A lo largo del artículo te explicaremos cuáles son las principales características que debe tener un sistema de contabilidad, cuáles son sus ventajas y limitaciones, y qué tipos de sistemas contables deberías contemplar como la mejor solución capaz de cumplir con las exigencias de tu negocio. A continuación un resumen de lo que encontrarás:
- Sistema contable y software contable: ¿cuáles son las diferencias?
- Consideraciones para diferenciar distintos tipos de programas de contabilidad
- Software
- Software de sistema
- Programas de contabilidad
- Características de un sistema contable
- Software multitasking
- Software automatizado
- Limitantes de algunos programas de contabilidad
- Sistemas contables en línea y sin instalaciones
- Administra tu negocio desde la nube
- Olvídate de los problemas de seguridad
- Disfruta de distintas opciones de pago
- Súmate a QuickBooks, una inversión segura
En la actualidad son diversas las soluciones de contabilidad electrónica a las cuales recurren las empresas para llevar un mayor control administrativo sobre algunos o varios de sus procesos: desde la facturación electrónica, el cálculo de la nómina, la solicitud de pedidos o surtimiento de mercancías, hasta otras aplicaciones como resúmenes de finanzas, entre otras más cuyo principal objetivo es hacer más eficiente la gestión del negocio. Todo esto es posible y mucho más sencillo al integrar un sistema contable.
Sistema contable y software contable: ¿cuáles son las diferencias?
Antes que nada, es necesario detenernos en qué diferencia a los sistemas y softwares contables entre sí.
Esta es una duda muy común, sobre todo tomando en cuenta que, dentro del mundo administrativo, encontramos una amplia variedad de programas de control. Y es que las confusiones vienen a raíz de que, hoy en día, hay gran variedad de términos en torno a los programas de contabilidad y otros diseñados para la administración empresarial, por ejemplo, los software Call Center (CA), Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) , Business Intelligence (BI), entre otros tipos de software administrativo, de los cuales te hablamos aquí.
Ante la profusión de programas, es necesario enfatizar que, en la actualidad, el término de sistema o software contable se sigue empleando indistintamente para otros programas informáticos que no siempre requieren de una instalación forzosa. Es decir, que existen otras soluciones que comenzaron con esas funciones, pero que ahora se complementan de otras soluciones contables.
Otro punto importante a considerar para no caer en confusiones es que, aunque ambos se utilicen como sinónimos, no siempre tendrán las mismas características, pero eso dependerá de los servicios que ofrezcan. Por ejemplo, es posible que dos tipos de sistemas contables haya discrepancias: quizá uno de ellos solo incluya funciones de contabilidad, mientras que el otro, además, podría ofrecer otras herramientas para la gestión de una pequeña y mediana empresa (pyme).
Consideraciones para diferenciar distintos tipos de programas de contabilidad
La recomendación que evitará que pongas tu empresa en las manos equivocadas, es decir, que contrates un sistema o software que no satisfaga tus expectativas es que tengas en claro sus funciones, qué es lo que el programa puede cumplir, con qué módulos y características cuenta y con cuáles no. Además, te sugerimos siempre revisar el “apellido” del software o sistema, tal como lo ejemplificamos en la sección anterior, es decir, si es un software ERP, CRM, etcétera.
Y, para que disipes toda duda posible al respecto, a continuación definimos muy brevemente en qué consisten algunos términos comunes y muy ligados al ámbito administrativo y digital:
Software:
Recordemos que un software no deja de ser un sistema informático, que en contraposición con el hardware, se trata de una red sensible de información, o bien, de un soporte lógico. Por supuesto, un software no puede vivir fuera de un hardware, de modo que el segundo se vuelve un soporte del primero.
De este modo, podemos acordar tal como se indica en Wikipedia, que un software: “Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados, que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.”
Software de sistema:
No es un pleonasmo hablar de “software de sistema”, pues este término se refiere, básicamente a aquellos sistemas operativos que sirven de base a un equipo, por ejemplo, Windows 10, Linux, Mac OS , etcétera.
Programas de contabilidad:
En lo tocante a este pequeño glosario, hablamos de sinónimos cuando nos referimos a aquellos programas, sistemas o softwares que apoyan total o parcialmente los procesos contables de una empresa.
Características de un sistema contable
Ya hemos dicho que existen diversos medios que ayudan a las compañías con la gestión de procesos administrativos, y, gracias al avance en las tecnologías de la información, algunos de los programas de contabilidad se han adaptado a estas necesidades al haber integrado de forma paulatina nuevas herramientas para tareas cada vez más específicas, incluyendo la automatización de procesos.
Desde el surgimiento de los primeros softwares contables, algunos de estos han requerido de la instalación del programa en un equipo de cómputo, no obstante, con el paso del tiempo, otros tantos aplicativos se han desarrollado para ser operados en más dispositivos, como escáneres o tabletas electrónicas.
Estos dispositivos deben cumplir con ciertos requerimientos técnicos, y en ocasiones pueden obligar a las empresas a comprar equipos para facilitar sus tareas. Además, estos programas pueden proveer de herramientas de facturación electrónica, realizar cálculos de impuestos, o llevar un registro del stock disponible.
Software multitasking
Uno de los puntos más fuertes de los softwares contables y que suele ser el principal atractivo para las empresas, es que muchos de los sistemas contables no solo incluyen herramientas y procesos de información referentes al cálculo de las finanzas de una compañía; también pueden ayudar con la organización de inventarios, a la administración de la nómina de personal, a la conciliación de cuentas con instituciones bancarias, así como a la creación de reportes financieros, entre variadas funciones administrativas.
Software automatizado
A diferencia de los programas que requieren instalación, algunos sistemas contables engloban características que permiten ser configuradas para su automatización. En otras palabras, estas soluciones integrales pueden generar la factura electrónica por la compra de materiales, los cuales son almacenados y gestionados en un inventario; al mismo tiempo, la compañía está sujeta al pago de impuestos por la adquisición de dicha mercancía y ese desembolso de dinero se registra en transferencias bancarias, dinero que puede salir de las mismas cuentas para la remuneración de la nómina. Este es tan solo un ejemplo de la interoperabilidad en un negocio.
Todos estos procesos pueden ser gestionados, administrados y supervisados, de manera remota, por medio de sistemas contables como QuickBooks , los cuales brindan herramientas para resumir estas operaciones en reportes detallados, sin necesidad de instalaciones ni equipos de cómputo.
Limitantes de algunos programas de contabilidad
Si tuviéramos que destacar algunas de las posibles desventajas de los softwares contables es que, en muchas ocasiones, se comercializan con licencias, las cuales limitan la instalación en múltiples dispositivos y operan, por lo tanto, en un número reducido de equipos de cómputo (cinco dispositivos, por lo general). Además, no siempre son compatibles con todos los sistemas operativos como mac OS o Linux , sino que requieren de ordenadores integrados con Windows.
Otra desventaja es que, al tener un uso limitado de computadoras con estos programas instalados, la información contable más reciente no se puede compartir de forma simultánea, o en tiempo real, con otras personas del mismo equipo de trabajo. Incluso hay algunos sistemas solo operan de manera offline, es decir, sin una red que permita disponer de los mismos datos en distintos dispositivos, por lo que el tiempo es un factor que se ve afectado al momento de trabajar en estas tareas.
La buena noticia es que con un sistema de contabilidad como QuickBooks Online quedas exento de estas limitantes, pues te proporciona la posibilidad de acceder y administrar tu cuenta simultáneamente y desde los usuarios que tú elijas, según los permisos que des a cada uno. Además, con QuickBooks tienes el control de tu negocio a un solo clic, pues su tecnología opera desde la nube.
Sistemas contables en línea y sin instalaciones
Si ya te has decidido por adquirir una de estas soluciones para tu negocio, antes que nada es importante que verifiques que el sistema contable que vas a utilizar opere en línea, esto significa que no requerirás instalar nada, ya que te permite el acceso a la plataforma por medio de cualquier navegador de internet, sin importar el sistema operativo, o si usas un teléfono inteligente o tableta, por ejemplo.
Este acceso se hace mediante tu usuario y contraseña, tan fácil y confiable como cuando ingresas a tus perfiles de redes sociales o a tu cuenta de correo electrónico.
Administra tu negocio desde la nube
Como ya mencionamos, antes los softwares contables eran los más populares y utilizados por pequeñas y medianas empresas, sin embargo, esto ha ido cambiado en los últimos años con el desarrollo tecnológico.
Algunos programas presentan herramientas mucho más avanzadas, que incluyen mejores características de las que ofrecían los programas tradicionales y, por lo tanto, optimizan tiempo y esfuerzo gracias a su alojamiento online.
Aunque en algunas compañías persiste la preferencia por los softwares instalables, los sistemas contables en la nube suelen ser más cómodos; mientras que los primeros requieren forzosamente estar instalados en computadoras, los sistemas en línea no están almacenados en un espacio físico sino en la nube, lo que brinda gran ventaja para gestionar, operar o consultar información desde cualquier dispositivo, sin tener que estar atado o dependiente de la máquina donde se ha instalado el programa. Esto tiene un gran beneficio para realizar gestiones desde cualquier sitio, pues solo se necesita una conexión a internet.
En pocas palabras, gracias al almacenamiento en la nube tus datos estarán siempre resguardados, y podrás modificarla en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Esto nos lleva al siguiente punto.
Olvídate de los problemas de seguridad
Con QuickBooks Online, además de contar con automatización y almacenamiento en la nube, la información y datos de tu empresa se quedan respaldados de manera segura en el sistema. Esto no siempre sucede con los programa instalados en una PC, que corre el riesgo de descomponerse o de perder la información del disco duro; en un caso como ese, los datos serían irrecuperables, y ese riesgo obliga a los usuarios a realizar múltiples copias de seguridad.
También puedes modificar tu información en tiempo real y al instante, sin necesidad de utilizar programas de hojas de cálculo como Excel, Numbers o cualquier otro utilizado tradicionalmente para la contabilidad. Cabe resaltar que con un sistema contable como el nuestro sólo debes ocuparte de que la información se mantenga sincronizada y actualizada: ¡olvídate de la pérdida de información o datos desfasados!
Si ya usas o estás por utilizar QuickBooks, y te preocupa que tu información sea vulnerada por encontrarse en la nube, puedes estar tranquilo, pues este sistema sigue protocolos de alta seguridad para garantizarte el resguardo total de tus datos. Toda la información que ingreses dentro, permanecerá encriptada para que solo tú y las personas autorizadas ingresen digitando su cuenta y contraseña. Descubre todas las instrucciones sobre cómo usar el sistema contable de QuickBooks para tener mejor control de las finanzas de tu negocio.
