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Administración

Importancia de la administración para PyMEs

  • La administración es necesaria para las PyME porque sistematiza y estructura los procesos que se generan es estas unidades económicas.
  • Los efectos de una mala administración en las PyME puede llevarlas al fracaso en el primer año de vida.

La administración es una actividad fundamental para las PyME, ya que organiza, sistematiza y ordena todos los procesos que impactan en un sistema complejo conocido como empresa u organización, el cual está integrado de múltiples sujetos y elementos. La complejidad en esta materia aumenta según las variables, condiciones y estado de la empresa. Hay que agregar aspectos como la evolución de los clientes, mercados, verticales, especialización y la sofisticación de los modelos de negocio.


Es muy diferente aplicar los principios de administración en una macro empresa, que en una pequeña o mediana. Sin embargo, la administración se vuelve imprescindible debido a que le da estructura y forma no solo a las actividades sino también a los ciclos que cumplen las otras empresas con el fin de compaginar éstos para generar relaciones comerciales bajo un enfoque de trabajo coordinado y sincronizado.


Es decir que, la administración se va a convertir en un canal para acceder a los flujos de trabajo con otras empresas, es la manera como la empresa como establece sus operaciones internas y la forma como se va a relacionar con su entorno inmediato. Por otra parte, respecto a la estructura interna de la PyME, la administración ayudará a dar forma a los procesos, operaciones, roles de los colaboradores, además de que sistematiza las relaciones laborales para que la organización pueda alcanzar un objetivo en común.


Hay que tener presente aristas como la competencia, los mercados locales e internacionales, proveedores, recursos humanos, tecnología, que de manera directa o indirecta influyen en el curso de la empresa y obviamente en el enfoque administrativo que establezca. Uno de los principales desafíos de las empresas modernas es la utilización y aprovechamiento de los recursos disponibles para afrontar la demanda del mercado, así como obtener rentabilidad y crecimiento; justo en este punto se involucra los fundamentos de administración.


La administración como concepto

De acuerdo con Pierina del Refugio Nuño de León en su libro Administración de Pequeñas Empresas, para definir de manera integral el concepto de administración de la pequeña empresa es necesario definirlo en sus partes, homologarlas y correlacionarlas, para obtener una definición más rica que la simple suma de sus partes. En ese sentido detalla que la administración: “es la unión integral de los conceptos de ciencia social, técnica y arte, que se ocupa de llevar a cabo un proceso dentro de un ciclo administrativo.


Por lo tanto, la administración tiene un enfoque integral y universal de ver los negocios, porque en ella coinciden tanto los conocimientos, principios y leyes del comportamiento y actividades organizacionales, como del individuo como persona, así como sus reglas, normas, protocolos y procesos, fundamentada en la cultura y valores de la sociedad, con el apoyo de la comunicación para su trasmisión, a través de las siguientes fases: planeación, organización, dirección y control, gestionando la mejora continua dentro de la organización.”


Con este antecedente podemos asegurar que las personas son la base de cualquier sistema. En este caso, de la empresa. Sin este primer elemento no se puede entender la relevancia de la administración en las PyME.


“El segundo elemento a definir es el de empresa, tradicionalmente manejado como la unidad económico-social que tiene como finalidad la obtención de un beneficio o utilidad, tanto para el empresario y su organización como para la sociedad en la que está inmersa, donde se coordinan el capital, recursos naturales, el trabajo y la dirección para satisfacer las necesidades del mercado.”


En ese sentido, la administración considera distintos niveles, el primero; que es el caso de las personas que la integran, en segundo lugar, el concepto de la empresa, el cual juega un papel con mayores alcances en la sociedad y en su entorno.


“El tercer elemento a definir es el tamaño pequeño de la empresa, conocido como su dimensión o magnitud…”. Al respecto, existen diversos estándares tanto nacionales, en el caso de la Secretaría de Economía y el Instituto Nacional de Geografía y Estadística (INEGI) y organismos internacionales, entre los que destaca la Comisión Europea como internacionales, que tienen como función reconocer estas entidades por sus rasgos y características, así como clasificarlas y analizarlas.


Los efectos de la mala administración en las PyME

El hecho de tener una mala administración en las PyME puede acarrear diversos efectos negativos que impactarán de manera directa en las unidades económicas. En pocas palabras, una mala administración es aquella que carece de elementos, principios, planes y fundamentos para alcanzar una meta u objetivo. De acuerdo al autor Joaquín Rodríguez Valencia en su libro Administración de Pequeñas y Medianas Empresas: “la mayor parte de los fracasos en los negocios se deben a una mala administración, según se desprende de estudios efectuados sobre este campo, en otras palabras: el propietario carece de la habilidad necesaria para encontrar las soluciones requeridas de planear, organizar, dirigir y controlar su empresa.”


Y detalla: “existen muchas razones para una mala administración: falta de conocimientos acerca de cómo operar un negocio en particular, la escasa o nula experiencia anterior como administrador de un negocio, la experiencia desbalanceada y finalmente. la incompetencia plena y abierta. En síntesis, podemos decir que la administración en las PyME es un proceso en esencia dinámico y evolutivo, que se adapta e influye de forma continua en las condiciones sociales, políticas, económicas y tecnológicas, utilizándolas para alcanzar de la manera más adecuada los objetivos que persigue.


Actualmente la empresa es un organismo social, económico y una fuente de trabajo, su naturaleza dinámica y su grado de importancia es tal que requieren de especialistas que diagnostiquen y enmienden sus males. Lo anterior se confirma si tomamos en cuenta que uno de los mayores porcentajes de las empresas que fracasan se debe a una mala administración”, subraya Valencia.


El arte de administrar una PyME

Según especialistas, una de las tendencias generalizadas en cualquier país es que las PyME tienen un riesgo importante que indica el fracaso, en muchos países de Latinoamérica, esta tendencia es muy clara, ya que su perfil revela características de informalidad, un nivel alto de ruralidad, pero que paradójicamente es uno de los principales empleadores a nivel nacional. La Comisión Económica para América Latina y el Caribe, (CEPAL) refiere que durante el primer año 50% aproximadamente de este tipo de unidades económicas, fracasan y durante el segundo año se suman otro porcentaje de 25%, y al quinto año tienden a desaparecer. De las que sobreviven el 15% madura como pequeña empresa y el 10% tienen la posibilidad de crecimiento.


Estos indicadores apuntalan a que los primeros años de vida de las PyME son clave para su desarrollo, por lo tanto, es fundamental comprender cuales son las causas que provocan el fracaso, así como implementar estrategias que puedan disminuir estos riesgos y fomenten su crecimiento y expansión. Ante este panorama, se debe considerar la opción de implementar esquemas y metodología basada en la administración estratégica, que según los especialistas se define de la siguiente manera:


“La administración estratégica es un proceso que considera la evaluación de punta apunta de un negocio, define objetivos claros a largo plazo, plantea estrategias e identifica estados y condiciones favorables para la empresa, al mismo tiempo que visualiza los recursos para alcanzarlos”.


En ese sentido, engloba la integración de todas las áreas de la empresa como pueden ser: producción, operaciones, contabilidad, desarrollo, logística, ventas, comercial, TI y marketing. Por lo anterior, es fundamental que las PyMEs implementen una administración estratégica que toque todos los procesos y considere nuevos elementos que le permita crecer y tener mayor presencia en los mercados. Este proceso es por naturaleza dinámico, se compone de una serie de compromisos y decisiones que involucran a todos los actores que intervienen en la empresa.


Uno de los aspectos elementales es el capital o los recursos, por lo que la administración estratégica debe estar focalizada en este punto, a fin de que esta área pueda garantizar la sostenibilidad y crecimiento de la empresa. Sin embargo, la mayoría de las Pequeñas y Medianas Empresas no cuenta con un plan estratégico que le permita avanzar y presentan problemas como el que indica la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (Condusef): “Actualmente, ante la falta de una estrategia financiera, muchas de las PyMEs utilizan la tarjeta de crédito para resolver sus necesidades de capital por lo que el costo de financiamiento resulta más elevado.”


Aunado a ello, no cuentan con sistemas de contabilidad que les brinden la información necesaria para tener una visibilidad de 360 grados tanto de sus operaciones como de sus gastos, lo cual implica un problema inmediato al no tener una certeza en los procesos más importantes: los flujos del dinero o capital. A manera de conclusión, es recomendable que las PyMEs replanteen sus sistemas, esquemas, presupuestos y metodologías de trabajo. Tengan un enfoque estratégico que no sólo implique su crecimiento sino su expansión a nuevos horizontes. También es importante considerar los apoyos de instituciones privadas y públicas que se especialicen en administración estratégica. Esto les ayudará a tener otra perspectiva de su estatus y cómo pueden crecer, además se traducirá en un buen rendimiento de la empresa y de todas sus áreas.


Si tu negocio está listo para dar el primer paso, descubre como QuickBooks te puede ayudar a mejorar y volver más eficiente la manera en la que administras tu PyME.

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