Communication importante à nos clients QuickBooks 
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Logiciels de facturation : les questions à se poser

Les outils de gestion digitaux et les logiciels de facturation en ligne ont profondément simplifié la façon de suivre la comptabilité et d’émettre des factures. Pourtant, il se peut que la gestion de votre facturation soit toujours chronophage. Une remise à plat de vos processus et le choix d’une solution adaptée sont la plupart du temps la meilleure des solutions.

Sur quels critères choisir son logiciel de facturation ? Quels avantages y a-t-il à passer à la facturation en ligne ?

Que dois-je respecter entre la création d’un devis et d’une facture ? Comment faire une facture respectant mes obligations légales ? Voici un tour d’horizon !

Facture et devis : mode d’emploi

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est une pièce comptable incontournable. Elle peut prendre différentes formes, mais, dans tous les cas, la facture est un document par lequel un vendeur mentionne à un acheteur le détail et le coût du produit ou service vendu.

Devis, factures : quelles différences ?

Un devis est un document établi en amont d’une prestation pour estimer son coût. Pour les transactions inférieures à 1500€, il n’est pas obligatoire d’émettre un devis, sauf pour certaines activités réglementées (notamment les services à la personne ou les travaux). Par opposition, la facture est obligatoire, et elle est émise une fois la prestation réalisée.

Très souvent, les entreprises utilisent un logiciel de facture et devis qui leur permet de choisir quelle pièce émettre. Si vous ne savez pas encore quel type de documents vous utiliserez, il est conseillé toutefois d’opter pour une solution comptable qui permette de gérer les deux, un logiciel pour facture et devis.

Factures d’acompte, factures en retard, factures acquittées : les différentes étapes de la facturation

Quelles sont les différents types de factures que vous pouvez être amené à établir ? Si vous demandez un acompte à la vente de vos produits ou services, vous avez l’obligation de fournir à vos clients une facture d’acompte.

Une fois la vente conclue et votre prestation réalisée, si votre client ne règle pas dans le temps imparti, vous devrez gérer vos factures en retard. Vous aurez à effectuer des relances, voire peut-être à appliquer des pénalités de retard.

Après avoir réglé, il est possible que votre client vous demande une facture acquittée. La facture acquittée est simplement la facture originale que vous avez émise, sur laquelle vous ajoutez « facture acquittée le [date de paiement] par [moyen de paiement détaillé (avec numéro du chèque ou du virement)].

Quelles mentions obligatoires dans mes factures ?

Établir une facture répond à des règles légales strictes. Il est normal, au début, de se demander quelles sont les mentions obligatoires d’une facture. Même si la plupart des logiciels de facturation vous guideront dans ce processus, voici la liste des mentions à inclure dans une facture pour être en règle.

Comment créer facilement mes factures ?

Utiliser un modèle de facture

Avant d’établir sa première facture, il peut être utile de consulter des factures d’autres prestataires et de repérer quelles mentions y figurent. Il existe également des modèles de facture qui pourront vous aider à mettre en forme votre propre gabarit de facture. Un modèle de facture a l’avantage de vous aider à ne rien oublier.

Un modèle gratuit de facture

Conçu pour fournir une base de facture et devis fiable, le modèle de facture gratuit QuickBbooks vous fera gagner du temps ! Éditable au format Excel, le document effectue pour vous tous les calculs souhaités. Il vous suffit de remplir les différents champs et vous obtiendrez votre facture ou devis, que vous pourrez bien évidemment adapter à votre activité. Plusieurs taux de TVA vous sont proposés dans ce modèle de facture, afin que vous puissiez choisir celui qui s’applique à votre activité.

Auto-entrepreneurs, micro-entreprise : quelles factures ?

Établir une facture, pour un auto-entrepreneur ou une micro-entreprise, répond à des spécificités propres à ce régime. Pour dépendre de ce régime, votre chiffre d’affaires ne doit pas dépasser un certain plafond. En 2019, les seuils à ne pas dépasser sont de :

  • 70 000 € pour les prestations de services et activités libérales
  • 170 000€ pour la vente de biens et marchandises

En contrepartie, vous n’êtes pas assujetti à la TVA et cela a donc une conséquence directe sur vos factures. Sous réserve de respect des seuils évoqués, aucune TVA ne doit donc apparaître sur une facture d’auto-entrepreneur.

Faire mes factures sur Excel : une bonne idée ?

Utiliser un modèle de facture Excel peut être une solution pratique et adaptée à un volume d’activité de démarrage.... Pourtant, faire ses factures sur Excel peut rapidement vous faire perdre un temps précieux. Avec le développement de votre activité, vous constaterez qu’Excel est un outil peu souple et peu adapté à la facturation en série ou à la prévision de trésorerie. Si votre business décolle, la meilleure solution est d’oublier le modèle de facture Excel et de passer à un logiciel de facturation en ligne.

Pourquoi recourir à un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation présente de nombreux avantages pour un entrepreneur. D’abord, la réalisation d’un devis ou d’une facture est beaucoup plus rapide à effectuer. Vous pouvez aussi suivre beaucoup plus facilement votre comptabilité, les informations étant toutes centralisées au même endroit.

Vous pouvez aussi facilement automatiser les facturations récurrentes de vos clients fidèles directement dans le logiciel facturation. Les paiements, retards et relances peuvent facilement être suivis et certains logiciels de facturation comme QuickBooks permettent d’automatiser les relances.

Comment choisir un logiciel de facturation ?

Les fonctionnalités clés d’un logiciel de facturation

Comment choisir un logiciel de facturation en ligne ? Avant toute chose, privilégiez un service de facturation simple d’utilisation et le plus intuitif possible. L’un des énormes atouts d’un logiciel de facturation cloud est celui de faciliter la collaboration avec votre expert-comptable. N’hésitez pas à lui demander quels logiciels il utilise afin d’opter pour une solution qui vous permette de collaborer avec lui facilement.

Avec un logiciel de facturation cloud, vos données sont hébergées sur les serveurs de la solution. Vérifiez donc attentivement les engagements de l’éditeur du logiciel en termes de sécurité des données.

Parmi les critères de choix de votre outil de facturation online, prenez en compte la possibilité de suivre les relances et d’effectuer un rapprochement bancaire. Le logiciel est alors synchronisé avec votre compte en banque professionnel, ce qui apporte une aide précieuse pour la gestion de votre trésorerie.

Vérifiez bien également la conformité à la loi anti-fraude du logiciel de facturation cloud que vous souhaitez adopter. Entrée en vigueur en janvier 2018, cette loi impose aux entreprises d’utiliser des outils respectant de nouvelles normes en matière d’inaltérabilité, sécurité, conservation et archivage des données.

Faites votre comparatif des logiciels de facturation

Il y a sur le marché de nombreux logiciels de facturation. Henrri, Sage, Zervant, EBP, VosFactures, Kafeo, Debitoor, Idylis, la liste ne s’arrête pas là…Avant de choisir, consultez ces 7 questions qui peuvent vous aider à choisir votre logiciel de facturation.

Consulter un comparatif des logiciels de facturation donne un premier aperçu, mais la meilleure façon de se faire une idée est de tester soi-même le logiciel. De nombreux éditeurs proposent une période de test gratuit, profitez-en ! Faites un premier comparatif des logiciels de facturation par vous-même, vous aurez déjà une expérience concrète pour guider votre choix !

Découvrez le logiciel de facturation QuickBooks

QuickBooks est un logiciel de facturation et de comptabilité en ligne qui vous permet de gérer votre facturation et toutes vos opérations comptables en toute simplicité. En outre, grâce au rapprochement bancaire QuickBooks, vous avez accès au suivi de votre trésorerie en temps réel.

Vous gagnez également un temps précieux sur la gestion de vos dépenses et notes de frais puisqu’il vous suffit de les prendre en photo pour qu’elles soient automatiquement intégrées à votre comptabilité.

De nombreux experts-comptables utilisent la solution QuickBooks : en choisissant le même outil, vous êtes sûr de collaborer dans les meilleures conditions !

Les avantages d’une solution de facturation conforme

Créer et envoyer des factures personnalisées avec QuickBooks

Si faire une facture répond à un cahier des charges précis, c'est aussi l'opportunité de véhiculer votre image de marque ! La personnalisation de vos factures fait partie des éléments de communication de votre entreprise.

Pour faire une facture personnalisée, consultez notre tutoriel de personnalisation des factures.

Relancez facilement vos factures impayées

QuickBooks permet de gérer facilement les relances sur factures impayées. Grâce à notre logiciel cloud, vous pouvez automatiser les premières relances factures et suivre de près les paiements. Pour connaître les meilleures pratiques du recouvrement et accéder à des modèles de lettres de relance facture, consultez notre ebook Je me fais payer par mes clients en 3 étapes.

Règles de numérotation des factures

Toute facture émise doit être numérotée, c’est obligatoire. Cette numérotation de facture répond à un seul impératif légal : l’ordre de numérotation doit être ininterrompu et chronologique.

Pour tout savoir sur la numérotation de facture, consultez Numéroter ses factures en toute simplicité (et légalité).

Rangement de factures et archivage : combien de temps les conserver ?

Vous commencez à entreposer des piles de factures à ne plus savoir qu’en faire précisément ? Vous souhaitez entamer un grand rangement de facture mais vous ne savez pas vraiment comment les archiver ni combien de temps les garder ?

Retrouvez nos conseils pratiques sur le rangement de facture et leur durée de conservation.

Vous êtes plus au clair avec la facturation et les logiciels de devis-factures ? Maintenant, il n’y a plus qu’à tester !