Quelles sont les responsabilités des RH et de la paie?

La fonction principale des ressources humaines est de s’occuper des relations avec les employés, tandis que la fonction de la paie s’occupe de la rémunération financière de ces employés et du processus par lequel ils sont payés. Ces deux services ont des responsabilités distinctes dans une organisation, mais ils se chevauchent dans certains domaines.

Le recrutement, les augmentations de salaire, les paiements de primes, les déductions d’avantages sociaux, les congés annuels, les congés de maladie et les licenciements sont tous des domaines qui nécessiteront l’attention de la paie et des RH. Dans de nombreuses situations, les deux services doivent se coordonner pour rester efficaces.

Pour en savoir plus sur les distinctions spécifiques entre les responsabilités en matière de paie et de RH, lisez le reste de cet article.

Responsabilités du traitement de la paie

Le traitement de la paiecomprend des responsabilités telles que :

• Examiner et vérifier l’exactitude de tous les documents, ainsi que s’assurer de l’exactitude des calculs pour la paie.
• Valider que les renseignements des feuilles de temps saisis par les employés occasionnels ont été approuvés par leur gestionnaire.
• Calculer et traiter les indemnités de jour férié pour les employés et rajuster les salaires et les avantages sociaux
• Préparerun relevé d’emploi (RE)
• Gérer l’information sur l’assurance-emploi (AE)
• Coordonne les retraits directs, les versements et les déductions en veillant au transfert des fonds aux services gouvernementaux et aux compagnies d’assurance.
• Fournissez une ventilation complète des charges liées à la paie, telles que les salaires et les avantages sociaux, afin d’aider les gestionnaires à rapprocher les coûts réels et le budget.
• À la fin de l’exercice, calculer les augmentations au mérite (augmentations fondées sur le rendement), les rémunérations variables, les paiements forfaitaires, les cotisations au régime de retraite, les salaires et les indemnités de départ accumulés
• Prépare les congés sans estimation de la paie
• Exécuter les paiements de rajustement du cumul annuel
• Produit l’état des revenus de tous les employés étrangers non canadiens
• Vérifier les détails du feuillet T4 avant l’émission

Comptabilité et rapports sur la paie

La paie est étroitement liée à la comptabilité, car elle traite tous les documents financiers des employés. Les responsabilités en matière de comptabilité de la paie comprennent :

• Rapprocher lesécritures de paie
• Calculer et rajuster les charges à payer
• Effectuerles versements de la paieet fournir des rapports pour le grand livre tous les mois
• Créer des écritures de grand livre mensuelles à l’aide du système de paie en préparant des écritures de journal mensuelles pour la paie et la comptabilité, en veillant à l’intégrité des données et en respectant les règles et politiques comptables internes.
• Rapprocher tous les comptes de passif de la paie dans le grand livre
• Réviser et approuver toutes les remises au gouvernement et aux fournisseurs de prestations
• Rapprocher annuellement les cotisations à l’impôt-santé de l’employeur, les assurances du régime d’assurance des cadres de la fonction publique et du régime de soins de santé de la fonction publique et divers rapports d’assurance au Canada et à l’étranger

Responsabilités en matière de ressources humaines

Les spécialistes des RH se concentrent sur un seul domaine, par exemple la formation ou le recrutement d’employés. Les généralistes des RH sont responsables de différentes tâches simultanément. Les petites entreprises ont normalement une ou deux listes générales, et les grandes entreprises ont de nombreux spécialistes des RH qui se consacrent à des domaines et à des services particuliers.

Les responsabilités typiques d’un membre du personnel des RH sont :

• Communiquer avec les employeurs pour cerner les besoins et les qualifications recherchées
• Interroger les candidats sur leur expérience, leur formation et leurs compétences
• Communiquer avec les références et vérifier les antécédents
• Informer les candidats des détails de l’emploi tels que les avantages et les conditions
• Embaucher ou recommander des candidats qualifiés
• Présenter les séances d’orientation des nouveaux employés
• Traitement des documents

Les gestionnaires des RH :

• Planifier et coordonner la main-d’œuvre pour utiliser au mieux les talents des employés
• Résoudre les problèmes entre la direction et les employés
• Conseiller les gestionnaires sur les politiques telles que l’égalité d’accès à l’emploi et le harcèlement sexuel
• Coordonner et superviser le travail des spécialistes et du personnel
• Superviser le processus de recrutement et d’embauche
• Procédures disciplinaires directes

Système de gestion des ressources humaines (SGRH)

Un SGRH est un ensemble d’applications logicielles qui prennent en charge et automatisent les processus de RH tout au long du cycle de vie de l’employé. Cela comprend des applications telles que : le processus d’embauche, la paie, les fiches de présence, les impôts, le perfectionnement des employés, les évaluations du rendement, les avantages, la conformité et plus encore.

Avec un SGRH, les entreprises peuvent gérer un large éventail d’activités liées aux personnes en un seul endroit. Par conséquent, cela augmente l’efficacité et vous permet de mieux comprendre votre main-d’œuvre afin que vous puissiez prendre des décisions plus éclairées.

Le personnel des RH est responsable du développement et de la maintenance du système de gestion des ressources humaines afin d’assurer la conformité avec les politiques, les pratiques, les conventions collectives et les manuels des employés du CRDI en matière de RH et de finances.

Compétences et qualifications professionnelles pour la paie

Un administrateur de la paie assume d’importantes responsabilités dans chaque organisation et doit donc posséder certaines compétences et qualifications pour bien faire son travail. Ces compétences comprennent :

• Compétences en résolution de problèmes. Qu’il s’agisse de problèmes de conformité, d’écarts fiscaux ou d’erreurs de calcul, de nombreux problèmes peuvent survenir lors du traitement de la paie. Un bon administrateur de la paie doit être capable de résoudre tous les problèmes qui peuvent survenir de manière compétente, logique et efficace. Vous devez également être en mesure d’anticiper les défis potentiels qui pourraient compliquer davantage les choses.
• Maîtrise de l’informatique. De la préparation de la paie dans Excel à l’utilisation de documents Word, les administrateurs doivent comprendre les programmes standard utilisés dans n’importe quel bureau. Vous aurez également besoin d’une connaissance pratique approfondie des logiciels du secteur conçus spécialement pour le traitement de la paie, comme QuickBooks. Savoir comment utiliser ces logiciels vous aidera à organiser les renseignements sur les employés, à rationaliser les processus de paie et à accomplir vos tâches plus efficacement.
• Compétences en mathématiques. Les déductions obligatoires et les rapports fiscaux ne sont qu’une partie des responsabilités de ce poste qui nécessitent des compétences en mathématiques. Comme beaucoup de données, de chiffres et de calculs complexes doivent être effectués avec précision, de solides compétences en calcul sont essentielles pour ce rôle.

L’Association canadienne de la paieoffre une variété de cours qui vous donneront les qualifications nécessaires pour devenir un praticien ou un gestionnaire dans le domaine de la paie.

Compétences et qualifications professionnelles des ressources humaines

Être responsable de prendre des décisions d’embauche et de licenciement, de veiller au bien-être des employés et de gérer les renseignements les plus sensibles d’une entreprise est un travail éprouvant, mais gratifiant. Si vous vous sentez prêt pour le défi, découvrez les compétences les plus essentielles pour réussir dans ce rôle :

• Relations avec les employés. Les entreprises prospères s’appuient sur des relations solides entre les employés et les professionnels qui les soutiennent. Votre capacité à gérer les conflits sera un facteur important déterminant pour votre réussite dans ce poste, car des problèmes peuvent survenir n’importe où, des conflits de travail aux régimes d’avantages sociaux des employés.
• Collaboration avec les équipes. Travailler dans les RH signifie que vous collaborerez avec des équipes de différents types de services. Il est donc très important d’être quelqu’un qui s’épanouit dans des situations où il est en communication constante avec les autres.
• Compétences organisationnelles. Les employeurs recherchent des candidats en RH ayant des compétences organisationnelles, car de nombreux postes exigent de jongler et de hiérarchiser les tâches dans une équipe ou dans le calendrier de l’entreprise. Il est important de pouvoir créer un plan qui permet à chacun d’atteindre ses objectifs.

La plupart des postes exigent que le candidat ait unbaccalauréatet parfois même une maîtrise en RH. Pour une liste complète sur la façon de commencer une carrière en RH, consultez lePagedes professionnels agréés dans les ressources humaines.

QuickBooks en ligneorganise toutes les données financières de votre entreprise au même endroit, ce qui facilite la gestion d’un plus grand nombre d’employés, sans erreur ni contretemps. Il automatise également les tâches banales, ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent. Essayez-le dès aujourd’hui.