, en fonction de la fréquence de vos paiements, vous exécuterez les paiements chaque semaine, toutes les deux semaines ou tous les mois. Il est donc important de rendre le processus sans heurt et rapide.

Des déductions seront appliquées pour chaque intervalle de paiement. Par exemple, si vous payez vos employés chaque semaine, vous calculerez les déductions et les retenues en fonction du salaire total de l’employé pour cette semaine. Assurez-vous d’ajouter avantages imposables au revenu total de l’employé avant d’appliquer les retenues, sinon vous n’aurez pas les chiffres finaux exacts.

Si vous embauchez un expert par l’intermédiaire de NPI, il s’occupera de la paie et du traitement des paiements en fonction de votre fréquence de paiement définie. Certains logiciels en ligne de paie, comme QuickBooks Paie, peuvent gérer votre paie automatiquement. Elle sera même dépôt direct la paie de votre employé et lui fournir un portail pour ouvrir une session et consulter ses infos sur le paiement.

Versement des retenues sur la paie et cotisations

La paie ne consiste pas seulement à s’assurer que vos employés sont payés rapidement et en toute transparence pour leurs services. Vous devez également recueillir déductions de leurs chèques de paie et les remettre à l’ARC à des intervalles précis.

Pour faire ces versements, vous devez avoir un compte à l’ARC. Si vous n’avez pas de compte, vous devez demander un numéro d’entreprise, ce que vous pouvez faire .en ligne, par téléphone (1 800 959-5525), par télécopie, par la poste ou en personne,

Si vous avez déjà un numéro d’entreprise, vous pouvez vous inscrire à un compte de retenues sur la paie. Une fois que vous avez retenu les retenues appropriées sur les salaires de vos employés, vous devez faire le suivi de chaque montant pour chaque employé.Logiciel de comptabilité QuickBooks est un excellent moyen de gérer cette information.

Vous serez également responsable du versement régulier de ces montants au gouvernement. À l’approche de votre date de versement, remplissez votre formulaire de versement pour les totaux de chaque type de revenu retenu. Ensuite, versez ces montants et votre formulaire de versement à l’ARC selon l’échéancier que vous avez établi.

Comment savoir quelle date de versement est? Tous les nouveaux auteurs de versements doivent soumettre leurs paiements au plus tard le 15 du mois suivant celui où la retenue a été effectuée. Par exemple, vos déductions d’avril doivent être versées à l’ARC au plus tard le 15 mai.

Vos versements doivent être effectués à temps et vos calculs doivent être faits. Si vous n’êtes pas certain du montant exact à retenir, utilisez cette calculateur de paie pour vous assurer d’avoir les bons chiffres dès le début. Si vous ne versez pas les paiements à temps, des frais de retard de 5 % (du montant dû) seront facturés, et des frais de 1 % pour chaque mois de retard de paiement.

Feuillets de paie et sommaires

En plus des paiements réguliers à vos employés et des versements mensuels, vous devez également produire des feuillets fiscaux annuels et soumettre des déclarations de renseignements une fois par année.

Vous devez remettre les feuillets fiscaux de vos employés (habituellement Feuillets T4 et T4A (Relevé 1 si vous êtes au Québec)) au plus tard le dernier jour de février de l’année civile suivante. Par exemple, vos feuillets T4 et vos relevés 1 de 2022 (au Québec) doivent être disponibles pour vos employés au plus tard le 28 février 2023.

Vous pouvez envoyer ces feuillets par courriel ou par la poste, ou par l’intermédiaire d’un portail électronique sécurisé comme celui offert par QuickBooks Paie.

Des erreurs se produisent. Peut-être avez-vous trop retenu d’impôt sur le revenu, du RPC/RRQ ou de l’AE. Si cela survient, consultez le Site Web de l’ARC pour connaître les étapes exactes à suivre. Les actions appropriées peuvent varier en fonction du trop-perçu ou du moins-perçu.

Vérifications par l’ARC

Enfin, il peut arriver que l’ARC procède à un audit des livres comptables de votre entreprise. Si votre entreprise est nouvelle, vous pourriez être plus susceptible de faire l’objet d’un audit pour des raisons telles que les erreurs comptables potentielles ou une indication antérieure de non-conformité aux obligations fiscales. Vous pouvez régler les problèmes potentiels en demandant à un organisme externe indépendant d’effectuer des vérifications d’entreprise annuelles ou semestrielles.

Au cours de la vérification, tous vos renseignements personnels, c’est-à-dire ceux qui pourraient avoir un lien avec votre entreprise, font l’objet d’une enquête.

Cela comprend vos documents comptables, les renseignements de votre compte et tout renseignement personnel concernant toute autre personne qui travaille ou non pour vous, mais qui a une relation avec vous ou votre entreprise.

L’audit aura l’un des trois résultats possibles :

1. Aucun rajustement : Si tout va bien, aucune action supplémentaire n’est requise et la vérification est fermée.
2. Rajustement en faveur de l’ARC : Si votre comptabilité était erronée et que vous n’avez pas versé suffisamment d’impôt, vous devrez un solde à payer.
3. Rajustement en votre faveur : Si votre comptabilité est erronée et que vous avez payé des impôts en trop, vous pourriez avoir droit à un remboursement.

• Si vous n’êtes pas d’accord avec le résultat de votre vérification, vous pouvez soumettre un appel,

L’embauche de votre premier employé est une étape cruciale dans la carrière de tout propriétaire d’entreprise, mais le paiement des employés ne se limite pas à la signature du contrat .chèques de paie, Bien que la gestion de la paie de votre entreprise puisse sembler compliquée au début, une fois que vous maîtrisez les bases et que vous mettez en place les systèmes et les procédures, cela ne devient qu’un autre élément de la gestion de votre entreprise.

Avec QuickBooks Paie, vous n’avez pas à vous soucier du processus. Il suffit d’exécuter votre paie en moins de cinq minutes et de déposer directement la paie de votre employé dans son compte bancaire afin que vous ayez plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte le plus. Apprenez-en davantage et commencez à payer vos employés avec QuickBooks dès aujourd’hui.