Meilleure application de suivi des dépenses pour les petites entreprises

Selon le Rapport sur les tendances en matière de gestion des déplacements et des dépenses de 2019, près de la moitié des entreprises sondées, soit précisément 43 % des entreprises, gèrent encore leurs rapports de dépenses manuellement. Ce rapport sur les tendances indique que le marché des logiciels de gestion des déplacements et des dépenses devrait atteindre 2,7 milliards de dollars d’ici 2022, ce qui illustre le besoin croissant de ces outils financiers pour les entreprises du monde entier .

Le suivi des dépenses est un aspect crucial de ces outils de gestion. Il fournit aux employés et aux propriétaires d’entreprise les moyens nécessaires pour exploiter et gérer une entreprise tout en gardant des onglets détaillés sur les entrées et les sorties d’argent des comptes. Si vous souhaitez prendre le contrôle des finances de votre entreprise, une application de suivi des dépenses qui s’intègre à vos systèmes de gestion et de comptabilité est indispensable.

Que sont les outils de suivi des dépenses?

Le suivi des dépenses est l’enregistrement de toutes les dépenses que vous avez engagées au cours d’une période donnée. Il existe diverses applications et logiciels qui permettent aux particuliers et aux entreprises de mettre à jour, de catégoriser et d’exécuter automatiquement des rapports sur les données financières suivies dans l’application.

Garder un œil sur les finances d’une entreprise, c’est comme prendre le pouls de votre entreprise. Il est essentiel de savoir ce qui entre et sort de vos comptes bancaires d’entreprise pour assurer le succès de votre entreprise.

Bon nombre de ces applications de gestion des dépenses peuvent être configurées et synchronisées avec les logiciels de gestion et de comptabilité de votre entreprise afin de permettre aux utilisateurs de consulter tous vos renseignements financiers pertinents au même endroit.

Que rechercher dans une application de suivi des dépenses?

Avant de choisir l’application de suivi à utiliser comme outil financier pour votre usage personnel ou professionnel, envisagez de rechercher ces fonctions pour tirer le meilleur parti de leurs services :

• Applis multiplateformes : Cherchez une application qui fonctionne avec divers téléphones intelligents, tablettes et ordinateurs portables pour profiter de l’accès sur tous vos appareils. Les capacités multiplateformes signifient également que, peu importe l’appareil mobile et le logiciel que vos employés utilisent, ils pourront également accéder à l’application.
• Tri manuel ou tri automatique : La mise à jour automatique de vos dépenses dans l’application vous fera gagner du temps et pourrait vous faire économiser de l’argent. La saisie manuelle représente un travail supplémentaire pour la saisie et la catégorisation de vos dépenses. Pourquoi ne pas laisser l’application faire le travail pour vous afin que vous puissiez vous concentrer sur vos finances comme il se doit.
• Capacités infonuagiques : L’enregistrement et la production de rapports en temps réel comptent parmi les avantages les plus importants des applications infonuagiques. L’accès à vos finances de n’importe où et n’importe quand est également un avantage considérable. Si vous êtes souvent en déplacement pour votre entreprise, assurez-vous que votre application de suivi des dépenses utilise le nuage.
• Numériseur de reçus : Cette fonction est l’un des aspects les plus importants d’un outil de suivi des dépenses. Il constitue un moyen rapide et facile de saisir les documents sources pour les rapports financiers et les remboursements des employés.
• Utilisateurs multiples : Pour les petites entreprises qui emploient des travailleurs, une application multi-utilisateurs est indispensable. Permettez à vos employés de couvrir vos dépenses d’entreprise et simplifiez le processus de remboursement. De nombreuses applications offrent divers niveaux de forfaits mensuels pour les petites, les moyennes et les grandes bases d’utilisateurs.

Meilleures applications de suivi des dépenses

Après avoir pris en compte les fonctions indispensables énumérées ci-dessus, certaines des applications de suivi des dépenses d’entreprise les plus étendues et les plus adaptables comprennent :

• QuickBooks
• Expensify
• Nexiona
• Mint

QuickBooks en ligne

QuickBooks en ligne offre aux propriétaires de petites entreprises et aux travailleurs autonomes l’un des systèmes de comptabilité et de gestion financière les plus complets et les plus faciles à utiliser sur le marché à ce jour. Ce logiciel compatible avec le nuage offre importation automatique des dépenses pour des rapports financiers transparents qui couvrent tous les coûts entrants et sortants.

Ne manquez pas la numérisation des reçus, la facturation proportionnelle, la fonction multi-utilisateur et les capacités de suivi du kilométrage qui vous aident, vous et vos employés, à tenir des rapports précis et à jour pour le bon fonctionnement de votre entreprise. En savoir plus sur la liste complète des Fonctions de QuickBooks sur leur site Web, et couvrez tous les besoins de comptabilité de votre petite entreprise avec trois forfaits mensuels parmi lesquels vous pouvez choisir.

L’expérience de l’utilisateur avec ce logiciel de suivi des dépenses a fait ses preuves, car des millions d’entreprises et d’utilisateurs à travers le monde se tournent vers QuickBooks pour ses mises à jour de flux de trésorerie et son outil d’établissement du budget.

Expensify

Automatiser le processus de gestion des dépenses avec Expensify. Cette application de suivi des dépenses offre aux utilisateurs toute une série de fonctions et de capacités. Numérisation des reçus en un clic, remboursement des employés le jour suivant, flux de travaux d’approbation automatiques et synchronisation de la comptabilité .

Expensify est l’un des meilleurs outils de production de rapports sur les dépenses d’entreprise, car il offre aux propriétaires d’entreprise un moyen automatique de faire le suivi des dépenses de l’entreprise, de les catégoriser et de les rembourser. Expensify peut être configuré pour signaler les reçus qui nécessitent une intervention humaine, ce qui donne aux propriétaires un contrôle total sur leurs finances. Le service est également accompagné d’une carte de crédit que vous et vos employés pouvez utiliser pour votre entreprise .

Cette application de gestion peut même se synchroniser avec un logiciel de comptabilité comme QuickBooks, un logiciel de gestion des ressources humaines, un logiciel de gestion de l’information et un logiciel de gestion des déplacements comme Uber et Hotel Toight pour des capacités entièrement intégrées.

Les prix sont divisés en quatre catégories. Le suivi et la soumission de renseignements financiers pour les particuliers commencent à 4,99 $ par mois par service, tandis que les services de groupe, comme la collecte et le contrôle des dépenses, commencent à seulement 5 $ par service par mois .

Dépenses de Nexiona

Pour une application de suivi des dépenses qui offre aux utilisateurs une application infonuagique de rapport des dépenses sur le Web et l’application mobile, pensez Dépenses Nexiona. Cette application offre bien plus qu’un simple suivi des dépenses, car elle est hautement personnalisable pour divers types de solutions de PRE et de comptabilité, et de systèmes de gestion des déplacements.

Nexiona aide les entreprises grâce à la déclaration automatique des dépenses, assure la conformité et aide à prendre le contrôle des dépenses de frais de scolarité. En aussi peu que trois étapes, vous pouvez consulter, approuver et rembourser les dépenses liées au travail de vos employés. Cette application offre même des rapports multidevises, avec plus de 161 taux de devise qui sont mis à jour quotidiennement .

L’un des avantages de cet outil de gestion est qu’il offre une démonstration personnalisable gratuite. Vous pourrez faire l’expérience de l’application entièrement intégrable avec votre logiciel de gestion d’entreprise avant d’acheter cette technologie pour vous assurer qu’elle fonctionne pour vous .

Mint

Mint est une application de suivi des dépenses pour téléphone intelligent qui offre aux utilisateurs la possibilité de vérifier toutes leurs finances en un seul endroit grâce à la surveillance de leur cote de crédit. Liez votre compte bancaire, vos comptes d’épargne en ligne et votre portefeuille de placements pour garder un œil sur vos données financières .

Créez facilement des budgets et laissez cet outil de finances personnelles catégoriser vos achats et vos dépenses par carte de débit pour vous. Il vous rappellera l’échéance de vos factures de carte de crédit et d’autres paiements avec des alertes et des rappels .

Cette application offre une interface intuitive avec des catégories et des fonctions claires pour la surveillance de la solvabilité. Cependant, la seule chose qui manque est un numériseur de reçus. Comme l’application se connecte automatiquement à vos comptes, elle est mise à jour en temps réel sur le montant que vous avez dépensé sur vos cartes de crédit, et où .

Mint est une application de suivi des dépenses qui se concentre sur l’utilisation personnelle plutôt que sur l’utilisation professionnelle, mais reste une excellente application qui offre des capacités multiplateformes et qui est gratuite.

Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de suivi des dépenses pour votre entreprise?

Les avantages d’utiliser une solution de suivi des dépenses pour un usage personnel et professionnel sont immenses. D’une part, ces applications éliminent les tracas et les maux de tête liés à l’organisation et au tri des dépenses de votre entreprise. Grâce à la catégorisation automatique de divers coûts, vous n’aurez pas besoin de passer en revue vos reçus pendant la période des impôts. Tirez le meilleur parti d’un logiciel de suivi des dépenses lorsqu’il est temps de tenir compte des différents crédits d’impôt et déductions disponibles pour votre entreprise.

Un autre avantage de cet outil est la possibilité de désigner des responsabilités financières à vos employés. Donner à vos employés la liberté de payer et de déduire divers coûts d’entreprise vous permettra d’attribuer plus de responsabilités à d’autres. Ces applications offrent un traitement rapide pour le remboursement des employés, et constituent un moyen pratique et efficace de compter sur votre équipe et de faire le travail.

Importance de la numérisation des reçus

Plus de la moitié des entreprises interrogées dans le cadre du rapport sur les tendances de 2019 ont souligné que l’absence d’enregistrement des reçus est l’un des obstacles les plus importants à une gestion efficace des dépenses. 53 % de ces organisations ont indiqué que l’incapacité des employés à conserver, enregistrer et soumettre les reçus est la principale cause des rapports financiers inexacts. C’est beaucoup d’information financière manquante!

Les reçus sont l’une des principales formes de documents justificatifs pour la production et la demande de déductions et de crédits d’impôt. Ils fournissent des preuves des dépenses engagées pour exploiter et gérer une entreprise et, à ce titre, sont tenus par le gouvernement de déduire une partie du coût de ces dépenses.

Suivi des dépenses QuickBooks

Pour les logiciels infonuagiques qui offrent aux particuliers et aux entreprises la possibilité de faire le suivi des dépenses et de numériser les reçus, envisagez QuickBooks en ligne pour gérer et budgétiser vos coûts. Grâce à l’intégration multi-applications qui synchronise automatiquement les données financières et les systèmes de gestion de votre entreprise, tous vos besoins seront facilement couverts et pris en charge .

QuickBooks en ligne offre aux entreprises numérisation rapide et facile des reçus, catégorisation automatique suivi des dépenses et des capacités multi-utilisateurs pour un logiciel de gestion financière complet. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui et trouvez des solutions adaptées à votre budget.