Quelles sont les responsabilités des RH et de la paie?

La fonction principale des ressources humaines est de s’occuper des relations avec les employés, tandis que la fonction de paie s’occupe de la rémunération financière de ces employés et du processus par lequel ils sont payés. Ces deux services ont des responsabilités distinctes dans une organisation, mais ils ont des domaines où ils se chevauchent.

Le recrutement, les augmentations de salaire, les paiements de primes, les déductions d’avantages sociaux, les congés annuels, les congés de maladie et les licenciements sont autant de domaines qui requièrent l’attention de la paie et des RH. Dans bien des cas, les deux services doivent se coordonner pour demeurer efficaces.

Pour en savoir plus sur les distinctions spécifiques aux responsabilités liées à la paie et aux RH, lisez le reste de cet article.

Responsabilités du traitement de la paie

Traitement de la paie inclure des responsabilités telles que :

• Examiner et vérifier l’exactitude de tous les documents et veiller à l’exactitude des calculs relatifs à la paie.
• Confirme que les renseignements sur les feuilles de temps saisis par les employés occasionnels ont été approuvés par leur gestionnaire.
• Calcule et traite les indemnités de jour férié pour les employés et apporte des rajustements aux salaires et aux avantages sociaux
• Préparer relevé d’emploi (RE)
• Gérer les renseignements relatifs à l’assurance-emploi (AE)
• Coordonne les retraits directs, les remises et les déductions assurant le transfert des fonds aux ministères et aux compagnies d’assurance.
• Fournissez une ventilation complète des frais liés à la paie, tels que les salaires et les avantages sociaux, afin d’aider les gestionnaires à rapprocher les coûts réels et le budget.
• À la fin de l’exercice, calculez les augmentations au mérite (augmentations basées sur le rendement), les rémunérations variables, les paiements forfaitaires, les cotisations au régime de retraite et les accumulations de salaire et de départ.
• Prépare les devis de congé non payé
• Exécuter les paiements de rajustement depuis le début de l’année
• Produit l’état des revenus de tous les employés non canadiens à l’étranger
• Vérifier les détails du feuillet T4 avant de l’émettre

Comptabilité et rapports de paie

La fonction de paie est étroitement liée à la comptabilité, car elle traite tous les documents financiers des employés. Les responsabilités en matière de comptabilité de la paie comprennent :

• Rapprocher la paie entrées
• Calculer et rajuster les régularisations
• Terminer versements de paie et produire des rapports mensuels pour le grand livre général.
• Créez des écritures mensuelles dans le grand livre général à l’aide du système de paie en préparant des écritures de journal comptables et de paie mensuelles, en veillant à l’intégrité des données et en suivant les règles et politiques comptables internes .
• Rapprocher tous les comptes de passif salarial dans le grand livre général
• Examiner et approuver tous les versements au gouvernement et aux organismes de prestations
• Rapprocher annuellement les cotisations à l’impôt-santé des employeurs (ISE), au Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et au Régime de soins de santé de la fonction publique et divers rapports d’assurance au Canada et à l’étranger

Responsabilités des ressources humaines

Les spécialistes des RH se concentrent sur un seul domaine, par exemple la formation ou le recrutement d’employés. Les généralistes en RH sont responsables d’une variété de tâches différentes simultanément. Les petites entreprises ont normalement une ou deux listes générales, et les grandes entreprises ont de nombreux spécialistes des RH qui se consacrent à des domaines et à des services particuliers.

Les responsabilités typiques du personnel des RH sont les suivantes :

• Communiquer avec les employeurs pour cerner les besoins et les qualifications préférées
• Entrevue avec les candidats sur leur expérience, leur éducation et leurs compétences.
• Communiquer avec les références et vérifier les antécédents
• Informer les candidats sur les détails du poste, tels que les avantages et les conditions.
• Embaucher ou recommander des candidats qualifiés
• Organiser des séances d’orientation pour les nouveaux employés
• Traiter la paperasse

Les gestionnaires des ressources humaines devront également :

• Planifier et coordonner la main-d’œuvre afin d’utiliser au mieux les talents des employés
• Résoudre les problèmes entre la direction et les employés
• Conseiller les gestionnaires sur les politiques comme l’égalité des chances en matière d’emploi et le harcèlement sexuel.
• Coordonner et superviser le travail des spécialistes et du personnel.
• Superviser le processus de recrutement et d’embauche
• Procédures disciplinaires directes

Système de gestion des ressources humaines (SGRH)

Un SIRH est un ensemble d’applications logicielles qui prennent en charge et automatisent les processus de RH tout au long du cycle de vie des employés. Cela comprend des applications comme le processus d’embauche, la paie, les fiches de présence, les impôts, le perfectionnement des employés, les évaluations de rendement, les avantages sociaux, la conformité et plus encore.

Avec un SIRH, les entreprises peuvent gérer un large éventail d’activités liées aux personnes en un seul endroit. Par conséquent, vous gagnez en efficacité et vous comprenez mieux votre main-d’œuvre afin que vous puissiez prendre des décisions plus éclairées.

Le personnel des RH est responsable du développement et de la maintenance du système de gestion des ressources humaines pour assurer la conformité avec les politiques, les pratiques, les conventions collectives et les manuels de l’employé en matière de RH et de finances du CRDI.

Compétences et qualifications liées à la paie

Un administrateur de la paie détient une grande responsabilité dans chaque organisation et doit donc avoir certaines compétences et qualifications afin de bien faire le travail. Ces compétences comprennent :

• Compétences en résolution de problèmes. Qu’il s’agisse de problèmes de conformité, d’écarts fiscaux ou d’erreurs de calcul, de nombreux problèmes peuvent survenir lors du traitement de la paie. Un administrateur de la paie efficace doit être capable de résoudre tous les problèmes qui peuvent survenir de manière compétente, logique et efficace. Vous devez également être en mesure d’anticiper les défis potentiels qui pourraient compliquer davantage les choses .
• Compétences informatiques. De la préparation de la paie dans Excel au travail avec des documents Word, les administrateurs doivent comprendre les programmes standard utilisés dans n’importe quel bureau. Vous aurez également besoin d’une connaissance pratique approfondie des logiciels de l’industrie spécialement conçus pour le traitement de la paie, tels que QuickBooks. Savoir comment utiliser un tel logiciel vous aidera à organiser l’information sur les employés, à simplifier les processus de paie et à accomplir vos tâches plus efficacement .
• Compétences en mathématiques. Les déductions légales et les rapports fiscaux ne sont qu’une partie des responsabilités de ce poste qui exigent des compétences en mathématiques. Il y a beaucoup de données complexes, de chiffres et de calculs qui doivent être faits avec précision, donc de solides compétences en calcul sont cruciales pour ce rôle .

L’Association canadienne de la paie offre une variété de cours qui vous donneront les qualifications nécessaires pour devenir un praticien ou un gestionnaire dans le domaine de la paie.

Compétences et qualifications professionnelles en ressources humaines

Être responsable de la prise de décisions en matière d’embauche et de licenciement, veiller au bien-être des employés et gérer les renseignements les plus sensibles d’une entreprise est un travail éprouvant mais gratifiant. Si vous vous sentez prêt à relever le défi, voyez les compétences les plus essentielles pour réussir dans ce rôle :

• Relations avec les employés. Les entreprises prospèrent grâce à des relations sécurisées entre employés et employeur et sur les professionnels qui entretiennent ces liens. Votre capacité à gérer les conflits sera un facteur déterminant pour votre succès dans ce poste, car les problèmes peuvent survenir n’importe où, des conflits de travail aux régimes d’avantages sociaux des employés .
• Collaborer avec les équipes. Travailler dans les RH signifie que vous collaborerez avec des équipes de différents types de services. Il est donc très important d’être quelqu’un qui s’épanouit dans des situations où il est en communication constante avec les autres .
• Compétences organisationnelles. Les employeurs veulent des candidats en RH ayant des compétences organisationnelles, car de nombreux postes nécessitent de jongler et de hiérarchiser les tâches d’une équipe ou d’un calendrier d’entreprise. Il est important de pouvoir créer un plan qui permet à chacun d’atteindre ses objectifs .

La plupart des postes exigent que le candidat détienne un baccalauréat et parfois même une maîtrise en RH. Pour une liste complète de la façon de commencer une carrière dans les RH, consultez le Professionnels agréés en ressources humaines pages.

QuickBooks en ligne regroupe l’ensemble de l’information financière de votre entreprise en un seul endroit, ce qui facilite la gestion d’un plus grand nombre d’employés sans erreurs ni contretemps. Il automatise également les tâches banales pour vous faire gagner du temps et de l’argent. Essayez-le dès aujourd’hui.