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Contabilidad y registro contable

¿Qué es una constancia de situación fiscal y para qué sirve?

Si estás en busca de empleo, es muy posible que, como requisito de contratación, los empleadores te soliciten una constancia de situación fiscal para asegurarse de que estás inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y así corroborar que los datos que estás proporcionando sean correctos. Pero, ¿sabes qué es este documento y cómo obtenerlo?

La constancia de situación fiscal es un documento que contiene información clave de los contribuyentes, con la cual se puede identificar y validar su actividad económica.

Por lo general, un empleador te pedirá este documento para verificar tu identidad y corroborar que cuentes con RFC. Sin embargo, también puede serte de utilidad para conocer el régimen fiscal en el que estás inscrito. Y si no estás al tanto de tus obligaciones como contribuyente, esta constancia también te puede servir para conocerlas.

Además, esta constancia no es exclusiva para las personas físicas. También se expide para las personas morales, y suele ser un requisito solicitado por los clientes como parte de la contratación, ya que en ella es posible acreditar la constitución legal de una empresa, así como las actividades a las que se dedica.

Si necesitas obtener una constancia de situación fiscal, ya sea para conocer tu situación como contribuyente o para entregarla a un empleador o a un cliente, existen diversos canales de contacto con el SAT para gestionar este trámite.

Por ello, en este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre la constancia de situación fiscal y cómo obtenerla de forma sencilla, a través de la página oficial del SAT.

¿Quién emite la constancia?

Si necesitas una constancia de situación fiscal, deberás solicitarla al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Dentro del catálogo general de obligaciones de las personas físicas y morales que pertenecen al Registro Federal de Contribuyentes, es necesario proporcionar la información relacionada con la identidad, domicilio y, en general, sobre la situación fiscal, así como señalar un correo electrónico y número telefónico, o bien, los medios de contacto que determine la autoridad fiscal a través de reglas de carácter general, establece el Código Fiscal de la Federación, en su artículo 27.

Con la compilación de la información señalada y, una vez verificada, el Servicio de Administración Tributaria tiene la facultad de emitir la constancia de situación fiscal del contribuyente, con la cual este documento es válido y legítimo en el Registro Federal de Contribuyentes y en el o los régimen(es) fiscales en los que pertenezca el contribuyente.

En síntesis, la constancia de la situación fiscal, según el SAT, busca proporcionar al contribuyente un documento que contiene información del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y la cédula de identificación fiscal.

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¿Qué es el RFC?

Es importante señalar que sólo puedes obtener la constancia de situación fiscal si realizaste antes el trámite de tu RFC. El RFC es una clave alfanumérica que se compone de 13 caracteres. Los dos primeros, en su mayoría de los casos, corresponden al apellido paterno, el tercero a la inicial del apellido materno y el cuarto al primer nombre. Luego, se localizan el año de nacimiento, mes y día; finalmente, se visualizan los últimos dígitos, conocidos como la homoclave, que es asignada por el SAT, explica la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF).

Con este registro, las autoridades fiscales tienen la capacidad de identificar a las personas físicas y morales que ejecutan actividades económicas a nivel nacional. De acuerdo al Código Fiscal de la Federación , una vez que los usuarios obtienen la clave RFC y, por ende, la constancia de su situación fiscal, los contribuyentes son reconocidos ante las autoridades fiscales y jurisdiccionales, en los asuntos en que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o el Servicio de Administración Tributaria.

Tanto la suscripción al RFC como la constancia de situación fiscal brindan la capacidad a las personas físicas y morales de comercializar sus productos y servicios dentro de un marco legal con derechos y obligaciones, así como la visualización de su estatus, actividades económicas y demás información importante para cualquier transacción.

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¿Para qué sirve la constancia de situación fiscal?

Como ya comentamos en la introducción, si eres trabajador, es común que los empleadores soliciten este documento como requisito de contratación. O en el caso de una persona moral, es posible que, antes de firmar contrato, un cliente solicite la constancia para acreditar que la empresa está debidamente constituida. Sin embargo, también es posible que la requieras para realizar otro tipo de trámites.

Por ejemplo, algunos bancos solicitan la constancia de situación fiscal como requisito para la apertura de una cuenta, o para otorgar un crédito o un préstamo. Además, suele ser necesaria para participar en licitaciones.

¿Qué información contiene?

La constancia de situación fiscal incluye la cédula de identificación fiscal, además de otros datos del contribuyente.

En el caso de las personas físicas, indica la fecha de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, mientras que, en el de las personas morales, indica la fecha en que la empresa se dio de alta.

Además, la constancia detalla el régimen fiscal en el que se encuentran inscritos los contribuyentes, así como sus obligaciones fiscales. También indica la actividad económica con la que la persona física o moral se encuentra registrada ante el SAT, así como algunos datos de identificación como la fecha de inicio de operaciones, el domicilio, entre otros.

Diferencias entre la opinión de cumplimiento y la constancia de situación fiscal

Para algunos contribuyentes, la opinión de cumplimiento y la constancia de situación fiscal pueden servir para el mismo objetivo y esto puede causar confusión. Sin embargo, ambos documentos tienen utilidades distintas. Por lo tanto, es importante tener presente la función de cada uno de éstos.

Es necesario resaltar que, tanto la opinión de cumplimiento como la constancia de situación fiscal las emite el Servicio de Administración Tributaria (SAT) a los contribuyentes. La constancia de situación fiscal, como antes dijimos, contiene la información fundamental del contribuyente, entre los que destacan: domicilio fiscal, nombre completo, CURP y régimen fiscal.

En terrenos prácticos, la constancia, además de servir como identificación ante las autoridades fiscales y ante las entidades económicas, organizaciones y empresas, ofrece una mayor referencia en cuanto a la legalidad y la formalidad. En las personas físicas este documento puede ser un respaldo al solicitar un empleo, por ejemplo, para conocer en qué régimen fiscal se encuentra el candidato.

Por otro lado, la opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales se basa en el artículo 32-D del Código Fiscal y apunta que: “los contribuyentes que requieran obtener la opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales para realizar alguna operación comercial o de servicios, para obtener subsidios y estímulos, para realizar algún trámite fiscal u obtener alguna autorización en materia de impuestos internos, incluyendo los de comercio exterior, así como para las contrataciones por adquisición de bienes, arrendamiento, prestación de servicio y obra pública que vayan a realizar […] deberán hacerlo mediante el procedimiento que establezca el Servicio de Administración Tributaria a través de las reglas de carácter general”.

Lo anterior se refiere a que la autoridad fiscal analizará las solicitudes de opinión de cumplimiento a fin de determinar el estatus fiscal, es decir, si cuenta con las declaraciones actualizadas, si el régimen fiscal es el adecuado para sus operaciones o alguna otra observación.

Una vez que el SAT determina el estatus de los contribuyentes, se pronuncia al respecto mediante un documento, entonces, una opinión de cumplimiento puede determinar si cuenta con todos los requisitos fiscales o no. Cualquiera que sea el fallo de parte de la autoridad fiscal, se emitirá esta opinión con el objetivo de que las personas físicas o morales puedan conocer su situación fiscal. En dado caso que la respuesta sea negativa, el SAT solicitará que se analicen las declaraciones.

Para tener una respuesta favorable, se debe de solicitar una cita en las oficinas del SAT y el contribuyente debe de aclarar los motivos por lo que no se declaró los ingresos o facturas a través del portal oficial. En ese sentido, se deberá adjuntar la información correspondiente y la autoridad fiscal resolverá en aproximadamente 30 días hábiles.

En suma, la constancia de situación fiscal sólo sirve a quien la solicita para conocer el régimen fiscal del contribuyente, la actividad a la que se dedica, el tiempo que tiene figurando en el Registro Federal de Contribuyentes y algunos datos particulares. En cambio, la opinión de cumplimiento permite a quien la solicita saber si el contribuyente está al corriente con sus obligaciones fiscales, como pago de impuestos, o si cuenta con créditos fiscales abiertos. Este último documento implica un análisis y un pronunciamiento por parte del SAT sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte del contribuyente.

Constancia fiscal para los negocios

La constancia fiscal para las personas morales, que generalmente son empresas con mayor número de operaciones, es muy similar a la de las personas físicas; también contiene los datos fundamentales para ser reconocidas ante las autoridades fiscales.

Es una herramienta muy útil para estar al tanto de sus obligaciones y derechos fiscales. Por ejemplo, en este documento se puede visualizar la descripción detallada de las obligaciones como el pago definitivo bimestral de IVA, RIF, declaraciones de retenciones bimestral de ISR por sueldos y salarios, así como las declaraciones que se deben de presentar, las más comunes son:

  • Declaración informativa anual.
  • Declaración informativa mensual.

También se describe de forma puntual la fecha de vencimiento de esta obligación, es decir, se marca el plazo límite para presentar pagos y declaraciones. Su principal función es la de identificar al negocio y tomarlo como referencia ante otras empresas u organizaciones. Uno de los trámites importantes que se puede realizar con este documento en el ámbito de los negocios es iniciar los trámites para un acuerdo de comercialización o venta de productos y servicios.

Asimismo, se puede emplear para llevar a cabo algún acto jurídico de comercialización, ya que respalda la constitución de la empresa y su registro con fe y legalidad de parte de las autoridades. Es importante que, al momento de realizar un acto de esta naturaleza, los representantes de las empresas verifiquen si estos documentos no son apócrifos ni falsificados, esto ayudará a mantener las relaciones comerciales claras y legales.

Dónde y cómo sacar la constancia de situación fiscal

En la actualidad, los usuarios buscan realizar el trámite de la constancia de la situación fiscal mediante distintos canales de comunicación, que comprenden ir a las oficinas del SAT, consultas por teléfono, trámite vía online, chat uno a uno, por correo electrónico, foros virtuales, entre otros.

Con el uso de las herramientas tecnológicas, la autoridad fiscal ha impulsado y habilitado los canales de comunicación y de contacto, a fin de asesorar y avanzar en la medida de lo posible con la realización de este trámite. Una de las formas más utilizadas para gestionar esta diligencia es la orientación personal, al respecto, el SAT cuenta con 67 Administraciones Desconcentradas de Servicios al Contribuyente (ADSC), ubicadas en diversas ciudades de la República Mexicana.

El horario de servicio de estas unidades es de lunes a jueves de 08:30 a 16:00 horas y viernes de 8:30 a 15:00 horas, con cita. Asimismo, el SAT cuenta con unidades móviles de servicios tributarios “destinadas a facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales a través del acercamiento de los servicios a los contribuyentes cuyo domicilio está alejado de las Administraciones Desconcentradas de Servicios al Contribuyente. Para ubicarlas, hay que marcar al 01 55 627 22 728 (MarcaSAT).”

En cuanto a las otras vías para realizar el trámite, destacan:

  • Consultas vía telefónica. Desde cualquier parte del país: MarcaSAT 55 627 22 728, en Estados Unidos y Canadá: 01 877 44 88 728. En este servicio se brindará la información necesaria para este trámite.
  • Chat uno a uno. Es una herramienta en la que personal del SAT aclaran las dudas de los usuarios sobre información de contabilidad y orientación fiscal. Para usar este servicio se encuentra habilitada la página: http://chatsat.mx/
  • Asistencia por internet. Se refiere a la consulta que se puede gestionar a través de la plataforma https://www.sat.gob.mx/home,en donde se pueden dar seguimiento a múltiples trámites.

Pasos para tramitar la constancia de situación fiscal vía web

A continuación presentamos los pasos para realizar este trámite de manera digital . Es importante recalcar que, al realizar el trámite de esta manera, el documento que se obtendrá será legal y contará con la misma validez ante la autoridad fiscal, como si se hubiese tramitado en las oficinas oficiales.

Para solicitar el línea la constancia de situación fiscal, sólo necesitas contar con tu RFC y contraseña, aunque también puedes realizar el trámite con tu e.firma. Recuerda que esta solicitud no tiene costo, y puede realizarla cualquier persona física o moral.

Para obtener tu constancia de situación fiscal, sigue estos pasos:

  1. Ingresa al portal del SAT.
  2. Ve a la sección de “Trámites del RFC” y da clic en el botón de “Reimprime tus acuses de RFC” y genera tu constancia de identificación fiscal con cédula de identificación fiscal.
  3. Ingresa tu RFC y contraseña para acceder al sistema. También puedes hacerlo a través de tu e.firma. Al ingresar, verás el formulario de reimpresión de acuses.
  4. Da clic en “Generar constancia”. Se abrirá una ventana emergente en la que podrás ver tu constancia de situación fiscal, junto con tu cédula de identificación fiscal.
  5. Descarga tu constancia y guárdala en el dispositivo que elijas, o bien, imprímela en versión PDF.

Otra ruta para realizar el trámite es la siguiente:

  • El primer paso es visitar la siguiente página.
  • Una vez que los usuarios se encuentran ahí, deben seleccionar el botón “Ejecutar en línea”.
  • Es necesario elegir el medio de autenticación (contraseña o e.firma) para acceder al sistema.
  • Después, se requiere registrar los datos de autenticación.
  • Ahora se selecciona el botón “Generar constancia”.
  • Finalmente, el sistema arrojará el documento en un formato PDF, el cual se tiene que imprimir o guardar en algún dispositivo electrónico.

Al generar tu constancia de situación fiscal, podrás conocer tus obligaciones fiscales. Y si quieres cumplirlas a cabalidad para evitar problemas con el SAT y obtener una opinión de cumplimiento favorable, te recomendamos utilizar QuickBooks, el sistema de contabilidad electrónica que te ayudará a mantener en orden tus finanzas.