Schritt 1: Neue Vorlage starten

1. Gehen Sie zu  Einstellungen ⚙ und wählen Sie anschließend Custom Form Styles (Stile für benutzerdefinierte Formulare).
2. Wählen Sie  New Style (Neuer Stil).
3. Wählen Sie einen Verkaufsformulartyp aus.

Schritt 2: Allgemeines Erscheinungsbild auswählen

Beginnen wir mit dem Layout. Sie sehen eine Vorschau der Änderungen, sobald Sie sie vornehmen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Design.
2. Legen Sie einen Namen für Ihre Vorlage fest.
3. Wählen Sie Change up the template (Vorlage ändern), um ein Layout auszuwählen. Diese Layouts können nicht bearbeitet werden. Wir empfehlen die Option „Airy new“. 
4. Hinweis: Wenn Sie Stock Keeping Units (SKUs, Lagerbestandseinheiten) nutzen möchten oder Rechnungen nach Fortschritt erstellen, ist das Design „Airy new“ vorgeschrieben.
5. Wählen Sie Make logo edits (Änderungen am Logo vornehmen), wenn Sie ein neues Logo hochladen möchten. 
6. Wählen Sie ein Farbschema aus. Sie können einen HEX-Code (die sechsstellige Kombination aus Ziffern und Buchstaben für eine Farbe) eingeben, wenn Sie eine wirklich individuelle Farbe verwenden möchten.
7. Wählen Sie Select a different font (Andere Schriftart auswählen), wenn Sie die Schriftart und -größe ändern möchten.
8. Wählen Sie When in doubt, print it out (Im Zweifelsfall ausdrucken), um die Seitenränder anzupassen. Dies ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie gedruckte Formulare an Ihre Kunden versenden.

 Ihr Unternehmenslogo wird automatisch auf Verkaufsformularen eingesetzt. Sie können mehrere Logos speichern, aber nicht mehrere gleichzeitig nutzen. 

Weitere Informationen über das Hinzufügen und Anpassen von Logos

Schritt 3: Informationen in den Formularen anpassen

Gehen Sie zur Registerkarte Content (Inhalt), um mit der Feinjustierung zu beginnen. Formulare bestehen aus den drei Abschnitten Kopfzeile, Tabelle und Fußzeile. Wählen Sie einen Abschnitt aus dem Beispielformular aus, um mit der Bearbeitung zu beginnen. Bearbeiten Sie die einzelnen Abschnitte nacheinander. Wenn die Änderungen gespeichert werden können, klicken Sie auf  Done (Fertig).

Es stehen zahlreiche Optionen zur individuellen Anpassung zur Verfügung. Wir besprechen hier allerdings nur einige der wichtigsten:

1. Wählen Sie einen der Abschnitte aus (Kopfzeile, Tabelle oder Fußzeile).
2. Wählen Sie ein Datenfeld aus, um es der Vorlage hinzuzufügen bzw. daraus zu entfernen.

1. Wählen Sie den Abschnitt table (Tabelle).
2. Wählen Sie Edit labels and widths (Bezeichnungen und Breiten bearbeiten). 
3. Wählen Sie ein Datenfeld aus.
4. Geben Sie einen neuen Namen ein. 

Ihre Unternehmens-Info wird automatisch in der Kopfzeile von Verkaufsformularen angezeigt. Sie können die Felder entfernen oder bearbeiten, wenn die Kunden nur bestimmte Informationen sehen sollen.

1. Wählen Sie den Abschnitt header (Kopfzeile).
2. Bearbeiten Sie die Informationen in den einzelnen Feldern.
3. Über die Kontrollkästchen können Sie ein Feld ein- oder ausblenden.

1. Wählen Sie im Abschnitt header (Kopfzeile) die Option Manage custom fields (Benutzerdefinierte Felder verwalten).
2. Wählen Sie in den benutzerdefinierten Feldern die Option Add field (Feld hinzufügen).
3. Geben Sie den Namen des Felds ein und wählen Sie All sale forms (Alle Verkaufsformulare).
4. Aktivieren Sie Print on form (Auf Formular drucken), damit das Feld in der Kopfzeile des Formulars erscheint.
5. Wählen Sie Save (Speichern).

Hinweis: Sie können in Verkaufsformularen bis zu drei benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

1. Wählen Sie den Abschnitt header (Kopfzeile).
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Form numbers (Formularzahlen).

1. Wählen Sie den Abschnitt table (Tabelle).
2. Wählen Sie Edit labels and widths (Bezeichnungen und Breiten bearbeiten).
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Description (Beschreibung).
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Include Quantity and Rate (Menge und Satz angeben).

Sie können auch die Kontrollkästchen Product/Service (Produkt/Service) und Include description here (Beschreibung hier angeben) auswählen, damit die Beschreibung in einer Spalte bleibt.

1. Wählen Sie den Abschnitt table (Tabelle).
2. Wählen Sie Edit labels and widths (Bezeichnungen und Breiten bearbeiten).
3. Passen Sie die Breite mit den Schiebereglern an.

1. Wählen Sie den Abschnitt table (Tabelle).
2. Wählen Sie Edit labels and widths (Bezeichnungen und Breiten bearbeiten).
3. Ziehen Sie das quadratische Symbol neben einem Datenfeld auf einen neuen Punkt in der Liste.

1. Wählen Sie im Menü „Content“ (Inhalt) den Abschnitt Footer (Fußzeile) des Formulars.
2. Geben Sie unter Your payment details (Zahlungsdetails) die Zahlungsdetails ein. 
3. Wählen Sie Done (Fertig).

Schritt 4: E-Mail-Nachricht personalisieren

Verleihen Sie allem eine persönliche Note. Sie können die Nachricht an die Kunden in Rechnungen und Kaufbelegen individuell anpassen. Wenn der Standardtext verwendet werden soll, können Sie diesen Abschnitt überspringen.

Gehen Sie zur Registerkarte Emails (E-Mails). Ändern Sie Betreffzeile, Grußformel und Nachrichtentext. Sie können sogar Erinnerungs-E-Mails individuell anpassen. Hinweis: QuickBooks zeigt beim Versenden von E-Mails an Kunden keine gekürzten URLs an.

Schritt 5: Vorlage für Rechnungen, Kaufbelege oder Kostenvoranschläge auswählen und nutzen

QuickBooks greift bei jeder neuen Rechnung, jedem neuen Kaufbeleg und jedem neuen Kostenvoranschlag auf Ihre Standardvorlage zurück. Sie können eine bestimmte Vorlage für bestimmte Transaktionen direkt im Formular auswählen:

1. Erstellen oder öffnen Sie eine Rechnung, einen Kaufbeleg oder einen Kostenvoranschlag.
2. Wählen Sie Customise (Anpassen) in der Fußzeile.
3. Wählen Sie eine benutzerdefinierte Vorlage aus der Liste aus.

Schritt 6: Benutzerdefinierte Standardvorlage festlegen

QuickBooks setzt die erste erstellte benutzerdefinierte Vorlage als Standardvorlage für Rechnungen, Kaufbelege und Kostenvoranschläge. So legen Sie eine andere Vorlage als Standard fest:

1. Gehen Sie zu  Einstellungen ⚙ und wählen Sie anschließend Custom Form Styles (Stile für benutzerdefinierte Formulare).
2. Suchen Sie Ihre Vorlage.
3. Wählen Sie das Symbol ▼ in der Spalte  Action (Aktion) aus.
4. Wählen Sie Make default (Als Standard festlegen).

Schritt 7: Benutzerdefinierte Vorlagen bearbeiten und verwalten

So verwalten Sie Ihre benutzerdefinierten Vorlagen:

1. Wählen Sie Einstellungen ⚙ und klicken Sie anschließend auf Custom Form Styles (Stile für benutzerdefinierte Formulare).
2. Suchen Sie Ihre benutzerdefinierte Vorlage bzw. Ihre Standardvorlage.
3. Wählen Sie Edit (Bearbeiten) in der Spalte Action (Aktion).

Hinweis: Gehen Sie nach dem Erstellen und Speichern Ihrer Vorlage wie folgt vor: 

1. Wählen Sie +New (Neu) und anschließend „Invoice“ (Rechnung).
2. Wählen Sie Customise (Anpassen; unten auf der Rechnung).
3. Wählen Sie Ihre neue Vorlage aus und klicken Sie dann auf Save (Speichern).

Bei QuickBooks Simple Start sind nicht mehrere Rechnungsvorlagen gleichzeitig möglich. Sie können Rechnungen individuell anpassen, aber keine anderen Verkaufsformulare. Alle Tools, die Sie für die Anpassung von Rechnungen benötigen, befinden sich auf dem Formular:

1. Erstellen oder öffnen Sie eine Rechnung.
2. Wählen Sie im Rechnungsformular die Option Einstellungen ⚙.
3. Wählen Sie im Feld Choose what you use (Verwendete Elemente auswählen) die Option Change what your customers see (Infos für die Kundenanzeige ändern) und legen Sie fest, welche Infos die Kunden sehen sollen. Es stehen die Unternehmens-Infos aus dem Abschnitt Content (Inhalt) zur Auswahl.
4. Klicken Sie zum Abschluss auf Done (Fertig).

Details anpassen

Sie können Felder hinzufügen oder das Farbschema von Rechnungen ändern. Unter anderem haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Erstellen oder öffnen Sie eine Rechnung.
2. Wählen Sie im Rechnungsformular die Option Einstellungen ⚙. Wählen Sie im Feld Choose what you use (Verwendete Elemente auswählen) die Option Change what your customers see (Infos für die Kundenanzeige ändern) und legen Sie fest, welche Infos die Kunden sehen sollen.
3. Wählen Sie den Abschnitt Content (Inhalt).
4. Wählen Sie unter „Forms“ (Formulare) die Option Form numbers (Formularzahlen).
5. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter „Display“ (Anzeige) die Kontrollkästchen Terms (Konditionen), Shipping (Versand) und Due Date (Fälligkeitstermin), je nachdem, ob diese Felder in Formular enthalten sein sollen.
6. Wählen Sie den Abschnitt Design zur Änderung von Farben, Schriftart und Logo. 
7. Tipp: Sie können einen Hex-Code in das Feld Colour (Farbe) eingeben, wenn Sie eine individuelle Farbe möchten.
8. Wählen Sie den Abschnitt Email (E-Mail). Personalisieren Sie die Nachricht, die Ihre Kunden sehen, wenn sie die Rechnung erhalten.

Wählen Sie zum Abschluss Done (Fertig), um das Anpassungsfenster zu schließen. Stellen Sie anschließend die Rechnung fertig.

Wenn Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Rechnung oder Ihren eigenen Kostenvoranschlag importieren möchten, finden Sie in diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden Informationen dazu, wie Sie die Vorlage importieren, und Antworten auf häufige Fragen rund um das Importieren.

Gehen Sie wie folgt vor, um unten auf der Rechnung die Bankverbindungsdaten anzugeben:

1. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen ⚙ und wählen Sie anschließend Custom Form Styles (Stile für benutzerdefinierte Formulare).
2. Erstellen Sie einen neuen Stil oder bearbeiten Sie Ihren aktuellen Formularstil.
3. Wählen Sie im Menü Content (Inhalt)den Abschnitt Footer (Fußzeile) des Formulars.
4. Geben Sie Ihre Zahlungsdetails im Abschnitt Your payment details (Ihre Zahlungsdetails) ein.
5. Wählen Sie Done (Fertig).

In diesem Artikel finden Sie die Leitlinien und Anforderungen für das Hochladen von Logos (wie Format und Größe) sowie Schritte zur Behebung allgemeiner Fehler.

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um das Datums- bzw. Zahlenformat zu ändern:

1. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen ⚙️ und wählen Sie anschließend Account and settings (Konto und Einstellungen).
2. Gehen Sie zu Advanced (Erweitert).
3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol unter Other preferences (Weitere Präferenzen) und wählen Sie das gewünschte Datums- bzw. Zahlenformat aus.
4. Wählen Sie zuerst  Save(Speichern) und anschließend Done (Fertig).

Das Datums- und Zahlenformat gilt für den Stil von neuen Formularen.

Nutzen Sie die Funktion „Custom transaction numbers“ (Benutzerdefinierte Transaktionsnummern) zur Festlegung Ihrer eigenen Nummerierungspräferenz. Hierdurch wird ein Feld mit dem Titel „Invoice no.“ (Rechnungsnummer) eingefügt, in dem Sie ein beliebiges Zahlen- oder Buchstabenformat festlegen können.

1. Wählen Sie das Zahnradsymbol  in der Symbolleiste und anschließend Account and settings (Konto und Einstellungen).
2. Wählen Sie Sales (Vertrieb) und klicken Sie irgendwo in den Abschnitt Sales form content (Inhalt des Verkaufsformulars).
3. Sie können die Option Custom transaction numbers (Benutzerdefinierte Transaktionsnummern) aktivieren.
4. Wählen Sie Save (Speichern) und anschließend Done (Fertig).

Öffnen Sie eine Rechnung oder ein beliebiges Verkaufsformular und geben Sie in das Feld „Invoice no.“ (Rechnungsnummer) die benutzerdefinierte Nummer oder die Buchstabensequenz, die Sie für Ihre Formulare verwenden möchten, ein. Hinweis: Die hier festgelegte Sequenz gilt für alle Verkaufsformulare.

Weitere Informationen zur Verwendung von benutzerdefinierten Transaktionsnummern erhalten Sie hier.

Zurzeit ist es nicht möglich, die Schriftgröße zu ändern oder die Fettformatierung zu entfernen. Wir empfehlen Ihnen, eigene benutzerdefinierte Vorlagen zu importieren, damit Sie bei der Gestaltung Ihrer Rechnungen flexibler sind.

Sie können keine neue Spalte in QuickBooks hinzufügen, aber Sie können bei der Anpassung einer Vorlage eine vorhandene Spalte bearbeiten und umbenennen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

1. Gehen Sie zum Symbol Einstellungen ⚙️.
2. Wählen Sie Custom form styles (Stile für benutzerdefinierte Formulare).
3. Erstellen Sie einen neuen Stil oder suchen Sie ein vorhandenes Formular aus, das Sie bearbeiten möchten.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte „Content“ (Inhalt) den Abschnitt „Table“ (Tabelle) des Formulars aus.
5. Wählen Sie EDIT LABELS AND WIDTHS (Bezeichnungen und Breiten bearbeiten).
6. Geben Sie den neuen Namen der Spalte in das Feld ein.
7. Wählen Sie Done (Fertig).

Wenn Sie in einer Rechnung die Bestellnummer einfügen müssen, können Sie diese auf die folgenden Weisen manuell auf der Registerkarte „Content“ (Inhalt) einfügen:

• Als benutzerdefiniertes Feld im Abschnitt „Header“ (Kopfzeile).
• Als Nachricht an den Kunden im Feld im Abschnitt „Footer“ (Fußzeile).
• Fügen Sie Zahlungsdetails und das Fußzeilen-Feld im Fußzeilen-Abschnitt hinzu.

Leider können zurzeit in QuickBooks keine Fotos für die einzelnen Produkt- bzw. Servicezeilen hinzugefügt werden.

Wir sind immer auf der Suche nach Verbesserungen. Daher empfehlen wir Ihnen dringend, uns Feedback zu geben, indem Sie sich an Ihrem QuickBooks-Konto anmelden, oben rechts auf das Zahnradsymbol klicken und Feedback wählen.