Reconciliación Bancaria: Propósito, Ejemplo y Proceso

En este artículo aprenderás:

• Introducción a la reconciliación bancaria
• Terminología de la reconciliación bancaria
• Procedimiento de reconciliación bancaria
• Problemas de la reconciliación bancaria
• Ejemplo de conciliación bancaria
• Registro de la Reconciliación Bancaria
• ¿Cómo se concilia un extracto bancario?
• Comprendiendo el Estado de Reconciliación Bancaria
• Información necesaria para crear un Estado de reconciliación bancaria
• ¿Con qué frecuencia debes conciliar tu cuenta bancaria?
• ¿Cuál es el propósito de la Reconciliación Bancaria?
• Consejo útil para la configuración de Reconciliación Bancaria
• Proceso de la empresa para preparar su Reconciliación Bancaria

Hoy en día, todos los depósitos y retiros realizados por un cliente están registrados tanto por el banco como por el cliente. El banco registra todas las transacciones en un extracto bancario, también conocido como libreta, mientras que el cliente registra sus transacciones bancarias en un libro de caja.

El saldo registrado en la libreta o extracto bancario debe coincidir con el saldo reflejado en el libro de caja del cliente. Depende de ti, como cliente, conciliar el libro de caja con el extracto bancario e informar de cualquier error al banco.

En este artículo aprenderás sobre la Reconciliación Bancaria, el Procedimiento de Reconciliación Bancaria, el Propósito de la Reconciliación Bancaria y un ejemplo de Reconciliación Bancaria.

¿Qué es la reconciliación bancaria?

La reconciliación bancaria es el proceso de igualar los saldos bancarios reflejados en el libro de caja de una empresa con los saldos reflejados en el extracto bancario de la empresa durante un período determinado, con el fin de determinar las diferencias entre los saldos.

Conciliar los extractos bancarios con los saldos del libro de caja ayuda a tu empresa a identificar las causas de estas diferencias. Una vez que se determina la causa de la discrepancia entre el saldo del libro de caja y el saldo de la libreta, puedes hacer las correcciones necesarias en tus libros para garantizar la precisión.

El proceso de reconciliación bancaria debe realizarse periódicamente para todas tus cuentas bancarias, ya que esto asegura que los registros de tu empresa son correctos. Sin una conciliación adecuada, los saldos en tus cuentas bancarias podrían ser menores de lo esperado, lo que podría generar problemas como cheques rechazados o cargos por sobregiro.

Además, la conciliación también te ayuda a detectar fraudes y controlar los ingresos y pagos de tu empresa.

Terminología de la reconciliación bancaria

Depósitos en tránsito

Los depósitos en tránsito, o depósitos pendientes, son aquellos que no se muestran en el extracto bancario al momento de la conciliación, debido a retrasos entre el momento del depósito de efectivo o un cheque y su acreditación en tu cuenta.

Tu empresa estos depósitos como aumento en el saldo del libro de caja, lo que resulta en un saldo mayor que el extracto bancario hasta que el banco procesa el depósito..

Cargos por servicios bancarios

Los bancos cobran tarifas por el mantenimiento de cuentas y otras transacciones, como:

• Cargos por compensación de cheques
• Cargos por transferencia de fondos
• Cargos por cobro

Estas tarifas se cargan directamente a tu cuenta y reducen el saldo bancario reflejado en tu extracto bancario, pero no se registran en tu empresa hasta que el banco te proporciona una proporción del extracto bancario al final de cada mes.

Por lo tanto, el saldo del extracto bancario será menor que el libro de caja, lo que permanecerá un ajuste en tus libros durante la reconciliación bancaria.

Cheques sin fondos suficientes (NSF)

Los cheques sin fondos suficientes (NSF) se producen cuando un cheque no es honrado por el banco debido a la falta de fondos en la cuenta de la que fue emitido.

Este tipo de cheque reduce el saldo disponible en efectivo, y es un elemento a conciliar durante la preparación del estado de reconciliación bancaria, ya que puede haber sido registrado como compensado cuando en realidad no lo fue.

Cheques Pendientes

Un cheque pendiente se refiere a un pago con cheque que se ha registrado en los libros de cuentas de la empresa emisora, pero que aún no ha sido compensado por el banco como una deducción del saldo de la caja de la empresa.

Esto significa que el saldo bancario de la empresa es mayor que el saldo reflejado en el libro de caja.

Procedimiento de reconciliación bancaria

Antes de comenzar la conciliación del saldo del libro de caja con el saldo de la libreta, es importante entender que el "saldo deudor según el libro de caja" es equivalente al "saldo acreedor según la libreta". Esto significa que los depósitos realizados por la empresa en el banco son mayores que los retiros.

Procedimiento de reconciliación bancaria (continuación)

Del mismo modo, el "saldo acreedor según el libro de caja" es equivalente al "saldo deudor según la libreta", lo que significa que los retiros realizados por una empresa desde una cuenta bancaria superan los depósitos realizados.

Puedes comenzar la conciliación del saldo del libro de caja con el saldo de la libreta a partir de uno de los cuatro tipos de saldo:

• Saldo deudor según el libro de caja
• Saldo acreedor según el libro de caja
• Saldo derecho según la libreta
• Saldo acreedor según la libreta

Una vez que identifique las causas de la diferencia, existen dos métodos para llevar a cabo la reconciliación bancaria:

• Preparar el estado de reconciliación bancaria sin ajustar el saldo del libro de caja
• Comenzar con el saldo no ajustado según el libro de caja

Para cualquiera de estos métodos, puedes utilizar el saldo según el libro de caja o el saldo según la libreta como punto de partida.

El saldo deudor según el libro de caja se refiere a los depósitos mantenidos en el banco y es equivalente al saldo acreedor según la libreta. Este saldo existe cuando los depósitos realizados por tu empresa en el banco superan los retiros, lo que indica un saldo favorable en ambos registros.

Por otro lado, el saldo acreedor según el libro de caja indica un sobregiro bancario o el exceso de retiros, lo cual también se conoce como saldo desfavorable en el libro de caja y la libreta.

Realiza los ajustes necesarios al saldo según el libro de caja

Diversos factores pueden causar diferencias entre los saldos del libro de caja y la libreta, y estos elementos suelen presentar diferencias en la libreta. Los siguientes son los ajustes necesarios para preparar el estado de reconciliación bancaria:

• Especifica el saldo registrado en el libro de caja como el primer elemento en el estado o comienza con el saldo según la libreta.
• Deduce los cheques depositados que aún no han sido cobrados o acreditados por el banco.
• Agrega todos los cheques emitidos y no presentados, así como los depósitos directos en la cuenta bancaria
• Deduce todos los cargos, como intereses de sobregiro, facturas o cheques rechazados, que el banco se ha aplicado en la libreta y que aún no se han registrado en el libro de caja.
• Agrega todos los créditos proporcionados por el banco, como intereses por dividendos recogidos y depósitos directos.

Al realizar todos estos ajustes, obtendrás el saldo ajustado según el libro de caja, el cual debería coincidir con el saldo de la libreta.

Otros puntos a considerar

Según las reglas descritas, el saldo del libro de caja es el punto de partida estándar para elaborar el estado de reconciliación bancaria (BRS). Sin embargo, también puedes empezar con el saldo según la libreta, en cuyo caso el tratamiento de cada elemento mencionado será inverso. En este sentido:

• Los cheques emitidos pero no presentados se deducen del saldo de la libreta. 
• Los cheques depositados pero no cobrados se suman al saldo de la libreta. 
• Las facturas y los cheques rechazados se suman al saldo de la libreta.
• Los cargos de intereses de sobregiros se agregan al saldo de la libreta.

Se pueden presentar cuatro escenarios al preparar un estado de reconciliación bancaria, entre los que se incluyen:

• Saldo deudor o saldo favorable según el libro de caja, debiendo determinar el saldo según la libreta.
• Saldo acreedor o saldo desfavorable según el libro de caja, debiendo determinar el saldo según la libreta.
• Saldo acreedor o saldo favorable según la libreta, debiendo determinar el saldo según el libro de caja.
• Saldo deudor o saldo desfavorable según la libreta, debiendo determinar el saldo según el libro de caja.

La preparación del estado de reconciliación bancaria tras ajustar el saldo del libro de caja.

Por lo general, la diferencia entre el saldo del libro de caja y la libreta proviene de elementos registrados solo en la libreta. Por lo tanto, conviene registrar estos elementos primero en el libro de caja para calcular el saldo ajustado del libro de caja. Una vez determinado este saldo ajustado, preparar el estado de reconciliación bancaria.

Este enfoque reduce el número de elementos que generan diferencias entre el saldo de la libreta y el libro de caja, facilitando así la determinación del saldo correcto en los estados financieros.

Solo los elementos cuya diferencia es causada por un retraso temporal en el registro aparecerán en el estado de reconciliación bancaria. Estos elementos incluyen:

• Cheques emitidos pero no presentados
• Cheques depositados pero no cobrados
• Errores en la libreta

Para elaborar el estado de conciliación bancaria utilizando este enfoque, sigue los siguientes pasos:

• Especifica el saldo según la libreta como el primer elemento en el estado de reconciliación bancaria.
• Agrega cheques emitidos pero no presentados para pago.
• Deducir cheques depositados pero aún no cobrados o acreditados.
• Deducir cheques cargados por error.

Al realizar estos ajustes, obtendrás el saldo ajustado del libro de caja.

Problemas de la reconciliación bancaria

El propósito de preparar un estado de reconciliación bancaria es conciliar las diferencias entre el saldo del libro de caja y el saldo de la libreta.

Las diferencias comunes entre el saldo del libro de caja y el saldo de la libreta suelen ser debidas a:

Diferencias de tiempo en el Registro de transacciones

Al comparar el saldo de tu libro de caja con el de la libreta bancaria, suele haber diferencias debido a retrasos en el registro de las transacciones de pagos o recibos.

Varios factores pueden influir en un retraso, incluidos:

Cheques emitidos por el Banco pero no presentados para pago

Cuando tu empresa emite un cheque a proveedores o acreedores, este monto se registra inmediatamente en el lado del crédito del libro de caja. Sin embargo, puede suceder que la entidad receptora no presente el cheque al banco para su cobro de inmediato.

El banco solo cargará tu cuenta de tu empresa cuando haya compensado el cheque, lo que provocará una diferencia temporal en los saldos.

Cheques depositados en el banco pero no cobrados o acreditados

Al recibir cheques de los clientes, tu empresa registra el monto en el lado de débito del libro de caja, aumentando así el saldo según el libro de caja.

Sin embargo, el banco podría retrasar algunos días en cobrar o acreditar los cheques, especialmente si fueran depositados en una sucursal bancaria diferente de donde se mantiene tu cuenta. Esto puede generar una diferencia entre los saldos.

Cargos realizados por el banco en nombre del cliente

El banco puede deducir ciertas importaciones de tu cuenta bancaria directamente, como cargos por varios servicios. Solo te enterarás de estas deducciones al recibir el extracto bancario al final del mes.

Estas deducciones pueden incluir:

• Cargos por la recolección de cheques
• Cargos por servicios adicionales
• Intereses sobre sobregiros
• Cheques rechazados (sin fondos)

Estas deducciones realizadas directamente por el banco en tu cuenta bancaria darán como resultado una diferencia entre los saldos.

Depósitos directos en la cuenta bancaria

Los clientes pueden realizar depósitos directos en la cuenta bancaria de tu empresa sin que esta se entere hasta recibir el extracto bancario.

En este caso, el banco ha registrado los recibos en la cuenta bancaria de tu empresa, pero tú aún no has registrado estas transacciones en tu libro de caja. Como resultado, el saldo mostrado en la libreta bancaria sería mayor que el saldo mostrado en el libro de caja de tu empresa.

Intereses y Dividendos Recogidos por el Banco

El banco de tu empresa puede cobrar intereses y dividendos en nombre de tu empresa y acreditarlos en tu cuenta bancaria. Sin embargo, estos ingresos solo se registrarán en el libro de caja una vez que reciban el extracto bancario, provocando así una diferencia temporal entre el saldo del libro de caja y el saldo de la libreta.

Pagos directos realizados por el banco

En ocasiones, puedes solicitar al banco que realice pagos de impuestos periódicos en días específicos a terceros, como primas de seguros, facturas de servicios públicos, alquileres, sobre las ventas, entre otros.

Debido a estos pagos directos realizados por el banco en tu nombre, el saldo según la libreta será menor que el saldo según el libro de caja.

Cheques depositados o letras de cambio descontadas no honradas

Tu empresa puede depositar cheques o emitir letras de cambio descontadas que no sean honradas a su vencimiento. Cuando esto suceda, el banco carga el importe correspondiente en tu cuenta bancaria.

Tal información no está disponible de inmediato para tu empresa, por lo que no se registra ninguna entrada en el libro de caja para los elementos añadidos. Te enterarás de esto solo al recibir el extracto bancario a fin de mes. Como resultado, el saldo según la libreta será menor que el saldo según el libro de caja.

Errores cometidos por tu empresa o por tu banco

La discrepancia entre el saldo del libro de caja y la libreta puede deberse a errores cometidos por el banco o por la empresa al registrar transacciones.

Errores Cometidos por tu Empresa al Registrar Transacciones

Ocasionalmente, tu empresa puede registrar transacciones de manera incorrecta, ya sea omitiendo transacciones o registrandolas por muchos errores.

Estos errores pueden alterar el saldo del libro de caja, modificar diferencias con el saldo de la libreta.

Registro de la Reconciliación Bancaria

Debes identificar las causas de las discrepancias entre el saldo según el libro de caja y el saldo de la libreta antes de registrar cambios en tus libros contables.

Existen dos formas de registrar las reconciliaciones bancarias:

Asientos de ajuste

Los asientos de ajuste, o registros originales de las transacciones, consisten en anotar cada transacción como débito o crédito. Posteriormente, se prepara el libro mayor general.

Puedes realizar este proceso utilizando un software de contabilidad en línea como QuickBooks. Si no estás usando un software de contabilidad, puedes usar Excel para registrar estos elementos.

Durante la conciliación de tus libros contables con los extractos bancarios al final del período contable, es posible que se observen diferencias entre los extractos bancarios y las cuentas en el libro mayor. En tal caso, anota las razones de la discrepancia entre el extracto bancario y el libro de caja.

Preparación de un Estado de Reconciliación Bancaria

Una vez completado el estado de reconciliación bancaria al final del mes, imprime el informe de reconciliación bancaria y se conserva en tus registros mensuales como documento separado. Este documento informará a los auditores sobre las transacciones conciliadas en una fecha posterior.

¿Cómo se concilia un extracto bancario?

El propósito de conciliar el extracto bancario con los libros contables de tu empresa es identificar cualquier diferencia entre los saldos de ambas cuentas, asegurando que el saldo del extracto bancario sea correcto.

Para conciliar un extracto bancario con los libros contables de tu empresa, sigue los siguientes pasos:

1. Obten el extracto bancario de tu banco al final de cada mes. Este extracto muestra cualquier depósito realizado en la cuenta, cheques compensados por el banco y otros cargos varios, como las tarifas de servicio.
2. Compara los depósitos registrados en tus libros contables con los reflejados en el extracto bancario. Si algún depósito no ha sido reflejado por el banco, márcalo como artículo a conciliar y agrégalo al saldo de cierre del banco para tu cuenta.
3. Verifica cada depósito registrado por el banco con los montos de los deposit registrados en tus libros contables. Podría ser que el banco haya rechazado la aceptación de un cheque dentro de una colección de cheques depositados o que haya registrado un importe de cheque incorrecto. Si esto ocurre, suma el monto de los cheques rechazados al saldo de cierre del banco.
4. Corrige cualquier error en los montos de cheques que hayas registrado en tus libros contables. Pero si el error fue del banco, notifícalo al banco e inclúyelo como elemento de conciliación.
5. Revisa los cheques que fueron enumerados en tu extracto bancario, como los compensados por el banco, con los que están registrados en tus libros. Comienza marcando los cheques en tus registros que coinciden con los enumerados en el extracto bancario. No olvides también comparar los montos listados en los cheques. En caso de que haya una diferencia entre el monto registrado por el banco y el monto en tus libros contables, ajusta tus registros o ponete en contacto con el banco.
6. Prepara una lista de los cheques que no han sido compensados por el banco. Los cheques presentados pero no compensados son elementos de conciliación y deben deducirse del saldo de cierre del banco para tu cuenta.
7. Verifica los cargos y créditos varios enumerados en el extracto bancario y asegúrate de haber registrado los artículos en tus libros contables, ya que es posible que no se hayan registrado estos artículos en tus propios libros. Si esto ocurre, ajusta el saldo de caja para estos artículos antes de continuar. Los artículos varios pueden incluir cargos generales, cargos por cheques sin fondos o tarifas de mantenimiento de la cuenta.
8. Suma o resta todos los elementos de conciliación del saldo de cierre del banco y compara el saldo del libro de caja con el saldo de la libreta de tu cuenta. Si persiste una diferencia, verifica los saldos iniciales y concilia el extracto bancario del período anterior. 
9. Una vez que hayas identificado las diferencias y preparado el estado de reconciliación bancaria, adjúntalo a los otros documentos contables para referencia futura.

Comprensión del Estado de Reconciliación Bancaria

Para conciliar el extracto bancario con el libro de caja, asegúrese de contar con el extracto bancario del mes actual y que el libro de caja esté completo.

La conciliación busca garantizar que el saldo de la libreta coincide con el del libro de caja, identificando las causas de cualquier diferencia entre los dos saldos.

Información necesaria para crear un estado de reconciliación bancaria

Para preparar un estado de reconciliación bancaria, necesitas obtener tanto el extracto bancario del mes actual como el del mes anterior, junto con el libro de caja.

La preparación del estado de reconciliación bancaria debe tener en cuenta todas las transacciones realizadas hasta la fecha antes del día en que se prepara el estado de reconciliación bancaria.

Asegúrate de incluir todos los depósitos y retiros en una cuenta al preparar el estado de reconciliación bancaria.

Estado de reconciliación bancaria: Ajuste del saldo bancario

Es necesario ajustar el saldo de cierre del extracto bancario para retirar retiros o cheques emitidos que aún no han sido cobrados. 

Estos cheques representan pagos realizados por tu empresa, pero el beneficiario aún no los ha presentado al banco para cobrar el pago.

Por ejemplo, si emitiste un cheque el 30 de noviembre y estás preparando el estado de reconciliación bancaria para esa fecha, es poco probable que el cheque emitido haya sido compensado por el banco. Como resultado, deberás deducir el importe de estos cheques del saldo.

Además, puede haber casos en los que el banco aún no haya cobrado los cheques, incluso si los cheques han sido depositados por tu empresa. Los bancos toman tiempo para compensar los cheques, por lo que será necesario agregar el monto de los cheques al saldo bancario.

Estado de Reconciliación Bancaria: Ajuste del saldo según el Libro de Caja

A veces, el banco puede cobrar una tarifa por mantener tu cuenta, que generalmente se deducirá automáticamente de tu cuenta. Por lo tanto, al preparar un estado de reconciliación bancaria, debes tener en cuenta cualquier tarifa cargada a tu cuenta.

Cualquier interés o dividendo ganado por las inversiones se depositará directamente en tu cuenta bancaria después de un determinado período de tiempo, por lo que deberás crear una entrada en tus libros para reflejar el aumento en el saldo.

Con todos estos ajustes, el saldo del libro de caja debería coincidir con el saldo de la libreta. Si ambos saldos coinciden, el estado de reconciliación bancaria está preparado correctamente.

¿Con qué frecuencia debes conciliar tu cuenta bancaria?

La conciliación debería realizarse cada vez que recibas el extracto bancario de tu banco. El banco puede emitir un extracto al final de cada mes, cada semana o cada día si tu empresa tiene un gran número de transacciones.

Antes de iniciar la conciliación, verifica que todas las transacciones de tu empresa hasta la fecha del extracto bancario estén registradas. Con la banca en línea, puedes descargar los extractos al realizar la conciliación bancaria a intervalos regulares en el lugar donde se introduce manualmente la información.

¿Cuál es el propósito de la Reconciliación Bancaria?

Realizar una reconciliación bancaria te ayuda a:

• Comparar el libro de caja de tu empresa con la libreta del banco para identificar discrepancias.
• Ajustar el saldo bancario en el libro de caja de tu empresa en caso de que haya una diferencia entre el saldo del libro de caja y el saldo de la libreta.
• Rastrear cheques rechazados, modificados, robados o cobrados sin autorización.
• Detectar transacciones fraudulentas.
• Facilitar auditorías anuales.
• Monitorear cuentas por cobrar y pagar.

Consejos útiles para los ajustes de reconciliación bancaria

La reconciliación bancaria consiste en comparar los libros contables de tu empresa con los extractos bancarios, asegurando que las transacciones bancarias se registran correctamente en los libros contables.

Si el saldo del libro de caja no coincide con el saldo de la libreta, es necesario realizar ajustes.

Durante los ajustes de reconciliación bancaria, debes tener en cuenta los siguientes consejos:

• Asegúrate de tener todos los documentos necesarios antes de conciliar el extracto bancario con los saldos del libro de caja. Los documentos necesarios incluyen los extractos bancarios para el período registrado junto con el libro de caja completado para el período en cuestión.
• Evita errores comunes como:
• Duplicar entradas
• Omitir transacciones
• Errores de transposición al registrar las cifras en los libros contables (por ejemplo, registrar $151.000 en lugar de $115.000).
• Verifica que el banco no ha cometido errores, como cargar montos incorrectos a tu cuenta o acreditar fondos que no te pertenecen. Si identificas algún error, comunica a los responsables para aclarar cualquier carga o crédito dudoso.
• Asegúrese de que la conciliación bancaria se realiza periódicamente y de que los elementos que generan diferencias deben ajustarse en los libros contables. Si estas diferencias no se ajustan, se acumulan y se vuelven más difíciles de manejar.

Proceso de la Empresa para Preparar la Reconciliación Bancaria

Para realizar una conciliación bancaria, por lo general se siguen estos pasos:

Paso 1: Comparar cada elemento del extracto bancario con el libro de caja.

• Primero, compara cada depósito procesado por tu banco con los recibos de caja o las entradas de efectivo registradas en el libro de caja de tu empresa. Verifica si hay diferencias debidas a depósitos en tránsito o errores cometidos por el banco.
• Luego, compara el monto de cada cheque pagado o compensado por el banco con los montos reflejados en el libro de caja. Si hay diferencias, como checks pendientes, asegúrate de incluir las diferencias en el estado de reconciliación bancaria.
• Por último, compara todos los artículos adicionales en el extracto bancario, como tarifas bancarias y checks sin fondos (NSF), con los artículos en el libro de caja. Registra cualquier diferencia en el estado de reconciliación.

Paso 2: Determina el saldo según el lado del banco en el estado de reconciliación.

• Primero, incluye el saldo no ajustado del extracto bancario como el primer artículo del saldo según el banco.
• Agrega los depósitos en tránsito, que aún no aparecen en el extracto bancario hasta la fecha de la conciliación.
• Deduce cualquier cheque pendiente, que aún no ha sido cobrado por el banco.
• Ajusta cualquier otro artículo no registrado correctamente por el banco.
• Al final, calcula el total del saldo ajustado según el banco.

Paso 3: Determina el saldo según el lado del libro de caja en el estado de reconciliación.

• Incluye el saldo no ajustado del libro de caja como el primer artículo.
• Agrega cualquier crédito realizado en la cuenta de la empresa por el banco, como intereses o dividendos.
• Deduce cargos que el banco haya aplicado en la cuenta.
• Ajusta cualquier otro artículo no registrado correctamente por la empresa.
• Calcular el total del saldo ajustado según el libro de caja.

Paso 4: Asegúrese de que el saldo ajustado del banco coincida con el saldo ajustado del libro de caja.

• Verifica que ambos totales coinciden después de realizar todos los ajustes. Si no coincide, revisa posibles errores en los registros iniciales o busca elementos adicionales que no se han contabilizado.

Paso 5: Registra todos los ajustes necesarios en los libros contables de la empresa.

• Tras ajustar el saldo según el libro de caja, realiza las entradas correspondientes en el libro mayor general de la empresa para reflejar el saldo ajustado del efectivo.
• Mantén un registro detallado de la conciliación bancaria para futuras referencias y auditorías.

Reconciliación bancaria rápida con el software de contabilidad QuickBooks

¿Buscas una manera más rápida de conciliar tu extracto bancario? Un software de contabilidad en la nube, como QuickBooks, facilita este proceso. Con la integración automática de tu cuenta bancaria en el software, todas tus transacciones se actualizarán en tiempo real y cada elemento se conciliará con tus libros contables. Esta función inteligente permite agilizar la preparación del estado de reconciliación bancaria, ahorrando tiempo y minimizando errores.