Llevar un control en todas las áreas de nuestra vida es algo que los seres humanos buscan constantemente. El control evita sorpresas inesperadas, malos ratos y nos brinda certeza. Así como la administración es esencial en varias áreas de nuestra vida personal, también lo es para mantener vivas a las empresas. Puede que estés aquí porque estás empezando tu propio negocio y quieres empezar su gestión con el pie derecho o porque ahorita tu emprendimiento está de cabeza y quieres imponer orden. Cualquiera que sea el caso, esta información te ayudará, te explicamos cuáles son los principios administrativos más importantes.
¿Por qué es importante la administración en una empresa?
Todas las empresas se forman con una finalidad y aunque todas tienen el objetivo común de ganar más dinero, cada una tiene otros más particulares, por ejemplo: una veterinaria podría querer garantizar la calidad de atención a los animales, una verdulería tal vez quiera ofrecer los alimentos más frescos que otros, mientras que una miscelánea quiera dar los productos más baratos que los de su competencia en la misma calle.
Una buena administración de empresas permite diseñar las estrategias para poder lograr esos objetivos y volver a plantearse otros. Con estos en la mira, es más fácil crear y terminar proyectos. Además, a los empleados y directivos se les hará más fácil definir prioridades y actuar en consecuencia. Con los principios administrativos bien planteados la empresa puede delimitar tareas, qué tipo de personas necesita para realizarlas y los directivos se convierten en tomadores de decisiones.
Además, los principios administrativos te permitirán detectar cuando algo se está haciendo mal para poder corregirlo, así como continuar o incluso mejorar lo que se está haciendo bien para potenciar las capacidades de una empresa y alcanzar sus objetivos. Por último, una buena administración permite a las empresas saber cuáles son los recursos que necesita y cómo cuidarlos o usarlos. Esto disminuye las probabilidades de que una organización quiebre por dinero, por falta de personal u otras herramientas.
“Permite planificar, organizar, dirigir y controlar cada cosa que sucede dentro de una organización de cualquier tipo. Estas funciones son las que logran una eficiencia real, y así es como las empresas logran mantenerse a flote en el marcado”, escribió Josefina Pacheco, para la página Web y Empresas.
¿Cuáles son los principios de la administración de empresas?
Ya entrando en la ciencia y práctica de la administración, es importante que sepas que existen varios exponentes de ésta y que son considerados los padres de esta disciplina. Los dos principales son Henry Fayol y Frederick Taylor. Si bien cada uno creó sus principios en contextos y teorías diferentes, tenían en común que para tener éxito en la gestión de un negocio había que seguir un método. Además, tanto Fayol como Taylor basaron sus principios en conseguir una empresa competitiva.
La competitividad es la posibilidad que tiene una empresa de permanecer y crecer en el mercado. Según la institución universitaria Visión de las Américas, una empresa nunca será competitiva si primero no es productiva y la productividad sólo se consigue si existe una óptima relación entre la eficiencia y la eficacia.
La eficiencia es el buen o mal uso que se hace de un recurso para generar un producto o un servicio, mientras que la eficacia es el cumplimiento del objetivo trazado y siempre se mide en términos porcentuales. Una empresa puede ser altamente eficiente pero poco eficaz y viceversa. Para ganar en el mercado, ambas tienen que estar equilibradas y los métodos de los padres de la administración moderna son guías para alcanzar lo anterior.
En este texto hablaremos únicamente de Henry Fayol, quien formuló 14 principios básicos.
- División del trabajo: Dependiendo de las actividades, se crearán áreas según las especializaciones que se necesiten, cada una tendrá metas y procesos distintos, así como personal capacitado para llevar a cabo dichas tareas.Por ejemplo, en una revista estará el área de editorial que buscará crear contenido periodístico y de interés para sus lectores, las personas ahí tendrán que haber estudiado periodismo; mientras que el área de diseño tiene como objetivo crear el concepto gráfico del medio y diseñar cada número impreso de la revista.
- Balance entre autoridad y responsabilidad: Depende del nivel que se tenga en la cadena de mando, así es la responsabilidad de cada puesto, se debe buscar el balance entre ambas. Es decir, que cada puesto tiene cierto grado de poder, compromiso y responsabilidad. Mientras más alto el mando, más alto todo lo demás. Esto tampoco puede desbalancearse porque podría generar abuso de poder o frustración.
- Jerarquía: En relación con los dos puntos anteriores, todas las empresas deberán tener una línea de mando, que generalmente se define de manera piramidal en un organigrama, para que todos tengan claro sus tareas, sus autoridades o de quién son la autoridad.
- Orden: Esto se refiere a las cosas materiales o recursos con los que cuenta la empresa. Cada cosa debe estar en su lugar para que quien lo necesite pueda hacer uso de él.
- Equidad: Los jefes deberán tratar a los empleados de un mismo rango de la misma manera. Esto creará un buen ambiente laboral.
- Remuneración: Es lo que recibe cada persona que conforma una empresa por su trabajo (y la razón por la que no es esclavitud). La justa remuneración tiene que estar en sintonía con las leyes de cada país, aunque cada vez más se habla de remuneraciones no económicas como el ambiente laboral o la formación profesional que invierta la empresa en un empleado.
- Centralización: Se relaciona con la jerarquía, pues es el dueño o director general el que concentra toda la autoridad. Sin embargo esto no es absoluto sino que se da en grados: a más centralización, más procesos burocráticos en la toma de decisiones y los jefes de áreas, así como el resto de la organización, tiene poca autonomía. Pero también la completa descentralización hace que el director o dueño de la empresa carezca de autoridad para tomar decisiones.
- Iniciativa: Este tema se relaciona con el anterior, todo empleado debe tener la soltera de proponer cosas para mejorar la organización y tomar decisiones en la medida de su jerarquía y responsabilidad. Esto incentiva la innovación.
- Priorizar el interés colectivo: Significa que, aunque cada persona que integra la organización tiene un interés profesional propio, son los intereses de la empresa los que se deben priorizar.
- Espíritu de equipo: Es una manera para incentivar la colaboración entre los empleados para unirlos en una meta común.
- Disciplina: Este aspecto indispensable para que se respeten las normas, la autoridad y los procesos.
- Unidad de mando: Es similar al tema de la jerarquía y la autoridad, pero en este punto Fayol enfatiza en que cada subordinado debe recibir órdenes de una sola persona y no de varios para que no haya desorden y contradicciones.
- Unidad de dirección: En este punto Fayol enfatiza en que todos deben jalar para el mismo lado, es decir, por un mismo objetivo.
- Estabilidad: todo trabajo requiere una curva de aprendizaje, aunque el contratado tenga mucha experiencia. Por esto siempre es recomendable mantener una plantilla en lugar de cambiar de personal constantemente. Para esto varios de los puntos anteriores tienen que cumplirse para cuidar al recurso humano.
Con estos 14 puntos podemos ver cómo desde la división del trabajo hasta la relación de los empleados con los ejecutivos y ellos con toda su empresa con el mercado es determinante para el éxito de una empresa.
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