Sistema contable de una empresa: características y tipos

¿Sabes qué es un sistema contable y cuál es su relevancia dentro de las empresas, hoy en día? En esta entrada detallaremos con qué características cuenta un software de este tipo, cuáles son sus variantes y cómo determinar cuál es el más amigable y funcional para tu negocio. ¡Acompáñanos!

Durante la historia de la humanidad, las sociedades han ido evolucionando, se han vuelto cada vez más complejas, y con ello se han ido sumando problemáticas, como es el tema de la organización que implica una forma social, política y económica.

En este sentido, uno de los aspectos de mayor relevancia ha sido la distribución de bienes y recursos. Es por ello que disciplinas como la contabilidad han jugado un papel esencial en la sociedad.

Hoy en día, los sistemas contables son de gran utilidad, tanto para profesionistas, como empresas de todo tipo, desde el negocio más pequeño hasta la empresa más grande. Además de que ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales y la normativa tributaria, un sistema contable también establece un modelo de organización sobre las actividades y operaciones que se realizan día con día.

A lo largo de este artículo, conocerás todos los detalles sobre los sistemas contables, podrás saber cuáles son sus alcances, capacidades, características, entre otros detalles, a fin de que puedas tomar la mejor decisión a la hora de elegir uno.

Antecedentes de un sistema contable

Para saber qué es un sistema contable, hay que conocer que este software involucra diversos aspectos y figuras que van desde los sujetos que lo utilizarán, como es una persona física o una empresa con una estructura compleja, así como las herramientas y modelos que emplearán para registrar las actividades contables.

Es de recordar que un sistema es un conjunto de partes o componentes que se relacionan para realizar una tarea en específico bajo una serie de normas y procedimientos que regulan su funcionamiento.

Resalta que uno de los factores que impulsó el desarrollo de un sistema contable fue la creación del dinero, y, por ende, de la moneda, que fue concebida como instrumento para otorgarle valor a un intercambio de productos, bienes o servicios. Lo anterior, promovió que las personas tuvieran el registro de sus actividades puesto que era demasiada información numérica que no era posible retener en la memoria. Con este antecedente, se puede decir que un sistema contable elemental o rudimentario puede ser el ábaco, un libro contable con folios, los cuales cumplían su cometido, pero de una forma manual que alentaba el proceso.

Los sistemas contables en la actualidad

Actualmente, los sistemas han evolucionado hasta dotarse de mayores capacidades y nuevas tecnologías, lo cual les da la posibilidad de emplearse en diversos rubros, como puede ser la contabilidad.

En la actualidad, uno de los aspectos más importantes de los sistemas es que muchos de éstos tienen capacidades tecnológicas. Estos softwares se refieren a sistemas informáticos con funciones lógicas que se desarrollan en un entorno electrónico.*

Hoy por hoy, los sistemas informáticos o softwares pueden aplicarse a la disciplina de la contabilidad, trayendo diversos beneficios y ventajas para los usuarios.

En esencia, una de las fortalezas de los sistemas contables es que tienen la posibilidad de llevar el correcto registro de las operaciones, así como de las actividades de intermediación financiera como pueden ser transferencias, pagos, emisión de facturas, crédito y cobranza, proveedores, entre otros.

Aún con estas capacidades, los primeros desarrollos de sistemas contables no podían procesar gran cantidad de información, ni realizar diversas operaciones aritméticas que exigían las transacciones comerciales. Por ende, estos sistemas eran susceptibles a cometer errores y tener alcances limitados que no podían cubrir todas las necesidades.

Con la aparición del internet, se diseñaron y crearon nuevas herramientas contables, entre ellas el software especializado que, además de cumplir con todas las tareas, puede almacenar información, ofrecer estadísticas y, sobre todo, permitir que la información del sistema contable esté disponible en todo momento y en cualquier lugar.

Muchas empresas proveedoras de este tipo de sistemas han optimizado las herramientas y perfeccionado su funcionamiento, por ende, la oferta de este tipo de software ha crecido, y la mayoría de empresas ya interactúan en un ambiente digital; algunas lo hacen de forma directa, mientras que otras aún tercerizan el uso de este tipo de herramientas.

Se puede decir que el sistema contable moderno debe de ser fluido, confiable y eficaz, además de otras características puntuales, cuya finalidad es permitir la toma de decisiones gracias a que estandariza procesos, define estructuras de costos y presenta una información financiera de forma organizada, entre otras características.

En síntesis, un software está diseñado para facilitar ciertas tareas dentro de un ecosistema digital. ¿Recuerdas cómo era antes de la convergencia tecnológica y cómo eran los formatos que se utilizaban? Ahora, en pleno apogeo de la era digital, estos sistemas son clave para cumplir de manera óptima con trabajos que antes se realizaban de modo análogo y que solían ser tediosos y lentos, pero gracias a estas tecnologías de la información, los procesos se han optimizado. Conoce aquí más razones por las cuales necesitas un software contable empresarial.

¿Qué es un sistema contable?

Existen varias definiciones que responden a qué es un sistema contable, pero dados los antecedentes antes mencionados, se puede decir que un programa de contabilidad se define como un sistema digital con los elementos y herramientas suficientes para ayudar, simplificar y sistematizar tareas de contabilidad de una persona o de una organización.

En otras palabras, es una herramienta muy útil que automatiza muchas de las tareas técnicas que realiza un área contable, es decir, que se encarga de conjuntar toda la información pertinente, así como del cálculo, el procesamiento y la sistematización de la misma.

Para algunos autores, un sistema contable es una estructura organizada, en la cual se llevan a cabo múltiples operaciones bajo un modelo o mediante una técnica. En ese sentido, los softwares contables integran algoritmos, aplicaciones, fórmulas y comandos que ayudan a gestionar la contabilidad de una empresa o de una persona.

Sin duda, las nuevas tecnologías permiten, hoy en día, aventajar los procesos que antes nos llevaban horas y muchos dolores de cabeza. Y lo mejor de todo es que no hay necesidad de profesionalizarse como contadores para saber utilizar un sistema contable, pues justamente muchos de estos están diseñados para el gran público, es decir, desde usuarios que no poseen grandes nociones de contabilidad, hasta expertos, ya que sus tareas facilitan estos procesos a todos de manera indistinta.

Características

Una de las primeras y más importantes características con las que deben de contar los softwares contables es que se apeguen a los lineamientos que la autoridad fiscal establece. Antes de contratar un servicio de este tipo, debes cerciorarte de su legalidad. En este sentido, entre uno de los principales ejemplos de software contable, tenemos a QuickBooks.

QuickBooks, es el programa líder de los sistemas de contabilidad, ya que cumple con los estándares que dicta la autoridad fiscal para operar y brindar los servicios necesarios. Esto con el fin de que los contribuyentes aceleren y saquen el mayor provecho de los procesos contables.

Este programa ha tenido un desarrollo y evolución, por lo que podemos notar que ha registrado versiones mejoradas desde sus inicios, que datan de 1983, en Estados Unidos.

A lo largo de los años, las modificaciones que ha tenido el programa se han enfocado en brindar un mejor servicio a los contribuyentes. Las divisiones y oficinas que tiene QuickBooks en diversos países alrededor del mundo respaldan las necesidades específicas de cálculo de impuestos de cada región, por lo que México no es la excepción.

Además de cumplir con los lineamientos y directrices legales en los países en los que tiene presencia, QuickBooks cumple con otros requerimientos indispensables para que los procesos contables se puedan satisfacer de manera cabal. Es de recordar que un sistema contable debe contar con la capacidad de procesar diversas transacciones acordes con las ventas y las exigencias dentro del mercado actual.

Al mismo tiempo, tiene que complementarse con las mejores tecnologías que faciliten los procesos como almacenamiento en la nube, interfaces sencillas de manipular y lenguaje amigable para los usuarios. Incluso, debe prever la compatibilidad con los diversos sistemas que usamos en la actualidad.

¿Cuáles son los criterios y características que debe de cumplir un programa contable? A continuación, enlistamos la respuesta:

1.- Simplicidad

Algunos elementos como la interfaz de usuario, los tableros de control y los módulos transaccionales de un sistema de contabilidad tienen que ser amigables e intuitivos para las personas que van a operarlos. Así, cumplirán su objetivo de hacer procesos fáciles y sencillos.

La usabilidad de QuickBooks, al igual que su interfaz y demás criterios, resultan fáciles de operar, pues se puede emplear desde cualquier navegador web y desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. En otras palabras, QuickBooks no es exigente con el hardware que utilices.

2.- Procesos contables rápidos

Con la actual dinámica que existe en los negocios y en el mercado, el requerimiento de la emisión y recepción de facturas es esencial. Por lo tanto, un software contable debe de responder a estos servicios y estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

En el caso de QuickBooks, estos procesos son de suma importancia, por lo que, en su diseño y adopción, las facturas son emitidas en tiempo real y de manera automática. Además, ofrece mayores ventajas que otros aplicativos, debido a que hace un registro de historial, implementa funcionalidades de consulta y versiones de los archivos de una factura (como los archivos que arroja en formatos PDF y XML).

3.- Operaciones contables en tiempo real

El cálculo de impuestos es de las funciones obligatorias para los softwares contables. Este proceso debe ser inmediato y, sobre todo, en tiempo real, porque de eso dependerá sellar, emitir y obtener cada factura solicitada.

Para el equipo de QuickBooks, que está conformado por especialistas en programación y contabilidad, esta característica está perfeccionada y con la velocidad que los contribuyentes necesitan al momento de utilizarla.

4.- Información clave para las declaraciones mensuales y anuales

Las declaraciones informativas mensuales y anuales son los pilares para el sistema de recaudación fiscal y corresponsable para los contribuyentes, por lo tanto, es una obligación realizarlas con exactitud de causa y con información completa. Nadie quiere problemas con el SAT, y menos por errores que se pueden evitar con el uso de un software.

Ahora, si te preguntas un poco respecto a su funcionamiento, en la plataforma de QuickBooks se crean todos los registros de las facturas y pagos a proveedores. Esto significa que los usuarios pueden contar con todos los datos correspondientes a su contabilidad para realizar las declaraciones en tiempo y forma.

Esto significa un ahorro de muchas horas al final de cada mes, ya que, al hacer cortes o balances generales, la información de tus operaciones es procesada de manera automática y solo basta cotejarla.

5.- Homologación de información entre sistemas

Para que un sistema contable funcione, debe de contar con la información actualizada de los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales, entre otros aspectos, que ayudan a que el software brinde las operaciones y servicios necesarios para el contribuyente.

Imagina que cambia la tasa de un impuesto y el sistema contable que usas no considera este cambio: sería un dolor de cabeza hacer las cuentas de nuevo.

En esa lógica, las diferentes versiones y actualizaciones que ofrece QuickBooks contemplan las novedades y aristas que emiten las autoridades fiscales, por lo que los contribuyentes pueden tener la plena confianza en que su operación está garantizada por la plataforma más actual.

6.- Servicios y valores agregados

Entre los mejores ejemplos de programas contables podemos encontrar no solo a aquellos que organizan y sistematizan las operaciones contables, sino los que también ayudan al negocio a detectar los pagos, las deudas y todo lo relacionado con los proveedores y clientes.

Por ejemplo, ¿qué harías si supieras que puedes tener a la mano un balance general o un reporte de ganancias y pérdidas? Esta información es valiosa para determinar si es momento de solicitar un crédito o hacer una inversión en tu empresa.

Añade gran valor que un programa contable también te ayude a controlar los gastos y visibilizar la rentabilidad del negocio. Esto te permite no solo optimizar tiempo y esfuerzos al llevar la contabilidad, sino que te brinda margen de maniobra para tomar decisiones basadas en los datos que arroja tu negocio. Lo mejor es que todo esto lo hace en tiempo real.

7. Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar representan ingresos y posibles ganancias para el negocio, por lo tanto, uno de los principales objetivos de los softwares de contabilidad está relacionado con la capacidad de dar seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en tu organización.

QuickBooks ofrece total visibilidad, tanto de las cuentas por cobrar, como de los gastos que se ejercen con cada actividad. Esta información se vuelve trascendente cuando se hace un balance general de la empresa y se contabilizan las ganancias.

8. Control de gastos

El control de gastos es una estrategia financiera necesaria para cualquier negocio, ya que maximiza los beneficios y evita realizar gastos innecesarios.

Sin embargo, muchas empresas no aplican este tipo de estrategias, lo que complica su estabilidad financiera.

Al no contar con un control de gastos, se pueden generar fugas de recursos, las cuales repercuten directamente en la salud financiera de las organizaciones, es por ello que un sistema contable debe de contar con esta característica.

Tipos de sistemas contables

Existen diversos tipos de sistemas de facturación, los más conocidos son los siguientes:

1.   Sistema contable para facturación

Que se encarga de la emisión de facturas, cheques, así como la documentación de la actividad financiera para luego proceder a la validación y autorización.

2.   Sistema para la gestión de nóminas

Este sistema tiene la función principal de controlar y gestionar la nómina de una empresa, este tipo de sistema contable fue diseñado para realizar varias tareas, incluyendo el cálculo de los salarios de empleados, deducciones legales, etc.

3.   Sistema de planificación recursos institucionales

Contempla la elaboración de productos, compra de materiales, gestiona y controla el inventario y la distribución, además de realizar operaciones contables.

4.   Sistema de gastos

Este sistema fue diseñado para ayudar a agilizar los ciclos de facturación, así como para aprobar los gastos que realiza la empresa.

Proveedores de sistemas contables

Antes de despedirnos y ahora que conoces con profundidad qué es un sistema contable,  es oportuno recalcar que en el mercado existen diversos proveedores de este tipo de software, sin embargo, son pocos los que ofrecen una solución integral que cubra todas las necesidades del área contable.

QuickBooks es la plataforma de contabilidad que ofrece un sistema de facturación y administración en la nube para pymes.

Con esta solución, emprendedores y empresas administran y controlan su negocio desde un solo lugar, en cualquier momento, de forma ágil y simple; ganando visibilidad y ahorrando tiempo para invertir en mejores estrategias y toma de decisiones de negocio.