Cómo elaborar una propuesta de negocio paso a paso
Una vez que se ha identificado la necesidad de redactar una propuesta de negocio efectiva para un proyecto, se debe seguir un proceso estructurado y profesional que consta de nueve pasos clave, así como de varios consejos para garantizar que la propuesta sea completa y de calidad. A continuación se indica lo que deberá hacer:
- Adjuntar una portada a la propuesta de negocio
- Incluir una tabla de contenidos
- Redactar un resumen general (resumen ejecutivo)
- Desarrollar la propuesta o declaración de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés)
- Esbozar la solución y los resultados esperados
- Incluir una sección "Acerca de nuestra empresa" o "Acerca de mí"
- Detallar la estructura de precios o el presupuesto
- Explicar los términos y condiciones legales
- Agregar un apéndice a la propuesta del proyecto (opcional)
Repasemos lo que se requiere en cada uno de estos pasos para que el usuario pueda seguir el modelo de propuesta de negocio:
1. Adjuntar una portada a la propuesta de negocio
Adjunte una portada o página de título de la propuesta de negocio. Puede hacerlo al principio o al final del proceso de la propuesta. En cualquier caso, es importante incluir información pertinente como:
- Título de la propuesta y fechas aplicables
- Para quién es, nombres de las partes interesadas y nombre de la empresa.
- Quién la ha redactado, su cargo y el nombre de la empresa.
- Información de contacto para el seguimiento (correo electrónico y número de teléfono)
También puede incluir el logotipo de su empresa junto con el logotipo del cliente en esta página. Asegúrese de que dispone de suficiente espacio en blanco alrededor de esta información, para que sea fácil de ver y leer.
2. Incluir una tabla de contenidos
Un índice es simplemente una página con una lista numerada de todas las secciones de su propuesta. Puede utilizar como guía la lista de nueve pasos que le proporcionamos anteriormente, que incluye:
- Portada
- Tabla de contenidos
- Resumen ejecutivo
- Propuesta o declaración de trabajo (SOW)
- Solución y entidades a entregar
- Acerca de nuestro equipo
- Estructura de precios o presupuesto
- Términos y condiciones legales
- Apéndice (opcional)
Si la solicitud de propuesta del cliente abarca más elementos que las nueve secciones mencionadas, asegúrese de incluirlos aquí y trátelos como secciones separadas dentro de la propuesta.
3. Redactar una visión general (resumen ejecutivo)
Esta sección puede considerarse como un resumen ejecutivo, una síntesis breve que explica por qué debería ser de interés para aquellos que revisen la propuesta. Las partes interesadas o potenciales clientes deben ser capaces de leer esta sección de su propuesta de proyecto y comprender:
- La naturaleza del problema del cliente y sus necesidades
- El impacto del problema
- Por qué tiene sentido realizar un proyecto que solucione el problema
Siga estos pasos para redactar un resumen eficaz:
- Exponga de manera clara y precisa el problema que pretende resolver.
- Proporcione una reseña clara y concisa del problema que su propuesta de proyecto solucionará.
- Incluya los acontecimientos que crearon el problema, métricas o mediciones que cuantifiquen el impacto del problema.
- Añada un plazo desde el inicio del problema hasta su estado actual.
4. Desarrolle su propuesta
Utilice esta sección para describir su visión y su propuesta de valor para resolver el problema. Una visión digna de un proyecto no se limita a solucionar el problema del cliente. Al resolver el problema, el proyecto debe hacer avanzar la visión del cliente hacia el éxito.
A continuación, un breve ejemplo:
El cliente [INSERTAR NOMBRE] contratará a [INSERTAR NOMBRE DE SU EMPRESA] para completar [INSERTAR DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO] para ayudar al cliente a [EXPLICAR CÓMO EL PROYECTO RESOLVERÁ UN PROBLEMA Y LOS RESULTADOS DESEADOS].
Cuando redacte el informe de trabajo, tenga en cuenta esta pregunta general: ¿Cómo se vincula la resolución del problema con los objetivos estratégicos del cliente?
En el caso de una propuesta no solicitada, asegurarse de que el cliente potencial comprenda las consecuencias de no tomar medidas para resolver el problema. Utilice las métricas de la sección de visión general para prever el impacto futuro de ignorar el problema.
5. Describir la solución y los resultados
El cliente debe leer esta sección y comprender los pasos que hay que dar de inmediato, así como los que hay que dar a largo plazo para completar el proyecto, además de qué tipo de resultados tangibles puede esperar recibir de su proyecto.
Utilice objetivos SMART como guía. Todos los objetivos deben ser:
- Específicos. Los resultados concretos responden a la pregunta: ¿Qué se hará y quién lo hará?
- Medibles. Una solución propuesta es medible si se puede responder a la siguiente pregunta: ¿Cómo se medirá el éxito de cada resultado a entregar? Cada resultado a entregar en debe tener al menos una métrica que permita medir el éxito. Utilice parámetros que puedan ser cuantificados en la medida de lo posible.
- Alcanzables. Un resultado a entregar es alcanzable si puede responder "sí" a la pregunta: ¿Podemos completar este resultado con las restricciones identificadas?
- Relevante. ¿Es la propuesta relevante para su empresa? ¿Se ajusta a los objetivos de la empresa?
- Basado en el tiempo Cada resultado a entregar debe estar sujeto a un límite de tiempo, al menos en cuanto a la fecha de finalización. Si los resultados a entregar se completarán en etapas, incluya una fecha estimada de finalización para cada una de ellas.
6. Incluir una página "Acerca de".
El propósito de esta sección es responder a la pregunta: ¿Por qué el cliente debería contratarme a mí y no a otro?
En esta parte del documento deberá:
- Explicar quién es usted (o su empresa)
- Incluir su declaración de objetivos
- Esbozar cualquier proyecto o cliente similar con el que haya trabajado
- Proporcionar cualquier estudio de caso o detalles sobre el éxito de trabajos recientes
- Añadir citas o testimonios de clientes satisfechos, incluidos sus nombres, cargos y nombre de la empresa
- Incluir logotipos de clientes de alto perfil para mostrar que muchas empresas invierten su dinero en usted.
Todos estos son ejemplos de pruebas sociales que puede emplear para demostrar que está cualificado para el contrato.
Por último, si tiene previsto asignar un equipo para trabajar en el proyecto, puede incluir sus nombres, cargos y cualquier otra información pertinente (su experiencia laboral previa, por ejemplo) que también contribuirá a persuadir al cliente para que apruebe la propuesta.
7. Detallar la estructura de precios o el presupuesto
Una vez que haya presentado un argumento convincente en las secciones anteriores de la propuesta para cerrar el trato, es hora de hablar del presupuesto o precio.
La sección de presupuesto de su propuesta debe responder a dos preguntas:
- ¿Qué recursos son necesarios para llevar a cabo el proyecto?
- ¿Cuál será el costo que el cliente deberá asumir por el proyecto?
Entre los recursos no solo deben figurar los gastos directos. Los recursos también deben incluir a los empleados y el equipo de la empresa utilizado para completar el proyecto, como computadoras o maquinaria.
Si su proyecto requiere los recursos existentes de su empresa, es posible que los recursos ya no estén disponibles para otras áreas de su negocio. Por tanto, debe tener en cuenta los costos de oportunidad a la hora de elaborar su propuesta. Es otra indicación de sí este proyecto es adecuado para usted y su empresa en este momento.
- Determine cuáles son sus fuentes de financiación interna antes de lanzar el proyecto. ¿Puede su empresa permitirse el proyecto con los fondos existentes o necesita recaudar dinero para contratar más personal para futuros proyectos? Si necesita recaudar fondos adicionales, ¿debe vender los activos actuales o debe buscar inversión externa?
- Asegúrese también de incluir el gasto en impuestos. Así, su cliente sabrá exactamente cuánto debe presupuestar por el trabajo.
- Incluya también un margen de seguridad financiera. Como mencionamos anteriormente, en ocasiones los proyectos pueden presentar desafíos inesperados, y es fundamental protegerse. Puede expresarlo de manera sencilla, como: "Cualquier trabajo adicional que exceda el alcance detallado en esta propuesta será facturado a una tarifa horaria de X".
Si nota que el proyecto se está desviando de su alcance original, puede notificar al cliente con anticipación y permitirle decidir cómo desea proceder. Tal vez opten por posponer algunos de los nuevos entregables para una fase futura del proyecto. En ese caso, puede delimitar el alcance por separado y proponer un precio adicional para la inversión futura.
8. Explicar los términos y condiciones legales
La legalidad forma parte de cualquier propuesta de negocio que realice. Deben abordar los servicios que ofrece y la responsabilidad con respecto a lo que el cliente puede esperar. Antes de llegar a la sección donde se firma la propuesta, es aconsejable que realice lo siguiente:
- Consulte con su abogado: pueden ayudarle a garantizar que incluya todos los términos y condiciones legales necesarios.
- Consiga un contrato marco de servicios firmado con el cliente: Este contrato principal será el marco de referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto. Quizá deba incluir la firma de este documento como parte del proceso general de aprobación de la propuesta.
- Firmar un acuerdo de confidencialidad: Esto solo es necesario si usted o su cliente lo exigen antes de compartir información interna confidencial y propiedad intelectual. En esta sección de la propuesta debe explicar todos los requisitos necesarios.
Por último, ¡es hora de cerrar el trato!
Anexar un apéndice (opcional)
El apéndice proporciona evidencia que respalda las suposiciones hechas sobre cualquier elemento y permite a las partes interesadas verificar su trabajo. Técnicamente, el apéndice no forma parte de su propuesta, pero es su oportunidad para atar cabos sueltos y demostrar al cliente que tiene una propuesta de negocio bien documentada.
Una vez que las partes interesadas revisen el apéndice, deberán tener una comprensión clara de cómo se llegaron a las conclusiones, si existen ejemplos prácticos que respalden la propuesta y si vale la pena considerarla.
