Comment traiter la paie

Imaginez un processus de traitement de la paie qui roule bien, dans lequel les erreurs sont rares et qui ne cause pas de problèmes de conformité. Voilà la valeur de l’automatisation de la paie.

Vous pouvez être intimidé par le traitement de la paie au début, mais les systèmes d’automatisation peuvent le rendre beaucoup moins compliqué. L’automatisation de la paie peut aider votre entreprise à gagner du temps avec une approche passive qui vous permet de vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.

Ce guide vous accompagnera pas à pas dans le processus de traitement de la paie afin que vous soyez confiant et prêt pour le jour de paie.

Qu’est-ce que le traitement de la paie?

Le traitement de la paie est l’acte de gérer les paiements des employés. Cela va de la saisie d’un employé dans votre logiciel de paie à la remise de son chèque de paie.

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, il y a de fortes chances que vous vous occupiez de la paie. Lorsque votre équipe s’agrandit et que le traitement de la paie devient plus chronophage, vous pouvez confier cette tâche à un comptable ou à un responsable des ressources humaines.

Souvent, les propriétaires d’entreprise achètent un logiciel comptable pour la paie afin de faciliter l’organisation et de garantir la conformité de la paie avec les normes de travail provinciales et fédérales. Il y a beaucoup d’impôts à prendre en compte lors du traitement de la paie, il est donc utile d’avoir l’aide d’un professionnel.

Si vous vous demandez comment fonctionne le traitement de la paie des employés, il y a un total de huit étapes de base à suivre.

Guide étape par étape pour le traitement de la paie au Canada

Le traitement de la paie ne consiste pas seulement à rémunérer vos employés. Cela fait partie de l’exploitation légale de votre entreprise, conformément aux lois provinciales et aux normes du travail fédérales. Ces normes et lois comportent plusieurs exigences que vous devez respecter dans le cadre de votre processus de traitement de la paie, notamment le suivi des heures de travail des employés et la tenue des registres. Vous devez garder ces réglementations à l’esprit lorsque vous établissez un processus de traitement de la paie.

Question 1 :  Choisir un système de paie

Il existe trois systèmes de paie de base : la paie manuelle, la paie externalisée et le logiciel de paie.

• La paie manuelle est traitée à la main, généralement sur papier ou dans un tableau.
• L’externalisation de la paie consiste à embaucher quelqu’un d’autre pour s’occuper de tout, des cotisations sociales à la comptabilité.
• Le logiciel de paie varie selon le forfait ou le produit. La plupart d’entre eux proposent des services allant de l’assistance de base en matière de paie à des modules complémentaires qui peuvent inclure le suivi des heures ou même des services de RH.

Avant de vous orienter vers un système plutôt qu’un autre, tenez compte de facteurs tels que la croissance de l’entreprise, les avantages pour les employés et la complexité des lois sur la paie de votre province. Plus les éléments et les calculs sont complexes, plus il sera avantageux d’acheter un logiciel de paie ou d’externaliser la paie.

2. Créer une politique de paie

Avant de créer une politique de paie, examinez les lois locales sur le travail, les lois provinciales sur les heures supplémentaires, et les lois fédérales sur le travail. La violation la plus courante est celle des heures supplémentaires non rémunérées, ce qui peut arriver par accident quand on ne connaît pas les règles.

Voici d’autres éléments que vous devriez inclure dans votre politique de paie :

• Les dates de paie, y compris la durée de chaque période de paie, et le moment où vous payez les employés.
• La façon dont vous allez payer les employés, que ce soit par dépôt direct ou chèque papier.
• Les déductions et les retenues salariales et l’impact des avantages que vous offrez sur le chèque de paie de l’employé.

3. Recueillir les renseignements des employés

Si vous avez des employés, vous devez également disposer de toutes leurs informations. Les renseignements personnels requis pour la paie d’un employé comprennent le numéro d’assurance sociale (NAS) et le Formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels dûment rempli. Les employeurs qui ont des employés au Québec sont également tenus de recueillir le formulaire provincial TP-1015.3 - Déclaration pour la retenue d’impôt.

4. Configurer le dépôt direct

Le dépôt direct peut s’accompagner de frais nominaux, mais il est pratique à la fois pour les employés et leur employeur, et il peut être inclus dans le coût du logiciel de paie. En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez mettre en place le dépôt direct par l’entremise de la banque de votre entreprise ou de votre fournisseur de services de paie.

Si vos employés ont opté pour le dépôt direct, ils devront vous fournir certains renseignements, notamment le nom de leur banque, leur numéro de compte, leur type de compte (chèque ou épargne) et leur numéro d’acheminement bancaire. Une fois que vous avez tout cela, l’étape suivante consiste à transférer ces informations à votre logiciel de paie ou à votre banque.

5. Établir un système de suivi des heures

Les employeurs doivent tenir des registres exacts des heures de travail qu’un employé a effectuées chaque jour. Le gouvernement fédéral exige que vous conserviez ces registres pendant au moins 36 mois après la fin du travail. Vous pouvez utiliser ces registres pour calculer les droits aux heures supplémentaires et pour démontrer votre conformité aux exigences fédérales.

Une méthode pour tenir ces registres consiste à suivre les heures manuellement et à demander aux employés de noter leurs heures d’arrivée et de départ. Sinon, vous pouvez essayer un logiciel de suivi des heures travaillées qui conservera pour vous les feuilles de temps des employés. Dans tous les cas, il vous faudra former vos employés pour qu’ils puissent faire le suivi de leurs heures de travail dès que possible.

6.  Recueillir les feuilles de temps des employés

Félicitations - vous avez atteint la fin de la période de paie! Il est temps d’exécuter votre première paie, ce qui signifie qu’il est temps de collecter les fiches de présence des employés. S’il s’agit de fiches de présence sur papier, vous devrez passer un certain temps à additionner les heures, à vérifier s’il n’y a pas d’erreurs et à transcrire les chiffres dans vos registres de paie.

Si les fiches de présence sont numériques, il est temps de les importer dans votre logiciel de paie. Selon le produit, ces feuilles de temps se trouvent peut-être déjà dans votre logiciel de paie, en attente d’approbation.

7.  Approuver et soumettre la paie des employés

L’approbation est l’étape la plus importante de l’exécution de la paie des employés horaires. C’est votre chance de vous assurer que toutes les heures travaillées sont correctes, afin que la paie soit exacte. Une fois que vous avez approuvé toutes les fiches de présence des employés, vous êtes prêt à exécuter la paie et à verser les paiements aux employés.

8. Déclarer et mettre à jour les registres de paie

Une fois que les chèques sont envoyés, il est temps de mettre à jour vos registres de paie. Ces registres doivent montrer que vous avez retenu les taxes applicables sur la paie de l’employé. Vous devez également indiquer les cotisations fiscales que vous avez versées.

Les registres de paie sont également importants pour d’autres raisons. Par exemple, le Règlement du Canada sur les normes du travail exige que les employeurs conservent tous les registres de paie pendant trois ans. Ces informations doivent inclure tous les régimes d’avantages sociaux des employés (y compris la retraite ou l’assurance) et tout système écrit d’ancienneté ou de mérite en place.

Traitement de la paie traditionnel ou automatisé

La paie traditionnelle comprend souvent la saisie manuelle des données, l’établissement de feuilles de temps physiques et les calculs manuels, Cela demande un grand nombre d’heures de travail et une source d’erreurs.

L’automatisation de la paie permet d’éliminer les erreurs humaines en utilisant la technologie pour simplifier ces tâches.

Du calcul automatique des gains et des déductions à la transmission électronique des feuillets T4, l’automatisation permet de minimiser l’intervention humaine, de réduire les erreurs et de gagner du temps. La seule différence entre les deux est l’efficacité, l’exactitude et la capacité de s’adapter aux réglementations changeantes sans accroître le volume de paperasse.

Pourquoi automatiser le traitement de la paie?

L’automatisation de votre paie apporte de nombreux avantages. Tout d’abord, elle réduit considérablement les risques d’erreur humaine. Elle permet également à votre équipe des ressources humaines de se concentrer sur des tâches stratégiques telles que l’engagement et la formation des employés.

Les systèmes de paie automatisés vous aident également à suivre les lois et règlements fiscaux en constante évolution, ce qui réduit le risque de problèmes de conformité coûteux. L’automatisation rend votre processus de traitement de la paie plus efficace et fiable.

Combien de temps faut-il pour traiter la paie?

Le traitement de la paie peut prendre plusieurs heures, en fonction du nombre d’employés et des outils que vous utilisez. Plus le processus est manuel, plus il est long.

Les outils automatisés de paie et de suivi des heures peuvent réduire considérablement ce temps. L’une des raisons est que la plupart des solutions de traitement de la paie calculent les cotisations sociales pour vous, ce qui peut prendre des heures si vous le faites manuellement.

Une fois que vous avez soumis la paie, le délai nécessaire pour que ces chèques apparaissent sur votre compte dépend du type de dépôt. Certains fournisseurs de services de paie proposent le dépôt direct le jour même ou le lendemain. Mais en général, le délai est de deux à trois jours ouvrables.

Une solution tout-en-un pour le traitement automatisé de la paie au Canada

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* Durée médiane passée par les utilisateurs de QuickBooks en ligne Paie aux États-Unis pour réviser et approuver la paie en décembre 2022.