En este artículo, aprenderás:
¿Qué es un Libro Mayor?
Un libro mayor es un registro o colección de cuentas que agrupa todas las transacciones relacionadas con cada cuenta, y muestra la información necesaria entre las mismas.
El libro mayor ayuda a conocer el resultado final de todas las transacciones de cuentas específicas en una fecha determinada. Por esta razón, el libro mayor también se conoce como el Libro Principal del Sistema Contable.
Necesitas registrar las transacciones comerciales en tus libros de contabilidad basándote en el principio dual de la contabilidad. Según el Principio de dualidad, cada transacción afecta a menos a dos cuentas, lo que significa que una cuenta difiere mientras la otra disminuye. Este sistema de débito y crédito facilita conocer la posición final de cada elemento al final del período contable.
Cada transacción sigue un proceso antes de ser ingresada en los libros finales de contabilidad. Primero, las transacciones se registran en el libro original de entrada, conocido como diario. Una vez que el diario está completo, estas transacciones se ampliaron a cuentas individuales contenidas en el libro mayor.
Por lo tanto, si deseas saber el saldo que un cliente debe pagar en una fecha determinada, puedes consultar la Cuenta del cliente en tu libro mayor. De manera similar, si necesitas conocer lo que debes un acreedor, consultarás la Cuenta del Acreedor en tu libro mayor.
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SIGNIFICADO Simplificado de un Libro Mayor
El libro mayor es el libro principal que registra todas las cuentas de tu empresa y es uno de los libros de cuentas más importantes para tu negocio, ya que todas las entradas contables se dispersan desde el diario al libro mayor.
Esto significa que primero debes registrar una transacción comercial en tu diario, y recordar registrarla en el orden en que ocurre. Luego, debes seleccionarla y transferirla a una cuenta específica del libro mayor.
Por lo tanto, un libro mayor contiene cuentas individuales en las que se registran transacciones similares, ya sea que estén relacionadas con un activo, un pasivo, una persona o un gasto.
Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes transferir las entradas del diario a un libro mayor.
Ejemplo
Supón que tienes una editorial llamada Martin & Co., y compras 20 kg de papel en efectivo a $20 por kg el 1 de diciembre de 2020. En el diario, registrarías este asiento y luego lo transferirías a las cuentas correspondientes del libro mayor.
En otras palabras, registrarías las transacciones relevantes bajo las cuentas individuales del libro mayor, que se registran según el Principio de dualidad de la contabilidad.
Según este principio, al menos dos cuentas están involucradas cuando ocurre una transacción particular. El Principio de Dualidad se expresa de la siguiente manera:
Activos = Pasivos + Capital
Esta fórmula garantiza que los activos de tu empresa siempre son iguales a la suma del capital del propietario y las reclamaciones de terceros.
Como resultado, cada transacción de tu negocio se lleva a cabo de tal manera que esta igualdad entre los dos lados de la ecuación contable siempre se mantiene. Es decir, en cualquier momento, los recursos o los activos de tu empresa deben ser iguales a las reclamaciones de propietarios y terceros. Esto se debe a que los propietarios y los terceros son quienes garantizaron dichos recursos.
Clasificación de los libros mayores
Por lo general, existen tres tipos de libros mayores que puedes preparar:
Libro de Deudores o Libro de Ventas
El libro de ventas, o libro de deudores, es uno de los tres tipos de libros mayores que una empresa prepara para registrar todas las transacciones que ocurren entre tu empresa y tus deudores. En este caso, los deudores son las entidades comerciales a las que les han vendido bienes que fabrican.
Contiene una colección de cuentas asociadas con tus clientes y muestra la cantidad que aún debe recibir de tus clientes. Además, también registra los bienes que tus clientes te devuelven.
Como resultado, tu libro de ventas realiza un seguimiento detallado de la información sobre los bienes vendidos a tus clientes. Los siguientes detalles se registran en tu libro mayor:
Puedes consultar los detalles sobre las ventas realizadas y te ayuda a realizar un seguimiento de los pagos que se han recibido o que aún deben recibir de tus clientes.
Libro de acreedores o Libro de compras
El libro de compras, o libro de acreedores, registra todas las transacciones relacionadas con las compras que realiza una empresa. En él, se detalla la cantidad pagada a los proveedores y los montos que aún están pendientes.
Este registro es crucial para el seguimiento de las compras que realiza tu empresa, ya que asegura que tienes compras necesarias para la producción fluida de los productos. También detalla la cantidad que paga a los acreedores, así como el monto pendiente. Además, puedes consultar los detalles de la compra en caso de que los necesites en el futuro.
El libro de compras también te ayuda a saber lo siguiente:
Libro mayor general
El libro mayor general contiene todas las cuentas que no forman parte de las cuentas de ventas y compras. Por lo tanto, se utilizan varios sublibros mayores para recopilar los detalles necesarios, que luego se registran en el libro mayor general.
Este libro mayor general clasifica la información en distintos tipos de cuentas, lo que permite preparar los estados financieros de la empresa, como el estado de resultados y el balance general.
La información registrada en un libro mayor general se divide según el tipo de cuentas, incluyendo:
Beneficios del Libro Mayor
El libro mayor es esencial en el sistema contable, ya que permite registrar transacciones bajo encabezados específicos, tales como ventas, compras, inventarios.
Preparación de Estados Financieros
Sin un libro mayor, no puedes preparar estados financieros, como el Estado de resultados y el Balance general. El libro mayor facilita la creación del balance de comprobación, que asegura la precisión de la información registrada.
Los valores reflejandos en el balance de comprobación permiten preparar con exactitud los estados financieros, ayudándote a evaluar la liquidez, rentabilidad y situación financiera general de la empresa..
Posición final de Cuentas Específicas
Las transacciones financieras se registran en el libro mayor bajo encabezados de cuentas separadas. Al final del período contable, estas cuentas se cierran mediante el equilibrio de los lados de débito y crédito correspondientes.
Esto te permite comprender con precisión la posición de la empresa con respecto a los deudores, acreedores, gastos, ingresos, etc. Por ejemplo, podrás identificar cualquier pago pendiente a los proveedores o cualquier cobro que deba realizarse a los clientes.
Auditoría Fácil
Puedes optar por realizar una auditoría interna o contratar a un contable profesional para auditar tus cuentas. En este contexto, el libro mayor actúa como un registro financiero esencial, ya que organiza las transacciones en distintos encabezados de cuentas y proporciona detalles específicos sobre cada cuenta.
Disponer de un libro mayor facilita el proceso de auditoría, ya que permite verificar rápidamente la información cuando los distintos elementos contables están clasificados y registrados con precisión. Así, la contabilidad a través del libro mayor ayuda también a identificar errores materiales en varias cuentas.
El contable profesional que audite las cuentas de tu empresa puede solicitar documentos como recibos de ventas y facturas de compras para verificar si se cobrarán los montos correctos. Por lo tanto, todo esto se vuelve fácil cuando preparas correctamente las cuentas del libro mayor.
Fácil declaración de impuestos
Las cuentas del libro mayor facilitan el registro de detalles de las transacciones realizadas por tu empresa durante un período contable. Por ejemplo, el libro de ventas incluye información como datos fiscales, número de factura, bienes vendidos, fecha de venta y detalles del cliente.
De igual manera, las cuentas de ingresos y gastos proporcionaron una visión precisa de los ingresos obtenidos y/o los gastos incurridos. Estos son detalles útiles, ya que evitan la búsqueda de facturas o extractos bancarios al momento de presentar las declaraciones de impuestos. Así, los detalles registrados en tus cuentas de libro mayor suministran la información necesaria para presentar tus declaraciones fiscales.
Identificación de Transacciones Inusuales
A lo largo de un período contable, se producen numerosas transacciones, lo que puede dificultar la identificación de transacciones no deseadas si no están adecuadamente categorizadas en el libro mayor.
Esto puede representar un problema para el negocio; Por ejemplo, si te han cobrado más por algún artículo comprado, sería difícil detectar dichas transacciones sin un sistema de cuentas organizadas en el libro mayor.
Evaluación de la salud financiera de la empresa
Las cuentas del libro mayor son fundamentales para preparar un balance de comprobación, a partir del cual es posible elaborar los estados financieros finales, incluidos los estados de resultados y los balances generales. Estos estados financieros ofrecen una visión de la rentabilidad y de la posición financiera general de tu negocio.
En otras palabras, existe una imagen clara de la capacidad de tu empresa para generar beneficios y de los recursos disponibles para cumplir con las reclamaciones frente a terceros.
Cuentas de control
Una cuenta de control opera de la misma manera que una cuenta de libro mayor, pero solo registra la información retirada sobre una cuenta específica. No contiene información detallada relacionada con dicha cuenta, por lo que debe consultar un sublibro relacionado para obtener detalles de dicha cuenta de control.
En este caso, un sublibro registra información detallada de la cuenta de control relacionada. Las cuentas por cobrar se utilizan más habitualmente como una cuenta de control de libro mayor.
Como resultado, simplemente registras un resumen de varios saldos en cuentas por cobrar cuando lo usas como una cuenta de control. Estos incluyen un resumen de:
Por lo tanto, no se registran los detalles de cada transacción de ventas realizada con tus clientes en la cuenta de control de cuentas por cobrar. Pero puedes consultar la cuenta subsidiaria relacionada si necesitas verificar algún detalle con respecto a las ventas realizadas a un cliente específico.
Por ejemplo, las siguientes son las ventas a crédito realizadas durante un período contable:
La cifra de ventas a crédito de $200 000 iría a la cuenta de control de cuentas por cobrar. Mientras tanto, los detalles de ventas de varios deudores como Jack & Co., Mayers y John se pueden encontrar en el sublibro relacionado.
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Tipos de Cuentas del Libro Mayor
Las cuentas del libro mayor se pueden clasificar en cinco categorías:
Cuentas de activos
Los activos son los recursos que posee tu empresa, y estos recursos tienen la capacidad de generar flujos de efectivo. Estos son elementos de valor económico que pueden convertirse en efectivo o equivalentes de efectivo.
Los activos se dividen en activos corrientes y activos fijos, y generalmente se informan en el lado izquierdo del saldo general de tu empresa.
Una cuenta de activos suele incluir lo siguiente:
Cuentas pasivas
Los pasivos representan las cantidades que se deben a individuos o terceros, y son las obligaciones financieras que están obligadas a cumplir. Estas son las obligaciones que tienes para cumplir con las cantidades que has tomado prestadas y que aún no han sido pagadas.
Los pasivos aparecen en el lado derecho del saldo general y se dividen en pasivos corrientes y no corrientes, que incluyen:
Patrimonio de los accionistas
El patrimonio de los accionistas corresponde al excedente de los activos sobre los pasivos de tu empresa. En otras palabras, estos son los activos que quedan después de pagar todas las deudas y los pasivos.
El patrimonio de los accionistas representa el capital que tus accionistas invierten en tu empresa a cambio de las acciones de la compañía y las utilidades retenidas. También incluye el capital social, las utilidades retenidas y las acciones en tesorería. El patrimonio de los accionistas aparece al lado de los pasivos del balance general de tu empresa después de los pasivos corrientes y no corrientes.
Cuentas de ingresos operativos
Los ingresos operativos provienen de las principales actividades comerciales y reflejan la capacidad de la empresa para generar ganancias a partir de sus operaciones primarias.
Estos ingresos incluyen los ingresos por ventas, comisiones, tarifas y otros ingresos derivados del negocio principal, que pueden variar según el tipo de actividad que realices.
Cuentas de gastos operativos
Los gastos operativos son aquellos gastos necesarios para las operaciones diarias de tu negocio. Estos son los gastos sin los cuales no podrías llevar a cabo tus operaciones comerciales principales, y estos incluyen alquiler, nomina, seguro, etc.
Cuentas de Ingresos y Gastos No Operativos u Otros
La diferencia de los gastos operativos, los ingresos y los gastos no operativos son ingresos o gastos únicos que obtienen o incurren. No son los resultados de tu actividad comercial principal, ni están relacionados con las operaciones comerciales principales.
Los ingresos y gastos no operativos incluyen:
Ejemplos de Cuentas de Libro Mayor
Las cuentas del libro mayor se clasifican en cinco categorías:
Cuentas de activos
Cuentas pasivas
Cuentas del Patrimonio de los Accionistas
Cuentas del estado de resultados
Cuentas de ingresos operativos
Cuentas de gastos operativos
Cuentas de Ingresos y Gastos No Operativos u Otros
Razones para necesitar un libro mayor
El libro mayor es el segundo libro de entrada más importante después del Diario, ya que en el libro mayor se registran transacciones bajo encabezados de cuentas específicas.
A diferencia del diario, donde las transacciones se registran en orden cronológico a medida que ocurren, en el libro mayor se clasifican transacciones bajo diferentes encabezados de cuentas a las que pertenecen.
Además, el libro mayor contiene información detallada sobre cada transacción. Por ejemplo, tu Libro de compras contiene los siguientes detalles del proveedor:
Esto facilita la consulta de transacciones cuando lo necesites. Además de esto, también puedes entender lo siguiente:
Tener cuentas de libro mayor adecuadas te ayuda a preparar un balance de comprobación, lo que significa que puedes verificar la precisión de tus cuentas y preparar las cuentas finales. Estas cuentas también pueden incluir el estado de resultados y el balance general.
Un libro mayor te ayuda a conocer la rentabilidad general y la salud financiera de tu negocio. Además de esto, la información contenida en los libros principales ayuda a que las auditorías se realicen sin problemas.
En un libro mayor, encontrarás fácilmente información como una transacción de venta, una transacción de compra, etc. Sin duda, el libro mayor es uno de los principales libros de entrada y forma la base de tus estados financieros y te ayuda a evaluar los asuntos financieros de tu empresa.
¿Qué es el Proceso de reconciliación del Libro Mayor?
La reconciliación del libro mayor es el proceso mediante el cual se asegura la exactitud de la información en las cuentas.
Este proceso implica comparar los saldos de las cuentas del libro mayor con documentos originales, como estados de cuenta bancarios, facturas, estados de cuenta de tarjetas de crédito, recibos de compras, etc.
Si se encuentran errores o inconsistencias, puedes tomar las acciones necesarias para corregirlos. Si estás preparando el diario o el libro mayor manualmente, tú o tu contador deben revisar cada una de las cuentas de manera individual.
También se comparan los saldos de las cuentas del libro mayor con los documentos fuente para ver si las cuentas son precisas. Sin embargo, con software de contabilidad en línea como QuickBooks, la reconciliación del libro mayor se ha vuelto mucho más sencilla.
Esto es posible ya que no es necesario que tú o un contable profesional pasen por el proceso de registrar las transacciones en el diario antes de transferirlas al libro mayor.
Verificar los cierres de apertura y cierre
Es necesario comparar los saldos de cierre del balance de comprobación de los períodos contables anteriores con los saldos de apertura de las cuentas del libro mayor del período actual. Al hacerlo, tendrás que revisar las cuentas del balance, como los activos, pasivos y patrimonio de los accionistas.
Las cuentas del estado de resultados, como los ingresos y gastos operativos y no operativos, comienzan de nuevo con cada período contable. Entonces, al comienzo del período contable, estas cuentas deben tener un saldo de cero.
Dicha investigación te ayuda a evitar más errores y con un software de contabilidad en línea como QuickBooks, esta comparación es mucho más sencilla.
Revisar Cuentas Individuales del Libro Mayor
Es importante verificar los montos de las transacciones registradas como parte de tu libro mayor. Si estás preparando tu libro mayor de manera manual, deberás tener a mano los documentos fuente. Estas fuentes te ayudarán a verificar que los montos registrados en las cuentas del libro mayor sean precisos.
Sin embargo, la conciliación de los saldos de cuentas individuales se vuelve extremadamente sencilla con software de contabilidad en línea como QuickBooks. Esto se debe a que el software viene con una función de Reconciliación Bancaria. Esta función compara automáticamente las transacciones registradas en tus libros de cuentas con los saldos de los estados bancarios.
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Registrar entradas correctas
Supongamos que descubres, tras la reconciliación, que ciertos montos no se registraron correctamente en tu libro mayor. Podría deberse a una entrada con un monto incorrecto o a una entrada que omitiste registrar por completo en tus cuentas del libro mayor.
Por ejemplo, si descubres que un pago de 1000 $ a tu proveedor William Paper Mill se ha deteriorado incorrectamente como 100 $, la mejor práctica es revertir la entrada original y luego registrar una nueva entrada con el importe correcto.
Registrar Asientos de ajuste
Al finalizar un período contable, es necesario preparar asientos de ajuste para registrar ingresos o gastos que aún no están reflejados en el libro mayor. Esto asegura que tus estados financieros sean precisos. Estas definiciones pueden incluir gastos acumulados, ingresos acumulados, gastos pagados por adelantado, ingresos diferidos y depreciación.
Por ejemplo, deberás registrar los gastos de alquiler cada mes si se alquila una computadora y decides pagar el alquiler por adelantado en enero durante los próximos doce meses. Esto se hace porque no deseas subestimar ningún gasto en tus estados financieros durante los próximos 12 meses.
Supongamos que registras un Alquiler pagado por adelantado de $500 al final de cada mes, el asiento de ajuste sería el siguiente.
Preparación de Informes Financieros
Puedes preparar los estados financieros una vez que hayas verificado la exactitud de tus cuentas del libro mayor.
¿Qué es el Código de Libro Mayor (GL Code)?
Los códigos de libro mayor son los códigos numéricos asignados a las diferentes cuentas del Libro Mayor. Estas cuentas ayudan a organizar adecuadamente las cuentas del libro mayor ya registrar transacciones de manera rápida.
Puede resultar muy difícil organizar si tienes un gran número de transacciones en un período contable determinado, y es aquí donde los códigos del libro mayor pueden ser útiles. Ya que puedes encontrar más fácilmente las transacciones que estás buscando en tu libro mayor si tienes un código para cada transacción.
También tendrás que decidir cómo asignar dichos códigos. Por ejemplo, podrías asignar códigos de cuatro dígitos para todas tus cuentas o podrías asignar números específicos a cuentas específicas.
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