Nous aimons tous le jour de paie, mais nous ne comprenons peut-être pas tous les détails figurant sur le chèque de paie. À première vue, il semble y avoir différents nombres et titres, ce qui peut s’avérer déroutant lorsque vous n’êtes pas certain de leur signification.
Les fiches de paie sont des relevés de paie écrits qui contiennent les détails du chèque de paie de chaque employé pour chaque période de paie. Les fiches de paie sont aussi appelées talons de chèque de paie, déclarations de salaire ou talons de paie. Si votre entreprise fournit des chèques de paie physiques, la fiche de paie est généralement jointe ou incluse avec le chèque. Si votre entreprise utilise le dépôt direct, les employés pourraient avoir accès à leurs fiches de paie sur un portail en ligne.
Qu’est qu’un chèque de paie?
Un chèque de paie est délivré par un employeur et remis sous forme de paiement à un employé pour services rendus. Le chèque de paie d’un employé pourrait être livré sur papier, comme pour les chèques conventionnels, ou il pourrait être reçu sous forme de dépôt direct. Après avoir reçu un chèque physique, l’employé peut l’encaisser à sa banque pour obtenir les fonds.
Si l’employé demande que le chèque de paie soit déposé directement dans son compte bancaire, sa paie est versée automatiquement lors du jour de paie. Un chèque de paie est généralement délivré toutes les deux semaines, bien que certains employeurs délivrent les chèques de paie chaque semaine ou chaque mois.
Lors du traitement de la paie, il est important de comprendre ce que chaque nombre signifie sur le chèque de paie. Non seulement c’est important à des fins de versement, mais également aux fins de l’impôt. Un chèque de paie normal tiendra compte de ce qui suit :
- Période de paie
- Date de paie
- NAS
- Taux de rémunération
- Nombre d’heures
- Rémunération brute
- Cumuls annuels
- Déductions :
- Impôt fédéral sur le revenu
- Impôt provincial sur le revenu
- Régime de pensions du Canada (RPC)
- Assurance-emploi (AE)
- Rémunération nette
Pourquoi les fiches de paie sont-elles importantes?
Les fiches de paie sont importantes pour une multitude de raisons : visibilité, comptabilité, conformité à la paie, pour n’en nommer que quelques-unes. Les employés doivent être en mesure de voir les types de retenues et de déductions que les employeurs déduisent de leur rémunération brute. Et le fait de les indiquer sur la page peut aider les employés et les employeurs à éviter toute confusion ou confrontation inutile.
Quels renseignements figurent sur une fiche de paie?
Les fiches de paie varient en fonction des lois sur l’emploi du territoire et des exigences du secteur d’activité. Par exemple, l’État de New York exige que les entreprises de la restauration incluent une ventilation des pourboires et de la paie gagnés sur chaque fiche de paie. Si l’employeur fournit un uniforme ou des repas, ils doivent également être inclus sous forme d’« allocations » ou de « crédits ».
Voici d’autres éléments courants qui sont susceptibles de figurer sur une fiche de paie :
- Renseignements sur l’employé
- Dates de la période
- Paie brute
- Paie nette
- Heures travaillées
- Taux payés
- Déductions
- Cumuls annuels
Paie brute
La paie brute est le montant total qu’un employeur paie avant les déductions. Cette paie inclut souvent plus que le salaire normal de l’employé. La rémunération des heures supplémentaires et les autres revenus, comme les heures chômées et rémunérées, les primes et les avances sur la paie, sont également inclus dans la paie brute.
La paie brute est calculée différemment pour les employés salariés et horaires. Pour calculer la paie brute d’un employé horaire pour une période de paie, multipliez son taux de rémunération horaire par le nombre d’heures travaillées. Pour calculer la rémunération brute d’un employé salarié pour une période de paie, divisez son salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l’année.
Généralement, les fiches de paie pour les travailleurs horaires indiquent le nombre d’heures que l’employé a travaillées. Les fiches de paie des employés salariés peuvent également afficher le nombre d’heures qu’ils ont consigné avoir travaillé s’ils font le suivi de leurs heures. Si l’employé travaille plus de 40 heures par semaine et qu’il est admissible à la rémunération des heures supplémentaires, ces heures doivent figurer sur sa fiche de paie.
Déductions
Les déductions sont des montants d’argent retenus sur la paie brute de l’employé. Elles incluent les impôts, les cotisations et même les allocations comme les repas.
Généralement, sur les fiches de paie, les déductions sont affichées à deux endroits : déductions courantes et cumul annuel des déductions. Les déductions courantes sont les déductions retenues sur la période de paie actuelle. Les déductions à ce jour sont les totaux pour chaque type de déduction. Par exemple, l’impôt sur le revenu est retenu sur chaque période de paie. La fiche de paie afficherait donc un montant déduit pour cette période de paie et le montant total déduit pour l’année jusqu’ici.
Impôts
Les impôts sont souvent indiqués en tant que déductions sur la fiche de paie de l’employé. Généralement, ils incluent les impôts qui contribuent à l’AE et au RPC, et aux déductions de l’impôt provincial et fédéral sur le revenu. Les impôts liés au formulaire TD1 de l’employé pourraient être modifiés à la demande de l’employé, en particulier si des retenues supplémentaires sont indiquées. L’Agence du revenu du Canada (ARC) établit les taux d’imposition.
Impôt fédéral sur le revenu : Calculez le montant de l’impôt fédéral sur le revenu à déduire de votre rémunération. Le système fiscal au Canada est progressif. Cela signifie que plus le revenu est élevé, plus le pourcentage de revenu affecté aux impôts sera élevé.
Impôt provincial sur le revenu : Vous calculerez également le montant de l’impôt provincial sur le revenu à déduire de la rémunération de l’employé. Ce montant sera inférieur à l’impôt fédéral et il est différent dans chaque province.
Régime de pensions du Canada (RPC) : Pour les personnes âgées de 18 ans et plus, il est obligatoire pour une déduction de 4,95 % des revenus bruts supérieurs à 3 500 $ jusqu’à ce que le plafond des gains annuels ouvrant droit à pension soit atteint. Trouvez la cotisation maximale la plus récente ici.
Assurance-emploi (AE) : 1,78 % est déduit des revenus bruts jusqu’à ce que le plafond de cotisation soit atteint. Trouvez le plafond des gains assurables annuels ici.
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Cotisations
Les cotisations sont un autre type de déduction. Mais si la cotisation provient de l’employeur, elle pourrait être incluse dans la paie brute de l’employé. Par exemple, disons qu’un employé cotise 3 % de chaque chèque de paie à un REER, et que son employeur cotise un montant équivalent. La cotisation de l’employé serait une déduction de son chèque de paie, tandis que la cotisation de l’employeur serait inscrite comme faisant partie de la paie brute de l’employé.
Les cotisations varieront en fonction des possibilités en matière d’avantages sociaux offertes par l’employeur. Par exemple, un employé pourrait demander qu’un petit pourcentage de son chèque de paie soit investi dans un régime d’achat d’actions des employés (RAAE). Il pourrait cotiser à un régime de retraite ou avoir un petit montant prélevé sur chaque chèque de paie sous forme de don sans but lucratif.
Rémunération nette
La rémunération nette est le montant restant après le prélèvement des déductions sur la paie brute d’un employé. La rémunération nette est souvent appelée paie nette. Il s’agit du montant que l’employé reçoit lorsqu’il est payé, soit par dépôt direct ou chèque papier.
En fonction du montant des déductions, la paie nette d’un employé pourrait être nettement inférieure à sa paie brute. Sur la fiche de paie de l’employé, la rémunération nette est consignée pour la période de paie et cumulativement pour l’année.
Cumuls annuels
Les cumuls annuels sur les fiches de paie servent à faire le suivi de différents montants depuis le premier jour de l’année ou le premier jour de travail de l’employé pendant l’année. De nombreuses fiches de paie incluront un total cumulé des gains et des déductions de vos employés pour l’année. Par exemple, si la rémunération cumulée de l’employé au 1er mars est de 9 000 $, cela signifie que du 1er janvier au 1er mars, il a gagné un total de 9 000 $.
Exemples de fiche de paie
Si votre entreprise est petite et qu’elle n’offre pas beaucoup d’avantages sociaux, les fiches de paie de vos employés paraîtront assez simples. Voici ce à quoi ressemble une fiche de paie simple :
