La elección entre QuickBooks y las hojas de cálculo tradicionales para la contabilidad de las pequeñas empresas puede afectar significativamente la eficiencia y el éxito financiero de una empresa. 

Si bien las hojas de cálculo han servido durante mucho tiempo como una solución de referencia para administrar datos financieros, QuickBooks Online (QBO) ha revolucionado el panorama al ofrecer un enfoque integral, optimizado y automatizado para la contabilidad de las pequeñas empresas. 

En este artículo, exploraremos la diferencia entre QuickBooks y las hojas de cálculo en lo siguiente:

• El poder de la automatización
• Ahorrar tiempo con QuickBooks
• Informes e información
• Cómo garantizar el cumplimiento mediante una administración de impuestos optimizada
• Seguridad y privacidad de los datos
• Atención al cliente y accesibilidad
• Integración con fuentes bancarias
• Integración con aplicaciones empresariales
• Ventajas y desventajas de QuickBooks vs las hojas de cálculo

El poder de la automatización

Una de las diferencias más significativas entre QuickBooks Online y las hojas de cálculo es el nivel de automatización que ofrece el software de contabilidad.

QuickBooks agiliza las tareas repetitivas, como la generación de facturas, los recordatorios de pago y la entrada de datos, lo que minimiza el alcance de los errores manuales y ahorra tiempo valioso.

La contabilidad basada en hojas de cálculo a menudo requiere la entrada manual de datos y la aplicación de fórmulas, lo que genera un mayor margen de error y una mayor inversión de recursos en tiempo y mano de obra.

Ahorrar tiempo con QuickBooks

Con QuickBooks, los usuarios pueden conciliar cuentas, clasificar transacciones y hacer el seguimiento de gastos rápidamente con un esfuerzo mínimo. Esto les permite a los propietarios de empresas liberar tiempo para concentrarse en las actividades comerciales principales y en la toma de decisiones estratégicas.

Las hojas de cálculo requieren mucha atención a los detalles, lo que a menudo lleva a una entrada y un análisis de datos prolongados, lo que consume un tiempo valioso que podría invertirse mejor en el crecimiento y el desarrollo de la empresa.

Informes e información

La elaboración de informes financieros eficaces es fundamental para comprender el estado actual de una empresa y tomar decisiones informadas para el crecimiento futuro. QuickBooks se destaca por su capacidad de proporcionar una plataforma integral y centralizada para administrar todos los aspectos de las finanzas de las pequeñas empresas y brindar información valiosa. QuickBooks Online ofrece muchas herramientas sólidas de generación de informes que permiten a las empresas hacer lo siguiente:

• Generar informes contables personalizables en tiempo real.
• Proporcionar una vista integral del rendimiento financiero, el flujo de efectivo y la rentabilidad. 
• Identificar tendencias, hacer proyecciones informadas y adaptar estrategias para optimizar la rentabilidad.
• Supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI).
• Seguir el progreso de proyectos o departamentos específicos.

Las hojas de cálculo, por otro lado, carecen de las capacidades dinámicas de generación de informes de QuickBooks, por lo que a menudo requieren la agregación y el análisis manuales de los datos, lo que puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.

Cómo garantizar el cumplimiento mediante una administración de impuestos optimizada

Desde el seguimiento de ingresos y gastos hasta el seguimiento de GST e IVA para la preparación de impuestos, QBO ofrece soluciones que simplifican la administración financiera y garantizan el cumplimiento de los requisitos normativos. 

Este enfoque fomenta una mayor responsabilidad y transparencia financiera, lo que facilita una mejor toma de decisiones y fomenta el éxito comercial a largo plazo.

Considere el escenario de la preparación de impuestos. QuickBooks ofrece características de administración de impuestos que agilizan el cálculo, la organización y la presentación de impuestos, lo que minimiza el riesgo de errores y garantiza el cumplimiento de las normativas tributarias. 

Si bien son capaces de manejar cálculos de impuestos básicos, las hojas de cálculo carecen de las herramientas y funcionalidades especializadas que se requieren para una administración de impuestos integral, lo que puede generar imprecisiones y problemas de cumplimiento.

Seguridad y privacidad de los datos

QuickBooks prioriza la seguridad y la privacidad de los datos, y emplea sólidas medidas de seguridad para proteger la información financiera confidencial de tu empresa:

• Copia de seguridad automática de datos: QuickBooks automáticamente hace copias de seguridad de los datos en la nube para protegerlos de daños físicos, pérdidas o robos.
• Tecnología de cifrado: QuickBooks cuenta con la protección de Digi-Cert y usa un cifrado SSL de 128 bits y servidores de firewall seguros para proteger los datos comerciales de accesos no autorizados o infracciones.
• Autenticación multifactor: protege tus datos con la autenticación multifactor para que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la cuenta.
• Niveles de permisos: QuickBooks te permite establecer niveles de permisos de usuario, lo que te brinda control sobre el acceso a tus datos. 
• Registro de auditoría: accede a un historial fácil de leer de los cambios hechos en una transacción determinada.
• Registro de actividad permanente: QuickBooks registra de manera integral todas las actividades de tu cuenta.

Por el contrario, es posible que las hojas de cálculo, como las de Microsoft Excel y las de Google, carezcan de las sólidas medidas de seguridad del software de contabilidad dedicado, lo que podría exponer a riesgos los datos confidenciales de la empresa. A diferencia de QuickBooks, las hojas de cálculo suelen almacenarse localmente, lo que las hace accesibles para cualquier persona con acceso al dispositivo.

Además, es posible que las hojas de cálculo no realicen copias de seguridad automáticas de los datos, lo que requerirá que los usuarios ajusten la configuración para que se guarden automáticamente de manera periódica, lo que podría provocar la pérdida de datos en caso de problemas con el dispositivo. Ver versiones históricas suele ser más complicado en las hojas de cálculo. Si bien las Hojas de cálculo de Google resuelven algunas dudas, aún requieren la administración manual de la configuración de acceso para la colaboración.

Atención al cliente y accesibilidad

QuickBooks ofrece soporte al cliente integral, incluido el Centro de recursos de QuickBooks, tutoriales en video, materiales de capacitación y representantes de servicio al cliente dedicados para ayudar a los usuarios con cualquier problema o consulta. Por el contrario, las opciones de soporte para las hojas de cálculo pueden ser limitadas, y acceder a los datos de Excel de forma remota puede ser un desafío, especialmente para las empresas con varias ubicaciones o equipos remotos. 

Los propietarios de pequeñas empresas pueden acceder a QBO estén donde estén desde cualquier dispositivo conectado a Internet, incluidos sus portátiles y teléfonos inteligentes, lo que les permite a los usuarios administrar sus finanzas al alcance de la mano. La aplicación gratuita de contabilidad móvil de QuickBooks Online te permite acceder a tu cuenta desde tu dispositivo móvil estés donde estés.

Si bien las hojas de cálculo de Google y Microsoft Excel tienen aplicaciones móviles, no ofrecen las mismas funciones y capacidades que QuickBooks. Por ejemplo, la aplicación móvil de QuickBooks permite a los usuarios enviar facturas directamente, lo que brinda flexibilidad y funcionalidad de las que carecen las aplicaciones de hojas de cálculo tradicionales.

Integración con fuentes bancarias

Una de las características más destacadas que diferencian a QuickBooks de las hojas de cálculo es su perfecta integración con los bancos, lo que ofrece una solución práctica para que las empresas actualicen y clasifiquen las transacciones automáticamente. Mediante las fuentes bancarias de QuickBooks, los usuarios pueden conectar sus cuentas bancarias directamente al software, lo que permite actualizaciones en tiempo real de las transacciones financieras.

Con la capacidad de conectarse directamente a las cuentas bancarias, el software puede clasificar los gastos de manera eficiente, lo que brinda a las empresas un panorama preciso y actualizado de sus actividades financieras. 

Este nivel de automatización es una ventaja significativa con respecto a las hojas de cálculo tradicionales, en las que la introducción y clasificación manual de las transacciones puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores.

Integración con aplicaciones empresariales

QuickBooks eleva las operaciones comerciales al integrarse perfectamente con varias aplicaciones, lo que fomenta un flujo de trabajo optimizado. Esta integración permite la sincronización de datos entre plataformas, lo que ofrece una plataforma centralizada para una administración financiera integral.

Por ejemplo, QBO se sincroniza sin esfuerzo con aplicaciones de comercio electrónico, como Shopify, y actualiza sin inconvenientes los pedidos y el inventario. Por el contrario, aunque las hojas de cálculo ofrecen algunos complementos, carecen de la sólida integración que ofrece QuickBooks.

Explora la gama completa de aplicaciones integradas en la tienda de aplicaciones de QuickBooks, adaptadas para mejorar la funcionalidad y satisfacer las necesidades específicas de diversos sectores.

Ventajas y desventajas de QuickBooks vs. hojas de cálculo

Ten en cuenta las ventajas y desventajas de QuickBooks frente a las hojas de cálculo cuando decidas cuál es la mejor solución de contabilidad para tu pequeña empresa.

 QuickBooks

Algunas de las ventajas de usar QuickBooks para la contabilidad de pequeñas empresas son las siguientes:

1. Automatización: QuickBooks agiliza las tareas repetitivas, reduce los errores manuales y ahorra tiempo. Por ejemplo, puede clasificar y conciliar automáticamente las transacciones bancarias, lo que elimina la necesidad de introducir manualmente los datos.
2. Administración financiera integral: ofrece soluciones integradas, como el seguimiento de ingresos y gastos, GST e IVA para la preparación de impuestos y la administración del flujo de efectivo. Por ejemplo, puede generar informes contables detallados para un análisis financiero preciso.
3. Herramientas de generación de informes sólidas: proporciona información e informes personalizables en tiempo real para tomar decisiones informadas. Puedes crear fácilmente informes de ventas detallados para identificar los productos con mejor rendimiento.
4. Privacidad y seguridad de los datos: implementa protocolos de cifrado y almacenamiento seguro de datos para proteger la información financiera confidencial. QuickBooks usa seguridad de nivel bancario para proteger tus datos financieros.
5. Atención al cliente y accesibilidad: ofrece soporte al cliente integral y fácil acceso a través de varios dispositivos. Puedes acceder a tus datos financieros y ponerte en contacto con el equipo de soporte en tu computadora, tableta o teléfono inteligente.

A continuación, se indican algunas desventajas de usar QuickBooks.

1. Coste: los planes de QuickBooks requieren una suscripción mensual, en comparación con la accesibilidad gratuita de los proveedores de hojas de cálculo, como las Hojas de cálculo de Google. 
2. Curva de aprendizaje: aprender a usar QuickBooks de manera efectiva puede requerir cierta capacitación y familiarización. Por ejemplo, puede que tengas que invertir tiempo en aprender a configurar y personalizar el software para las necesidades específicas de tu empresa.

 Hojas de cálculo de Excel 

Algunas de las ventajas de usar Excel para la contabilidad de pequeñas empresas son las siguientes:

1. Rentable: por lo general, las hojas de cálculo son de fácil acceso y es posible que no requieran una inversión financiera inicial. Puedes empezar a utilizar Excel con programas que probablemente ya tengas.
2. Personalización: los usuarios pueden crear sistemas de contabilidad personalizados y adaptados a sus necesidades. Puedes diseñar tus propias plantillas y fórmulas financieras.

Algunas desventajas de usar Excel para administrar la contabilidad de tu pequeña empresa incluyen las siguientes:

1. Automatización limitada: la introducción manual de datos y la aplicación de fórmulas pueden generar un mayor margen de error y consumir más tiempo. Por ejemplo, introducir y actualizar manualmente las cifras de ventas puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
2. Seguridad de los datos: las hojas de cálculo pueden carecer de medidas de seguridad avanzadas, lo que podría exponer los datos comerciales a riesgos. A diferencia del software de contabilidad dedicado, es posible que los archivos de Excel no ofrezcan el mismo nivel de protección de datos.
3. Falta de funcionalidad especializada: carece de herramientas especializadas para la administración de impuestos integral y la elaboración de informes financieros complejos. Por ejemplo, es posible que no cuente con características integradas para calcular automáticamente las obligaciones tributarias complejas o generar balances generales detallados.

Escala tu empresa con QuickBooks

La contabilidad eficiente de las pequeñas empresas es fundamental para el éxito y el crecimiento sostenible. Al aprovechar las características y capacidades de QuickBooks, puedes simplificar los procesos contables y concentrarte más en hacer crecer tu empresa. 

Con las herramientas y los conocimientos adecuados, administrar las finanzas de tu pequeña empresa puede volverse más llevadero y menos abrumador. Aprovecha la prueba gratuita de 30 días con precios competitivos y descubre cómo QuickBooks puede ayudarte a hacer crecer tu pequeña empresa.

Preguntas frecuentes sobre QuickBooks y las hojas de cálculo