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Contabilidad y registro contable

Estados financieros: una guía para propietarios de pequeñas empresas

Entender la situación financiera de tu empresa es fundamental para asegurar el éxito. Una herramienta clave para lograr la presentación de informes financieros, la cual proporciona una forma objetiva de evaluar la salud financiera de tu empresa. Estos informes resultantes de la elaboración de estados financieros pueden indicarte si tu empresa está obteniendo beneficios o si tienes problemas.

En este artículo aprenderás:

  • ¿Qué es un estado financiero?
  • ¿Por qué los estados financieros son importantes?
  • ¿Cómo se preparan los estados financieros?
  • Los 3 tipos de estados financieros
  • Cómo crear estados financieros más precisos

¿Qué son los estados financieros?

Los estados financieros son informes que reflejan el rendimiento financiero y la rentabilidad de una empresa durante un período de tiempo específico. Existen tres tipos básicos de estados financieros: el balance general, el estado de resultados (o estado de pérdidas y ganancias) y el estado de flujo de efectivo.

¿Por qué los estados financieros son importantes?

Los estados financieros son importantes porque permiten a las partes interesadas, como accionistas, acreedores y reguladores, comprender el rendimiento financiero general y la salud de una empresa. Las empresas públicas están obligadas a publicar sus estados financieros en un informe anual.

Generalmente, los estados financieros fiables información sobre:

  • Recursos económicos y obligaciones
  • Capacidad de generación de ingresos
  • Potenciales flujos de efectivo
  • Estado de la gestión
  • Políticas contables

Lo más importante es que los estados financieros ayudan a los propietarios de empresas a comprender mejor sus márgenes de ganancia ya tomar decisiones comerciales más inteligentes.

¿Cómo se preparan los estados financieros?

Dado que los estados financieros son una fuente clave de información financiera, utilizarás los principios contables básicos para garantizar su precisión y consistencia.

Puedes preparar los estados financieros siguiendo los tres principios o puedes utilizar nuestras plantillas gratuitas para preparar tus estados financieros.

1. Hechos registrados

El coste original o histórico de las cuentas puede ayudarte a preparar los estados financieros. Normalmente, se registrarán los precios y activos que adquirirás en diferentes momentos a su coste original.

2. Convenciones contables

El uso de convenciones contables permite que tus estados financieros sean comparables y realistas. Por ejemplo, el principio de consistencia requiere que los contadores apliquen las mismas normas tras un año.

3. Juicios personales

Tus estados financieros se basan en juicios y estimaciones personales para evitar sobrestimar activos y pasivos.

Ahora que comprendes el concepto de los estados financieros, analizamos los diferentes informes que componen los estados financieros.

Los 3 tipos de estados financieros

En el ámbito de la presentación de informes financieros, los propietarios de pequeñas empresas cuentan con diversas herramientas, pero las más importantes son tres tipos de estados financieros:



Saldo general

El balance general, también conocido como estado de situación financiera, enumera los activos, pasivos y saldos de patrimonio de una empresa. Muestra la situación financiera de una empresa en un momento determinado.

El saldo general incluye tres categorías:

  • Activos: Son los recursos que generan ingresos (o ventas) y ganancias en una empresa. Un activo puede ser tangible, como un vehículo, o intangible, como una patente u otra propiedad intelectual. También se incluyen activos corrientes, como cuentas por cobrar.
  • Pasivos: Son las obligaciones financieras que la empresa tiene con terceros, como pagar (pasivos corrientes) y deudas a largo plazo.
  • Patrimonio: Es la diferencia entre activos y pasivos, y representa el valor neto de la empresa. El patrimonio incluye inventarios comunes, capital pagado adicional y ganancias retenidas. También se conoce como patrimonio de los accionistas, patrimonio del propietario o valor neto.

La fórmula del balance general es la base de estos tres componentes del balance. La fórmula resta los pasivos de los activos para calcular el patrimonio:

Activos – Pasivos = Patrimonio

El sistema de contabilidad por partidas dobles garantiza que esta plantilla contable se mantendrá equilibrada en la medida en que se registren las transacciones. Las cuentas del balance general ayudan a calcular el capital de trabajo y otras razones importantes.

Revisa el saldo de Centerfield Sporting Goods a 31 de diciembre de 2021. Los activos totales ($185 000) son iguales a la suma de los pasivos totales ($150 000) más el patrimonio ($35 000).

¿Cómo se conecta un saldo general con un estado de resultados?

El estado de resultados se conecta con el balance general a través de la cuenta de ingresos netos. Una empresa puede generar su estado de resultados utilizando la fórmula correspondiente, que resta los gastos de los ingresos para determinar el ingreso neto.

La fórmula es la siguiente:

Ingresos – Gastos = Ingreso neto (Ganancia neta)

Las cuentas del estado de resultados se denominan cuentas temporales, ya que sus saldos se ajustan a cero al final de cada mes y año. Al cambiar, las cuentas del saldo general son permanentes, lo que significa que los saldos finales se convertirán en un mes al siguiente.

Al final del mes, los libros se cierran y todas las cuentas de ingresos y gastos se ajustan a cero. El resultado neto del estado de resultados se registra como ingreso neto en el balance general, lo que aumenta el saldo de patrimonio.

Estado de resultados

El estado de resultados muestra los ingresos y los gastos de una empresa durante un período determinado. Información Proporcionar información relacionada con rendimientos sobre inversiones, riesgos, flexibilidad financiera y capacidades operativas. La fórmula del estado de resultados genera este informe, y la mayoría de las empresas utilizan un estado de resultados de pasos múltiples para documentar cómo se generan los ingresos netos.

¿Cómo difiere un estado de resultados de pasos múltiples?

En un estado de resultados de pasos múltiples, primero se calcula la ganancia bruta y luego el ingreso operativo para un período determinado.

Supón, por ejemplo, que eres un pequeño fabricante de muebles y estás preparando un estado de resultados de múltiples pasos de mayo. La mayor parte de la actividad de tu empresa pasará por la ganancia bruta.

Tus costes de materiales, mano de obra y gastos generales se registran en la cuenta de coste de los bienes vendidos. En mayo, vendiste $1,200,000 en muebles, y el costo de los bienes vendidos (materiales y mano de obra) sumó $900,000. Por lo tanto, tu ganancia bruta fue de $300 000.

Sin embargo, también incurres en gastos, como publicidad, comisiones de ventas y costes de la oficina central, necesarios para operar tu negocio en mayo. Supongamos que esos gastos sumaron $170.000 en el mes. Puedes restablecer $300 000 de ganancia bruta de los $170 000 de gastos operativos para obtener $130 000 de ingresos operativos mayo.

Ingreso operativo frente a ingreso no operativo

Los ingresos operativos se generan a partir de las actividades comerciales diarias. En mayo, las ventas de muebles producen $130 000 en ingresos operativos. Además, tu empresa obtuvo ingresos no operativos, como $2000 en ingresos por intereses y $4000 por la venta de un equipo. Como resultado, tus ingresos netos para mayo fue de $136 000.

Tu negocio debe generar la mayor parte de sus ingresos netos a partir de las actividades operativas, ya que estos ingresos son sostenibles. A cambio, los ingresos no operativos son inconsistentes e impredecibles, y ninguna empresa puede depender de ellos para obtener beneficios anuales.

Veamos el estado de los resultados de la empresa Centerfield durante el período que finalizó el 31 de diciembre de 2021. Las ventas totales fueron de 520 000 $, mientras que el coste de las ventas fue de 420 000 $. Por lo tanto, la ganancia bruta fue de $100 000. Centerfield tuvo gastos operativos de $90 000, lo que les dejó un ingreso operativo de $10 000 durante el período. Como la empresa no próximamente ingresos no operativos, su ingreso operativo fue también su ingreso neto.

Estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo, también llamado estado de cambios en la posición financiera, documenta los flujos de entrada y salida de efectivo de una empresa.

El flujo de efectivo se divide en tres categorías:

  • Las actividades operativas reflejan las fuentes y los usos del efectivo relacionados con las actividades diarias de un negocio. Estos incluyen el efectivo procedente de las ventas a clientes y el inventario. Una empresa debe generar la mayor parte de su flujo de entrada de efectivo a partir de sus operaciones diarias, que pueden mantenerse durante meses y años.
  • Las actividades de inversión se refieren a la actividad en efectivo relacionada con la compra y venta de activos como maquinaria, equipo y vehículos.
  • Las actividades de financiación se producen cuando una empresa obtiene dinero emitiendo acciones o bonos. Esta categoría también incluye los reembolsos de efectivo a los inversores.


La mayor parte de la actividad en efectivo de una empresa suele ocurrir en la categoría operativa. Cuando un contador prepara el estado de flujo de efectivo, es esencial identificar primero las transacciones de inversión y financiación. El resto de la actividad de efectivo se clasifica como operativa.

Revisa el estado del flujo de efectivo de Centerfield durante el período contable que finaliza el 31 de diciembre de 2021. Nota que el saldo final de efectivo ($40 000) es lo mismo que el saldo de efectivo reflejado en el saldo general.


¿Cómo se conecta un estado de flujo de efectivo con el balance general?

El estado de flujo de efectivo suma todos los flujos de entrada y salida de efectivo para calcular el cambio neto de efectivo en un período. El saldo final de efectivo del estado del flujo de efectivo debe coincidir con el saldo final de efectivo en el balance general.

Cómo crear estados financieros más precisos

Para aumentar la precisión y la fiabilidad de tus estados financieros, es recomendable automatizar el proceso siempre que sea posible.

Por ejemplo, el uso de software de contabilidad aprovecha la tecnología para realizar todos los cálculos automáticamente, evitando que pases noches revisando recibos y usando la calculadora.

Otra forma de mantener tus estados financieros precisos es elegir y mantener las mismas convenciones contables año tras año. Puede ser frustrante intentar comparar el rendimiento real con los años anteriores si se utilizan diferentes métodos de categorización o sistemas contables.

Sin embargo, hay varias formas en las que los estados financieros pueden volverse inexactos o ineficaces.

4 errores comunes en los estados financieros

Los estados financieros son una parte crucial del sistema de contabilidad financiera. Como uno de estos errores comunes puede afectar negativamente a la precisión y las decisiones comerciales.

1. No incluir datos comparativos.

Incluir montos de periodos anteriores (ya sean meses o años) o presupuestados, facilita ver si los montos reales cumplen con las expectativas establecidas.

2. No refleja la realidad.

Los estados financieros deben reflejar siempre la verdadera situación financiera de la empresa. Considere hacer que un tercero revise sus estados financieros para detectar posibles inexactitudes.

3. No revisar los procedimientos para reducir discrepancias.

Si identificas un error o discrepancia en tus estados financieros, tómate el tiempo necesario para revisar y ajustar tus procedimientos contables.

4. No auditar tus estados financieros.

Auditar periódicamente tus estados financieros es crucial para garantizar que los informes sean precisos y estén alineados con las normativas.


3 señales de alerta en los estados financieros que puedes encontrar (¡y corregir!)

Tus estados financieros son herramientas clave para evaluar la salud financiera de tu negocio. Existen algunas señales de alerta que podrían indicar problemas. Aprender a identificar estas señales a tiempo te permitirá tomar decisiones financieras más inteligentes para tu empresa.

1. Relación deuda/patrimonio creciente

Esto indica que la empresa está adquiriendo más deuda de la que puede gestionar. Si la relación deuda/patrimonio supera el 100 %, puede ser un motivo de preocupación.

2. Ingresos en disminución constante

Si los ingresos de una empresa disminuyen de manera constante a lo largo de los años, esto no es una señal para los inversores. En casos, estas medidas como la reducción de costes podrían ayudar a reducir el impacto de la caída.


3. Grandes "otros" gastos en tu saldo general

Es normal encontrar pequeños elementos de "otros" gastos en el estado de resultados. Sin embargo, si notas que uno de estos artículos presenta un monto considerable, es importante investigar qué se trata y si es probable que vuelva a repetirse.

Crea un estado financiero en tu empresa

Si has llegado hasta aquí, estás listo para dar el siguiente paso e incorporar los estados financieros en tu flujo de trabajo y procesos. Estos estados no solo te ayudarán a gestionar mejor tu negocio, sino que también destacarán las áreas que necesitan mejoras y te mostrarán las oportunidades de crecimiento.

Hacer un hábito de revisar periódicamente los estados financieros e informes es esencial. QuickBooks simplifica y agiliza este proceso, permitiéndote dedicar más tiempo a dirigir tu negocio.